Начальника отдела кадров пригласили в экспертную комиссию: что нужно знать

Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия. И одним из ее членов в обязательном порядке выступает представитель отдела кадров – его руководитель. Расскажем, что от него потребуется, как подготовиться к работе комиссии и какие обстоятельства учесть.

Если в организации создается архив, это означает, что очень скоро начальника отдела кадров или директора по персоналу пригласят в экспертную комиссию – специальный совещательный орган при генеральном директоре. Что это за комиссия, каковы ее цели и задачи, на основании каких документов она действует и что, собственно, ждут делопроизводители от главного кадровика компании, рассказывается в этой статье.

Экспертная комиссия

Экспертная комиссия (ЭК) в организации создается для проведения экспертизы ценности документов (п. 4.7 Правил работы архивов от 2015 года1). Это совещательный орган при руководителе организации, он создается приказом и действует на основании положения.

Фрагмент документа
Пункт 4.9 Правил работы архивов от 2015 года

Основной задачей ЭК является организация и проведение экспертизы ценности документов.

Основными функциями ЭК являются:

  • организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
  • рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов;
  • подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
  • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
  • методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

Проще говоря, экспертная комиссия работает в компании для того, чтобы в ней, во-первых, не хранились ненужные документы, а во-вторых, не были случайно уничтожены нужные.

«Центр» правильно организованной ЭК в компании находится в отделе делопроизводства, конкретно – в архиве. Как и всякая комиссия, экспертная имеет председателя, секретаря и несколько других участников.

Состав комиссии

Председателем ЭК обычно назначается топ-менеджер, которому подчиняется отдел делопроизводства, например, административный директор, директор по общим вопросам и т.д. В небольших организациях в ЭК председательствует лично генеральный директор. Секретарем становится работник, ответственный за архив, или руководитель архива.

Членами ЭК обычно являются:

  • главный кадровик, который отвечает за экспертизу документов по личному составу;
  • главный бухгалтер, который отвечает за финансовые документы и документы по налогам;
  • главный инженер (строитель, производственник и т.д.), который отвечает за документы по профильной деятельности организации;
  • главный безопасник, который следит за соблюдением экономической и информационной безопасности при экспертизе ценности и уничтожении документов в целом.
К сведению

Обратите внимание: в ЭК входят топ-менеджеры по самым важным направлениям деятельности организации. Именно топы, потому что начальник отдела в составе дирекции не имеет достаточных полномочий, а часто и компетенций. Объясним это на примере дирекции по персоналу: если в нее входят отдел учета и движения персонала и отдел труда и заработной платы (ОТиЗ), то в ЭК отправится глава дирекции, потому что начальник отдела учета и движения не может принимать решения за коллегу из ОТиЗ и наоборот.

Главный юрист организации тоже может быть членом комиссии (особенно если в компании большой массив судебной и договорной документации), наблюдая за правовыми аспектами деятельности организации в целом.

Положение об ЭК

Положение об экспертной комиссии разрабатывается делопроизводителями, а члены ЭК знакомятся с ним на стадии согласования.

Обычно данное положение об экспертной комиссии создается на основе примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2 (далее – примерное положение), и упомянутых выше Правил работы архивов от 2015 года. Можно ознакомиться с этими документами заранее, чтобы понять, что потребуется от члена ЭК.

План работы ЭК

В организациях с постоянно действующим архивом или организованной системой хранения документов принято составлять ежегодный план работы экспертной комиссии. Кто утверждает этот план, должно быть написано в Положении об ЭК. Согласно примерному положению это руководство организации (п. 5.2). Однако есть и другой вариант: сама ЭК может утвердить себе план работы на следующий год на последнем в текущем году заседании. В гриф утверждения в этом случае будут помещены регистрационные данные протокола заседания.

С планом, конечно, работать проще: это страховка от того, что во время очередного аврала явится архивариус с сообщением, что начальника отдела кадров ждут на экспертизу ценности документов в какой-нибудь отдел или, что еще интереснее, отдаленный филиал.

Пример. Фрагмент плана работы экспертной комиссии на год

Обратите внимание: в плане не указываются точные даты проведения мероприятий. Члены ЭК являются топ-менеджерами организации и очень занятыми людьми, собрать их в одно время в одном месте непросто. Этим будут заниматься работники архива, а членам ЭК просто нужно иметь в виду, что в указанные периоды им, скорее всего, придется принять участие в заседании.

Что нужно знать члену экспертной комиссии

Член ЭК, ответственный за экспертизу конкретного пласта документов в компании, должен знать особенности и сроки хранения этих документов. Больше от него ничего не требуется, а эти знания не выходят за пределы профессиональной компетенции начальника отдела. Кадровик не обязан знать, сколько хранятся годовые отчеты, за которые отвечает главбух.

Поэтому для эффективной работы в ЭК организации руководитель отдела кадров должен ознакомиться:

  1. с обязанностью хранения организацией документов по личному составу независимо от того, есть ли в ней архив (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»);
  2. сроками хранения документов по личному составу, установленными Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень);
К сведению

Обратите внимание: сроки хранения, установленные Перечнем, обязательны для соблюдения. Даже если начальник отдела кадров убежден, что приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска двухлетней давности никому не нужны, уничтожать, а тем более выбрасывать их нельзя. Они хранятся пять лет (ст. 669 Перечня). С другой стороны, если член ЭК считает, что срок хранения «его» документов в компании надо бы продлить относительно установленного Перечнем, то сделать это можно и нужно.

class=''
  • Правилами работы архивов от 2015 года. Отметим, что в документе говорится о том, что организация вправе создавать архивы, но к кадровикам это не относится, так как хранить документы по личному составу это обязанность, а не право (п. 4.5–4.13);
  • Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Это методический и подробный документ для всех, кто занимается хранением документов, а не только для архивариусов (раздел 2).
  • ЭК и начальник отдела кадров

    Рассмотрим ситуации, когда начальнику отдела кадров (будем называть так главного кадровика организации) придется вспомнить о том, что он является членом экспертной комиссии, и принять участие в архивных делах компании.

    Если архив создан только что

    Вскоре за созданием архива в организации обычно следует первая в ее истории экспертиза ценности документов. Члены ЭК просматривают документы, накопившиеся за годы существования компании. Начальник отдела кадров отвечает только за документы по личному составу и распределяет их на две категории:

    1. те, что будут оформлены на хранение;
    2. те, что будут уничтожены.

    Возможно, что в результате экспертизы обнаружатся документы, оставшиеся от ликвидированных организаций, притом что компания, проводящая экспертизу ценности, не является их правопреемником. Такие документы могут остаться, например, от прежних владельцев здания, в котором находится офис (склад, архив) организации. Ими должен заняться государственный архив, но не сейчас. Задача-минимум для ЭК – отделить свои документы от чужих и обработать их в первую очередь, а сомнительным наследством можно заняться позднее.

    При разработке и ежегодном уточнении номенклатуры дел

    Первую в организации номенклатуру дел нужно тщательно проверять в части, за которую несет ответственность член ЭК. Архивариус является специалистом в своем собственном деле, а не в кадровом делопроизводстве. Вполне нормально, что он не понимает назначения части документов, некорректно формулирует заголовки и затрудняется с установлением сроков хранения для дел, не содержащихся в Перечне. А если он сделал это самостоятельно, то за ним нужно проверить и устранить возможные неточности. Они наверняка будут. Это касается не только отдела кадров, а всех подразделений компании. Даже по правилам работы архивов разработкой своей номенклатуры дел занимаются работники подразделения, а архив лишь организовывает эту работу и оказывает посильную помощь. К сожалению, на практике это встречается редко.

    Номенклатура дел рассматривается на заседании экспертной комиссии и утверждается его протоколом. Но этому предшествует большая работа по выверке проекта номенклатуры, избегать которую нельзя. Ежегодно она уточняется и утверждается заново, в чем члены ЭК тоже принимают участие.

    Ежегодная экспертиза ценности документов

    Экспертиза ценности документов, в сущности, и есть причина создания экспертной комиссии. Обычно она проводится в начале года в соответствии с планом и под руководством архива. Задача начальника отдела кадров – оценить документы по личному составу. Те, которые можно уничтожить, впоследствии будут уничтожены, а остальные внесут в описи и отправят в архив. По результатам экспертизы составляются описи документов постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также по личному составу. Технически над ними работают сотрудники архива, а над описями дел по личному составу – сотрудники отдела кадров при непосредственном участии своего руководителя. Все описи согласуются на заседании ЭК, а затем утверждаются генеральным директором.

    Фактически участие в ЭК – задача не обременительная. Беспокоить комиссию архив будет всего несколько раз в год, а при должной организации это будет вовсе не беспокойство, а комплекс запланированных заранее мероприятий. Завершим рассказ об участии в экспертной комиссии практической рекомендацией иметь в кабинете комплект рабочей одежды. Подойдет даже самый простой белый халат, главное – защититься от пыли, возраст которой может насчитывать и десятки лет.

    Сноски 1

    1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 (здесь и далее ? Правила работы архивов от 2015 года). Вернуться назад
    Оценить статью
    s
    В избранное

    Выбери свой вариант доступа

    Получать бесплатные
    статьи на e-mail
    Подписаться на
    журнал на почте
    Подписаться на
    журнал сейчас

    Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
    Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

    • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
    • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

    А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

    Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

    Комментарии 0

    Рекомендовано для вас

    Экспертиза ценности документов в компании и в отделе кадров

    Если архива в компании нет, на хранении документов по личному составу это никак не должно отражаться. Ежегодная экспертиза ценности и составление годовых разделов описей не перестают быть обязательными. Ответственным за эти процессы становится начальник отдела кадров. Расскажем о том, что представляет собой экспертиза ценности документов, а также как ее провести.

    Сроки хранения документов по личному составу

    Сроки хранения кадровых документов сокращены с 75 лет до 50. Какие документы попали под новые правила? Как повлияют указанные изменения на работу кадровых служб? Как отсчитывать новый срок? На эти вопросы найдете ответы в ­материале нашего эксперта.

    Помещение для хранения документов по личному составу

    Независимо от того, если ли в организации архив управленческих документов или нет, хранить кадровые документы компания обязана. На практике такая роскошная возможность, как самостоятельный выбор помещения под архив, выпадает крайне редко. Обычно квадратные метры выделяются по остаточному принципу и особой благоустроенностью не отличаются. Но кадровикам нужно знать минимальные технические требования к ним, чтобы правильно все обустроить.

    Уничтожение кадровых документов

    Отсутствие в организации архива совсем не повод пренебрегать качественным и выстроенным в соответствии с государственными нормами процессом хранения документов, пусть даже и внутри одного отдела кадров. Уничтожение документов – неотъемлемая часть этого процесса. Очень важно провести его, заменив тома на полках только одним, грамотно составленным, актом. Автор расскажет, как это сделать и на что обратить внимание при уничтожении кадровых ­документов.

    Помещение для хранения документов по личному составу

    Независимо от того, если ли в организации архив управленческих документов или нет, хранить кадровые документы компания обязана. На практике такая роскошная возможность, как самостоятельный выбор помещения под архив, выпадает крайне редко. Обычно квадратные метры выделяются по остаточному принципу и особой благоустроенностью не отличаются. Но кадровикам нужно знать минимальные технические требования к ним, чтобы правильно все обустроить.

    Сроки хранения документов по личному составу

    Сроки хранения кадровых документов сокращены с 75 лет до 50. Какие документы попали под новые правила? Как повлияют указанные изменения на работу кадровых служб? Как отсчитывать новый срок? На эти вопросы найдете ответы в ­материале нашего эксперта.

    Экспертиза ценности документов в компании и в отделе кадров

    Если архива в компании нет, на хранении документов по личному составу это никак не должно отражаться. Ежегодная экспертиза ценности и составление годовых разделов описей не перестают быть обязательными. Ответственным за эти процессы становится начальник отдела кадров. Расскажем о том, что представляет собой экспертиза ценности документов, а также как ее провести.

    Уничтожение кадровых документов

    Отсутствие в организации архива совсем не повод пренебрегать качественным и выстроенным в соответствии с государственными нормами процессом хранения документов, пусть даже и внутри одного отдела кадров. Уничтожение документов – неотъемлемая часть этого процесса. Очень важно провести его, заменив тома на полках только одним, грамотно составленным, актом. Автор расскажет, как это сделать и на что обратить внимание при уничтожении кадровых ­документов.