ТОП-8 ответов на вопросы о составлении графика отпусков

1. Форма графика отпусков

Большая часть работодателей продолжает использовать унифицированную форму № Т-7, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, потому что она удобна, привычна и встроена в программы для ведения бухгалтерского и кадрового учета.

Использовать можно и собственный, авторский, вариант графика отпусков. Напомним, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица (как правило, это главный бухгалтер), на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Поэтому если ранее руководителем было принято решение о применении «госкомстатовских» форм, то собственная форма графика отпусков будет противоречить учетной политике.

2. Последовательность отпусков в графике

На практике у кадровиков-новичков может возникнуть вопрос: в какой последовательности лучше всего располагать отпуска в графике (по подразделениям, в алфавитном порядке, по дате начала отпуска)?

Напоминаем, что назначение графика отпусков – установить очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Чтобы не нарушить эту очередность, логичнее располагать отпуска в порядке их предоставления, т. е. хронологически.

Группировка по подразделениям удобна для руководителей этих самых подразделений: они видят информацию об отпусках своих сотрудников без участия в процессе посторонних лиц. Алфавитный порядок разве что облегчает поиск информации по отпуску конкретного сотрудника. А вот для последовательного исполнения графика отпусков это только мешает.

Между тем бумажная версия графика отпусков бывает вовсе не востребована в повседневной работе. На практике после утверждения графика все отпуска переносят в программу по учету кадров. «Умная машина» при правильной настройке напомнит о приближающихся отпусках, сформирует отчет по запланированным отпускам с любой группировкой данных (по алфавиту, по подразделениям, по хронологии), напечатает готовое уведомление о дате начала отпуска и т. д. И здесь, как вы понимаете, совершенно неважно, в какой последовательности идут отпуска в оригинальном варианте графика.

Обратите внимание: детали составления графика отпусков могут быть закреплены в одном из локальных нормативных актов работодателя. Например, в Положении об отпусках или Инструкции по кадровому делопроизводству. Если там оговаривается принцип расположения отпусков в графике, то отходить от установленных норм не стоит: работодатель обязан соблюдать свои собственные локальные нормативные акты (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

3. Время начала отпуска: конкретная дата или месяц

В ТК РФ нет никаких конкретных правил для заполнения графика отпусков. Госкомстат России тоже не отвечает напрямую на данный вопрос:

• в указаниях по заполнению унифицированной формы № Т-7 говорится, что он применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам;
• при этом непосредственно в форме графика в названиях граф используется формулировка «дата» (запланированная, фактическая, а при перенесении – дата предполагаемого отпуска).

Нет единства и в разъяснениях официальных органов. Минтруд России полагает, что указания месяца будет достаточно.

Роструд в недавнем письме остался приверженцем более традиционного подхода.

При обозначении в графике лишь месяца будущего отпуска (без точной даты его начала) работодатели действуют по следующей схеме:

1. за месяц-другой перед отпуском решается вопрос о конкретной дате его наступления;
2. выбранная дата указывается в уведомлении, которое вручается работнику под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала (тем самым соблюдается требование ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Другой вариант – заблаговременно издать приказ о предоставлении отпуска и ознакомить с ним работника под личную подпись не позднее двухнедельного срока до его начала;
3. далее отпуск оплачивается в обычном порядке не позднее чем за 3 дня до его начала. Это выполнить легко, т. к. дата отпуска уже всем известна.

В чем выгода такой схемы для работодателя? Конкретная дата отпуска выбирается в непосредственной близости к событию, с учетом производственной необходимости и реального положения дел на этот момент. Иногда возможность отодвинуть отпуск работника даже на пару-тройку дней оказывается очень важной.

Минусов больше:

• появляются новые поводы для разногласий: отпуск должен полностью приходиться на указанный в графике месяц или только дата его начала, придется ли согласовывать конкретную дату отпуска с работником;
• сложнее следить за последовательностью отпусков, их пересечением;
• недовольство работников придется выслушивать весь год (так хоть в декабре поворчали, смирились и ушли строить планы).

Причем недовольства со стороны работников, скорее всего, не избежать, т. к. они не смогут заблаговременно организовать поездки (купить на старте продаж билеты на поезд, самолет, забронировать тур и т. д.), важные мероприятия (кто-то может планировать свадьбу на отпускное время), состыковать отпуск с супругом / супругой и т. д.

Также не забываем,...