Аудит трудовых книжек: титульный лист и сведения о работе

При оформлении пенсии трудовой книжке работника, стаж работы которого относится к периодам до 2002 года, ПФР уделяет повышенное внимание. Проблемой могут стать записи в трудовой книжке, произведенные с нарушением инструкции по их заполнению; отсутствие номеров или дат приказов о приеме и увольнении, записей о переименовании организаций; незаверенные исправления, подчистки; плохо читаемые, размытые печати и их отсутствие. На все это кадровику следует обратить пристальное внимание, особенно если в ближайшее время сотрудник отправляется на пенсию. В продолжение темы проверки трудовой книжки изучим, можно ли вносить исправления на титульном листе трудовой книжки, как исправлять описки и ошибки в паспортных данных работника, периодах работы и записях о приеме и увольнении, печатях, а также что делать с трудовыми книжками иностранных граждан и какие сведения проверить при определения права на досрочное назначение пенсии.

Продолжаем тему аудита трудовых книжек. На этот раз проверим порядок заполнения титульного листа трудовой книжки, правильность указания периодов работы, проставления оттисков печатей с наименованиями организаций-работодателей, а также внесения сведений, необходимых для назначения досрочной трудовой пенсии.

Проверка титульного листа трудовой книжки

Ни ТК РФ, ни постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (далее – Постановление Правительства РФ № 225, Правила)), ни постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Инструкция) не оговаривается, как можно исправить ошибки на титульном листе трудовой книжки.

Таким образом, неверные записи в подобных случаях не подлежат исправлению, и трудовая книжка должна быть признана недействительной. Поэтому очень важно своевременно проверить соответствие записей на титульном листе трудовой книжки паспортным данным работника, наличие на титульном листе оттиска печати организации и подписи ответственного лица, чтобы избежать негативных последствий при оформлении работниками трудовой пенсии.

Паспортные данные работника в трудовой книжке

Предположим, при проверке титульного листа трудовой книжки выявлено несоответствие даты рождения работника данным паспорта. Некоторые эксперты настаивают, что исправление таких ошибок невозможно, и рекомендуют оформлять дубликат трудовой книжки. Другие советуют в таком случае поступать аналогично ситуации, когда требуется внесение изменений, – зачеркнуть одной чертой неверную запись и внести рядом верную со ссылкой на соответствующий документ на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверенную подписью ответственного лица и печатью работодателя.

К сведению

Трудовая книжка не предусматривает наличия фотографии гражданина на титульном листе, поэтому личные данные должны быть указаны в точном соответствии с данными паспорта для признания принадлежности трудовой книжки определенному гражданину, иначе при назначении пенсии ему придется подтверждать этот факт (п. 44 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 № 555).

Разберемся в ситуации. Поскольку дата рождения не может измениться, а в ее написании изначально допущена ошибка, исправить ее на основании одного документа, подтверждающего личность, нельзя, т.к. речь идет не об изменении записи, а об исправлении ошибки.

Обратимся к норме п. 27 Правил. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как видим, указаний о том, о каких именно неправильных или неточных записях идет речь, нет.

Вместе с тем изменение записи о дате рождения допускается п. 26 Правил, хотя не совсем понятно, какая причина изменения подразумевается в данном случае.

Делаем вывод: исправить запись о дате рождения (так же как и о фамилии, имени, отчестве) мы можем аналогично процедуре изменения записей, указанной в п. 2.3 Инструкции. Одной чертой зачеркиваются прежние фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). Этой же позиции придерживается Роструд в письме от 28.08.2008 № 1942-6-1.

При выявлении ошибки внести правки на основании одного паспорта нельзя. Для ее исправления работника следует направить к работодателю, который изначально оформлял трудовую книжку и вносил сведения на титульный лист, или внести соответствующую запись самим на основании официального письма первого работодателя, подтверждающего, что на титульном листе допущена ошибка (Пример 1).

В случае, когда первый работодатель переименован, дополнительно необходимо затребовать историческую справку, подтверждающую факт переименования. Если первый работодатель ликвидирован, то работнику придется решать вопрос о принадлежности трудовой книжки в судебном порядке или оформить дубликат на основании подтвержденных сведений о стаже у других работодателей.

Проще обстоит ситуация, когда трудовая книжка оформлена на текущем месте работы. Этот бланк трудовой книжки признается испорченным и уничтожается на основании акта, а работнику оформляется новый бланк. Стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Пример 1. Исправление записи о дате рождения на титульном листе на основании паспорта и официального документа работодателя, допустившего ошибку

Обратите внимание: если данные в трудовой книжке не совпадают с данными паспорта даже в одной букве, при оформлении трудовой пенсии это может вызвать сомнение в принадлежности трудовой книжки фактическому владельцу. Дата рождения при заполнении трудовой книжки или вкладыша образца 2003 года должна быть указана арабскими цифрами полностью, например, 15.08.1977.

Сведения об образовании и профессии и/или специальности

Иначе обстоит дело со сведениями об образовании и профессии и/или специальности. На основании п. 2.4. Инструкции изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже есть) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей. Изменения (дополнения) вносятся только на основании надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения, аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Ссылка на документ, на основании которого внесена запись об образовании на развороте обложки трудовой книжки, законодательством не предусмотрена.

Обратите внимание: с вступлением в силу Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» 01.09.2013 произошли изменения в системе начального и среднего профессионального образования, в результате чего упразднилось понятие начального профессионального образования. Высшее профессиональное образование поменяло свое название на «высшее образование» и теперь включает в себя бакалавриат, специалитет, магистратуру, подготовку кадров высшей квалификации.

Соответственно, с точки зрения отражения в кадровом учете, официальный статус данных категорий изменился с 01.09.2013. Следовательно, уровни образования в трудовую книжку теперь необходимо вписывать в соответствии с новыми названиями на основании дипломов, полученных после вступления закона в силу. Обязательно указание на то, какой уровень высшего образования присвоен работнику, – бакалавр, магистр, специалист, если, конечно, данное деление отражено в дипломе.

Если диплом получен до 01.09.2013, то в трудовую книжку надо вносить название с такой формулировкой, с какой оно имело место до вступления в силу нового закона. Например, так же, как раньше, пишем «начальное профессиональное», а вот вместо «высшее профессиональное» и раньше многие писали просто «высшее», хотя требовалось писать полностью. Но это в данном случае не критично.

Даты, подписи, печати

На титульном листе на основании п. 2.2 Инструкции также обязательны: дата заполнения трудовой книжки; подпись работника, которой он заверяет правильность внесенных сведений; подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек;...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Формируем, храним и уничтожаем локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты (ЛНА) есть в каждой организации. Поэтому так важно их правильно хранить и формировать в дела в разных подразделениях. Расскажем, как это сделать в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА.

Новые правила ведения трудовых книжек

С сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Значительных изменений не последует, фактически в документ вошли нормы действующей инструкции по заполнению трудовых книжек и правил их ведения. Ряд требований исключен, например больше не придется просить работника заверить все записи в трудовой книжке при его увольнении или опломбировывать и скреплять сургучной печатью журналы (книги) по учету бланков и движения трудовых книжек. Сами записи в трудовую книжку актуализированы, например, об образовании, увольнении, дистанционной работе. А также утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее. Рассказываем про все важные нововведения, о которых должен знать кадровик, приводим мнения экспертов в области трудового права, кадрового делопроизводства и хранения документов.

Учимся использовать режим «Рецензирование» в MS Word

Сотрудникам отдела кадров часто приходится разрабатывать и согласовывать проекты кадровых документов. В MS Word для этого есть удобный режим «Рецензирование», который автоматически фиксирует каждую правку (вставку, удаление, перемещение и форматирование текста). К тому же группа лиц, работающая над документом, может оставлять комментарии-примечания. Показываем, как управлять отображением правок, чтобы можно было посмотреть исходный документ, его же со всеми исправлениями, итоговый измененный документ и его же с исправлениями. Также разъясняем, где посмотреть автора изменений, как распечатать исходный и окончательный варианты текста. Научим защищать документ от редактирования и устанавливать ограничения на внесение изменений.

Аудит работы с персональными данными

Изменения в законодательстве о персональных данных – повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Какие приказы и ЛНА необходимо проверить? Формы каких документов утвердить? Приводим пример из практики работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных. Рассказываем, кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив); сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных.

Внутренние переводы: оформляем правильно

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

С 1 июля вступил в силу новый ГОСТ с требованиями к оформлению документов. Выясним, как изменились состав реквизитов на приказах и их оформление. В частности: инициалов имени и отчества при адресации документа должностному лицу; адресов электронной почты или номеров телефона / факса в реквизите «адрес»; этикетных фраз; отметок о приложении; реквизита «подпись» при подписании документа лицом, исполняющим обязанности, а также заверении копии документа.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – ​в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Особенности работы лиц, имеющих детей до трех лет

Одно из направлений социальной политики нашего государства – разработка мер не только по повышению рождаемости, но и по увеличению занятости лиц, осуществляющих уход за детьми. Приветствуя инициативы предприятий по улучшению условий труда работающих мам, законодатель, не рассчитывая на всеобщую сознательность, устанавливает обязательный для всех работодателей минимум льгот и гарантий, предоставляемых данной категории работников. Из нашей статьи вы узнаете об особенностях режима работы и времени отдыха сотрудниц, имеющих детей до трех лет, о том, к каким работам они не могут привлекаться и как должны быть организованы и оплачены перерывы для кормления ребенка, о том, какие документы следует оформлять в этих и других ситуациях.