Электронный документооборот в кадровых вопросах

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это необходимо дополнительно легитимизировать. Благодаря этому мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников (что немаловажно в период пандемии и после нее). Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать.

Плюсы и минусы

Право подписывать кадровые документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) существует давно. Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» 1 пошел 10-й год. Почему же эта форма ознакомления с документами в отделе кадров так непопулярна? Прежде всего, это дорого, во всех отношениях. И речь не только о стоимости самой УКЭП, но и о программном обеспечении, настройке систем, обучении персонала. Все это обойдется компании недешево. Многих это останавливает.

Удешевить процесс можно, но придется идти на некоторый риск. Простая электронная подпись для компании бесплатна, но она не всегда признается в судах. А перспектива судебного разбирательства в случае ее применения возрастает. Ведь к простой ЭП скептически относятся все проверяющие структуры. Не говоря уже о риске появления конфликтного работника, который постарается воспользоваться «особенностями» вашего делопроизводства при обращении в суд или ГИТ.

Страх сотрудников, занимающихся администрированием персонала, понятен. Ведь они лично несут как минимум административную ответственность за каждое свое действие (бездействие), что часто делает их заложниками сложившихся на практике заблуждений (о которых речь пойдет чуть ниже).

Однако существует ряд внутренних документов, которые допустимо подписывать простой электронной подписью уже сейчас. Но вот какие документы вы решите перенести в эту «группу риска» – большой вопрос. Ответ на него будет зависеть от соотношения:

  • выгод от перевода в электронный формат документирования деятельности и
  • опасностей от последствий отказа работника от факта подписания именно им в СЭД данной конкретной транзакции (действия с документом).

В любом случае однозначно есть внутренние документы, для которых можно признать достаточным подписание отдельных действий с ними простой электронной подписью:

  • согласования (проектов почти всех документов);
  • подписания (например, большинства служебных записок);
  • ознакомления (с рядом документов, о которых речь пойдет далее) и т.д.

Осталось только определить круг таких документов и действий с ними в вашей организации. Далее в статье расскажем, как в нашей компании были решены данные вопросы в отношении документов по личному составу – это уже отлаженная технология в ситуации действующего законодательства: еще до окончания эксперимента с электронными кадровыми документами в марте 2021 года, по результатам которого Правительство РФ планирует изменить законодательную базу так, чтобы она позволяла существенно расширить применение электронных кадровых документов. Но кое-что можно сделать уже сейчас, пока ТК РФ сохраняет требования об ознакомлении со многими кадровыми документами работника под личную подпись.

Организовать такую работу лучше всего в системе электронного документооборота или в личном кабинете систем по учету персонала. Это также может быть и корпоративный интернет-портал, а не специальное программное обеспечение, установленное только на рабочих компьютерах сотрудников. Хотя и к СЭД можно настроить удаленный доступ, чтобы персонал организации смог работать с документами не только находясь на своем рабочем месте, но и дома, в командировке, в пути. А это сейчас актуально и востребовано как никогда.

Обратимся к нормативным актам. Что такое простая электронная подпись? Это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (ч. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении одного из следующих условий (ч. 1 ст. 9 Закона № 63-ФЗ):

  • простая электронная подпись содержится в самом электронном документе (см. Пример 4, где на электронном документе проставлена ЭП);
  • ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы (в нашем случае – работодателем), с использованием которой осуществляются создание / отправка электронного документа, в котором содержится информация, указывающая от имени кого он создан / отправлен. Здесь традиционно под простой электронной подписью понимается логин и пароль в личном кабинете на корпоративном портале, в СЭД, почте (см. Пример 1, где подтверждением ознакомления работника с электронным документом является его получение на служебную почту).

Теперь перейдем к практике – как электронное ознакомление может быть реализовано, опираясь на опыт нашей компании.

Ознакомление с изменениями в ЛНА

Для начала поговорим о бытующих мифах, которые во многом мешают переходу на электронный кадровый документооборот. Все мы знаем, как педантично ГИТ и суды проверяют, был ли ознакомлен сотрудник под подпись с теми или иными документами. Поэтому часто специалисты перестраховываются и стараются письменно ознакомить персонал со всем, чем только можно. Однако требуется это далеко не всегда. Приведем пример.

Фрагмент документа
Часть 3 статьи 68 ТК РФ

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Про изменения и дополнения в эти документы и требование знакомить с ними персонал под подпись, нет ни слова. Устоявшаяся точка зрения гласит: с изменениями и дополнениями в такие локальные нормативные акты (ЛНА) надо знакомить сотрудников по такой же процедуре, что и при приеме на работу.

Однако в нашей компании придерживаются следующей позиции: мы можем ознакамливать с изменениями в ЛНА работников так, как нам удобно, в т.ч. и с использованием простой электронной подписи.

Для закрепления этого мы предлагаем внести в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) следующие положения:

Пример 1. Возможная формулировка в ПВТР об ознакомлении с ЛНА и другими кадровыми документами в электронном виде

7.3. Все изменения в локальных нормативных актах и других документах, касающихся трудовых отношений с работниками, будут направляться на служебную электронную почту работника с адреса nazvanie@nazvanie.ru, а также размещаться на корпоративном Интернет-портале: http://www.nazvanie.ru 2.

7.4. Начиная с даты рассылки и поступления электронного письма на служебную электронную почту работника считается, что работник надлежащим образом ознакомлен с изменениями, внесенными в локальные нормативные акты. В случае отсутствия работника на рабочем месте в день централизованной рассылки днем получения электронного письма считается первый рабочий день работника после окончания периода отсутствия.

В этом случае отдел кадров будет свободен от рутинных процессов ознакомления, порой с одной изменившейся строчкой, а также бесконечных разъяснений сотрудникам, что же поменялось и почему. Подробно описать изменения можно в хорошо выверенной коммуникации – сопроводительном письме к изменениям к локальному нормативному акту (см. Пример 7). Причем, помимо самих разъяснений, в нем обязательно нужно дать ссылку на пункт ПВТР (или Положения об электронном...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

О переводе сотрудника из отдела в отдел

Необходимо ли согласие работника на перевод его внутри организации из отдела в отдел? Трудовая функция не меняется, зарплата не уменьшается. Какой установлен срок на уведомление работника о его переводе из отдела в отдел?

Как работодателю подготовиться к электронным трудовым книжкам

С января 2020 года вступили в силу изменения законодательства, связанные с переходом на так называемые электронные трудовые книжки. В чем суть новшеств? Как они повлияют на работу кадровиков и отразятся на интересах работников? Уйдут ли в прошлое привычные нам бумажные трудовые книжки? Как теперь сотрудники смогут подтвердить свой стаж? И какие обязанности возникнут у работодателей в связи с переходом на новые правила? Давайте разбираться уже сейчас. А в мартовском номере журнала мы подробно с примерами для разных ситуаций расскажем, как заполнить форму СЗВ-ТД и на что обратить внимание при ее подаче.

Все об уведомлениях работников

По ТК РФ работодателю в конкретных случаях необходимо уведомлять работников в определенный срок. Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации). Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге (11 примеров): дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений. Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя.

Проверьте свои ЛНА: топ-7 изменений, которые срочно нужно внести

Трудовое законодательство постоянно меняется. И довольно часто эти изменения влекут необходимость внести определенные корректировки в действующие локальные нормативные акты работодателя. Расскажем о самых важных изменениях, внесенных в ТК РФ в последнее время, и приведем примеры формулировок, которые могут быть использованы в локальных нормативных актах, а также некоторых других документах при их актуализации.

Все об уведомлениях работников

По ТК РФ работодателю в конкретных случаях необходимо уведомлять работников в определенный срок. Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации). Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге (11 примеров): дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений. Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя.

Суды об уведомлениях и приказах, направленных по электронной почте

Работодателям приходится составлять довольно много разнообразных уведомлений, которые должны быть переданы работникам в письменном виде под подпись. Как показывает практика, в случае, когда работодатель никак не может ознакомить работника с документом (в том числе и вследствие недобросовестных действий последнего), он отправляет уведомление по электронной почте. В суде же работники ссылаются на недопустимость направления уведомления в электронном виде, и нередко дело решается в их пользу. Посмотрим, на что обратить внимание.

Проверьте свои ЛНА: топ-7 изменений, которые срочно нужно внести

Трудовое законодательство постоянно меняется. И довольно часто эти изменения влекут необходимость внести определенные корректировки в действующие локальные нормативные акты работодателя. Расскажем о самых важных изменениях, внесенных в ТК РФ в последнее время, и приведем примеры формулировок, которые могут быть использованы в локальных нормативных актах, а также некоторых других документах при их актуализации.

О переводе сотрудника из отдела в отдел

Необходимо ли согласие работника на перевод его внутри организации из отдела в отдел? Трудовая функция не меняется, зарплата не уменьшается. Какой установлен срок на уведомление работника о его переводе из отдела в отдел?