Top.Mail.Ru

Журнал: Кадровая служба и управление персоналом предприятия

Рубрика: Кадровая служба с нуля

Сверка и отчетность в военкомат

Вести воинский учет должны все организации, независимо от форм собственности. Рассказываем, какие документы регулируют ведение воинского учета, что должен делать работодатель, какие отчеты и в какие сроки сдавать, как проходит сверка с военными комиссариатами, что нужно сделать при первоначальной постановке работников на воинский учет, какая ответственность грозит работодателю за ненадлежащее ведение документации.

Спорные вопросы предоставления отгулов

Одной из гарантий прав работника является предоставление дополнительного времени отдыха, которое принято называть «отгулами». Периодически между работниками и работодателями происходят споры о порядке их предоставления. Чтобы таких споров было меньше, мы собрали разъяснения судов и государственных органов по этому вопросу.

Простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника

Многие компании весной 2022 года столкнулись с неприятной ситуацией, когда из-за международных санкций и невозможности закупки из-за рубежа сырья, комплектующих и пр. для производства они оказались вынуждены приостановить деятельность или сократить объемы производства, реализации и пр. А когда из-за санкций для российских авиакомпаний закрывается небо, это значит, что авиакомпании, аэропорты, все обслуживающие и т. п. компании, ведущие свою деятельность в аэропортах, вынуждены приостановить работу полностью или в соответствующей части. В этом случае работодателям приходится пользоваться нормой об объявлении простоя. Давайте разбираться, на какой срок его можно ввести, в отношении каких работников, как оплатить, какими документами оформить. В статье приведены образцы служебной записки и акта о простое, которые могут быть положены в основание для издания приказа об объявлении простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работников, а также пример оформления самого приказа.

Избран, назначен или принят: выбираем формулировку для кадровых документов

Между кадровиками, юристами и иногда даже руководителями периодически возникает спор – ​какой термин лучше использовать в документах при трудоустройстве лица в качестве руководителя: «избран», «назначен», «утвержден» или «принят»? На самом деле данный спор не имеет смысла, так как в разных нормативных документах это действие называется по-разному. Поэтому допустима ситуация, при которой юрист в корпоративных документах будет использовать термин «избран», а специалист по персоналу в кадровых документах – ​«назначен». Давайте разбираться.

Оформляем акты по правилам ГОСТ

Объясняем особенности оформления актов по требованиям ГОСТ и Методических рекомендаций. В статье дан 21 пример оформления отдельных реквизитов и фрагментов актов для различных ситуаций, а также 3 образца целых актов (один составлен комиссией, другой – ​без образования комиссии в присутствии коллег, а третий – ​представителями разных организаций). Показываем лучшую практику формализации текста акта, которая поможет вам разработать его формы, а также электронные шаблоны актов в информационной системе.

Должность, профессия, специальность: учимся верно указывать в документах

Даже опытные специалисты время от времени могут спутать понятия «должность» и «профессия», «профессия» и «специальность», ошибочно считая, что это одно и то же. Однако данные термины различаются. Разъясним на примерах составления кадровых документов, в каких случаях какие из этих понятий следует использовать.

Выдаем расчетные листки по правилам

В любой компании, использующей наемный труд, сотрудники получают заработную плату. И каждая такая выплата должна сопровождаться вручением расчетного листка. Нередко этим занимаются кадровики – ​специалисты отдела труда и заработной платы. Расскажем обо всех особенностях оформления и направления данных листков. А также о том, что грозит работодателям, игнорирующим обязанность по их выдаче. Приведем образцы документов (журнал учета выдачи расчетных листков, платежная ведомость) и примеры формулировок локальных нормативных актов (положения об оплате труда), которые вы можете использовать в своей работе.

Как утвердить формы первичных учетных документов

Если организация продолжает использовать формы кадровых документов, утвержденные еще Госкомстатом РФ (постановление от 05.01.2004 № 1), без их изменения, то надо ли их утверждать руководителю организации? Если надо, то как максимально просто это можно сделать, чтобы сами формы документов не приводить в качестве приложений к разрабатываемому приказу? Можно ли ввести в действие в своей организации «госкомстатовские» формы сейчас «задним числом», если вовремя к 2013 году это сделано не было? Существует ли разница в процедуре утверждения у коммерческих и бюджетных организаций?

Правила оформления заявления работника

Состав и расположение реквизитов заявлений на практике часто отличается. Мы объяснили, какие вариации уместны, а какие – ​нет. Дали образцы оформления каждого реквизита заявления и целых документов. Рассказали, в каких ситуациях законодательство требует составления заявления работником, на чье имя его писать, кому отдавать, надо ли регистрировать.

11 условий, которые в трудовой договор включать нельзя

Грамотные формулировки в трудовом договоре во многом обезопасят работодателей от претензий инспекторов труда, ведь трудовой договор – ​это первое, что они запросят при плановой и внеплановой проверках. Тщательная проработка текста трудового договора в соответствии с судебной практикой и рекомендациями Минтруда России поможет избежать штрафов.

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Архив статей

Сдаем сведения о застрахованном лице в ФСС РФ по новой форме

ФСС РФ с этого года назначает пособия работающим в проактивном (беззаявительном) порядке. Были утверждены новые формы документов для их выплаты. Организации уже с 31.05.2022 отчитываются по данным формам. Больше всего вопросов у работодателей возникло по сведениям о застрахованном лице. Рассказываем, в каком случае подается такая отчетность и на что обратить внимание при ее представлении, а также приводим образцы заполнения нового документа в зависимости от разных ситуаций, которые встречаются на практике.

Противопожарное обучение по новым правилам

В марте 2022 года вступили в силу новые правила прохождения противопожарного обучения. Мы комментируем все изменения: от обучения руководства и ответственных работников до инструктажей всего остального персонала. И делимся своими выводами. Обращаем внимание, что обучение пожарно-техническому минимуму теперь заменено на обучение по дополнительным профессиональным программам. Рассказываем о важных изменениях в проведении инструктажей. В частности, о том, что инструктаж теперь может провести лицо по гражданско-правовому договору; о допустимости объединения первичных и вводных инструктажей; возможности провести теоретическую часть инструктажа дистанционно; а также об ужесточении административной ответственности. Упоминаем и об уголовной ответственности, которую тоже не стоит сбрасывать со счетов.

Увольнение работников: простой, ликвидация, реорганизация

Не секрет, что работодатели (как иностранные, так и отечественные) уже активно отправляют сотрудников в простой. Многие при этом знают, что закончится он сокращением. Мы проанализировали сложные вопросы увольнения в текущих условиях. Например, можно ли уволить работников в период простоя? или объявить в это время о сокращении? а возможно ввести простой после уведомления о сокращении? законно ли будет увольнение работника в связи с ликвидацией, если решение о ней впоследствии было отменено? является ли реорганизация основанием для увольнения работников?

Год издания и срок хранения документов по личному составу

Закон об архивном деле установил сроки хранения документов по личному составу с учетом хронологического признака. Завершенные делопроизводством до 2003 года документы следует хранить 75 лет, а завершенные после 2003 года – ​50 лет. Как не ошибиться с определением срока документа? Есть ли документы, на которые это правило не распространяется? Что означают «запретные даты»? И какие периоды подпадают под них? За какие годы уничтожать документы не следует? Когда кадровый документ будет считаться завершенным делопроизводством? Дадим ответы на эти и другие практические вопросы.

Бесплатные сервисы проверки соискателей

К подбору персонала в настоящее время нужно подходить внимательно и осознанно. Недостаточно посмотреть резюме и побеседовать с кандидатом, надо его еще и проверить. Когда в компании есть служба безопасности – ​она это сделает за отдел кадров. А если ее нет? Как проверить правдивость информации из резюме соискателя? Мы подготовили обзор публичных и бесплатных интернет-сервисов, благодаря которым можно провести комплексную проверку соискателя буквально за полчаса.

Токсичные работники: типажи и чем опасны

В психологической литературе все чаще можно столкнуться с термином «токсичный человек». Встречаются с ним и кадровые специалисты. Ведь именно они чаще всего на передовой, общаются с разными сотрудниками, причем далеко не всегда в приятных обстоятельствах. Давайте разберемся: кто такие токсичные работники и что такое офисная токсичность? какие токсы представляют наибольшую опасность для трудового процесса? Сможете по характерным признакам сразу распознавать действительно токсичного человека, поймете и причины, почему он таковым является. Пригодится как на работе, так и в обычной жизни.

Ответы на наиболее частые вопросы о внедрении и использовании КЭДО

Сначала пандемия, а затем значительное повышение цен на бумагу из-за международных санкций склоняют все большее число работодателей отказаться от традиционного ведения кадрового учета и перейти на электронный кадровый документооборот (КЭДО). Это стало возможно с ноября 2021 года. КЭДО значительно облегчает работу кадровых служб и отменяет необходимость дублировать документы на бумаге. Однако остается часть работодателей, которые опасаются перехода в «цифру» по разным причинам. Кто-то боится, что с работниками «на земле» будет сложно договориться, возникнут сложности с обучением их работе с электронными документами, другие – ​что нельзя будет вносить правку или составлять документы «задним числом», а кто-то до сих пор не доверяет цифровизации и сомневается в возможности обеспечения долговременного хранения электронных кадровых документов. Мы задали наиболее интересные вопросы, присланные нашими читателями руководителю проекта кадрового электронного документооборота в СберКорус Алексею Сахненко.

Споры, связанные с дистанционной работой

Пандемия и ограничительные меры властей, направленные на противодействие распространению новой коронавирусной инфекции, затронули большинство сфер нашей жизни, в том числе и сферу трудовых отношений. Для многих компаний продолжение рабочего процесса стало возможным только в условиях удаленной работы сотрудников. Из-за сложностей перевода на «удаленку» не все работодатели смогли правильно выстроить рабочий процесс, а в случае отказа работника от нее – оформить факт прогула для последующего увольнения. Анализируем споры, связанные с дистанционной работой, которые рассматриваются в судах, и делаем выводы, на что нужно работодателям обратить особое внимание при увольнении дистанционного работника. Рассматриваем вопросы об уведомлении о переходе на «дистанционку»; невозможности установления дистанционного характера работы; взаимодействии сотрудника с работодателем во время работы вне офиса; а также увольнении сотрудников, трудящихся не в месте расположения работодателя.

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Дополнительное обследование работников: проблемы применения

Ответим на наиболее часто возникающие у работодателей вопросы, связанные с дополнительными обследованиями, на которые зачастую направляют сотрудников врачи во время медосмотров. В частности: может ли работодатель допустить к работе сотрудника, которого врач направил на допобследование? как ускорить процесс прохождения работником допобследования? что делать, если срок действовавшего медицинского заключения истек, а допобследование не завершено (не пройдено)? обязательно ли оплачивать отстранение не прошедшего допобследование сотрудника от работы как простой по независящим от него и работодателя причинам? можно ли привлечь к ответственности сотрудника, который решил потянуть время с допобследованием и «отдохнуть» за счет работодателя? как поступить в ситуации, когда работник вместо допобследования фактически прошел повторный осмотр в другой организации и получил требуемое заключение?

9 изменений, вступающих в силу в начале 2022 года

Выделим основные изменения в трудовом законодательстве в 2022 году, о которых работодателям надо знать и к которым лучше подготовиться. В частности, затронем порядок расчета и уплаты пособий, выдачи больничных, привлечения к административной ответственности за передачу неверных сведений в ФСС РФ, квотирования рабочих мест для инвалидов и охрану труда. Поговорим и о том, какие важные поправки на дату передачи статьи в печать только планируются законодателем.

Как изменилась дистанционная работа с 2021 года

Пандемия и вынужденный массовый перевод сотрудников на «удаленку» выявили значительные пробелы в трудовом законодательстве. Было решено их заполнить, приняв соответствующие изменения в ТК РФ. Правда, в результате спорных и нерешенных вопросов осталось немало. Расскажем, как изменилась дистанционная работа в связи со вступлением в силу с 1 января 2021 года поправок в ТК РФ: в каких случаях можно перевести сотрудника на удаленную работу; всегда ли требуется его согласие; как ознакамливать «дистанционщиков» с документами; когда и какие электронные подписи необходимо использовать; нужно ли обмениваться бумажными документами; чем работодатель должен обеспечить таких работников; какие изменения следует срочно внести в локальные нормативные акты и трудовые договоры с дистанционными сотрудниками; по каким причинам их можно уволить и др. Мы проанализировали все важные положения гл. 49.1 ТК РФ, а также опросили экспертов о том, что станет удобнее для работодателей, где возможны злоупотребления со стороны работников, какие проблемы остались неурегулированы.

Все об уведомлениях работников

По ТК РФ работодателю в конкретных случаях необходимо уведомлять работников в определенный срок. Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации). Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге (11 примеров): дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений. Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя.

Электронный пропускной режим: контроль рабочего времени

Все больше компаний вводят в своем офисе систему контрольно-пропускного режима. Это объясняется рядом причин, причем как внутренних, так и внешних – ​вызванных ужесточением законодательства в части обработки персональных данных, противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем. Некоторые организации в принципе обязаны установить контрольно-пропускной режим. Рассказываем со ссылкой на судебную практику, для чего он нужен, как его ввести, какие документы нужно составить и что в них прописать, чтобы в дальнейшем можно было использовать данные из системы контрольно-пропускного режима и учета рабочего времени в спорах с работниками. Приводим образцы текстов положения о пропускном режиме организации и приказа о его утверждении, а также даем формулировки для ПВТР.

Как перейти на электронные кадровые документы

Кадровые документы теперь можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде. Бумажные экземпляры при этом не нужны. В список исключений попали только несколько документов. Кадровый эксперимент, длившийся в России больше года, завершился 15 ноября. Уже на следующий день Госдума РФ приняла закон с поправками в ТК РФ. Меньше чем за неделю он получил одобрение Совета Федерации РФ и подпись Президента РФ. Основная масса поправок вступила в силу в день опубликования – ​22.11.2021. Теперь участники эксперимента и любые другие организации могут полноценно вести кадровый электронный документооборот (КЭДО). Как начать обмениваться с работниками кадровыми документами в электронном виде и соблюдать требования закона, разбирает Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в .

Какие данные являются персональными: позиция суда

Перечень информации, которая может быть персональной, является открытым. В законе он четко не поименован. Поэтому определять, относятся ли какие-то сведения к персональным данным конкретного лица, необходимо индивидуально. Организации обрабатывают данные не только сотрудников, но и клиентов, партнеров и пр. Когда фото и видео, номер телефона, сетевые идентификаторы, зарплата и условия работы, профессия и образование будут персональными, зависит от ситуации. Мы проанализировали судебную практику, чтобы разобраться в нюансах. Ведь полезно знать не только об ответственности работодателя, но и ситуациях, когда нарушается закон в отношении вас как субъекта персданных, а также сотрудников или клиентов вашей организации, если вы размещаете какую-то информацию в открытом доступе.

Можно ли обязать держать зарплату в тайне?

Имеет ли право работодатель обязать сотрудника не разглашать информацию о своей заработной плате или об оплате труда иных сотрудников? Относится ли эта информация к персональным данным или коммерческой тайне? На всех ли сотрудников можно возложить обязанность по неразглашению? Как правильно прописать это в документах? Какая ответственность может быть предусмотрена за разглашение? Имеет ли право работодатель предоставить информацию о зарплате сотрудника третьим лицам (например, супруге работника)? Ответим на эти вопросы, учитывая требования законодательства и судебную практику, а также дадим свои рекомендации и образцы документов, которые готовы к использованию на практике.

Три дня в офисе, два – дистанционно: допустим ли смешанный способ организации труда?

Вопрос о возможности применения дистанционно-офисного, или, иными словами, комбинированного, способа организации труда назревал уже давно. Многие работодатели размышляли о том, можно ли работникам трудиться, например, 3 дня в офисе, а 2 дня удаленно (дистанционно) или 4 часа в день в офисе, а 4 удаленно и иным подобным образом. Пандемия новой коронавирусной инфекции и связанные с ней ограничительные меры властей увеличили количество работодателей, интересующихся этим вопросом. Выясним, как это регулируется действующим трудовым законодательством, какие планы у Правительства РФ по модернизации существующих норм, что думают о таком спорном вопросе Роструд и Минтруд России. А также расскажем, как снизить риски при переводе сотрудников на смешанный режим работы уже сейчас, пока нововведения в ТК РФ не приняты.

Минтруд и Роструд о графике отпусков

График отпусков – ​это локальный акт работодателя, который определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков на календарный год (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В нем ежегодные оплачиваемые периоды отпусков работников распределяются по месяцам в течение года. Утвердить график отпусков на предстоящий год работодатели обязаны не позднее чем за две недели до его наступления. На 2022 год сделать это необходимо до 17.12.2021. При этом важно учесть официальные разъяснения уполномоченных органов о том, как его составить, утвердить и исполнять. Мы подобрали для вас актуальные письма Минтруда России и Роструда, затрагивающие вопросы обязанностей работодателя по предоставлению отпусков, оформлению графика в первый и последующие годы работы, формы данного документа, нюансы заполнения в сложных ситуациях, внесения изменений. Рассказали про ответственность за нарушения в данной сфере. В статье вы также найдете удобные таблицы с описанием спорных ситуаций и путей их разрешения.

Особенности трудовых отношений с осужденными к исправительным работам

Исправительные работы являются одним из видов наказания за совершение уголовного преступления. Они назначаются на срок от 2 месяцев до 2 лет и за этот период из зарплаты осужденного производятся удержания в доход государства в размере от 5 до 20%. Если у осужденного есть основное место работы, то он отбывает исправительные работы там. Если же его нет, то уголовно-исполнительная инспекция направляет его к работодателю в районе места жительства гражданина. Если ваша организация будет выбрана органом местного самоуправления для отбытия такого наказания, то нужно учитывать некоторую специфику. В частности, что касается отпуска, поощрения, взыскания, увольнения. Расскажем, на что работодателю обратить внимание, чтобы трудовые отношения с осужденным не вылились в проблему. На конкретных примерах покажем, как рассчитать отпуск. Приведем образцы формулировок в трудовой договор, отчетность перед инспекцией, документы об увольнении.