Рассказываем, как правильно исправить неверную информацию, какие записи могут быть небезопасными, в т. ч. вызвать вопросы у госорганов, а также как внести изменения и дополнения в правильные, но ставшие неактуальными записи.
Приводим примеры признания недействительной записи, ошибочно внесенной в трудовую книжку, когда нужно одновременно внести правильную запись, когда такая необходимость отсутствует (например, если внесли запись в трудовую книжку не того сотрудника) исправления записей об увольнении отмены записи об увольнении, когда работник передумал и отозвал свое заявление внесения исправлений в бумажную трудовую книжку в принудительном порядке, когда контролирующий орган или суд обязывают это сделать признания недействительными записей в ЕФС-1 о переходе на электронную трудовую книжку, кадровом событии и виде договора.
Узнаете среди прочего, в чем разница между корректировкой записей в трудовой книжке по относительно старым (действовавшим до сентября 2021 г.) и новым правилам, как можно обратить в свою пользу имеющиеся в действующем порядке ведения и хранения трудовых книжек пробелы.
В процессе работы с сотрудниками происходит множество кадровых событий. Самая важная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже фиксируется:
- в трудовой книжке (если она ведется на работника)
- и в сведениях о трудовой деятельности.
Иногда в записи закрадываются ошибки. Важно вовремя их обнаружить и исправить так, чтобы не возникло конфликтов с работниками и проблем с проверяющими. Бывает и так, что ранее внесенные записи верны, однако их необходимо изменить, не сделав при этом ошибок, поскольку это может повлечь неприятности не только для работника, но и для работодателя.
Прежде чем приступить к рассмотрению правил внесения корректировок ранее внесенных записей, давайте разберемся с используемой терминологией. Понятия «исправления» и «изменения» подразумевают совершение различных действий в отношении записей:
-
изменения, как, впрочем, и дополнения, подразумевают действия по замене (как правило, с зачеркиванием) или дополнению (как правило, без зачеркивания) ранее внесенных верных записей;
-
исправления же предполагают замену внесенных ранее, но ошибочных, неверных (некорректных) записей.
Далее и будем из этого исходить.
Изменения и исправления в трудовых книжках
Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н 1, подробно описывает, как корректировать личную информацию о работнике на титульном листе трудовой книжки (п. 7 и 8):
- о фамилии, имени, отчестве и дате рождения: для внесения изменения одной чертой зачеркивается прежняя информация и записываются новые данные. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делаются ссылки на документы-основания (паспорт, свидетельство о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и другие с указанием на их номер, дату и орган, выдавший документ). Запись заверяется подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы (при наличии печати);
- о полученном образовании, новой профессии или специальности: прежняя информация дополняется новыми сведениями без зачеркивания ранее внесенных записей.
А вот механизм внесения исправлений в записи разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» в Порядке раскрыт не в полной мере.
Фрагмент документа
Пункт 12 Порядка ведения и хранения трудовых книжек
12. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.
В первом абзаце пункта 12 мы видим запрет на зачеркивание неверных данных. Второй абзац сразу указывает на «такой же порядок» признания недействительными записей. Но какой порядок является «таким» – это неизвестно.
На стадии подготовки проекта Порядка данный пункт был более развернутым, приводились конкретные формулировки записей. Например, в версии проекта от 20.05.2021 2 об исправлении записей говорилось так:
Фрагмент документа
Проект Порядка ведения и хранения трудовых книжек
12. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.
Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» с такого-то числа и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например, «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе».
При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения».
Это была практически дословно переписанная норма из п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 3 (и утратившей силу с 01.09.2021). Однако в итоговой версии Порядка всех этих деталей не оказалось.
Отсутствие готовых формулировок, с одной стороны, создает сложности, с другой – является большим благом. Ведь любая запись об исправлении сейчас является правильной, если соблюдаются основной принцип: неточная, неправильная или иная...
