Top.Mail.Ru
Рассказываем о справках, которые могут составляться в организации (как внутренние, так и внешние). Разбираем порядок оформления информационных справок и справок по личному составу. Показываем обязательные и факультативные реквизиты. Приводим образцы справок, в том числе о факте работы, среднем ежемесячном доходе работника, факте предоставления отпуска.

Какие справки бывают

Проанализируем справки, которые относятся к системе организационно-распорядительной документации и являются документами-основаниями для принятия управленческих решений.

Справка – ​документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Такое определение известно со времен Единой государственной системы делопроизводства (М., 1974) и в настоящее время встречается в ряде ведомственных нормативных правовых актов 1, а также фактически подтверждается современным словарем видов и разновидностей документов 2. Правда, данный словарь фиксирует документирование фактов и событий (похожую сферу применения) с помощью записок (аналитических), сводок, информации, сведений и даже обзоров, в которых тем не менее прослеживаются общность цели создания документа и его функционального назначения. А некоторые особенности оформления (например, архивная справка, историческая справка к документам архивного фонда, справка о работе с обращениями граждан и др.) зависят от систем и подсистем документации, в которых так или иначе составляются и оформляются эти справки.

Справка составляется, как правило, единолично в отличие от коллегиально составляемого акта, также подтверждающего факты и события. Но факты и события в акте должны быть установлены комиссией (несколькими лицами), созданной по указанию руководства и в пределах конкретных, предоставленных на определенный срок, полномочий.

Таким образом, автором (исполнителем) справки может быть любой сотрудник организации, если у него есть полномочия по информированию руководства (организации или структурного подразделения), предоставлению информации о ходе работы, бизнес-процесса или административной процедуры, отчетных сведений и данных по конкретному вопросу деятельности. Подобные полномочия сотрудников могут быть закреплены в должностной инструкции, трудовом договоре, локальном нормативном акте. Например, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству служба делопроизводства составляет справки об объеме документооборота (ежемесячные, ежеквартальные накопительным итогом), о состоянии исполнения поручений и резолюций (по исполнителям, направлениям деятельности, структурным подразделениям, проектам и т.п.).

Справки, относящиеся к системе организационно-распорядительной документации (ОРД), подразделяются на 2 группы, т.е. представляют собой 2 разновидности по сфере применения и некоторым особенностям оформления:

  • справки информационные для подтверждения фактов по направлениям деятельности организации (включаются в подсистему информационно-справочных документов системы ОРД);
  • справки по личному составу для подтверждения фактов служебного характера, относящихся к сотрудникам организации (включаются в подсистему кадровой документации системы ОРД).

Справки информационные могут быть:

  • внутренними, адресованными руководителям и должностным лицам внутри самой организации, и
  • внешними, которые направляются,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Работник проходил периодический медицинский осмотр. Как это отразить в табеле рабочего времени?

Сотруднику была присвоена вторая группа инвалидности. Два дня работник проходил периодический медицинский осмотр, подтверждающий, что он и дальше может работать водителем. Какое буквенное обозначение использовать в табеле рабочего времени для обозначения дня прохождения работником медицинского осмотра? Верно ли, что расчет заработной платы производится с сохранением среднего заработка?

Брак на производстве: виды, оформление, оплата

При производстве нередко приходится сталкиваться с браком. ТК РФ определяет размеры оплаты труда работника в зависимости от причины возникновения брака, но не дает самого определения «брак» или «производственный брак». Автор на конкретных примерах объясняет, что считать браком, когда и как он влияет на оплату труда, в каких случаях можно привлечь работников к материальной ответственности за причиненный изготовлением бракованной продукции ущерб, какие документы необходимо оформлять (приведены образцы).

Как перевести работника на неполное рабочее время с выплатой ему 70% оклада?

Можно ли составить соглашение к трудовому договору, если сотрудник переходит на неполное рабочее время, но получает не пропорционально отработанному, а фиксированно 70% оклада?

О регулярности выплаты персональной надбавки

С сотрудником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, устанавливающее такую стимулирующую выплату, как персональная надбавка. Условием ее выплаты является выполнение определенного объема работы, которая может поручаться сотруднику не каждый месяц. Обязан ли работодатель платить такую надбавку каждый месяц? Нужно ли при этом вносить изменения в трудовой договор работника?

Разный оклад по одной должности: судебная практика

На практике встречаются ситуации, когда работодатель устанавливает разные оклады по одинаковой должности (профессии): вводит «вилку» окладов в штатное расписание и (или) просто в индивидуальном порядке прописывает в трудовых договорах оклад каждому работнику. Законно ли это? Как суды в последнее время смотрят на практику установления различных окладов по одной и той же должности (профессии)? Ответим на эти и связанные с ними вопросы в статье.

Новая форма сведений о трудовой деятельности (СТД-Р) с 2023 года

C 2023 года действует множество обновленных кадровых форм, в том числе СТД-Р. Для начала напомним, кому и когда выдается СТД-Р (в т.ч. приведем образец заявления работника о выдаче ему сведений о трудовой деятельности). Далее расскажем, какие значимые изменения произошли, и выделим спорные вопросы (с рекомендациями по их разрешению). В завершение приведем образец заполнения новой формы СТД-Р, который можно использовать для выдачи работнику в день увольнения.

Выдача СТД-Р при увольнении и во время работы

С 2020 года перечень документов, выдаваемых работнику при увольнении, пополнился сведениями о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Ответим на наиболее частые вопросы, которые волнуют кадровиков: кому выдавать такие сведения, в какие сроки и в какой форме, необходимо ли заявление от работника, как фиксировать выдачу документа: надо ли вести журнал об этом и брать с работника подпись, какая ответственность предусмотрена за невыдачу СТД-Р? В вашем распоряжении также будут образцы необходимых документов.

Оплата больничного по гражданско-правовому договору

По общему правилу, с 2023 года лицам, с которыми компания заключила гражданско-правовые договоры, необходимо оплачивать больничные листы. Всегда ли полагается оплата и всем ли исполнителям (подрядчикам, авторам и пр.) по таким договорам? За какие периоды нетрудоспособности? В каком порядке обращаются за выплатами? Как и когнда следует оплачивать дни нетрудоспособности? Какие документы требовать от нетрудоспособного? Отвечаем на эти и связанные с ними вопросы.