Когда факт уведомления работника важнее приказа по личному составу

Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» № 10 / 2026

Анна Славинская

эксперт по трудовым отношениям

В каких кадровых процедурах письменное уведомление работника важнее приказа (все случаи, когда работодатель обязан о чем-то уведомить работника, перечислены в специально разработанной таблице). Как грамотно составить уведомление в зависимости от конкретной ситуации и зафиксировать факт отказа работника от подписи на приказе или уведомлении, подтверждающей ознакомление. Каким образом оформление и вручение уведомления помогает доказать выполнение работодателем обязанности информировать работников в случаях, установленных ТК РФ. Каковы сроки и формы уведомлений, используемых в кадровых процедурах, а также ответственность за неуведомление. Как оформлять акты, фиксирующие отдельные действия (или бездействие) работника, в интересах работодателя. Каков порядок запроса письменного объяснения работника. В какие сроки надлежит знакомить работников с приказами об увольнении и применении дисциплинарных взысканий в виде замечания и выговора. Приводим готовые примеры уведомлений об увольнении в связи с неудовлетворительным результатом испытания и о необходимости предоставить письменное объяснение, актов о непредоставлении письменного объяснения и об отказе от подписи, удостоверяющей факт ознакомления. В вашем распоряжении также подробный перечень реквизитов актов и уведомлений с правилами их оформления в удобной табличной форме.

Кадровые процедуры в Трудовом кодексе РФ

Оформление трудовых отношений уже давно не ограничивается изданием приказов о приеме и увольнении. Любое действие в отношении работника требует письменного закрепления. Документирование действий работодателя в рамках трудовых отношений называют кадровыми процедурами.

Например, к кадровым процедурам относится оформление:

приема на работу;
перевода на другую работу;
предоставления разных видов отпусков, в том числе связанных с материнством и обучением;
отзыва из ежегодного оплачиваемого отпуска;
предоставления дополнительных дней отдыха донорам и дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом;
расторжения (прекращения) трудового договора по разным основаниям и др.

ТК РФ большинство кадровых процедур регулирует только в общих чертах, позволяя работодателю в локальном нормативном акте (ЛНА) устанавливать не только свой порядок проведения процедуры, но и набор сопутствующих кадровых документов. В частности, к таким «свободным» процедурам можно отнести:

предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков без сохранения заработной платы,
освобождение работника от работы для прохождения диспансеризации,
перемещение на другое рабочее место.

Но некоторые кадровые процедуры ТК РФ описывает достаточно подробно, жестко регламентируя сроки издания кадровых документов, условия и порядок действий работодателя.

К ним, к примеру, относятся:

применение дисциплинарного взыскания,
привлечение к работе в выходной или нерабочий праздничный день,
одностороннее изменение работодателем условий трудового договора,
прекращение трудового договора по инициативе работодателя.

Невыполнение какого-либо действия, указанного в законе как обязательное условие проведения кадровой процедуры, или несоблюдение срока его выполнения нарушает порядок проведения кадровой процедуры в целом. Соответственно, вся процедура становится незаконной.

Когда уведомление – необходимый элемент кадровой процедуры

Сразу отметим, что ТК РФ не всегда использует в своих статьях глагол «уведомлять». Чаще говорится, что работодатель должен «предупреждать в письменном виде», иногда – «извещать», «ознакомлять с правом», «затребовать объяснение» и даже «проинформировать».

Если исходить из толкования слова «уведомить», то все указанные действия в той или иной мере можно считать уведомлением, поскольку они соответствуют более широкому понятию «информировать».

В Таблице 1 мы собрали нормы ТК РФ, в которых установлена обязанность работодателей информировать работников о чем-либо.

Таблица 1. О чем работодатель обязан уведомлять работников

Действие работодателя	О чем информировать	Срок	Норма ТК РФ
Уведомить каждого работника	О переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного кадрового документооборота (ЭКДО) и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие	Срок устанавливается локальным нормативным актом об ЭКДО	Часть 4 ст. 22.2
Проинформировать лицо, принимаемое на работу	Об осуществлении ЭКДО у данного работодателя	До подписания трудового договора	Часть 6 ст. 22.2
Предупредить работника в письменной форме	Об отмене поручения выполнять дополнительную работу	Не позднее чем за 3 рабочих дня	Часть 4 ст. 60.2
Предупредить работника в письменной форме	О расторжении трудового договора с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание	Не позднее чем за 3 календарных дня	Часть 4 ст. 71
Уведомить работника в письменной форме	О предстоящих изменениях условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений	Не позднее чем за 2 месяца (для работодателей-физлиц, в т. ч. ИП, – не менее чем за 2 недели)	Часть 2 ст. 74, ст. 306
Предупредить работника в письменной форме	О прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия	Не менее чем за 3 календарных дня до увольнения*	Часть 1 ст. 79
Направить уведомление работнику	О необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте	Срок не установлен. Но работодатель освобождается от ответственности за невыдачу трудовой со дня отправки уведомления	Часть 6 ст. 84.1
Уведомить работника	О запросе персональных данных работника у третьей стороны	До направления запроса	Пункт 3 ч. 1 ст. 86
Предупредить лиц, получающих персональные данные	О том, что персональные данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены	Не установлен	Часть 1 ст. 88
Ознакомить работников (определенные категории**) в письменной форме	С правом отказаться от направления в служебную командировку, привлечения к сверхурочной работе, работе в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни	До привлечения к соответствующей работе	Часть 5 ст. 99, ч. 7 ст. 113, ст. 259, 264
Довести до сведения работников	График сменности	Не позднее чем за 1 месяц до введения его в действие, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ	Часть 4 ст. 103
Известить работника под подпись	О времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска	Не позднее чем за 2 недели до его начала	Часть 3 ст. 123
Извещать работников в письменной форме	О составных частях заработной платы, о размерах иных сумм, начисленных работнику, о размерах и об основаниях произведенных удержаний; об общей денежной сумме, подлежащей выплате	При выплате заработной платы	Часть 1 ст. 136
Известить работников	О введении новых норм труда	Не позднее чем за 2 месяца	Часть 2 ст. 162
Предупредить работников персонально и под подпись	О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации	Не менее чем за 2 месяца до увольнения	Часть 2 ст. 180
Затребовать письменное объяснение	О совершении дисциплинарного проступка	До применения дисциплинарного взыскания	Часть 1 ст. 193
Предупредить совместителя в письменной форме***	О прекращении трудового договора в случае приема на работу работника, для которого эта работа будет являться основной	Не менее чем за 2 недели до прекращения договора	Статья 288
Предупредить в письменной форме под подпись работников, заключивших трудовой договор на срок до 2 месяцев, и сезонных работников	О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников	Не менее чем: – за 3 календ. дня (если трудовой договор заключен на срок до 2 месяцев), – за 7 календарных дней (сезонные работники)	Часть 2 ст. 292, ч. 2 ст. 296
Предупредить в письменной форме работника – иностранного гражданина	О прекращении трудового договора в связи с невозможностью предоставления прежней работы по окончании срока временного перевода (или в связи с невозможностью самого перевода) из-за ЧС по статье 72.2 ТК РФ	Не менее чем за 3 календарных дня до увольнения	Часть 4 ст. 327.6

* Кроме случаев, когда трудовой договор был заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.

** Инвалиды; женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет; матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет, опекуны детей указанного возраста; работники, имеющие детей-инвалидов; работники, осуществляющие уход за больными членами семей; родители ребенка в возрасте до 14 лет, в случае если другой родитель работает вахтовым методом, призван на военную службу по мобилизации или заключил контракт о прохождении военной службы (либо о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на ВС РФ) в период мобилизации, в период военного положения или в военное время; работники, имеющие 3 и более детей в возрасте до 18 лет, в период до достижения младшим из детей возраста 14 лет.

*** Только в случае, если с совместителем заключен трудовой договор на неопределенный срок.

Во всех перечисленных случаях неуведомление работника считается нарушением требований ТК РФ. Ответственность за эти нарушения наступает в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ – предупреждение или штраф в размере:

на должностных лиц, ИП, субъектов малого и среднего предпринимательства, социально-ориентированных некоммерческих организаций (СОНКО) – от 1000 до 5000 руб.;
на остальных юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Повторное аналогичное нарушение (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ) увеличивает размер штрафа:

на должностных лиц, ИП, субъектов малого и среднего предпринимательства, СОНКО – от 10 000 до 20 000 руб.;
на остальных юридических лиц – от 50 000 до 70 000 руб.

Но не во всех случаях отсутствие уведомления ставит под сомнение законность кадровой процедуры в целом. Например, неизвещение работника о ежегодном отпуске не аннулирует факт предоставления отпуска, если он был реально предоставлен и оплачен. А на законность увольнения не повлияет тот факт, что работодатель не направил работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. Да, это нарушение требования ТК РФ, и работник может попытаться отсудить компенсацию за задержку трудовой, но само увольнение оспорить нельзя, ссылаясь только на отсутствие уведомления.

Однако если уведомление работника прописано в ТК РФ как необходимое условие...

Когда факт уведомления работника важнее приказа по личному составу

Кадровые процедуры в Трудовом кодексе РФ

Когда уведомление – необходимый элемент кадровой процедуры

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Рекомендовано для вас

Связи между приказами в информационной системе

Как уведомить работника о начале ежегодного отпуска

Приказ об организации воинского учета и ответственное лицо: разбираем нюансы

Можно ли отменить допработу сотрудницы, которая находится в отпуске по уходу за ребенком?

Все об уведомлениях работников

Уведомление о сокращении: формулировки, которые помогут в споре с работниками

О переводе сотрудника из отдела в отдел

Как знакомить работников с кадровыми приказами