Top.Mail.Ru
Отсутствие в организации архива совсем не повод пренебрегать качественным и выстроенным в соответствии с государственными нормами процессом хранения документов, пусть даже и внутри одного отдела кадров. Уничтожение документов – неотъемлемая часть этого процесса. Очень важно провести его, заменив тома на полках только одним, грамотно составленным, актом. Автор расскажет, как это сделать и на что обратить внимание при уничтожении кадровых ­документов.

В компаниях, где нет архива или работника, ответственного за хранение документов, уничтожением дел по личному составу приходится заниматься кадровикам самостоятельно. Какими нормативными документами следует руководствоваться при этом? Как оформить весь процесс и физически уничтожить ненужные больше дела? Акцент в статье сделан на уничтожение документов силами работников отдела кадров в компании, в которой никак не организован процесс хранения документов.

Нормативный аспект

Процесс хранения документов (а уничтожение – это одна из его составляющих), в отличие от всех остальных процессов делопроизводства, регламентирован на государственном уровне.

Фрагмент документа

Часть 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения.

О том, как именно организовать процесс хранения документов вообще и уничтожения в частности, указано в специальных актах. В настоящее время в России действуют:

  1. Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263 (до сих пор действующий, нормативный, то есть обязательный для исполнения всеми ­организациями, документ).
  2. Основные правила работы архивов организаций (далее – Основные правила), одобреные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (более «молодой» документ методического характера, в целом повторяющий содержание своего нормативного предшественника. На его основе также можно выстраивать систему хранения документов в ­организации).

Сроки хранения документов по личному составу и относимых к деятельности отдела кадров определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень).

И, наконец, пару слов скажем об ответственности. За нарушение требований законодательства о хранении документов по ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ предусмотрен административный штраф для должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; для юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.

Объектом правонарушения по указанным нормам является право на информацию. Поэтому организация вряд ли будет оштрафована за отсутствие номенклатуры дел или экспертной комиссии, а вот за то, что раньше времени были уничтожены документы (в случае отдела кадров – документы по личному составу) или это уничтожение ничем не подтверждено – вполне возможно. И практика применения этой статьи ­весьма обширна.

Таким образом, уничтожение документов является составной частью большого процесса хранения документов.

Какие документы можно уничтожить

На уничтожение выделяются документы, срок хранения которых истек. При этом действует следующее правило: срок хранения документа начинает идти с 1 января года, следующего за тем, когда документ был...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как составить номенклатуру дел кадровой службы

В конце года в компаниях составляется номенклатура дел на следующий календарный год. Причем немалую роль в этом играют структурные подразделения, в том числе отдел кадров, который создает номенклатуру своего подразделения и предоставляет ее для включения в сводную номенклатуру дел организации. Рассказываем, что должна сделать кадровая служба, как определяются списки дел и сроки их хранения, какова последовательность размещения заголовков дел, как заполняется номенклатура. Приводим пример номенклатуры дел отдела кадров.

Правила оформления трафаретного текста, анкеты и таблицы

Кадровым специалистам часто приходится оформлять документы, которые идут на стол первому лицу компании и другим топ-менеджерам и впоследствии нередко становятся доказательствами в спорах с работниками или при претензиях проверяющих. Поэтому так важно составлять документы универсально, чтобы читающий сразу понял, о чем речь, сделал верные выводы и принял на основе составленного документа решение. Даем рекомендации по составлению текста-трафарета или текста-анкеты, которые можно использовать для заявлений, уведомлений, заявок и прочих кадровых документов. Предлагаем советы по оформлению таблиц, основанные на ГОСТ. Например, где и как формируются заголовки, подзаголовки, графы и номера; как разделить слишком длинную по горизонтали или вертикали таблицу; как указывать название и номер таблицы; как вносить числовые данные и повторяющиеся значения, выравнивать содержимое ячеек и пр.

Знаки препинания при вводных словах: инструкция для кадровика

Кадровым специалистам приходится много и регулярно писать – проекты кадровых приказов и ЛНА, отчеты, служебные (докладные) записки и пр. А делать это надо грамотно, в том числе и по части пунктуации. Правила пунктуации в русском языке направлены на максимальную ясность и точность письменной речи. Правил этих не так уж много, и запомнить их совсем не трудно. Хотя некоторых знаний и навыков правильная постановка знаков препинания потребует. Предлагаем разобраться с запятыми при вводных словах и выражениях.

Какие отметки ставятся на приказах с грифом «ДСП»

Разбираем, какие организации могут использовать гриф «ДСП» на своих документах, какие нормативные акты следует изучить, если компания помечает документ таким грифом; сколько подлинников документа под грифом «ДСП» можно издавать, как делать копии и указывать их количество; где именно на приказе проставляется отметка и что именно надо писать.

Внутренние переводы: оформляем правильно

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.

Как вносить изменения в приказы и приложения к ним: инструкция для кадровика

На практике нередко возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – приказ или утвержденный им документ. На примерах покажем, как это лучше сделать, какие формулировки использовать, когда целесообразнее утвердить правки, а когда документ в новой редакции.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – ​в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее следует вшить вкладыш. Между тем, несмотря на то, что вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка, при его заполнении возникает множество вопросов, которые автор и рассмотрела в статье. По наиболее интересным моментам мы представляем вам комментарии специалиста Роструда.