Рассматриваем проблемные вопросы, связанные с трудовыми книжками при приеме на работу. Например, когда у кандидата оказываются на руках две и более трудовые книжки или совсем нет книжки, хотя она должна у него быть; если при приеме на работу сотруднику завели новую трудовую книжку в связи с утерей старой, а спустя месяц он нашел прежнюю. Даем образцы документов, которые понадобятся, чтобы выправить ситуацию: заявлений от работника с информацией, какую из своих нескольких трудовых книжек он просит работодателя вести, какой страховой стаж учитывать и где будет храниться другая трудовая книжка, об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной, о нахождении им трудовой книжки с просьбой принять ее к ведению и хранению, а также приказа о приеме работодателем найденной работником трудовой книжки, фрагмента книги (журнала) по учету движения трудовых книжек с записью о замене сведений о трудовой книжке, уничтожении ранее оформленной новой трудовой книжки.
Раньше главным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника была трудовая книжка. В 2020 году появились сведения о трудовой деятельности – так называемые электронные трудовые книжки. Но массового отказа от бумажных документов не случилось, привычные трудовые книжки остались у многих работников. Поэтому вопросы, с ними связанные, по-прежнему актуальны для кадровиков. В этой статье разбираем два, по которым в адрес редакции журнала пришло уже несколько запросов в рамках сервиса бесплатных ответов на вопросы подписчиков.
У кандидата на руках две и более трудовые книжки
Теоретически у работника может быть только одна трудовая книжка. А на практике встречаются сотрудники с несколькими экземплярами. Одни специально завели дополнительную трудовую книжку, чтобы иметь второе основное место работы. Другие оформили новую трудовую книжку взамен утерянной, а уже потом нашли прежнюю. Причин можно назвать еще много. Что делать работодателю с коллекцией трудовых книжек новичка?
Работодатель может вести только одну трудовую книжку работника. И в ТК РФ, и в Порядке ведения и хранения трудовых книжек 1 (далее – Порядок) этот документ упоминается в единственном числе. Поэтому для учета, хранения и внесения записей работодатель должен принять от работника лишь одну из его трудовых книжек.
Однако у трудовой книжки есть и другое важное назначение – подтверждение страхового стажа. Он требуется, в частности, для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам. СФР считает допустимым учитывать записи о трудовой деятельности для подтверждения страхового стажа из нескольких трудовых книжек 2. Поэтому при подсчете страхового стажа включаем в него сведения и из второй книжки работника. Будьте аккуратны: если периоды работы совпадают по времени, то в стаж учитывается лишь один из них.
Что делать со второй трудовой книжкой после подсчета стажа, СФР не уточняет. Книжку можно оставить на руках у работника. Некоторые работодатели хранят ее у себя вместе с основной, чтобы при необходимости подтвердить правильность исчисления стажа: вдруг работник ее не предоставит вновь.
В любом случае целесообразно получить от работника письменное заявление о том, какую трудовую книжку вести, какой страховой стаж учитывать и где будет храниться вторая трудовая книжка (Пример 1).
Аналогичным образом следует поступать, если у сотрудника окажется более двух трудовых.
Пример 1. Заявление работника о приеме к учету трудовой книжки и страхового стажа (при наличии двух и более трудовых книжек)
Кстати, у работника есть способ собрать в одном документе информацию из всех трудовых книжек. Для этого потребуется обратиться в СФР с заявлением о включении сведений о трудовой деятельности за периоды работы до 01.01.2020 в свой лицевой счет. После проверки они будут внесены в раздел «Сведения о трудовой деятельности» согласно записям, содержащимся в трудовой книжке 3.
Напомним, что сейчас в форме СТД-СФР есть табличная форма со сведениями...
