Выдаем работнику трудовую книжку для назначения пенсии

В период работы трудовые книжки хранятся у работодателя и он вправе выдать их работникам только в 3 случаях:

• при увольнении,
• при переходе работника на сведения о трудовой деятельности в электронном виде и
• для предъявления в Социальный фонд России (СФР) в целях социального обеспечения.

В последнем случае работник получает свою трудовую временно, об этом и рассказываем в статье.

Когда СФР может запросить трудовую книжку

Страховая пенсия по старости назначается при выполнении трех обязательных условий:

• достижение работником определенного возраста;
• наличие у него страхового стажа не менее 15 лет;
• накопление не менее 30 пенсионных баллов.

Чем больше страховой стаж и количество баллов, тем выше пенсия. Поэтому работник заинтересован в том, чтобы СФР знал обо всех местах его работы и учитывал весь страховой стаж, который складывается из страховых периодов (периодов, когда за работника отчислялись страховые взносы на пенсионное обеспечение).

Все страховые периоды должны быть подтверждены. Как правило, подтверждением служит информация о периоде работы в системе индивидуального (персонифицированного) учета (далее – ИПУ). До регистрации в системе ИПУ страховой стаж, если он позже не был отражен в системе учета СФР, можно подтвердить иными документам¹, в частности:

• трудовой книжкой, а также трудовыми договорами, приказами о приеме и увольнении, ведомостями по оплате труда и т. п.;
• договорами гражданско-правового характера (с документами об оплате страховых платежей в ПФР (СФР));
• военными билетами, справками военных комиссариатов, архивных учреждений (подтверждающих периоды прохождения службы);
• справками центров занятости (периоды безработицы) и т. д.

Льготный трудовой стаж за период до регистрации в системе ИПУ можно подтвердить также:

• трудовой книжкой;
• справками и иными документами (выписками из них), выданными работодателями или уполномоченными госорганами;
• водолазными или летными книжками и т.д ².

Обратите внимание: после регистрации работника в системе ИПУ все периоды, засчитываемые в страховой стаж, в том числе льготный, подтверждаются только сведениями в этой системе³.

Система ИПУ заработала в 2002 году, следовательно, если работник начал свою трудовую деятельность после 2002 года, трудовая книжка для назначения пенсии ему вряд ли понадобится. Если же трудовая деятельность началась раньше, Социальный фонд России может запросить у работника трудовую книжку для подтверждения некоторых страховых периодов. Поэтому очень важно, чтобы записи в трудовой книжке, особенно сделанные до 2002 года, были корректными:

• личные данные работника на титульном листе книжки соответствовали паспортным данным;
• на титульном листе и в записях при увольнении проставлены печати работодателя;
• в записях о приеме и увольнении указаны номера и даты приказов;
• наименование организации на печати и в записи о приеме на работу совпадали.

Все несоответствия придется подтверждать дополнительными документами. А если есть расхождение в написании фамилии, имени или отчества с данными паспорта, исправлена дата рождения на титульном листе, то принадлежность трудовой книжки данному работнику устанавливается только в судебном порядке.

Порядок выдачи трудовой книжки для СФР

В настоящее время обращаться за назначением или перерасчетом страховой пенсии должны сами граждане⁴. Работодатель может взять на себя эту функцию, но только в добровольном порядке и с согласия работника⁵.

Поскольку вопросами пенсии теперь занимается сам пенсионер, ему может понадобиться трудовая книжка для подтверждения некоторых страховых периодов. Поэтому ТК РФ в ст. 62 установил обязанность работодателя временно выдавать работникам их трудовые книжки для предъявления в СФР в целях социального обеспечения. Эта же статья устанавливает сроки выдачи и возврата документа (Таблица).

Срок, на который СФР может забрать трудовую книжку у работника, нормативно не установлен. Как правило, оригиналы личных документов специалисты СФР возвращают быстро, делая сканы нужных страниц. Но может случиться, что трудовая по каким-то причинам «зависнет» в фонде, что тоже нужно учитывать при определении срока возврата трудовой книжки работником.

Напомним, трудовую книжку для назначения пенсии работнику можно выдать, если:

• она в принципе работодателем ведется (т. е. хранится в организации, а не выдана работнику на руки в связи с переходом на получение сведений о трудовой деятельности в электронном виде);
• работник письменно обратился с такой просьбой⁶.

Кадровой службе желательно продумать порядок временной передачи работникам трудовых книжек, даже если таких случаев будет немного. Это связано с тем, что кадровик выдает работнику на руки документ, за который сам несет ответственность, а нормативные правовые акты никак такую передачу не регулируют.

Зафиксировать правила выдачи трудовых книжек работникам в целях социального обеспечения можно в Инструкции по кадровому делопроизводству или в ином локальном нормативном акте. Что нужно продумать:

• целесообразно ли разрабатывать бланк заявления;
• способы подачи заявления;
• кому работник подает заявление;
• как определяется крайний срок выдачи книжки работнику, в том числе если заявление получено по почте;
• кто вправе выдать трудовую книжку (только лица, указанные в приказе о назначении ответственных за ведение, учет, выдачу и хранение трудовых книжек);
• в каком документе и каким способом фиксировать выдачу и возврат трудовой;
• порядок направления трудовой по почте, если запрос сделал дистанционный работник;
• каковы действия ответственного за выдачу трудовых книжек, если работник не вернул трудовую вовремя или вообще ее потерял.

Возможный вариант регулирования этого вопроса показан в Примере 1.

Роль заявления работника о выдаче трудовой книжки

Заявление работника – очень важный документ в этой ситуации. Он может аккумулировать всю информацию о действиях с трудовой книжкой. Адресовать заявление необязательно руководителю организации. Если в ЛНА закреплено, что вопросы выдачи трудовых книжек вправе решать руководитель кадровой службы, заявление может быть написано на его имя.

ТК РФ не регулирует содержание заявления, поэтому жестких требований к тексту нет. Однако целесообразно, чтобы в заявлении присутствовала фраза об обязанности работника вернуть трудовую книжку в установленный срок. Так работник точно будет ознакомлен с требованиями закона о сроке возврата документа. В заявлении также можно предусмотреть блок с распиской работника о получении и возврате трудовой. Приведем один из вариантов, как можно зафиксировать факт выдачи книжки (Пример 2).

Поскольку текст заявления стандартен, имеет смысл разработать бланк этого документа. Это облегчит процесс написания заявления, да и работнику кадровой службы будет проще (не нужно диктовать текст или изготавливать образец).

На практике споры вызывает вопрос: обязан ли работник в заявлении указывать причину, по которой он просит выдать ему трудовую книжку? И если причина не указана («для оформления пенсии» или «в целях социального обеспечения»), вправе ли работодатель отказать работнику в просьбе?

Роструд считает, что при подаче заявления о выдаче трудовой книжки работник должен указать цель получения трудовой книжки⁷. Некоторые суды также поддерживают работодателей, которые отказывают в выдаче трудовой, если работник в заявлении не указал цель запроса.

Однако встречаются решения, в которых суд в похожей ситуации встает на сторону работника.

Поскольку четкой и окончательной позиции не выработалось, мы рекомендуем принимать в работу заявления, в которых не указана причина запроса.

Установить, зачем работнику понадобилась трудовая книжка, можно и иным способом, например в устной беседе или в переписке. Да и возраст работника подскажет, пора ли ему оформлять пенсию.

Кстати, бланк заявления с уже заготовленной формулировкой причины запроса поможет избежать неясности в этом вопросе.

Как мы уже упомянули, обратиться за трудовой работники могут:

• на бумаге:
  • как лично (например, отдать заявление в отдел кадров),
  • так и по почте⁸;
• в виде электронного документа, если в организации введен электронный документооборот.

Напомним, что скан бумажного заявления, направленный по электронной почте, в соцсети или в мессенджере, не является электронным документом.

Как не пропустить срок выдачи

Трудовую книжку работнику нужно выдать не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Это значит, что срок начинает идти в день его подачи. То есть первый из 3 рабочих дней – это день получения заявления работодателем. Если оно отправлено по почте, срок отсчитывается со дня получения письма работодателем. Поэтому очень важно фиксировать день получения писем, например в журнале входящих документов.

3 рабочих дня считают по производственному календарю пятидневной рабочей недели, а не по графику работы работника⁹.

То же правило действует и в случае, если заявление пришло перед праздниками с перенесенными выходными днями.

Как фиксировать выдачу и возврат трудовой книжки

Фиксация даты выдачи работнику трудовой книжки и даты ее возврата очень важна для работника, который отвечает за трудовые книжки. Опоздание с выдачей документов даже на один день расценивается судами и ГИТ как административное правонарушение, указанное в ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ¹⁰. А дату возврата трудовой нужно отслеживать, чтобы не потерять документ.

Нормативные правовые акты, в т. ч. Порядок ведения и хранения трудовых книжек¹¹, не регламентируют, в каких документах и каким способом нужно отмечать временную выдачу трудовых книжек. Поэтому любой вариант, в принципе, легитимен, если его закрепить в ЛНА. На практике сложилось 2 способа:

1. Делать отметки о выдаче и возврате трудовой книжки на заявлении работника (как в Примере 1). Такие заявления имеют срок хранения 1 год¹², однако лучше не уничтожать их до увольнения работников, которым выдавались трудовые книжки.

2. Выдавать трудовую под расписку в Книге учета движения трудовых книжек (КУДТК). При возврате трудовую книжку снова регистрировать в КУДТК.

Этот способ всем хорош, кроме одного: запись о трудовой книжке работника переместится вниз и будет не на «своем месте». Ведь, выдавая трудовую при увольнении, мы ищем запись о ней по дате приема на работу. Если зарегистрировать трудовую позже, хронология нарушится и по дате приема книжку найти уже не получится. Как выход: около записи о первоначальной регистрации трудовой книжки делать отметку о новом номере в КУДТК (см. «1» и «2» в Примере 5).

Если работников мало, этот недостаток вообще некритичен.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку

Есть вероятность, что работник потеряет трудовую книжку, пока будет носить ее в СФР и обратно. Что делать в этом случае?

Если вы все сделали правильно, т. е. письменно зафиксировали выдачу трудовой книжки работнику, то специалист кадровой службы ответственности за утерю не несет.

Действия при утере трудовой книжки работником:

• затребовать от работника письменное объяснение по факту невозврата трудовой книжки;
• взять с него заявление о выдаче дубликата (заявление – обязательный документ для оформления дубликата или новой трудовой книжки¹³);
• оформить дубликат в течение 15 рабочих дней и выдать его работнику. Правила оформления дубликата закреплены в п. 28–31 Порядка № 320н. Вместо справок с мест работы для заполнения дубликата можно использовать распечатку СТД-СФР (это официальный электронный документ, подписанный электронной подписью);
• зарегистрировать дубликат книжки в КУДТК под следующим порядковым номером (дата приема будет вне хронологии, как в Примере 5).

Можно ли наказать работника (например, объявить выговор) за утерю трудовой книжки? Некоторые эксперты считают, что нельзя, потому что возврат трудовой книжки не является трудовой обязанностью работника. Не согласимся с такой позицией. Все обязанности работника, закрепленные в ТК РФ, являются трудовыми. А в ст. 62 ТК РФ прямо указано, что работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю после решения вопросов с СФР. Но, несмотря на нарушение трудовой обязанности, применять к работнику дисциплинарное взыскание все же рискованно, потому что установить вину работника в утере трудовой книжки вряд ли получится.

А вот за нарушение срока возврата трудовой книжки объявить замечание в принципе допустимо, если в объяснительной работник признается, что нарушил срок без уважительных причин.