Записи в бумажную и электронную трудовые книжки: от переименования должности до награждения

Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» № 3 / 2021

Мария Смольянинова

главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»

Наталья Свистунова

главный редактор журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»

В рамках цикла статей, посвященных вопросам внесения записей в бумажную и электронную трудовые книжки, мы уже разобрали ситуации приема на работу, переводов на работу к тому же работодателю и другому, переименования организации, ее реорганизации, смены собственника имущества, изменения подведомственности/подчиненности, изменения типа учреждения. Сейчас же рассмотрим: переименование должности (профессии), структурного подразделения (как внутреннего, так и внешнего); присвоение работнику нового разряда, установление иной профессии, специальности, квалификации; награждение (поощрение); работу по совместительству; ситуацию, когда сотрудник подает заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Также расскажем, как вносить в бумажную книжку информацию о времени военной и иной установленной службы работника, записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. Узнаете, надо ли сейчас вносить отдельные записи о стаже. Приведем образцы заполнения бумажной трудовой книжки, а также покажем, как в аналогичных случаях следует поступать с данными в отчете по форме СЗВ‑ТД.

Окончание статьи. Начало в № 11 / 2020, № 01 / 2021, № 02 / 2021

Записи о переименовании должности (профессии) и структурного подразделения

Следует отличать изменение трудовой функции работника по существу и формальное переименование занимаемой им должности (профессии). Наименование должности (профессии) указывается в трудовом договоре в обязательном порядке (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Переименование должности (профессии) имеет место, когда трудовые обязанности работника не меняются, и он продолжает трудиться, как и раньше. Чаще всего это бывает связано с совершенствованием организационной структуры предприятия.

Сам по себе порядок внесения записи о таком переименовании ни в Правилах¹, ни в Инструкции² не прописан. Однако в п. 3.1 Инструкции есть одно уточнение: изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание, сначала доводятся до сведения работников. Затем на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя в их трудовые книжки вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Работодателю в любом случае необходимо вносить сведения о переименовании должности (профессии) в трудовую книжку работника. Основанием для внесения будет являться приказ (распоряжение) о соответствующем переименовании. При заполнении трудовой книжки можно использовать порядок, аналогичный установленному Инструкцией для переименования организации-работодателя, о котором мы говорили в прошлом номере журнала.

Пример 1

Снегирева С.С. принята на работу в АО «Регистратор» на должность директора по правовым вопросам. В последующем организационная структура общества была пересмотрена и занимаемая ей должность была переименована в заместителя генерального директора по правовым вопросам. В бумажную трудовую книжку кадровик внес следующую запись (обратите внимание: графы 1 и 2 трудовой книжки для подобных записей не заполняются):

Что касается переименования структурного подразделения организации (как внутреннего – цеха, участка, отдела, департамента, службы, управления и пр., так и обособленного – филиала, представительства или иного), то запись об этом вносится в трудовую книжку на основании приказа о переименовании, если подразделение изначально было указано в трудовом договоре. Напомним, что согласно ТК РФ внутреннее структурное подразделение в трудовом договоре может и не прописываться, а вот обособленное подразделение должно быть поименовано обязательно.

Пример 2

Аносина Н.В. была принята на работу в ООО «Управляющая компания «Спарта» старшим диспетчером диспетчерской службы. Данное внутреннее структурное подразделение было указано в ее трудовом договоре как дополнительное условие в соответствии с ч. 4 ст. 57 ТК РФ. В последующем приказом по организации диспетчерская служба была переименована в аварийно-диспетчерскую службу. Сведения о переименовании подразделения были внесены в бумажную трудовую книжку следующим образом:

Пример 3

Севастьянов О.В. трудился во ФГУП «ОКБ «Заря» ведущим аудитором. В его трудовом договоре не было отражено наименование внутреннего структурного подразделения, где он работал (отдел бухгалтерского учета и аудита), но было указано, что он принят на работу в филиал «Санкт-Петербургское опытно-конструкторское бюро». Однако в последующем филиал и отдел были переименованы в «филиал в г. Санкт-Петербург» и «отдел бухучета, отчетности и аудита». В результате в бумажной трудовой книжке работника были отражены сведения только о переименовании филиала:

Напомним, что с 2020 года работодателям помимо заполнения бумажных трудовых книжек необходимо вести еще и так называемые электронные трудовые книжки, которые формируются ПФР с помощью данных отчетов по форме СЗВ-ТД^...

Записи в бумажную и электронную трудовые книжки: от переименования должности до награждения

Записи о переименовании должности (профессии) и структурного подразделения

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Рекомендовано для вас

Можно ли внести в трудовую книжку запись о награждении через несколько лет после события (работник отказался от бумажной книжки)?

Проблемная трудовая книжка при трудоустройстве

ТОП-5 изменений в форме и порядке заполнения ЕФС-1 с 2024 года

Оформляем работу по субботам

ТОП-5 изменений в форме и порядке заполнения ЕФС-1 с 2024 года

Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления

Отправка документов работнику почтой

Новые правила ведения трудовых книжек