Составление графика отпусков – одно из обязательных дел для кадровой службы в конце каждого года. Лучше начинать готовить его еще осенью – так будет время подумать над оптимальным распределением периодов отдыха, а все ответственные лица в спокойном режиме успеют согласовать этот документ перед утверждением. Кроме того, перед работой над будущим планом отдыха стоит проверить, как же исполняется текущий. Возможно, придется скорректировать неправильно внесенные данные и что-то учесть уже в графике на будущий год. В статье разбираем на примерах, как заполнять график в случаях, если отпуск был перенесен, продлен, заменен денежной компенсацией или работника отозвали из отпуска.
Что ни говори, а большая часть работодателей продолжает использовать унифицированную форму № Т-7 графика отпусков, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 1, хотя прошло уже почти 10 лет с момента, как она стала необязательной 2.
Постановление Госкомстата РФ № 1 предполагает работу с графиком отпусков в течение всего года: в правой части таблицы указывается информация о фактическом времени использования отпусков и отклонениях от графика, если таковые случаются.
Однако ст. 123 ТК РФ закрепляет обязанность только утвердить график отпусков 3, т. е. составить план. О дописывании в него сведений в течение года по факту ухода сотрудников в отпуска в законе не говорится. Но фиксировать эту информацию кадровым службам где-то необходимо, иначе может возникнуть путаница с предоставлением перенесенных отпусков. Если это позволяет делать ваша программа по учету кадров – отлично, но для кого-то привычнее заполнять график отпусков на бумаге 4.
Отпуск по графику и в случае переноса
Когда отпуск предоставлен строго по графику, достаточно внести в графу 7 дату фактического начала отпуска (Пример 1).
Пример 1. Отражение в графике отпусков сведений о предоставленном отпуске
Работница пошла в отпуск в 2022 году по графику на 28 календарных дней с 03.10.2022.
При перенесении отпуска тоже обычно никаких проблем не возникает: для информации об основании перенесения и новой дате отпуска предназначены графы 8 и 9. Когда отпуск наконец-то будет предоставлен, внесите сведения в графу 7 (Пример 2).
Пример 2. Отражение в графике отпусков сведений о перенесении отпуска
Работник должен был уйти в отпуск на 28 календарных дней с 23.05.2022, но заболел накануне. В связи с чем отпуск был перенесен на осень (с 10.10.2022).
