Рассматриваем в деталях все применяемые на практике способы уведомления работника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска: от ознакомления с графиком отпусков и приказом до вручения отдельного письменного уведомления. Обращаем внимание на риски каждого варианта с опорой на судебную практику и разъяснения Роструда: почему факт ознакомления работников с графиком отпусков может не помочь работодателю в суде, насколько будет достаточным ознакомить сотрудника с приказом о предоставлении отпуска, какой способ рекомендуют сами проверяющие.
Объясняем, как организовать надлежащее уведомление об отпуске, если сотрудник отсутствует на работе, и как минимизировать риски при пропуске установленного ТК РФ срока; как известить об отпуске при введении КЭДО, какие требования установлены к электронной подписи и согласию работника; что делать, если сотрудник отказывается идти в отпуск по графику (можно ли его принудить, как избежать споров и что грозит за накопление отпусков).
В статье также найдете образцы оформления графика отпусков, уведомления конкретного работника о начале его отпуска, бланка уведомления для структурных подразделений, отметки сотрудника на уведомлении после выхода на работу с больничного.
ТК РФ обязывает работодателя извещать работника о начале ежегодного отпуска. В противном случае работник получает право воспользоваться отпуском в другое время. Выясняем, какие способы извещения сложились на практике, какие из них не вызывают претензий проверяющих и судов. Определим вариант, который позволит кадровой службе выполнить требование закона с минимальными трудозатратами.
Многообразие вариантов
Внимательно прочтем ч. 3 ст. 123 ТК РФ: «О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала».
В статье использованы фразы «должен быть извещен» и «не позднее чем за 2 недели». Что они означают?
Известить – значит «сообщить о чем-либо, довести до сведения кого-либо, уведомить» 1. Способ извещения в законе не конкретизирован, а документ, посредством которого нужно сообщить работнику о начале отпуска, не определен. Важно только, чтобы работник расписался в этом документе, ибо извещать нужно «под роспись».
Фразе «не позднее чем за 2 недели» соответствует огромное количество временных промежутков длиннее 14 календарных дней: три недели, месяц, даже год. Ну действительно, если сообщить работнику о начале отпуска за полгода, это ведь тоже «не позднее».
Таким образом, под буквальное толкование ч. 3 ст. 123 ТК РФ подходят все встречающиеся на практике способы извещения о начале отпуска:
- ознакомление работника под подпись с графиком отпусков на следующий год в декабре предыдущего года (работник узнал о дате начала отпуска за несколько (вполне возможно, что и много) месяцев);
- ознакомление под подпись с приказом о предоставлении отпуска за 2 недели (с помощью заблаговременно изданного приказа тоже ведь можно «довести до сведения»);
- рассылка по электронной почте или мессенджеру об отпусках на следующий месяц (правда, при таком способе, сегодня уже вполне легитимном во многих сферах, не выполняется требование «под роспись»; поэтому использовать электронную почту и мессенджеры правомерно только при введении кадрового электронного документооборота (КЭДО), о чем расскажем подробнее далее);
- вручение работнику письменного уведомления о начале отпуска не менее чем за 2 недели до начала отпуска.
Отсутствие в законе конкретных требований к форме (какой именно документ подойдет для извещения) и сроку (до какого предела можно растянуть это «не позднее чем за 2 недели») порождает разногласия. И не только с работниками, но и с проверяющими.
Проанализируем все сложившиеся на практике варианты извещения, используя судебную практику и разъяснения Роструда.
Способ первый (рискованный): ознакомление с графиком отпусков
Ознакомлять работников с графиком отпусков ТК РФ напрямую не обязывает (см., например, письмо Минтруда России от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846). Вместе с тем инспекторы ГИТ ставят знак равенства между графиком отпусков и локальным нормативным актом, признавая отсутствие «расписок» об ознакомлении с этим документом административным нарушением 2. Если не хотите тратить нервы и время на доказывание их неправоты, ознакомление лучше организовать.
Фрагмент документа
Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1
График отпусков является локальным нормативным актом.
Обязанность работодателя знакомить работников под роспись с принятым в организации графиком отпусков отдельно не установлена.
В соответствии со статьей 22 Кодекса работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Унифицированная форма графика № Т-7 не является обязательной для применения. К тому же та часть формы, в которой предлагается отмечать переносы и фактическое использование отпусков (кстати, не обусловленная требованиями ТК РФ), доставляет кадровикам массу проблем. Поэтому проще один раз утвердить свою локальную форму графика на основе формы № Т-7, но без ненужных элементов.
Например, в такой форме можно не предусматривать:
- отчетную часть (графы о фактическом использовании отпусков),
- наименование структурного подразделения,
- блок учета мнения профсоюза (если его нет),
- указание табельных номеров (если они не применяются в графике для идентификации работников).
Зато имеет смысл добавить другие графы. Например, для указания рабочего года и расписки работников об ознакомлении с графиком.
Образец оформленного по нашим рекомендациям графика отпусков см. в Примере 1.
Напомним, что формально...
