Top.Mail.Ru

Записи в бумажную и электронную трудовые книжки: от переименования должности до награждения

В рамках цикла статей, посвященных вопросам внесения записей в бумажную и электронную трудовые книжки, мы уже разобрали ситуации приема на работу, переводов на работу к тому же работодателю и другому, переименования организации, ее реорганизации, смены собственника имущества, изменения подведомственности/подчиненности, изменения типа учреждения. Сейчас же рассмотрим: переименование должности (профессии), структурного подразделения (как внутреннего, так и внешнего); присвоение работнику нового разряда, установление иной профессии, специальности, квалификации; награждение (поощрение); работу по совместительству; ситуацию, когда сотрудник подает заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Также расскажем, как вносить в бумажную книжку информацию о времени военной и иной установленной службы работника, записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. Узнаете, надо ли сейчас вносить отдельные записи о стаже. Приведем образцы заполнения бумажной трудовой книжки, а также покажем, как в аналогичных случаях следует поступать с данными в отчете по форме СЗВ‑ТД.
Окончание статьи. Начало в № 11 / 2020, № 01 / 2021, № 02 / 2021
Окончание статьи. Начало в № 11 / 2020, № 01 / 2021, № 02 / 2021

Записи о переименовании должности (профессии) и структурного подразделения

Следует отличать изменение трудовой функции работника по существу и формальное переименование занимаемой им должности (профессии). Наименование должности (профессии) указывается в трудовом договоре в обязательном порядке (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Переименование должности (профессии) имеет место, когда трудовые обязанности работника не меняются, и он продолжает трудиться, как и раньше. Чаще всего это бывает связано с совершенствованием организационной структуры предприятия.

Сам по себе порядок внесения записи о таком переименовании ни в Правилах 1, ни в Инструкции 2 не прописан. Однако в п. 3.1 Инструкции есть одно уточнение: изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание, сначала доводятся до сведения работников. Затем на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя в их трудовые книжки вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Работодателю в любом случае необходимо вносить сведения о переименовании должности (профессии) в трудовую книжку работника. Основанием для внесения будет являться приказ (распоряжение) о соответствующем переименовании. При заполнении трудовой книжки можно использовать порядок, аналогичный установленному Инструкцией для переименования организации-работодателя, о котором мы говорили в прошлом номере журнала.

Пример 1

Снегирева С.С. принята на работу в АО «Регистратор» на должность директора по правовым вопросам. В последующем организационная структура общества была пересмотрена и занимаемая ей должность была переименована в заместителя генерального директора по правовым вопросам. В бумажную трудовую книжку кадровик внес следующую запись (обратите внимание: графы 1 и 2 трудовой книжки для подобных записей не заполняются):

Что касается переименования структурного подразделения организации (как внутреннего – ​цеха, участка, отдела, департамента, службы, управления и пр., так и обособленного – ​филиала, представительства или иного), то запись об этом вносится в трудовую книжку на основании приказа о переименовании, если подразделение изначально было указано в трудовом договоре. Напомним, что согласно ТК РФ внутреннее структурное подразделение в трудовом договоре может и не прописываться, а вот обособленное подразделение должно быть поименовано обязательно.

Пример 2

Аносина Н.В. была принята на работу в ООО «Управляющая компания «Спарта» старшим диспетчером диспетчерской службы. Данное внутреннее структурное подразделение было указано в ее трудовом договоре как дополнительное условие в соответствии с ч. 4 ст. 57 ТК РФ. В последующем приказом по организации диспетчерская служба была переименована в аварийно-диспетчерскую службу. Сведения о переименовании подразделения были внесены в бумажную трудовую книжку следующим образом:

Пример 3

Севастьянов О.В. трудился во ФГУП «ОКБ «Заря» ведущим аудитором. В его трудовом договоре не было отражено наименование внутреннего структурного подразделения, где он работал (отдел бухгалтерского учета и аудита), но было указано, что он принят на работу в филиал «Санкт-Петербургское опытно-конструкторское бюро». Однако в последующем филиал и отдел были переименованы в «филиал в г. Санкт-Петербург» и «отдел бухучета, отчетности и аудита». В результате в бумажной трудовой книжке работника были отражены сведения только о переименовании филиала:

Напомним, что с 2020 года работодателям помимо заполнения бумажных трудовых книжек необходимо вести еще и так называемые электронные трудовые книжки, которые формируются ПФР с помощью данных отчетов по форме СЗВ-ТД...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Можно ли внести в трудовую книжку запись о награждении через несколько лет после события (работник отказался от бумажной книжки)?

Сотрудник работал в организации с 2008 по 2020 год. В 2017 году он был награжден работодателем. Запись в трудовую книжку не внесли ни в 2017 году, ни при увольнении. Повторно он принят на работу в 2021 году, предоставил сведения о трудовой деятельности (перешел на электронную трудовую). В 2024 году он обратился с просьбой внести запись о награждении. Можно ли сделать запись сейчас? К какой ответственности могут привлечь работодателя за то, что запись не была внесена ранее?

Проблемная трудовая книжка при трудоустройстве

Рассматриваем проблемные вопросы, связанные с трудовыми книжками при приеме на работу. Например, когда у кандидата оказываются на руках две и более трудовые книжки или совсем нет книжки, хотя она должна у него быть; если при приеме на работу сотруднику завели новую трудовую книжку в связи с утерей старой, а спустя месяц он нашел прежнюю. Даем образцы документов, которые понадобятся, чтобы выправить ситуацию: заявлений от работника с информацией, какую из своих нескольких трудовых книжек он просит работодателя вести, какой страховой стаж учитывать и где будет храниться другая трудовая книжка, об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной, о нахождении им трудовой книжки с просьбой принять ее к ведению и хранению, а также приказа о приеме работодателем найденной работником трудовой книжки, фрагмента книги (журнала) по учету движения трудовых книжек с записью о замене сведений о трудовой книжке, уничтожении ранее оформленной новой трудовой книжки.

ТОП-5 изменений в форме и порядке заполнения ЕФС-1 с 2024 года

Порядок заполнения, а также единая форма отчета утверждены СФР России и действуют в обновленном виде с 1 января 2024 года. Кадровым службам предлагаем обратить внимание на изменения, которые произошли в представлении отчета ЕФС-1 и заполнении отдельных подразделов формы, относящихся к их компетенции.

Оформляем работу по субботам

Увольняется специалист. Замену ему нашли в последний день. Работа сложная, много специфики. В общем, дела передали, а знания – ​нет. Старый работник согласен помогать еще пару месяцев, но только по субботам (на новом месте работы тоже стандартная пятидневка). Новый работник хочет всему у него научиться. Как проводить эти «субботники»? Что необходимо учесть? Какой вариант более выгоден работодателю при оформлении трудовых отношений с новым сотрудником (работа в выходной, совместительство, изменение режима рабочего времени)? Как избежать необходимости оплаты переработок? Какие есть механизмы выхода на норму рабочего времени? Стоит ли рассматривать вариант с заключением договора гражданско-правового характера (ГПХ)? Как поступить, если увольняющийся работник не сдержит слово, а документы о допработе уже оформлены? В статье подробно разбираем эту ситуацию и связанные с нею вопросы. Ведь столкнуться с ней может любой кадровик. Приводим образцы формулировок для трудовых договоров с прежним и новым сотрудниками о работе по совместительству на период передачи дел, условий об установлении особого режима работы.

ТОП-5 изменений в форме и порядке заполнения ЕФС-1 с 2024 года

Порядок заполнения, а также единая форма отчета утверждены СФР России и действуют в обновленном виде с 1 января 2024 года. Кадровым службам предлагаем обратить внимание на изменения, которые произошли в представлении отчета ЕФС-1 и заполнении отдельных подразделов формы, относящихся к их компетенции.

Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления

Существуют три ситуации, когда у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки, – если она утеряна, пострадала или в нее была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной, и работник просит выдать дубликат. Выясним, на основании каких документов могут вноситься записи в дубликат, а также как запросить соответствующие сведения у прежних работодателей.

Отправка документов работнику почтой

Как можно отправить документы работнику почтой? Когда это обязательно, а когда речь идет лишь о целесообразности? Какие виды отправлений бывают? Как подтвердить отправку, где хранить такие документы? Эти и другие практические вопросы мы рассматриваем в статье.

Сотрудника уволили по «статье». Как исправить запись в трудовой книжке на «уволен по собственному желанию»

Сотрудник был уволен «по статье» за прогул с предыдущего места работы. Новый руководитель на предыдущем месте работы готов исправить запись об увольнении в трудовой книжке на «уволен по собственному желанию». Подскажите, пожалуйста, как правильно сделать такое исправление.