Все о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Любой кадровик знает, что есть учетные книги (журналы), которые вести в отделе кадров надо обязательно. Причем за их отсутствие (или нарушение правил их ведения) и он сам (как ответственное лицо) и организация могут быть оштрафованы. Начиная с этого номера мы публикуем цикл статей, в котором расскажем, какие книги учета и журналы, находящиеся в ведении отдела кадров, должны быть в организации обязательно, а какие рекомендуется иметь для облегчения работы. И начнем с основного «наболевшего» – ​книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Рассмотрим, как ее заполнять и хранить, на какие моменты при внесении записей стоит обратить внимание, как можно ее дополнить и пр. А в следующих номерах разберемся с приходно-расходной книгой по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, журналами регистрации медосмотров и несчастных случаев на производстве.

Какие книги учета и журналы бывают

Работа специалиста по персоналу – это не только общение с людьми, собеседования, организация обучения работников, изучение условий их труда, способов мотивации и адаптации, это и большой объем бумажной (или уже, во многом, электронной) работы. Специалист по персоналу осуществляет ведение канцелярских дел, как называет делопроизводство словарь Ожегова. Более современные официальные правила и инструкции по делопроизводству определяют делопроизводство как деятельность, обеспечивающую создание официальных документов и организацию работы с ними 1. Вот про организацию работы с документами у нас и пойдет речь.

В рамках кадрового делопроизводства мы ежедневно готовим и выпускаем множество документов. Это приказы, договоры, графики, отчеты, инструкции и пр. Сотрудникам отдела приходится работать также с многочисленными ситуациями и фактами, подлежащими документированию (несчастными случаями, командировками, проверками государственных органов). Все это необходимо как-то учитывать, систематизировать, создать и отладить систему, при которой будет исключена возможность утери какой-либо информации или носителя. Кроме того, на хранении в отделе персонала находятся важные документы – трудовые книжки работников, надлежащий учет которых прямо предписан законодательством.

В большинстве случаев учет документации ведется с использованием книг учета (регистрации), в которые в сплошном порядке записываются поступающие на хранение либо созданные документы. В настоящий момент часть этих книг и журналов может быть переведена в электронный формат, те же, в которых требуется проставление подписи работников (как, например, в книге учета движения трудовых книжек), по-прежнему ведутся в бумажном виде с соблюдением установленных к ним требований.

Таблица 1. Обязательные книги учета и журналы в работе кадрового специалиста
Вид документа Ссылка на нормативный правовой акт, предусматривающий обязанность ведения книги (журнала) учета
1 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Пункт 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 2252. Форма утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»3 (приложение № 3)
2 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Пункт 40 Правил. Форма утверждена постановлением Минтруда РФ № 69 (приложение № 2)
3 Журналы:
– регистрации предрейсовых, предсменных медицинских осмотров;
– регистрации послерейсовых, послесменных медицинских осмотров
Пункт 14 Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, утвержденного приказом Минздрава России от 15.12.2014 № 835н
4 Журнал регистрации несчастных случаев на производстве Часть 1 ст. 230.1 ТК РФ. Форма утверждена постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73

Для специалистов по охране труда (либо в отделе кадров, если его сотрудникам делегированы и эти функции) необходимы также журналы регистрации вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте. Их ведение предусмотрено абз. 5 п. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29.

Рекомендованными и / или упомянутыми в том или ином виде в нормативных правовых актах являются журналы, указанные в Таблице 2.

Таблица 2. Рекомендованные и не обязательные журналы
Вид документа Ссылка на нормативный правовой акт, упоминающий возможность ведения книги (журнала) учета
1 Журнал учета проверок Упоминание о его возможном ведении в организациях встречается в ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Типовая форма утверждена приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141 (приложение 4)
2 Журналы
– учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации;
– учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы
С 19.10.2015 данные журналы обязательными не являются, но если ведутся, то допустимо их заполнять по ранее утвержденным формам.
Типовые были утверждены ныне не действующим приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н
3 Журнал ознакомления с локальными нормативными актами В ч. 3 ст. 68 ТК РФ установлена обязанность ознакомить работников с локальными актами, принятыми у работодателя. Обязанности оформлять ознакомление именно в специальных журналах нет, однако на практике данный способ часто используется ввиду его удобства
4 Журнал учета выданных направлений на медицинский осмотр Абзац 13 п. 8 Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н. Напрямую ведение учета путем фиксации выданных направлений в журнале не предписано, но этот способ на данный момент является одним из самых удобных, поэтому используется достаточно часто

Кроме вышеперечисленных, в работе специалиста по персоналу активно используются:

  • журналы учета приказов (реестр приказов по номеру и названию);
  • журналы учета должностных инструкций (используемые также для ознакомления работников с ними);
  • журналы учета трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним.

Крупные отделы персонала ведут также журналы учета входящей и исходящей кадровой корреспонденции (чаще всего в электронном виде либо в специализированных программах автоматизированного документооборота).

В тех случаях, когда бухгалтерия щедро делится своими обязанностями с кадровиками, на них частенько перекладывают функцию по учету и выдаче расчетных листков работникам, получающим заработную плату в безналичной форме. В этом случае им необходимо выдавать расчетные листки и фиксировать факт выдачи, что также может быть сделано в соответствующем журнале учета.

Теперь приступим к более детальному изучению упомянутых журналов и книг. Начнем с книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее.

Мнение эксперта

У кадровых специалистов может возникнуть вопрос, как правильно называть регистрационные формы – книги или журналы? Чтобы ответить на него, следует обратиться к Перечню УД. В статьях которого эти разновидности регистрационных форм, как правило, перечислены через запятую. Например, в статье 258 названы «книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля распорядительных документов по личному составу», а в статье 695 – «книги, журналы, карточки учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений». Таким образом, при регистрации одних и тех же видов документов могут применяться как книги, так и журналы регистрации или учета. Следовательно, эти понятия синонимичны и организация вправе самостоятельно определять ту форму, с помощью которой она будет вести учет документов и событий. Однако следует иметь в виду, если название и форма журнала или книги определены в каком-либо правовом акте, как в случае с книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее, то называть их нужно в точном соответствии с этим правовым актом.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее

Необходимость ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей установлена п. 40 Правил, отказаться от ее ведения работодатель не вправе 4.

Требования к оформлению

Форма книги учета трудовых книжек утверждена приложением № 3 к Постановлению Минтруда РФ № 69. Книга ведется на бумажном носителе, она должна быть:

  • пронумерована,
  • прошнурована,
  • заверена подписью руководителя организации,
  • а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Проставление печати организации на сшивке книги возможно, если такая печать у работодателя имеется 5.

Вопрос о целесообразности скрепления книг именно сургучной печатью или пломбой давно обсуждается в профессиональных кругах. Многие высказывают мнение о нецелесообразности подобных мер при возможности скрепления подписью и печатью на сшивке. В любом случае при нарушении сшивки книги с целью внесения в нее «задним числом» сведений, следы неаккуратного вмешательства останутся даже и при бумажной сшивке.

Против отмены использования сургучной печати в кадровых документах ничего не имеют и госорганы. В проекте Плана проведения оценки фактического воздействия на 2019 год, подготовленном Минэкономразвития России к общественному обсуждению в период с 01.08.2018 по 28.08.2018, было предложено исключить вышеуказанные требования...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Выдаем расчетные листки по правилам

В любой компании, использующей наемный труд, сотрудники получают заработную плату. И каждая такая выплата должна сопровождаться вручением расчетного листка. Нередко этим занимаются кадровики – ​специалисты отдела труда и заработной платы. Расскажем обо всех особенностях оформления и направления данных листков. А также о том, что грозит работодателям, игнорирующим обязанность по их выдаче. Приведем образцы документов (журнал учета выдачи расчетных листков, платежная ведомость) и примеры формулировок локальных нормативных актов (положения об оплате труда), которые вы можете использовать в своей работе.

Проверяем бланки трудовых книжек

Какие существуют бланки трудовых книжек? Куда направить запрос, чтобы уточнить, не подделан ли документ? На что обратить внимание при приеме работника на работу? Кто и как должен приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей в них? Как прописать в ЛНА, что трудовая книжка выдается работнику безвозмездно?

Какие кадровые документы можно перевести в электронную форму

Уже с десяток лет Минтруд России обещает отменить бумажные трудовые книжки и перевести кадровые документы в электронный формат. И, судя по последним инициативам, через пару лет это все-таки свершится. Но уже сейчас работодатели могут некоторые документы перевести «в цифру». Давайте разберемся, какие документы можно перевести в электронную форму и что для этого нужно, а также выясним, какие документы ни в коем случае нельзя вести в электронном виде.

Илона Ульянова: «Отказ от бумажных версий кадровых документов сократил отдел кадрового администрирования»

Менеджер по кадровому консалтингу ООО «ОБИ Франчайзинговый Центр» Илона Ульянова рассказала об опыте компании по внедрению и успешному использованию кадровой документации в электронном виде. В частности, согласования, оформление командировок, составление графиков отпусков, учет рабочего времени, ознакомление с ЛНА и пр.

Тонкости ознакомления с кадровыми документами

Работодатель при приеме сотрудника на работу, еще до заключения трудового договора, должен ознакомить его с основными документами, связанными с его работой. Помимо локальных нормативных актов имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить сотрудников, но уже после заключения трудового договора – в процессе работы в организации. Посмотрим, что это за документы, каким способом можно организовать ознакомление и в какие сроки, а также кто будет нести ответственность в случае несоблюдения этой обязанности.

Фактический допуск к работе: регламентируем процедуру

Процесс фактического допуска к работе на законодательном уровне до сих пор не отрегулирован. В ТК РФ лишь говорится о последствиях такой ситуации: незаконно допущенному к работе лицу оплачивается фактически отработанное время, а неуполномоченный сотрудник, допустивший к работе, несет материальную ответственность перед работодателем. Остается вопрос, каким образом «легально» осуществить фактический допуск физического лица к работе до оформления трудовых отношений. Рассмотрим аспекты процедуры фактического допуска к работе: что собой представляет фактический допуск, кто имеет право его осуществлять, каким образом отразить этот процесс в локальных нормативных актах и в сознании сотрудников, как уполномоченных принимать кадровые ­решения, так и прочих работников.

Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

Новые сроки хранения кадровых документов действуют уже более 9 месяцев. Несмотря на это, вопросов у работодателей по-прежнему много. А разъяснений от Рос­архива до сих пор нет. Проанализируем новые правила и дадим рекомендации о том, что необходимо учесть при составлении номенклатуры дел на 2017 год, а также при закрытии номенклатуры за текущий год.

Проверяем бланки трудовых книжек

Какие существуют бланки трудовых книжек? Куда направить запрос, чтобы уточнить, не подделан ли документ? На что обратить внимание при приеме работника на работу? Кто и как должен приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей в них? Как прописать в ЛНА, что трудовая книжка выдается работнику безвозмездно?