Отдел кадров ежегодно накапливает документы с истекшими сроками хранения (характеристики, справки, отчеты, переписка, графики, некоторые заявления и приказы и пр.). Их нельзя просто выбросить – уничтожение должно быть оформлено актом о выделении к уничтожению, согласовано с экспертной комиссией и утверждено руководителем.
В статье рассказываем, как составить, согласовать и утвердить такой акт для кадровых документов, какие формы использовать, как отразить в нем россыпь черновиков и проектов, как действовать, если кадровые документы переданы на депозитарное хранение в сторонний коммерческий архив, каким образом разграничивается функционал сотрудников отдела кадров и делопроизводственной службы, архива, службы безопасности и хозяйственного отдела при осуществлении уничтожения документов отдела кадров.
Показываем образцы актов и объясняем, кто их подписывает, когда и как их хранить.
Значение для делопроизводства в целом и архива организации
Акт о выделении к уничтожению документов представляет собой интересную многофункциональную разновидность акта. Он не является обычным информационно-справочным документом. На практике акт выполняет функции организационного и учетного документа, с помощью которого (и одновременно с описями дел) оформляются результаты завершающих этапов экспертизы ценности документов как аналитического процесса.
Акт об уничтожении документов позволяет:
- управлять составом документального фонда – избавляться от документов с истекшими сроками хранения, черновиков, копий, лишних экземпляров документов, которые часто оставляют на хранение сотрудники структурных подразделений;
- структурным подразделениям, включая отдел кадров:
- вести учет документов с истекшими сроками хранения, которые находились на текущем хранении (со сроком до 10 лет включительно), методом сравнения сроков с действующей номенклатурой дел;
- оформлять свои предложения к сводному акту организации о выделении не подлежащих архивному хранению документов (т.е. фактически оформление акта структурного подразделения за подписью руководителя подразделения, что является лучшей практикой);
- вести учет документов в составе архивного фонда, сроки хранения которых истекли;
- актуализировать сведения в обязательных учетных документах в архиве – в книге учета поступления и выбытия дел, документов, листе и деле фонда, в описях дел, хранящихся в архиве. В дело фонда ежегодно формируется сводный акт о выделении документов к уничтожению, согласованный экспертной комиссией (ЭК) и утвержденный руководителем организации.
Формы актов о выделении документов на уничтожение из архива и подразделений
Форма акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению, содержится в приложении № 3 к архивным Правилам 2023 года 1 (см. ее далее). Это унифицированная рекомендуемая форма для выделения документов к уничтожению из архива организации. Об этом свидетельствуют специфические для архива сведения: № фонда, № описи и № единицы хранения по ней (см. отметку «1»).
Форма акта используется и при выделении к уничтожению электронных документов. В его оформляющей части предусмотрена отметка, что документы «на электронном носителе сданы на уничтожение таким-то способом» (см. отметку «2»). Но опыт лучших практик показал, что дополнительно к данному акту о выделении к уничтожению электронных документов необходимо оформление так называемого «технического» акта о фактическом их уничтожении с указанием даты, состава комиссии из числа сотрудников ИТ-отдела и реального способа уничтожения (обычно – программным способом). Этот «технический» акт оформляется по обычной форме акта, установленной требованиями к оформлению организационно-распорядительных документов (ОРД), но его содержательная часть остается в табличной форме. Один экземпляр «технического» акта остается в ИТ-отделе, а второй присоединяется к соответствующему акту о выделении к уничтожению.
Акт о выделении к уничтожению документов применяется и в текущей оперативной деятельности структурных подразделений, в частности отдела кадров. Утвержденной формы акта для этих целей не существует. Обычно за основу берут форму «архивного» акта из приложения № 3 к Правилам 2023 года и убирают из нее характеристики единиц хранения в архиве, оставляя только параметры дел, находящихся на текущем хранении в кадровом и других подразделениях (см. Пример 1).
Данный акт используется для выделения к уничтожению не только сформированных дел с истекшим сроком хранения, но и когда требуется организованно выделить к уничтожению проекты, копии, выписки, черновики и устаревшие версии документов, которые образуются в деятельности отдела кадров и иных структурных подразделений. Они могут не описываться в акте «индивидуально», а фигурировать как россыпь (в коробах или в виде связок документов).
Акт может использоваться, даже когда в крупных организациях реализуется политика «чистого стола» и сотрудникам разрешается ежедневно шредировать возникшие черновики в бумажной форме в конце рабочего дня.
Акт может быть оформлен службой делопроизводства в течение календарного года, когда требуется выделить к уничтожению устаревшие формы документов,...
