Перенос и отзыв из отпуска

Каждый год в декабре утверждается график отпусков. Несмотря на то, что он обязателен и ему должны следовать и работник, и работодатель, на практике нередко возникают ситуации, когда приходится его нарушать. Например, в случае болезни сотрудника или если ушедший в отпуск работник может срочно понадобиться в офисе и приходится отозвать его. Каковы ограничения при отзыве из отпуска? По каким основаниям возможен перенос ранее запланированного отпуска, кто ­может быть инициатором? Какие документы ­нужно ­будет оформить?

Перенос отпуска

В некоторых случаях работодатель обязан удовлетворить просьбу сотрудника о переносе отпуска, в иных – лишь может пойти ему навстречу.

Начнем со случаев, когда работодатель должен перенести отпуск. Они перечислены в ст. 124 ТК РФ и условно подразделяются на 2 группы:

• по независящим от компании причинам;
• по решению работодателя или из-за его неправомерных действий.

Для удобства все основания переноса отпуска представим в Таблице.

Рассмотрим их подробнее, сохранив нумерацию, предложенную в Таблице.

Перенос по независящим от работодателя причинам

Работодатель обязан перенести отпуск (или его часть) на другой срок в следующих случаях:

1. Работник во время ежегодного оплачиваемого отпуска заболел (абз. 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ). Основанием для переноса отпуска в этом случае будет надлежащим образом оформленный листок временной нетрудоспособности (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № ­255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной ­нетрудоспособности и в связи с материнством»).

Если работник хочет отпуск продлить, то делается это автоматически, заявление писать нет необходимости (п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Если же отпуск переносится на другой срок, то сотруднику нужно написать заявление, в котором следует указать, на какие дни он хочет ­перенести оставшиеся дни отпуска (Пример 1).

2. Сотрудник во время отпуска был призван к исполнению государственных обязанностей, для которых трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы (абз. 3 ч. 1 ст. 124 ТК РФ). К таким обязанностям (ч. 1 ст. 170 ТК РФ) относятся:

• участие в судебном заседании в качестве присяжного заседателя (ст. 10, ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 20.08.2004 № 113-ФЗ «О присяжных заседателях федеральных судов общей юрисдикции в Российской ­Федерации»);
• участие в судебном заседании в качестве свидетеля, эксперта, переводчика (ст. 113 Гражданского процессуального кодекса РФ);
• вызов на допрос в органы дознания, следствия, прокуратуру, суд в качестве свидетеля, потерпевшего, законного представителя или ­понятого (ч. 4 ст. 60, ч. 3 ст. 188 Уголовно-процессуального кодекса РФ);
• прохождение военных сборов, медицинского освидетельствования для решения вопросов о постановке на воинский учет и пр. (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).

К заявлению о переносе отпуска сотруднику следует приложить официальный документ, подтверждающий исполнение государственных обязанностей, например, повестку или справку, выданную соответствующим государственным органом (прокуратурой, судом, военкоматом и пр.).

3. Иные случаи, предусмотренные трудовым законодательством, локальными нормативными актами (абз. 4 ч. 1 ст. 124 ТК РФ). Сюда относятся, например, ситуации совпадения сроков учебного отпуска с ежегодным оплачиваемым отпуском (см. ч. 1 ст. 174, ч. 2 ст. 177 ТК РФ). Работник должен написать заявление с просьбой предоставить ему учебный отпуск. В нем же следует попросить продлить ежегодный отпуск или перенести его (с указанием дат). К заявлению необходимо приложить справку-вызов из образовательной организации.

В качестве примера иного случая, предусмотренного трудовым законодательством, можно назвать предоставление отпуска без сохранения заработной платы работнику в случае рождения ребенка, регистрации брака или смерти близких родственников (абз. 5 ч. 2 ст. 128 ТК РФ). Работодатель обязан предоставить отпуск продолжительностью до 5 дней. Поэтому основной отпуск должен быть либо продлен, либо перенесен на количество дней, предоставляемых без оплаты.

Кроме того, ЛНА могут быть установлены дополнительные основания для переноса (продления) отпуска. Так, Роструд в письме от 01.06.2012 № ПГ/4629-6-1 указал, что болезнь члена семьи может быть предусмотрена в локальном нормативном акте, принятом работодателем в установленном порядке, в качестве основания для продления (переноса) ежегодного оплачиваемого отпуска. В некоторых компаниях к таким основаниям относятся брак детей или родителей ­сотрудника ­сроком до 3-х дней, День знаний – 1 сентября и др.

Перенос отпуска по инициативе работодателя или по его вине

Теперь перечислим причины, когда отпуск переносится по вине работодателя.

4. Работодатель не перечислил отпускнику оплату за время отпуска своевременно. Напомним, что согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ сделать это ­следует не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

5. Сотрудник был предупрежден о времени начала отпуска менее чем за 2 недели до его начала (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

В обоих указанных случаях отпуск следует перенести, только если работник об этом попросит в соответствующем заявлении. Если такой просьбы от него не поступает, то делать работодателю ничего не ­нужно.

6. Исключительные случаи, когда предоставление отпуска работнику в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. По этой причине отпуск может быть перенесен на следующий рабочий год¹. Однако здесь есть ограничения:

• работодателю необходимо получить на это согласие работника (либо в виде заявления, либо надписи на документе, который обосновывает перенос отпуска);
• отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
• запрещено непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2 лет подряд, а также работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Перенос отпуска по заявлению работника

Ну и наконец, инициатором переноса отпуска может выступить работник (см. столбец 7 Таблицы). В этой ситуации работодатель не обязан отпуск переносить, но имеет право согласиться с сотрудником. Некоторые эксперты полагают, что для перенесения отпуска по заявлению работника необходимо предусмотреть соответствующее основание в локальном нормативном акте (см. столбец 3 Таблицы и абз. 4 ч. 1 ст. 124 ТК РФ). Ссылаются они на то, что перенесение отпуска только при наличии соглашения ­сторон, не обусловленного иными причинами, ТК РФ не предусматривает.

На наш взгляд, требование это чрезмерно. Не стоит забывать, что в соответствии с ч. 1 ст. 15 ТК РФ трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем. Поэтому если сотрудник в заявлении просит о переносе отпуска, а работодатель не против его перенести, то этого будет достаточно как раз на основании абз. 4 ч. 1 ст. 124 ТК РФ (Пример 2).

Оформление документов

После получения заявления работника о переносе отпуска работодатель должен согласовать новые даты. На практике возможна ситуация, когда отсутствие сотрудника в выбранные им сроки неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации, поэтому, несмотря на то, что работодатель обязан отпуск перенести с учетом пожеланий работника, окончательное определение дат остается все-таки за работодателем. Его решение отражается на заявлении в резолюции руководителя (отмечено цифрой 1 в Примере 2). Мнение непосредственного руководителя может быть ­отражено в визе согласования ниже подписи работника (цифра 2 там же).

Затем издается приказ о переносе отпуска (Пример 4).

Если инициатор переноса – организация (когда отпуск может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе ее работы), то основанием для издания приказа будет докладная / служебная записка о необходимости такого переноса и согласие работника (в виде визы на записке либо ­отдельного заявления – см. отметку с цифрой 1 в Примере 3).

Обратите внимание: если ранее был издан приказ о предоставлении работнику отпуска, он должен быть отменен. Затем нужно внести изменения:

• в график отпусков (вносится новая дата предполагаемого отпуска; основание – документ, который изменил дату отпуска; в последней графе можно разъяснить причину переноса, скажем, в связи с временной нетрудоспособностью в период отпуска (см. отметку 1 в Примере 5) либо в связи с производственной необходимостью (отметка 2 там же));
• личную карточку работника (только в том случае, если запись о ежегодном оплачиваемом отпуске уже произведена). Этот документ ­обычно заполняется бухгалтером или кадровиком.

Табель учета рабочего времени всегда заполняется по фактическим обстоятельствам, поэтому исправления сведений не требует. Дни отпуска в нем отмечаются буквенным обозначением «ОТ».

Отзыв из отпуска

Трудовое законодательство допускает отзыв работников из отпуска (ст. 125 ТК РФ). Закон не ограничивает работодателя в праве на отзыв из отпуска, перечень обстоятельств не установлен, поэтому он сам определяет, когда это необходимо. Однако у данной ­процедуры все-таки есть несколько ограничений. Рассмотрим их.

Согласие работника

Работодатель может отозвать работника из отпуска только с его согласия (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Если последний против, то отказ от выполнения распоряжения работодателя о выходе на работу до окончания отпуска (независимо от причины) нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины. Об этом сказано в п. 37 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами ­Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»².

А это значит, что уволить за прогул работника, не вышедшего досрочно по требованию организации на работу из отпуска, невозможно. Если же работодатель это сделает, то суд признает увольнение незаконным, восстановит сотрудника на работе и обяжет работодателя выплатить средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда (см., например, апелляционное определение Московского городского суда от 16.09.2013 по делу № 11-26575/2013).

Новые даты отпуска не зависят от работодателя

Неиспользованная в связи с отзывом часть отпуска не «сгорает» и должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Другими словами: работодатель обязан предоставить неотгулянную из-за отзыва часть отпуска по желанию ­работника в выбранное им время, независимо от своего согласия / ­несогласия.

Нередко работодатели сталкиваются с ситуацией, когда работник после отзыва из отпуска пишет заявление и, не дожидаясь приказа об отпуске, не выходит на работу. И тут возникает вопрос, можно ли уволить его за прогул в данной ситуации? Действительно, ТК РФ предусматривает расторжение трудового договора по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в том числе за самовольное использование дней отгулов, а также за ­самовольный уход в отпуск (основной, дополнительный).

Однако, как отметил суд в подп. «д» п. 39 Постановления Пленума ВС РФ № 2, прогулом не является использование работником дней отдыха, если работодатель в нарушение предусмотренной законом обязанности отказал в их предоставлении и время использования работником таких дней не зависело от усмотрения работодателя. К таким случаям можно отнести как раз и рассматриваемую ситуацию. Поэтому уволить сотрудника, который написал заявление на предоставление не отгулянных вовремя дней отпуска, нельзя. Суд его восстановит (см. апелляционное определение ­Саратовского областного суда от 26.07.2012 по делу № 33-4222/2012).

Минимум должен быть соблюден

Отозвать работника из отпуска можно, только если это не приведет к тому, что каждая часть реально отгулянного отпуска составит менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ), ведь хотя бы одна из них должна быть 14 или более календарных дней. Рассмотрим это на Примере 6.

В случае обнаружения подобного нарушения работодатель может быть привлечен к ответственности по ч. 1 и 4 ст. 5.27 КоАП РФ³.

Запрет на отзыв

В ч. 3 ст. 125 ТК РФ перечислены категории работников, которых запрещено отзывать из отпуска. В частности:

• несовершеннолетних сотрудников в возрасте до 18 лет,
• беременных женщин;
• работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Оформляем документы

Процедура отзыва работника из отпуска, как правило, начинается со служебной / докладной записки. Чаще всего непосредственный начальник отпускника пишет служебную записку на имя руководителя организации, в которой говорит о необходимости отзыва из отпуска ­конкретного работника и поясняет причину (как это сделано в Примере 7).

Как мы уже говорили выше: согласие работника на отзыв из отпуска является обязательным условием. Чтобы не возникало спорных вопросов, такое согласие должно быть оформлено в письменном виде. На практике работодатели иногда отправляют сотруднику, которого планируют вызвать из отпуска, письменное уведомление, но обычно звонят и озвучивают просьбу. После того как сотрудник выйдет на работу, с него ­обязательно надо затребовать письменное согласие.

Чаще всего, работодатель:

• либо просит сотрудника написать отдельное заявление на отзыв из отпуска (Пример 8),
• либо ознакамливает со служебной запиской об отзыве из отпуска, где работник подтверждает свое согласие (в Примере 7 такое согласие ­отмечено «!»).

Кстати, в заявлении сотрудник сразу может указать даты, на которые переносится часть его отпуска (см. «!» в Примере 8).

На основании письменного заявления работника (или его согласия в служебной записке / уведомлении) работодатель издает приказ об отзыве работника из отпуска (Пример 9). Обратите внимание: если работник не определил в письменном виде новые даты для неиспользованной части отпуска, то в приказе можно указать стандартную формулировку из ТК РФ о том, что «по выбору работника оставшаяся часть отпуска будет предоставлена в удобное для него время в текущем рабочем году или присоединена к отпуску за следующий рабочий год на основании его письменного заявления».

На основании изданного приказа следует внести изменения в график отпусков и личную карточку работника. В личной карточке рекомендуется проставлять дату начала отпуска на основании приказа, а дату окончания по факту – уже после возвращения работника из отпуска. Это делать желательно как раз в случае вызова сотрудника из отпуска, поэтому дата окончания будет проставлена фактическая, а не планируемая по приказу. Если же дата окончания была внесена ранее, то в личную карточку следует внести информацию о том, что работник был из отпуска отозван, и количество используемых дней со ссылкой на распорядительный документ (в Примере 10 за образец взята унифицированная форма № Т-2 личной карточки, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Табель рабочего времени заполняется по фактическим обстоятельствам. Для обозначения дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска используется «ОТ» или «09». Дни, в которые работник был отозван из отпуска и находился на рабочем месте, указываются как «Я» или «01» (Пример 11, в котором используется унифицированная форма № Т-13, утвержденная Госкомстатом⁴).

Кроме того, как видно из приказа, бухгалтерии нужно будет произвести перерасчет отпускных исходя из фактического количества дней ­использованной части отпуска.

В заключение отметим, что встречается и обратная ситуация, когда работник «сам себя отзывает» из отпуска, выходя на работу во время законно оформленного отпуска без согласования с работодателем. Законом такой вид отзыва не предусмотрен, поэтому если работодатель против самовольного прерывания отпуска, он должен письменно предупредить работника о том, что тот нарушает утвержденный в компании график отпусков и его нахождение на рабочем месте в период отпуска оплачено не будет, а сам отпуск будет считаться использованным. Более того, работодатель имеет полное право на этом основании не допустить работника к работе.