Отсутствие в организации архива совсем не повод пренебрегать качественным и выстроенным в соответствии с государственными нормами процессом хранения документов, пусть даже и внутри одного отдела кадров. Уничтожение документов – неотъемлемая часть этого процесса. Очень важно провести его, заменив тома на полках только одним, грамотно составленным, актом. Автор расскажет, как это сделать и на что обратить внимание при уничтожении кадровых ­документов.

В компаниях, где нет архива или работника, ответственного за хранение документов, уничтожением дел по личному составу приходится заниматься кадровикам самостоятельно. Какими нормативными документами следует руководствоваться при этом? Как оформить весь процесс и физически уничтожить ненужные больше дела? Акцент в статье сделан на уничтожение документов силами работников отдела кадров в компании, в которой никак не организован процесс хранения документов.

Нормативный аспект

Процесс хранения документов (а уничтожение – это одна из его составляющих), в отличие от всех остальных процессов делопроизводства, регламентирован на государственном уровне.

Фрагмент документа
Часть 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения.

О том, как именно организовать процесс хранения документов вообще и уничтожения в частности, указано в специальных актах. В настоящее время в России действуют:

  1. Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263 (до сих пор действующий, нормативный, то есть обязательный для исполнения всеми ­организациями, документ).
  2. Основные правила работы архивов организаций (далее – Основные правила), одобреные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (более «молодой» документ методического характера, в целом повторяющий содержание своего нормативного предшественника. На его основе также можно выстраивать систему хранения документов в ­организации).

Сроки хранения документов по личному составу и относимых к деятельности отдела кадров определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень).

И, наконец, пару слов скажем об ответственности. За нарушение требований законодательства о хранении документов по ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ предусмотрен административный штраф для должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; для юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.

Объектом правонарушения по указанным нормам является право на информацию. Поэтому организация вряд ли будет оштрафована за отсутствие номенклатуры дел или экспертной комиссии, а вот за то, что раньше времени были уничтожены документы (в случае отдела кадров – документы по личному составу) или это уничтожение ничем не подтверждено – вполне возможно. И практика применения этой статьи ­весьма обширна.

Таким образом, уничтожение документов является составной частью большого процесса хранения документов.

Какие документы можно уничтожить

На уничтожение выделяются документы, срок хранения которых истек. При этом действует следующее правило: срок хранения документа начинает идти с 1 января года, следующего за тем, когда документ был завершен делопроизводством. Уничтожить документ можно после 1...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Записи в бумажную и электронную трудовые книжки: от переименования должности до награждения

В рамках цикла статей, посвященных вопросам внесения записей в бумажную и электронную трудовые книжки, мы уже разобрали ситуации приема на работу, переводов на работу к тому же работодателю и другому, переименования организации, ее реорганизации, смены собственника имущества, изменения подведомственности/подчиненности, изменения типа учреждения. Сейчас же рассмотрим: переименование должности (профессии), структурного подразделения (как внутреннего, так и внешнего); присвоение работнику нового разряда, установление иной профессии, специальности, квалификации; награждение (поощрение); работу по совместительству; ситуацию, когда сотрудник подает заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Также расскажем, как вносить в бумажную книжку информацию о времени военной и иной установленной службы работника, записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. Узнаете, надо ли сейчас вносить отдельные записи о стаже. Приведем образцы заполнения бумажной трудовой книжки, а также покажем, как в аналогичных случаях следует поступать с данными в отчете по форме СЗВ‑ТД.

Что нужно учесть при составлении текста приказа

Кадровым специалистам не привыкать к составлению приказов. Причем в работе встречаются не только унифицированные формы, которые знакомы каждому, но и нестандартные приказы. В статье эксперт делится собственной практикой по составлению приказов, рассказывая, что необходимо учесть при присвоении заголовка; как написать преамбулу и слово «приказываю»; а также какие тонкости необходимо знать при составлении распорядительной части документа: формулировка поручений и сроков, отметка об утверждении приложения, порядок нумерации, как используются предлоги, сокращения, где ставятся инициалы, как склоняются фамилии и населенные пункты, используется ли женская форма профессии/должности, как правильно включить пункт о контроле.

Записи в бумажную и электронную трудовые книжки: переименование организации

Продолжаем цикл статей о внесении записей в трудовую книжку. На этот раз расскажем, как заполнять бумажную трудовую книжку в случае переименования организации. На конкретных примерах рассмотрим ситуации обычного изменения наименования компании, ее реорганизации, смены собственника имущества, изменения подведомственности / подчиненности и пр. Разъясним, как подается СЗВ-ТД в этих случаях (с образцом заполненной формы).

Как внести изменения в ЛНА

Объясняем, какими документами можно внести изменения в ранее изданные локальные нормативные акты организации (тут возможны варианты). Показываем формулировки приказа для корректировки, добавления, изъятия отдельных слов, чисел, предложений либо целых пунктов, разделов, приложений. Как признать старый локальный нормативный акт полностью утратившим силу при утверждении его нового варианта, как их потом различать (идентифицировать).

Внутренние переводы: оформляем правильно

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – ​в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

С 1 июля вступил в силу новый ГОСТ с требованиями к оформлению документов. Выясним, как изменились состав реквизитов на приказах и их оформление. В частности: инициалов имени и отчества при адресации документа должностному лицу; адресов электронной почты или номеров телефона / факса в реквизите «адрес»; этикетных фраз; отметок о приложении; реквизита «подпись» при подписании документа лицом, исполняющим обязанности, а также заверении копии документа.

Особенности работы лиц, имеющих детей до трех лет

Одно из направлений социальной политики нашего государства – разработка мер не только по повышению рождаемости, но и по увеличению занятости лиц, осуществляющих уход за детьми. Приветствуя инициативы предприятий по улучшению условий труда работающих мам, законодатель, не рассчитывая на всеобщую сознательность, устанавливает обязательный для всех работодателей минимум льгот и гарантий, предоставляемых данной категории работников. Из нашей статьи вы узнаете об особенностях режима работы и времени отдыха сотрудниц, имеющих детей до трех лет, о том, к каким работам они не могут привлекаться и как должны быть организованы и оплачены перерывы для кормления ребенка, о том, какие документы следует оформлять в этих и других ситуациях.