Пять ответов на вопросы по графику отпусков

Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» № 11 / 2023

Татьяна Тамочкина

специалист по кадровому делопроизводству

Наступил ноябрь, работа над новым графиком отпусков в самом разгаре. Он хоть и утверждается руководителем организации (или его приказом), но составителем, как правило, выступает кадровик. Соблюдение норм трудового законодательства при планировании отпусков – это зона ответственности кадровика. Порою она бывает очень ощутима. Мы отобрали 5 наиболее часто встречающихся у наших читателей-кадровиков вопросов, касающихся графиков отпусков, и подготовили ответы них. В частности, необходимо ли включать в график на следующий год ранее перенесенные части отпуска; обязан ли работодатель учитывать пожелания работников по времени отпуска; должен ли он перед составлением графика разъяснять работникам-льготникам их право выбирать удобное время отдыха; надо ли планировать отпуска декретниц и работников в отпусках по уходу за ребенком в графике и если да, то как это осуществить; можно ли включать в график отпуска за рамками рабочего года (спойлер: нельзя, это будет нарушением трудового законодательства, но есть варианты, как попытаться соблюсти баланс интересов работодателя и сотрудников).

Вопрос в тему

Необходимо ли включать в график отпусков на будущий год отпуска (части отпусков), перенесенные с текущего года?

Да, перенесенные отпуска следует отразить в графике отпусков. График определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в наступающем календарном году. Статья 123 ТК РФ не делает никаких уточнений о том, что в графике должны фигурировать только новые отпуска. Речь о ежегодных оплачиваемых отпусках в целом.

При перенесении отпуск (или его часть) не теряет своего статуса: он по-прежнему остается ежегодным оплачиваемым отпуском. Поэтому в графике планируются все ежегодные оплачиваемые отпуска, которые будут предоставлены (точнее, предполагается предоставить) работникам, в том числе перенесенные с текущего календарного года.

Некоторые работодатели считают это излишним, ведь при перенесении уже оформлялись документы. Новые даты отпусков могли быть зафиксированы в письменных заявлениях работников с резолюцией директора или в предложениях работодателя с собственноручными записями работников о согласии и желаемой дате использования отпускных дней. Это все, конечно, хорошо. Только не включая эти отпуска в новый график (если их даты выпали на будущий календарный год), работодатель фактически демонстрирует: «Я не намерен соблюдать договоренности». Именно так могут расценить поведение работодателя сотрудники, не увидевшие остатки своих отпусков в утвержденном графике, и инспекторы ГИТ, если кто-то из работников пожалуется.

Да и с практической точки зрения неучет в графике долгов по отпускам неудобен:

во-первых, есть риск забыть про отпуск или спохватиться слишком поздно. Соответственно, можно не успеть вовремя уведомить работника о приближающемся отпуске и выплатить отпускные. Это уже нарушения ч. 3 ст. 123 и ч. 9 ст. 136 ТК РФ. Вдобавок работник получит право вновь перенести этот отпуск;
во-вторых, из такого «половинчатого» графика не видна полная картина всех отпусков сотрудников и в дальнейшем могут возникнуть «накладки». Как в ситуации из Примера 1.

Пример 1

Начальник цеха со спокойной душой согласовывает сварщику Ежову длительный отпуск за свой счет, потому что в ближайшее время все остальные его коллеги должны быть на местах (перед этим он специально изучил выписку из графика отпусков). А на следующий день отдел кадров внезапно сообщает про отпуск сварщика Зайцева, который в графике не упомянут и был перенесен с прошлого года.

На практике также может возникнуть вопрос: как быть, если отпуска полностью или частично переносились, но с датами будущих отпусков определенности нет? В таком случае стоит решить этот вопрос на этапе составления графика.

Напомним, в каком порядке устанавливается новая дата отпуска (см. Таблицу).

Таблица. Причина переноса отпуска и определение нового срока

Причина перенесения отпуска	Как определяется новый срок	Норма
Временная нетрудоспособность работника, исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы, а также в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, ЛНА	с учетом пожеланий работника	часть 1 ст. 124 ТК РФ
По письменному заявлению работника при несвоевременной оплате или предупреждении о начале отпуска	согласовывается с работником	часть 2 ст. 124 ТК РФ
Исключительные случаи, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (ИП), с согласия работника	порядок определения нового срока не определен, но есть условие: отпуск должен быть использован не...

Пять ответов на вопросы по графику отпусков

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Рекомендовано для вас

Как предоставлять отпуск работникам, которые не согласны с его делением, предусмотренном в графике отпусков?

Заполняем табель учета рабочего времени в сложных ситуациях

Отпуск при увольнении или компенсация за него

Можно ли сохранить стаж для отпуска с замдиректорами, с которыми перезаключаются срочные трудовые договоры?

Как предоставлять отпуск работникам, которые не согласны с его делением, предусмотренном в графике отпусков?

Отпуск при увольнении или компенсация за него

Минтруд и Роструд о графике отпусков

Досрочный выход из декрета: оформление документов и последствия