Кого включать в график отпусков?

Общие положения

Отпуск работникам предоставляется в соответствии с утвержденным графиком отпусков. График отпусков утверждается ежегодно с учетом мнения выборного органа первичной профорганизации (при его наличии) и в порядке, как для принятия локальных нормативных актов (ст. 372 ТК РФ). На 2023 год утвердить график отпусков необходимо до 16 декабря 2022 года (поскольку 17 декабря – ​суббота).

Минтруд России в письме от 27.03.2020 № 14-2/В-321 отметил, что в график отпусков необходимо включить всех работников, которые на день утверждения графика состоят с работодателем в трудовых отношениях¹. В частности:

• лица, с которыми будут расторгнуты трудовые договоры в течение рабочего года² ;
• дистанционные работники, выполняющие дистанционную работу на постоянной основе³;
• внутренние и внешние совместители;
• работники, принятые по срочному трудовому договору на срок до 6 месяцев, которым по соглашению сторон оплачиваемый отпуск предоставляется до истечения 6 месяцев непрерывной работы;
• работники, находящиеся в отпусках без сохранения заработной платы и пр.

Есть категории трудящихся, по которым у кадровиков традиционно возникают вопросы применительно к их включению в график отпусков (находящиеся в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком), а есть и такие, по кому серьезно задуматься пришлось именно в этом году (призванные на военную службу по мобилизации). О них далее и пойдет речь.

Декретницы

Работниц, находящихся в отпуске по беременности и родам или планирующих уйти в декрет в следующем году, в график отпусков включить следует⁴. Дело в том, что отпуск по беременности и родам составляет менее календарного года, а значит, у сотрудницы есть право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 255 ТК РФ).

Рекомендуем в графе «Примечание» графика отпусков указать, что сотрудница находится в декретном отпуске (см. «!» в Примере 1), и запланировать ее ежегодный оплачиваемый отпуск на конец календарного года. В соответствии со ст. 260 ТК РФ у работниц-матерей есть гарантия на ежегодный оплачиваемый отпуск по их желанию сразу после окончания отпуска по беременности и родам. В связи с этим в график отпусков придется вносить изменения (как это сделать, см. в Примере 2).

Находящиеся в отпуске по уходу за ребенком

С сотрудниками, находящимися в отпуске по уходу за ребенком, все несколько сложнее (напомним, что в отпуск по уходу за ребенком может уйти не только мать, но и другие члены семьи – ​отец, бабушка, дедушка и пр.). Если работник будет находиться в отпуске по уходу за ребенком неполный календарный год, на который составляется график, то его  нужно включать в график. Здесь также стоит учитывать гарантию, установленную в ст. 260 ТК РФ, о возможности уйти в ежегодный отпуск сразу после окончания отпуска по уходу за ребенком (которая, правда, распространяется только на матерей) (см. Пример 2).

Если работник будет находиться в отпуске по уходу за ребенком полный календарный год, на который составляется график, то включать его в график не нужно. Причина в том, что трудовое законодательство не предусматривает использование 2 и более отпусков одновременно (п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 № 1 «О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних»). Причем это правило действует и в том случае, если сотрудник трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому (ст. 93, 256 ТК РФ).

Однако он может прервать отпуск по уходу за ребенком в любое время. Тогда придется внести изменения в график отпусков. Также следует учитывать преимущественное право на отпуск у работниц-матерей, предусмотренное ст. 260 ТК РФ.

Мобилизованные работники

Но как в таком случае быть с мобилизованными? На наш взгляд, включать их в график отпусков работодатель не должен⁵. Дело в том, что действие трудового договора приостанавливается с сотрудником, призванным на военную службу по мобилизации или заключившим контракт о добровольном содействии Вооруженным Силам РФ, или в период чрезвычайных обстоятельств⁶ (ч. 1 ст. 351.7 ТК).

На время приостановки трудового договора приостанавливается осуществление прав и обязанностей, установленных трудовым законодательством, ЛНА, а также вытекающих из условий коллективного договора, соглашений, трудового договора (ч. 3 ст. 351.7 ТК РФ). Вместе с тем:

• в период приостановки за работником сохраняется место работы (должность) и социально-трудовые гарантии, право на предоставление которых он получил до начала указанного периода (дополнительное страхование, негосударственное пенсионное обеспечение, улучшение социально-бытовых условий работника и членов его семьи) (ч. 4, 6 ст. 351.7 ТК РФ);
• период приостановления засчитывается в трудовой стаж работника, а также в стаж работы по специальности (за исключением случаев досрочного назначения страховой пенсии по старости) (ч. 7 ст. 351.7, ст. 121 ТК РФ).

То есть во время приостановки копится стаж для оплаты больничного, ежегодного отпуска и назначения пенсии (кроме досрочной).

Однако полагаем, что нарушением не будет, если вы включите мобилизованных работников в график отпусков. В таком случае рекомендуем сразу сделать в графе «Примечание» графика отпусков пометку, что работник был мобилизован и трудовой договор с ним приостановлен (с реквизитами соответствующего приказа). После возвращения работника в эту же графу можно будет внести дополнение и указать реквизиты приказа о возобновлении трудового договора (см. Пример 3).

Также учтите, что после возвращения на работу и возобновления трудового договора ранее мобилизованный работник может в течение 6 месяцев взять отпуск в удобное для него время (ч. 9 ст. 351.7 ТК). Причем весь накопленный у него к тому моменту оплачиваемый отпуск!

Указанное справедливо в равной степени и в отношении лиц, заключивших контракт в соответствии с п. 7 ст. 38 Федерального закона от 28.03.1998 № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» или контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы РФ.