Наверняка многие из вас уже проделали основную работу по составлению графиков отпусков. Есть проект будущего графика, завершается его согласование и уточняются детали. Порой в последний момент кадровые специалисты начинают беспокоиться о каких-то мелочах или жизнь подкидывает внештатное ситуации. Посмотрим, какие бывают поводы для сомнений. В частности, разберем вопросы учета в графике отпусков совместителей (в том числе если от них сведения об отпуске по основному месту работы так и не поступили), отражения новых сотрудников, отгулов, указания даты начала отпуска, разделения отпуска на части, учета пожеланий работников, в том числе льготников, последовательности отпусков в графике.
1. Форма графика отпусков
Большая часть работодателей продолжает использовать унифицированную форму № Т-7, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, потому что она удобна, привычна и встроена в программы для ведения бухгалтерского и кадрового учета.
Использовать можно и собственный, авторский, вариант графика отпусков. Напомним, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица (как правило, это главный бухгалтер), на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Поэтому если ранее руководителем было принято решение о применении «госкомстатовских» форм, то собственная форма графика отпусков будет противоречить учетной политике.
2. Последовательность отпусков в графике
На практике у кадровиков-новичков может возникнуть вопрос: в какой последовательности лучше всего располагать отпуска в графике (по подразделениям, в алфавитном порядке, по дате начала отпуска)?
Напоминаем, что назначение графика отпусков – установить очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Чтобы не нарушить эту очередность, логичнее располагать отпуска в порядке их предоставления, т. е. хронологически.
Группировка по подразделениям удобна для руководителей этих самых подразделений: они видят информацию об отпусках своих сотрудников без участия в процессе посторонних лиц. Алфавитный порядок разве что облегчает поиск информации по отпуску конкретного сотрудника. А вот для последовательного исполнения графика отпусков это только мешает.
Между тем бумажная версия графика отпусков бывает вовсе не востребована в повседневной работе. На практике после утверждения графика все отпуска переносят в программу по учету кадров. «Умная машина» при правильной настройке напомнит о приближающихся отпусках, сформирует отчет по запланированным отпускам с любой группировкой данных (по алфавиту, по подразделениям, по хронологии), напечатает готовое уведомление о дате начала отпуска и т. д. И здесь, как вы понимаете, совершенно неважно, в какой последовательности идут отпуска в оригинальном варианте графика.
Обратите внимание: детали составления графика отпусков могут быть закреплены в одном из локальных нормативных актов работодателя. Например, в Положении об отпусках или Инструкции по кадровому делопроизводству. Если там оговаривается принцип расположения отпусков в графике, то отходить от установленных норм не стоит: работодатель обязан соблюдать свои собственные локальные нормативные акты (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
3. Время начала отпуска: конкретная дата или месяц
В ТК РФ нет никаких конкретных правил для заполнения графика отпусков. Госкомстат России тоже не отвечает напрямую на данный вопрос:
- в указаниях по заполнению унифицированной формы № Т-7 говорится, что он применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам;
- при этом непосредственно в форме графика в названиях граф используется формулировка «дата» (запланированная, фактическая, а при перенесении – дата предполагаемого отпуска).
Нет единства и в разъяснениях официальных органов. Минтруд России полагает, что указания месяца будет достаточно.
Фрагмент документа
Письмо Минтруда России от 26.09.2024 № 14-6/ООГ-5659
Кодекс не регламентирует порядок указания времени предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска – с указанием конкретного числа месяца или с указанием лишь месяца предполагаемого отпуска.
Апелляционная коллегия Верховного Суда Российской Федерации в определении от 06.02.2014 № АПЛ13-606 указала, что законодательство не содержит положения об обязательном указании в графике очередных отпусков конкретной календарной даты начала отпуска работника.
Регулирование процесса предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков осуществляет работодатель, который составляет и утверждает график отпусков, своевременно предупреждает работника о времени начала и окончания отпуска.
Роструд в недавнем письме остался приверженцем более традиционного подхода.
Фрагмент документа
Письмо Роструда от 16.08.2024 № ПГ/17241-6-1
Полагаем, понятие «график» отпусков в соответствующем определении подразумевает указание в нем соответствующих периодов отпуска, период же, в свою очередь, подразумевает конкретные даты начала и окончания.
При обозначении в графике лишь месяца будущего отпуска (без точной даты его начала) работодатели действуют по следующей схеме:
- за месяц-другой перед отпуском решается вопрос о конкретной дате его наступления;
- выбранная дата указывается в уведомлении, которое вручается работнику под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала (тем самым соблюдается требование ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Другой вариант – заблаговременно издать приказ о предоставлении отпуска и ознакомить с ним работника под личную подпись не позднее двухнедельного срока до его начала;
- далее отпуск оплачивается в обычном порядке не позднее чем за 3 дня до его начала. Это выполнить легко, т. к. дата отпуска уже всем известна.
В чем выгода такой схемы для работодателя? Конкретная дата отпуска выбирается в непосредственной близости к событию, с учетом производственной необходимости и реального положения дел на этот момент. Иногда возможность отодвинуть отпуск работника даже на пару-тройку дней оказывается очень важной.
Минусов больше:
- появляются новые поводы для разногласий: отпуск должен полностью приходиться на указанный в графике месяц или только дата его начала, придется ли согласовывать конкретную дату отпуска с работником;
- сложнее следить за последовательностью отпусков, их пересечением;
- недовольство работников придется выслушивать весь год (так хоть в декабре поворчали, смирились и ушли строить планы).
Причем недовольства со стороны работников, скорее всего, не избежать, т. к. они не смогут заблаговременно организовать поездки (купить на старте продаж билеты на поезд, самолет, забронировать тур и т. д.), важные мероприятия (кто-то может планировать свадьбу на отпускное время), состыковать отпуск с супругом / супругой и т....
