С 2020 года перечень документов, выдаваемых работнику при увольнении, пополнился сведениями о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Ответим на наиболее частые вопросы, которые волнуют кадровиков: кому выдавать такие сведения, в какие сроки и в какой форме, необходимо ли заявление от работника, как фиксировать выдачу документа: надо ли вести журнал об этом и брать с работника подпись, какая ответственность предусмотрена за невыдачу СТД-Р? В вашем распоряжении также будут образцы необходимых документов.
Кому выдавать СТД-Р?
ТК РФ связывает выдачу сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р 1 с фактом неведения трудовой книжки работника. В ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ говорится, что работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности сотруднику, за исключением случаев, когда в соответствии с ТК РФ и иным федеральным законом на работника ведется бумажная трудовая книжка. Это ключевой момент. Поэтому СТД-Р выдается работникам, которые:
1) отказались от бумажной трудовой книжки и перешли на электронный вариант (предоставление сведений о трудовой деятельности СЗВ-ТД);
2) впервые поступили на работу после 31.12.2020 (им бумажная трудовая книжка не заводится);
3) являются совместителями;
4) являются дистанционными работниками и не передавали бумажную трудовую книжку работодателю.
Также СТД-Р необходимо выдать увольняющимся работникам, которые проработали 5 и менее дней, т. к. только по истечении этого срока работодатель начинает ведение трудовой книжки новичка (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
Если на работника ведется бумажная трудовая книжка, то при увольнении он получит именно ее. Выдавать ему дополнительно СТД-Р закон не требует. В ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ установлено, что работодатель обязан выдать один из этих документов (используется союз «или»), а не сразу оба.
Суд признал несостоятельными доводы работницы о том, что работодатель должен был выдать СТД-Р при увольнении. Материалами дела подтверждалось, что работница ранее подавала заявление о продолжении ведения ее трудовой книжки в бумажном варианте в соответствии со ст. 66 ТК РФ. При таком положении оснований для выдачи ей при увольнении сведений о ее трудовой деятельности по форме СТД-Р у работодателя не имелось (апелляционное определение Свердловского областного суда от 25.02.2022 № 2-657/2021 (№ 33-2828/2022)).
Также нельзя «подменять» бумажную трудовую книжку сведениями о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Иногда работодатели воспринимают норму из ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ как возможность выдать один из документов на свое усмотрение: «Потерял трудовую книжку работника, значит, выдам СТД-Р». Это заблуждение.
В какой срок выдавать СТД-Р?
Сведения о трудовой деятельности при увольнении выдаются в те же самые сроки, что и бумажная трудовая книжка, – в день прекращения трудового договора.
Если работник отсутствует или отказывается получать СТД-Р, их необходимо направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением (желательно и описью вложения, хотя такого требования ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ не содержит). Обратите внимание, в ТК РФ прямо закреплено, что вы должны отправить непосредственно сведения по форме СТД-Р, а не приглашение явиться за этим документом или дать согласие на его пересылку, как это необходимо сделать в случае с бумажной трудовой книжкой.
Отправляйте письмо в день увольнения или в крайнем случае на следующий день, потому что по аналогии с бумажной трудовой книжкой работодатель несет ответственность за задержку предоставления сведений о трудовой деятельности и освобождается от нее только со дня направления документа по почте.
Работодатель после увольнения направил бывшей работнице почтой ряд документов, в том числе СТД-Р, потому что она отказалась их получать. Перечень документов и факт отправки он подтвердил описью вложений и квитанцией. Работница же утверждала, что не подавала заявления о передаче документов посредством почтовой связи. Руководствуясь ст. 62, 84.1 ТК РФ, суд признал правомерность действий работодателя. Документы он направил своевременно, в связи с чем освобождался от ответственности за задержку выдачи сведений о трудовой деятельности (определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 09.12.2021 по делу № 88-28933/2021).
