Приказы играют ключевую роль в управлении организацией: они фиксируют решения руководителя компании по всем вопросам – от создания структуры организации до увольнения работников.
Говорим о том, на какие группы делятся приказы и каковы сроки их хранения; какие критерии использовать, чтобы отличать приказы по личному составу от всех остальных (на примере приказа об ответственном за ведение трудовых книжек); про правила оформления реквизитов согласно ГОСТ Р 7.0.97-2025; о случаях, когда можно и нужно дополнить или скорректировать унифицированные формы приказов.
Увидите на практических примерах, когда необходима преамбула, как грамотно сформулировать текст распорядительной части и ссылку на документы-основания, как правильно «очистить» формулировки причины увольнения от лишних пояснений из ТК РФ. Приводим удобные таблицы с указанием групп приказов, издаваемых организациями; тематик, реквизитов и сроков хранения приказов по личному составу; документов-оснований к приказам (заявление, докладная записка, акт, уведомление, решение суда и др.), а также пять готовых образцов приказов (об отпуске по уходу за ребенком, об увольнении за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей, о лишении права управления транспортным средством, об отстранении от работы и о премировании работников).
Виды приказов
По мнению Росархива, приказ – это правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности юридического лица. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» делит все приказы на 3 большие группы (Таблица 1).
Таблица 1. Группы приказов и сроки их хранения
|
Группа приказов
|
Срок хранения
|
|
По основной (профильной)
деятельности (ОД)
|
Постоянно*
|
|
По личному составу (ЛС)
|
В большинстве случаев – 50 (75) лет**.
Некоторые приказы имеют срок хранения
5 лет или 3 года
|
|
По административно-хозяйственным
вопросам (АХВ)
|
5 лет
|
* Срок хранения «Постоянно» означает, что документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Если организация не является источником комплектования, их срок хранения – до ликвидации организации, но не менее 10 лет.
** Документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года – 50 лет.
Отметим, что нормативные правовые акты не упоминают никаких иных групп приказов, поэтому некорректно называть приказы кадровыми, административными, профильными, стимулирующими, зарплатными или как-то еще.
Поскольку сроки хранения сильно отличаются, важно уметь определять, какой приказ к какой группе относится. Перечень в ст. 434 содержит тематику некоторых приказов по личному составу (Таблица 2).
Таблица 2. Тематика и сроки хранения приказов по личному составу
|
О чем приказ по личному составу
|
Срок хранения
|
|
О приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда (в т. ч. премировании), аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, изменении анкетно-биографических данных,
отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы
|
50/75 лет ЭПК
|
|
О ежегодных оплачиваемых отпусках и отпусках в связи с обучением;
дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью;
о служебных проверках; о направлении в командировку
|
5 лет*
|
|
О дисциплинарных взысканиях
|
3 года**
|
* Приказы об отпусках и командировках работников, которые работают во вредных и/или опасных условиях труда, хранятся 50/75 лет.
** Если дисциплинарное взыскание повлекло увольнение, срок хранения составляет 50/75 лет.
Административно-хозяйственная деятельность (АХД) – это вспомогательная деятельность организации, которая обеспечивает условия для его нормальной работы, но не создает прибавочной стоимости. О том, какие вопросы регулируют приказы по АХД, также можно узнать из Перечня. Раздел 10 «Административно-хозяйственное обеспечение деятельности» выделяет 3 направления:
- эксплуатация зданий, строений, сооружений;
- транспортное обслуживание;
- информационно-телекоммуникационное обеспечение.
Однако круг вопросов, которые могут регулировать приказы по АХД, может быть намного шире, например:
- материально-техническое снабжение для удовлетворения хозяйственных нужд (выделение средств на закупку канцтоваров, уборочного инвентаря и т. п.);
- обеспечение безопасных условий труда, соблюдение санитарного режима и правил противопожарной безопасности (выделение средств на закупку СИЗ, установка оборудования по пожарной безопасности и др.);
- организация питания работников;
- благоустройство территорий;
- организация и обеспечение пропускного режима.
К приказам по основной деятельности (ОД), соответственно, относятся все остальные приказы. Они регулируют вопросы производственной (уставной) деятельности, в т. ч.:
- вступление в должность директора и снятие полномочий руководителя организации;
- утверждение и изменение штатных расписаний, создание, слияние, реорганизация и ликвидация структурных подразделений;
- утверждение и изменение локальных нормативных актов (в т. ч. по административно-хозяйственной деятельности), планов, перечней, должностных (рабочих) инструкций и т. д.;
- создание комиссий и других органов;
- осуществление контроля текущей деятельности (отчетность);
- установление и изменение режима работы организации;
- организация воинского учета, охраны труда, работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям и т. п.;
- делегирование полномочий, права подписи, распределение зон ответственности между должностями / профессиями;
- прием, перемещение, списание основных средств и многое другое.
Как отличить приказ по личному составу от остальных видов
Перечень упоминает только часть приказов по личному составу (далее – ЛС). На самом деле их гораздо больше. И на практике проблема в том, чтобы вычленить из массива всех приказов неуказанные в Перечне приказы по ЛС и корректно определить сроки их хранения. А это очень важно, поскольку приказы по ЛС имеют социально-правовое значение: они фиксируют стаж, вредность, размер выплат, от которых в будущем зависят пенсии работников и возможность получать льготы и выплаты от государства.
Поскольку четких критериев нормативные правовые акты не дают, определим их самостоятельно. Документы по личному составу – это документы, «отражающие трудовые отношения работника с работодателем» . То есть приказ по личному составу:
- регулирует трудовые отношения
- конкретного работника с работодателем.
Из этого следует, что приказ по ЛС:
- содержит персональные данные конкретного работника (работников): Ф.И.О., должность (профессия), выплаченные суммы, график работы и т. д. и
- одновременно фиксирует действие, предусмотренное ТК РФ (привлечение к работе в выходной или нерабочий праздничный день, отстранение от работы, освобождение для прохождения диспансеризации, предоставление гарантий («донорские» дни, дополнительные выходные по уходу за ребенком-инвалидом, др.), премирование, поощрение и т. д.).
Основываясь на этих критериях, определим, к какой группе будет относиться, например, приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Просто по заголовку определить категорию приказа нельзя, нужно смотреть текст документа:
- если ведение трудовых книжек закрепляется за определенной должностью – это приказ по ОД (он не содержит персональных данных конкретного работника);
- если приказ возлагает ответственность на конкретного работника, но не оговаривает дополнительную оплату – это также приказ по ОД (приказ просто распределяет обязанности);
- если приказ, помимо всего прочего, устанавливает доплату за ведение трудовых книжек – это приказ по ЛС (есть и персданные работника, и сфера регулирования ТК РФ – оплата труда).
Если конкретный вид приказа по ЛС прямо не назван в Перечне, для него не существует отдельного нормативного срока хранения. В этом случае организация не вправе самостоятельно устанавливать срок – нужно руководствоваться общими принципами архивного дела.
Главный принцип: длительный срок хранения (50/75 лет) оправдан для приказов, которые влияют на исчисление трудового (страхового) стажа работника. Остальные можно хранить 5 лет. Например, приказы о привлечении к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, о сверхурочной работе рекомендуется хранить 5 лет. Более длительный срок не оправдан, так как такие приказы не влияют на исчисление трудового стажа. А вот приказы о предоставлении отпусков по беременности и родам целесообразно хранить 50/75 лет. Этот период учитывается в стаже, даже если заработная плата в это время не начислялась.
Оформление реквизитов приказа
Набор реквизитов и правила их оформления содержатся в ГОСТ Р 7.0.97-2025. Этот стандарт имеет рекомендательный характер, если организация сама не приняла решение о его обязательности. Однако следование единым требованиям упрощает работу с документами, позволяет избежать критических ошибок и свидетельствует о высоком профессионализме.
Правила оформления реквизитов приказа в соответствии с ГОСТом приведены в Таблице 3.
Таблица 3. Правила оформления реквизитов приказа
|
Реквизит
|
Описание
|
|
Товарный знак
(знак обслуживания)
|
Может применяться, если знак зарегистрирован в установленном законодательством порядке. Изображение помещается посередине верхнего поля над реквизитами организации или слева на уровне
наименования организации.
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) может указываться коммерческое обозначение юридического лица (оно не является фирменным наименованием и не требует регистрации и включения в учредительные документы и ЕГРЮЛ).
Например:
|
|
Код формы
|
Проставляется только на приказах, составляемых по унифицированным формам, в соответствии с ОК 011-93 или локальным классификатором в правом верхнем углу рабочего поля документа.
Например:
Форма по ОКУД 0301005
|
|
Наименование
организации
|
Должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах. Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).
Например:
Акционерное общество «Волгоградский керамический завод»
(АО «ВКЗ»)
Над наименованием организации указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Допускается выделять наименование организации полужирным шрифтом
|
|
Наименование структурного
подразделения
|
Реквизит необходим, если приказ оформляется в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении его руководителем, который имеет полномочия издавать приказы. Указывается под наименованием организации без сокращений
|
|
Наименование
вида документа
|
Реквизит располагается под наименованием организации (структурного подразделения). Рекомендуется выравнивать его по центру строки, писать заглавными буквами без разрядки: ПРИКАЗ
|
|
Дата
|
Дата приказа соответствует дате его подписания. Как правило, ее печатают сразу, если точно известно, что в этот день приказ будет подписан. Однако она может быть внесена вручную руководителем в момент подписания документа.
Дату указывают одним из двух способов:
– арабскими цифрами, разделенными точкой: 02.11.2026;
– словесно-цифровым способом: 02 ноября 2026 г.
Рекомендовано располагать ниже наименования вида документа, на одной строке с реквизитом «регистрационный номер»
|
|
Регистрационный номер
|
Желательный реквизит, хотя присвоение регистрационного номера не является обязательным. Регистрационный номер может состоять только из порядкового номера, а может быть дополнен цифровыми или буквенными кодами в соответствии с правилами, установленными в организации.
Например:
№ 42-лс,
№ 51/у
|
|
Место составления
|
Указывают населенный пункт в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Если указывается город районного значения или сельское поселение, добавляют название области (и района).
Например:
г. Выборг Ленинградской области
Реквизит можно пропустить, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. В унифицированных формах приказов этот реквизит отсутствует
|
|
Заголовок к тексту
|
Отражает краткое содержание документа. Формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «О чем?», его указывают без кавычек.
Например:
О привлечении к сверхурочной работе
Располагается под перечисленными выше реквизитами бланка через 1–2 пустые строки. Оформляется слева от границы левого поля
|
|
Текст
|
Первая часть текста – констатирующая (преамбула), в которой при
необходимости излагают причины, цели и задачи издания приказа.
Эта часть является факультативной и в некоторых приказах может
отсутствовать (в унифицированных формах приказов по личному
составу она не предусмотрена, но при желании может быть введена).
Вторая часть текста приказа называется распорядительной, она начинается с распорядительного слова «ПРИКАЗЫВАЮ», а в унифицированных приказах по ЛС заменена словами «Принять», «Перевести» и т. п.
Текст может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты,
нумеруемые арабскими цифрами. Допустимо употреблять в тексте
только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий инициалы указываются после фамилии с пробелом, при этом между инициалами пробел не ставится.
Например:
4. Начальнику отдела кадров Лавровой С.А. обеспечить ознакомление работников с утвержденным Положением в срок до 14.11.2026
|
|
Виза
|
Организация самостоятельно устанавливает, какие приказы подлежат визированию и какие должностные лица согласовывают проекты приказов.
Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись,
расшифровку подписи и дату визирования.
Например:
Главный бухгалтер
А.В. Соловьева
11.11.2026
Визы проставляют на последнем листе под подписью или на листе
согласования (визирования), прилагаемом к документу
|
|
Подпись
|
Подпись включает:
– наименование должности лица, подписывающего документ;
– его собственноручную подпись;
– расшифровку подписи (инициалы перед фамилией, между инициалами и фамилией делается пробел, между инициалами пробел отсутствует).
Например:
Директор Л.В. Гаврилов
Заверять печатью подпись на приказе не нужно, поскольку это внутренний документ организации
|
|
Отметка об электронной подписи
|
Если в организации введен электронный документооборот, приказ, изданный в виде электронного документа, подписывается электронной подписью. Отметка об электронной подписи (ЭП) включает:
– фразу «Документ подписан электронной подписью»;
– номер сертификата ключа ЭП (для усиленной неквалифицированной ЭП – при наличии сертификата);
– фамилию, имя, отчество владельца сертификата;
– срок действия сертификата ключа ЭП;
|
|
– дату и время подписания приказа ЭП (если ЭП содержит метку
доверенного времени).
Например:
|
|
Отметка
об ознакомлении
работника
с приказом
|
Отметка располагается после подписи (электронной подписи), на свободном месте. Должность (профессию) и фамилию с инициалами работника можно заранее напечатать. Дату ознакомления проставляет сам работник
|
Форма приказа и требования к содержанию
Некоторые приказы (например, о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска) имеют унифицированную форму, в которой расположение всех реквизитов и сам текст приказа уже заготовлены. И хотя применение этих форм в настоящее время не обязательно, в кадровых и бухгалтерских программах приказы формируются именно таким образом. Они удобны, универсальны, по умолчанию встроены в программное обеспечение.
При необходимости унифицированную форму можно подкорректировать под себя. Свои разработанные формы работодатель должен утвердить приказом и/или в ЛНА. Если же это формы первичных учетных документов (в т. ч. приказов по ЛС), даже унифицированные и оставленные без изменений, если они являются основанием для выплат либо удержаний, работодатель должен утвердить и предусмотреть их в учетной политике.
Например, можно утвердить отдельную форму приказа о предоставлении неежегодных отпусков (Пример 1). В ней можно убрать блок с указанием рабочего года, поскольку такие отпуска к нему не привязаны, блок для указания ежегодного оплачиваемого отпуска и блок, «суммирующий» дни при предоставлении сразу нескольких отпусков.
Иногда сведений, которые заложены в унифицированную форму, наоборот, недостаточно. В частности, Верховный Суд РФ не раз разъяснял, что в приказе об увольнении по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ должен быть указан конкретный проступок, послуживший основанием увольнения, и увольнение по данному основанию незаконно, если в приказе:
Пример 1. Приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком
- не указаны обстоятельства совершения проступка и период времени, в течение которого было допущено нарушение, послужившее основанием для увольнения;
- нет ссылки на документы, послужившие основанием для привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности в виде увольнения.
Унифицированная форма № Т-8 не предусматривает строк для описания проступка и его обстоятельств. Поэтому целесообразно в случае увольнения по статье перед строкой «Прекратить действие трудового договора» вписать подробное описание проступка и действий работодателя по выяснению наличия / отсутствия уважительных причин (Пример 2).
Еще один нюанс, который касается формулировки в приказе причины увольнения. ТК РФ требует вносить информацию об основании и о причине прекращения трудового договора «в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса». Однако во многих случаях формулировка причины увольнения в ТК РФ содержит дополнительную информацию: пояснение, когда увольнение законно, варианты применения, примечания в скобках. Поэтому дословно переписывать всю фразу в приказ, а потом и в трудовую книжку не нужно. Причину сначала нужно «очистить». Например, причина увольнения в п. 9 ч. 1 ст. 83 ТК РФ сформулирована так: «истечение срока действия, приостановление действия на срок более двух месяцев или лишение работника специального права (лицензии, права на управление транспортным средством, права на ношение оружия, другого специального права), в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, если это влечет за собой невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору».
Что в этой фразе нужно убрать:
- варианты утраты работником специального права, которые не относятся к конкретному случаю увольнения;
- пояснения, о каких правах в принципе может идти речь (убираем те, которые работник в действительности не потерял);
- общую фразу о том, что специальное право утеряно «в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации»;
- условие, при котором увольнение будет законным («если это влечет за собой невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору»).
Останется четкая и конкретная формулировка, которую и нужно дословно перенести в приказ (Пример 3).
Пример 2. Приказ об увольнении за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей
Если приказ не имеет унифицированной формы, принято говорить, что он составляется в свободной форме. Но свобода все же условна, она заключается только в «авторских» формулировках текста приказа и некоторой вариативности расположения реквизитов. Примеры таких приказов будут приведены нами далее.
Оформление ссылки на документ-основание
Приказы по личному составу никогда не издаются на пустом месте. Чтобы принять решение, затрагивающее какой-либо аспект трудовой деятельности конкретного работника, директор сначала изучает историю вопроса. Эта история всегда фиксируется документально. Основаниями для издания приказа могут быть заявления работников, служебные записки, письменные уведомления, справки, акты, письменные отказы и т. д. В большинстве случаев ТК РФ прямо указывает, какие документы нужно оформить или собрать (получить) перед изданием приказа (Таблица 4).
Пример 3. Приказ об увольнении в связи с лишением права управлять транспортным средством
