Одна из будничных обязанностей кадровика – ознакомление работников с кадровыми документами. В частности, с приказами. Особенно доставляет хлопот, когда работника нет здесь и сейчас или он отказывается даже смотреть в сторону приказа. Ситуация осложняется тем, что в ТК РФ упоминаются только некоторые виды приказов (и распоряжений). А правила доведения их до сведения работника предусмотрены и вовсе в двух случаях.
Как быть кадровику? Когда и при каких условиях можно оставить документ без ознакомительной подписи? Возможно ли вовсе отказаться от ознакомления работников с некоторыми видами приказов? Читайте, как правильно знакомить работников с приказами на бумаге и когда этим можно пренебречь. Пользуйтесь выверенными образцами записей на различных приказах об обстоятельствах невозможности ознакомить с документами работников под подпись, а также акта об отказе об ознакомлении.
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (увольнении)
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (увольнении), пожалуй, самый уважаемый вид приказа. Работодатель обязан его издавать во всех случаях прекращения трудовых отношений (ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ). Приказ об увольнении всегда имеет привычную бумажную форму: в отношении этого приказа не действует общая возможность ведения электронного документооборота (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ), а если цифровой формат используется для общения с дистанционным работником, то ему необходимо направить заверенную копию приказа (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).
Теперь подробнее остановимся на правилах ознакомления работников с данным приказом.
Фрагмент документа
С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись… В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
Как видим, работодатель должен иметь подтверждение ознакомления с приказом о прекращении трудового договора в виде «живой» (собственноручной) подписи работника (либо электронной, если увольняется дистанционный работник и ознакомление осуществляется в форме электронного документа).
И только если получить заветную подпись невозможно по объективным причинам, на приказе необходимо сделать соответствующую запись. Одна из таких причин прямо названа в законе: работник отказывается оставить автограф. Также работодатель не может ознакомить с приказом увольняемого работника, если он отсутствует на работе. Особый случай – когда приказ о прекращении трудовых отношений издается в связи со смертью работника. В последнем случае из содержания приказа вполне понятно, почему отсутствует подпись сотрудника. Но несмотря на всю абсурдность ситуации, запись о невозможности ознакомления тоже придется сделать, ведь исключений в ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ не установлено.
А вот вариант, когда работодатель просто забыл ознакомить работника с приказом об увольнении, законом не предусмотрен. Также не будет оправданием, если приказ и другие документы, предназначенные для увольняемого работника, находятся в головном офисе, а работник трудится на другом конце города или вовсе в другой местности. Здесь работодатель должен либо обеспечить явку работника в центральный офис в установленный срок, либо своевременно передать документы к рабочему месту увольняемого сотрудника.
Как может выглядеть «соответствующая запись»? Формально будет достаточно просто переписать подходящую формулировку из ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ:
-
«Приказ о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника» или
- «Работник отказался ознакомиться с приказом о прекращении трудового договора под подпись».
На практике, чтобы не возникало лишних вопросов или сомнений, в записи указывают конкретные причины, помешавшие ознакомить с приказом:
-
«Приказ невозможно довести до сведения работника в связи с его...
