Корректируем записи в трудовых книжках и сведениях о трудовой деятельности

В процессе работы с сотрудниками происходит множество кадровых событий. Самая важная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже фиксируется:

• в трудовой книжке (если она ведется на работника)
• и в сведениях о трудовой деятельности.

Иногда в записи закрадываются ошибки. Важно вовремя их обнаружить и исправить так, чтобы не возникло конфликтов с работниками и проблем с проверяющими. Бывает и так, что ранее внесенные записи верны, однако их необходимо изменить, не сделав при этом ошибок, поскольку это может повлечь неприятности не только для работника, но и для работодателя.

Прежде чем приступить к рассмотрению правил внесения корректировок ранее внесенных записей, давайте разберемся с используемой терминологией. Понятия «исправления» и «изменения» подразумевают совершение различных действий в отношении записей:

• изменения, как, впрочем, и дополнения, подразумевают действия по замене (как правило, с зачеркиванием) или дополнению (как правило, без зачеркивания) ранее внесенных верных записей;
• исправления же предполагают замену внесенных ранее, но ошибочных, неверных (некорректных) записей.

Далее и будем из этого исходить.

Изменения и исправления в трудовых книжках

Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н¹, подробно описывает, как корректировать личную информацию о работнике на титульном листе трудовой книжки (п. 7 и 8):

• о фамилии, имени, отчестве и дате рождения: для внесения изменения одной чертой зачеркивается прежняя информация и записываются новые данные. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делаются ссылки на документы-основания (паспорт, свидетельство о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и другие с указанием на их номер, дату и орган, выдавший документ). Запись заверяется подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы (при наличии печати);
• о полученном образовании, новой профессии или специальности: прежняя информация дополняется новыми сведениями без зачеркивания ранее внесенных записей.

А вот механизм внесения исправлений в записи разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» в Порядке раскрыт не в полной мере.

В первом абзаце пункта 12 мы видим запрет на зачеркивание неверных данных. Второй абзац сразу указывает на «такой же порядок» признания недействительными записей. Но какой порядок является «таким» – это неизвестно.

На стадии подготовки проекта Порядка данный пункт был более развернутым, приводились конкретные формулировки записей. Например, в версии проекта от 20.05.2021²  об исправлении записей говорилось так:

Это была практически дословно переписанная норма из п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69³ (и утратившей силу с 01.09.2021). Однако в итоговой версии Порядка всех этих деталей не оказалось.

Отсутствие готовых формулировок, с одной стороны, создает сложности, с другой – является большим благом. Ведь любая запись об исправлении сейчас является правильной, если соблюдаются основной принцип: неточная, неправильная или иная признанная недействительной запись признана недействительной без ее зачеркивания. А в остальном у кадровых специалистов полная свобода действий.

Запись о недействительности с внесением верной записи

В записи о недействительности теперь можно со спокойной душой обозначать номер записи знаком №. Раньше кадровики опасались отходить от готовых формулировок и писали словами: «Запись за номером 12 недействительна». Сейчас вполне можно обойтись лаконично: «Запись № 12 недействительна». Допустимо следовать и прежней традиции.

Запись о недействительности и новую правильную запись лучше оформить разными самостоятельными записями, а не единым блоком. Последний способ был обязателен раньше, в период действия Инструкции по заполнению трудовых книжек. Теперь эти записи стоит разделить. Тогда верную запись мы внесем в строгом соответствии с общими нормами (см. Пример 1):

• поставим следующий порядковый номер в графе 1,
• укажем дату кадрового события на привычном месте в графе 2,
• в графу 3 внесем текст записи
• и в графе 4 сделаем ссылку на документ-основание.

При таком оформлении наглядно видно, что 30 мая была замечена и исправлена ошибка в наименовании должности: запись №12 признана недействительной, а затем внесена новая, правильная запись о приеме на работу.

Отмена ошибочно внесенной записи

Иногда в трудовую книжку попадает запись, которой в ней быть не должно. Например, переводился на другую работу Стрельцов, а записали это в трудовую книжку Тельцова. Или действительно переведен Тельцов, но временно, а в трудовой книжке отражаются записи только о постоянных переводах (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 9 Порядка). В обоих случаях необходимо просто отменить (признать недействительной) ошибочно внесенную запись (см. Пример 2).

Необходимо ли указывать документ-основание в графе 4 для отменяющей записи? Ошибочность внесения информации о временном переводе подтвердит издаваемый приказ о переводе, его реквизиты можно отразить в графе 4. А вот приказ о переводе другого сотрудника к нашей трудовой книжке не имеет никакого отношения, поэтому, полагаем, в этой ситуации можно оставить графу 4 пустой.

Исправление записи об увольнении

При исправлении записей об увольнении есть особый момент: записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печати)⁴. Тем самым блок записей фактически «закрывается».

Когда ошибка замечена на полпути (до заверения записей), то исправление будет идти по вышеприведенным схемам.

А вот если уже высохли чернила на оттиске печати, то перед внесением исправлений необходимо заново открыть блок записей: в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указать полное наименование организации и сокращенное (при его наличии).

Некоторые считают излишним вносить заголовок с наименованием работодателя, ведь автора записей можно опознать по подписи ответственного лица и сведениям на оттиске печати. При отсутствии прямого регулирования данного вопроса нельзя с уверенностью утверждать, что это неверный подход. Но вариант с заголовком выглядит надежнее (см. Пример 3).

В Примере 3 исправлена ошибка в формулировке основания увольнения: по соглашению сторон, в то время как трудовые отношения прекратились по желанию работника. Соответственно, после всех корректировок мы заверили этот блок подписью лица, ответственного за трудовые книжки, и печатью.

Ошибка была замечена и исправлена сразу в день увольнения, поэтому дата событий одна и та же – 20.05.2025. Порой ошибки обнаруживаются позже. Например, работник увидел неверное основание увольнения на следующий день и обратился к бывшему работодателю для корректировки. Тогда запись о недействительности предыдущей записи будет датирована 21.05.2025, а при внесении правильной записи мы вновь поставим дату увольнения – 20.05.2025.

Отзыв заявления об увольнении

Еще одна ситуация: работник отзывает заявление об увольнении по собственному желанию в последний момент, а запись в трудовую книжку уже внесена и заверена. Тогда мы по аналогичной схеме открываем блок записей заголовком с наименованием работодателя и делаем запись о недействительности записи об увольнении.

Несостоявшееся увольнение обычно оформляют приказом, которым отменяют изданный ранее приказ об увольнении, при необходимости дают указания внести исправления в документы. Реквизиты данного приказа мы и укажем в графе 4 (см. Пример 4). Далее работодатель продолжит вести трудовую книжку в обычном порядке.

«Принудительные» исправления

Теперь поговорим о «принудительных» исправлениях в трудовых книжках. Перевод или увольнение могут быть признаны незаконными контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом. В зависимости от конкретной ситуации необходимо будет отразить восстановление работника на прежней работе или изменить формулировку причины увольнения (а иногда также и дату увольнения).

Порядок ведения и хранения трудовых книжек распространяет «такой же порядок» признания недействительными записей на все случаи. Поэтому исправление сведений о незаконных переводах и увольнениях мало чем отличается от исправления обычных ошибок. Даже при восстановлении на работе допустимо сделать обыкновенную отменяющую запись, ведь в Порядке нет указания дополнять ее фразой «восстановлен на прежней работе».

Нюанс: работодатель восстанавливает нарушенные права работника не только фактически, он еще и оформляет это документально. Так, при исполнении решения суда о восстановлении работника он, как правило, издает приказ, которым отменяет незаконный приказ (об увольнении или переводе), дает указание предоставить работнику прежнюю работу, выплатить ему присужденные суммы и т. д. Данный приказ и будет являться основанием для внесения отменяющей записи в трудовую книжку (Пример 5).

Итак, имеющиеся пробелы в Порядке ведения и хранения трудовых книжек дают работодателям свободу при исправлении неверных записей. Могут ли работнику навредить «нетрадиционные» детали, такие как знак «№» или отсутствие уточнения о восстановлении на прежней работе? Вряд ли. Во-первых, раз нет четких ориентиров, то нет и нарушения. Во-вторых, современные записи в трудовых книжках носят в основном информационный характер. Страховой стаж для установления страховых пенсий СФР считает прежде всего на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета. Поэтому для работников важнее иметь правильные «персонифицированные» записи и отчисления.

Исправления и отмена записей в электронных трудовых книжках

Работодатели формируют в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (сведения о трудовой деятельности) и представляет ее для хранения в информационных ресурсах Социального фонда России. Это так называемая электронная трудовая книжка. Сведения о трудовой деятельности передаются по форме ЕФС-1, точнее, из формы выбираются отдельные элементы:

• титульный лист;
• подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)» с подразделом 1.1 подраздела 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности».

С 01.04.2024 применяется форма ЕФС-1, утвержденная приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Этим же приказом установлен порядок ее заполнения⁵.

Исправление записи о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» начинается с блока информации о выборе бумажной трудовой книжки или отказе от нее, если соответствующее заявление поступило к работодателю. Если здесь допущена ошибка, то она исправляется следующим образом:

• при указании неверной даты подачи заявления необходимо представить подраздел 1.1 подраздела 1, в котором в соответствующей строке заполняется новая правильная дата подачи заявления;
• чтобы отменить ранее представленные сведения о подаче заявления (например, когда работник такого заявления вовсе не подавал), то в соответствующей строке указывается ранее указанная дата, а в поле «Признак отмены» проставляется знак «X».

Такие правила предусмотрены п. 40 Порядка заполнения ЕФС-1 (см. Пример 6).

Исправление записи о приеме на работу, переводе, увольнении и пр.

Как исправить неверно переданную информацию о приеме на работу, переводе, увольнении и других кадровых событиях? Только через отмену ранее произведенных мероприятий и при необходимости передачу правильных данных:

• если требуется отменить запись в ранее представленных сведениях, то представляется подраздел 1.1 подраздела 1, заполненный в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе 11 «Признак отмены записи» проставляется знак «X»;
• если необходимо заменить запись, то после отменяющей записи мы в следующей строке заполняем скорректированные (исправленные) сведения.

Это закреплено в п. 52 и 53 Порядка заполнения ЕФС-1 (см. Пример 7).

По аналогичной схеме делаются исправления всех других кадровых событий. Не надо придумывать никаких исправительных записей, сомневаться в правильности метода исправления. Красота! Но и здесь есть нюансы, не урегулированные нормативно.

Исправление записи о виде договора

Нынешней формой ЕФС-1 предусмотрена передача очень детализированной информации о трудовой деятельности. В частности, в графе 5 в дополнение к трудовой функции и структурному подразделению необходимо указывать вид договора:

«0» – трудовой договор, заключенный на неопределенный срок;

«0.1» – срочный трудовой договор, заключаемый на срок до 6 месяцев;

«0.2» – срочный трудовой договор, заключаемый на срок более 6 месяцев;

«1» – трудовой договор по совместительству;

«1.1» – трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок до 6 месяцев;

«1.2» – трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок более 6 месяцев.

Если после приема на работу увеличивается срок трудового договора и вследствие этого меняется его вид, то СФР ожидает от работодателей отмены записи о первоначальном приеме на работу и ее представлении с откорректированным видом договора. Отметим, что такой алгоритм отсутствует в Порядке заполнения ЕФС-1, есть лишь разъяснения Фонда на официальном сайте в разделе «Ответы на вопросы по представлению подраздела 1.1 “Сведения о трудовой (иной) деятельности” формы ЕФС-1 в СФР»⁶.

В ситуации, описанной в Примере 8, с работницей на законных основаниях был заключен краткосрочный трудовой договор. Поэтому в первоначальной записи о приеме на работу отражен код «0.1». Позже срок был продлен (например, в связи с ее беременностью) и вышел за пределы 6-месячного периода. Поэтому передаются сведения о трудовой деятельности с корректировкой и правильным кодом «0.2».

Как видите, сведения о трудовой деятельности, передаваемые в рамках формы ЕФС-1, тоже поддаются изменениям. Механизм отмены неверных записей и внесения правильных проще и логичнее, чем при исправлении этой же информации в трудовых книжках.