Изменения, внесенные в ТК РФ Федеральным законом от 22.11.2021 № 377‑ФЗ 1 , разрешают обмениваться кадровыми документами с сотрудниками в электронном виде. Решение о переходе на КЭДО каждая компания принимает самостоятельно – электронный документооборот обязательным не стал. Закон описывает, как вести КЭДО с новыми и ранее принятыми сотрудниками, как оформить переход на КЭДО, какие электронные подписи использовать и в каких сервисах работать.
По сути, законодательная база, регламентирующая оформление и подписание кадровых документов в электронном виде, окончательно сформирована. С 2021 года гл. 49.1 ТК РФ разрешала применять электронные документы только при взаимодействии работодателя с дистанционными работниками. Непродолжительное время такая возможность была у участников эксперимента Минтруда России 2 .
Если же КЭДО применяли компании, не имеющие отношения к эксперименту и без привлечения к труду дистанционных работников, требовалось дублировать на бумаге все значимые документы: договоры, заявления, приказы, локальные нормативные акты.
Перейти на КЭДО с 22.11.2021 могут любые организации. С 01.09.2022 появится возможность размещать документы посредством Госуслуг. Кроме того, документы, оформленные участниками эксперимента Минтруда России электронно, уже с 16.11.2021 имеют юридическую силу. И до 01.07.2022 таким организациям необходимо проделать шаги в соответствии с порядком перехода на КЭДО.
Положения новых статей 22.1–22.3 ТК РФ применяются к документам, с которыми работника знакомят в письменной форме, в том числе под подпись. Главное, на что нужно обратить внимание, – часть документов по-прежнему потребуется оформлять в бумажном виде (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). К ним относятся:
Остальные документы, связанные с работой, можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде без дублирования на бумаге.
Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников не попадают под действие нового закона. Но только потому, что к ним применяются отдельные положения – ст. 66 и 66.1 ТК РФ. Напомним, что с 01.01.2021 все сведения о трудовой деятельности работодатели ведут в электронном виде. Для новых сотрудников трудовые книжки в бумажной форме уже даже не заводят.
Работодатель может использовать усиленную квалифицированную (УКЭП) или усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП) . Кроме них, для сотрудников доступна еще простая электронная подпись (ПЭП), если заключено соглашение по ее использованию.
Эти требования описаны в ст. 22.3 ТК РФ. Для подписания некоторых документов действуют особые правила – разрешены только определенные типы подписи для работодателя и сотрудников (см. Таблицу).
При подписании иных документов (помимо указанных в Таблице)можно использовать УНЭП работодателя и УНЭП или ПЭП работника. Правда, в последнем случае соглашением сторон должны быть определены правила определения лица, подписывающего электронный документ ПЭП, и требования к соблюдению конфиденциальности.
Таблица. Для каких документов требуется УКЭП и УНЭП
В ТК РФ зафиксировано, за чей счет приобретаются электронные подписи. Их получение сотрудникам оплачивает работодатель. Кстати, если у работника уже есть УКЭП, то ее можно использовать в трудовых отношениях, она подойдет для кадрового документооборота.
Для перехода на КЭДО нужно учитывать 3 основные составляющие:
Из опыта нашей компании (как работодателя) и наших клиентов можно сделать вывод, что больше всего времени уходит на подготовку,...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Нужно ли создавать бумажные документы, если компания ведет КЭДО? Как действовать, если проверяющие на проверке запросили бумажные документы?
С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.
Может ли работодатель утверждать ЛНА (положения о подразделениях и должностные инструкции) простой электронной подписью? Можно ли хранить в отсканированном виде отмененные ЛНА (положения о подразделениях и должностные инструкции), которые включают в себя листы ознакомления с личными подписями сотрудников, чтобы уйти от хранения на бумажном носителе?
Сначала пандемия, а затем значительное повышение цен на бумагу из-за международных санкций склоняют все большее число работодателей отказаться от традиционного ведения кадрового учета и перейти на электронный кадровый документооборот (КЭДО). Это стало возможно с ноября 2021 года. КЭДО значительно облегчает работу кадровых служб и отменяет необходимость дублировать документы на бумаге. Однако остается часть работодателей, которые опасаются перехода в «цифру» по разным причинам. Кто-то боится, что с работниками «на земле» будет сложно договориться, возникнут сложности с обучением их работе с электронными документами, другие – что нельзя будет вносить правку или составлять документы «задним числом», а кто-то до сих пор не доверяет цифровизации и сомневается в возможности обеспечения долговременного хранения электронных кадровых документов. Мы задали наиболее интересные вопросы, присланные нашими читателями руководителю проекта кадрового электронного документооборота в СберКорус Алексею Сахненко.
Как узаконить видеозапись, чтобы в дальнейшем можно было ее использовать в качестве доказательства в суде? Что нужно предпринять? Какие документы подписать с работником и как запросить его согласие? Возможно ли использование в суде стихийной видеосъемки на камеру мобильного телефона или аудиозаписи переговоров с работником во время сложного увольнения? Можно ли отказаться от согласия на аудиозапись, чтобы потом суд не принял ее в качестве доказательства? Как составить текст ходатайства? Нужно ли делать расшифровку и пр.?
Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это необходимо дополнительно легитимизировать. Благодаря этому мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников (что немаловажно в период пандемии и после нее). Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать.
С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.
Нужно ли создавать бумажные документы, если компания ведет КЭДО? Как действовать, если проверяющие на проверке запросили бумажные документы?
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
