На каких документах должна быть оформлена резолюция руководителя? Какие обязательные элементы в нее нужно включить и какими необязательными, но полезными можно дополнить? На каком этапе она проставляется? Как это делается на бумаге и в электронном виде? Автор делится опытом своей организации. Приводит примеры оформления резолюции и формулировок ЛНА, в которых описан процесс согласования документов.
Вопрос в тему
Каким образом ставится резолюция, на каких документах и какие есть правила и рекомендации на этот счет?
Как оформить резолюцию
Традиционно начнем с определения: резолюция – это реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
В соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях в виде резолюций оформляются результаты рассмотрения документа:
Фрагмент документа
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44)
5.31. Результаты рассмотрения документа руководителем организации, его заместителями, руководителями подразделений оформляются в виде резолюции в соответствии с пунктом 2.43 Примерной инструкции...
5.44. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов.
При этом в п. 5.31 Примерной инструкции по делопроизводству дается отсылка на п. 2.43, в соответствии с которым следует оформлять резолюцию. Но п. 2.43 содержит только общие требования к тексту, из которых к резолюции могут относиться, пожалуй, только эти указания:
- «текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации»;
- «текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований»;
- «следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения»;
- «употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения»;
- «инициалы ставятся после фамилии».
А конкретные правила оформления резолюции содержатся в другом пункте этого нормативного документа:
Фрагмент документа
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44)
2.53. Резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа), при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции:
Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Прошу подготовить предложения к 10.11.2017
Подпись
Дата
Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.
При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом «отв.» («ответственный»).
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 указаны практически такие же правила оформления резолюции, за исключением последних двух абзацев.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)
5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
Пример
Фамилия И.О.
Прошу подготовить предложения к 10.11.2016.
Подпись
Дата
Исходя из указанного, покажем образцы оформления резолюций. В Примерах 1–3 поручение дано группе лиц, в которой ответственный исполнитель выделен по-разному. Логика такова: если в резолюции названо несколько исполнителей, ответственным за выполнение этой задачи является первый, если кто-либо из перечисленных людей не подчеркнут либо не отмечен специальным словом «отв.» или «ответственный». Лучше это регламентировать в своей организации, чтобы сотрудники не путались в данном вопросе и соблюдали единообразие.
Пример 1. Указание в резолюции ответственного исполнителя первым
Пример 2. Подчеркивание в резолюции фамилии ответственного исполнителя
Пример 3. Обозначение в резолюции ответственного исполнителя сокращением «отв.»
Бывает, что в резолюции поручение дается одному человеку, но далее он сам распределяет его выполнение между своими подчиненными, обычно сокращая срок исполнения, чтобы оставить себе зазор времени на проверку и доработку задачи, если потребуется.
В Примере 4 показан максимально короткий вариант резолюции, когда из документа, на котором оформляется резолюция, и так все ясно и руководитель просто дает поручение исполнить его исходя из всего написанного в нем (например, это может быть резолюция на заявлении на отпуск).
А в Примере 5 показан «длинный» вариант резолюции. Если в тексте документа и резолюции что-то расходится (срок, сумма, исполнитель или др.), то исполняется вариант из резолюции руководителя, если он принял неверное решение, то это его риски. И наоборот: во всем, что не конкретизировано в резолюции, надо следовать типовым, утвержденным в организации процедурам, срокам и написанному в тексте документа.
Слово «Прошу» в начале поручения резолюции можно считать лишним и неинформативным, потому без этой «вежливости» можно обойтись.
Срок исполнения может быть указан с предлогом (как в процитированных выше ГОСТ и Примерной инструкции по делопроизводству, а также в Примерах 1–3) либо более современным способом, т.е. отдельным предложением (см. «!» в Примере 5 и Пример 8).
Пример 4. Короткий вариант резолюции (необходимый минимум элементов)
Пример 5. Подробная резолюция
Самое привычное местоположение резолюции – в верхней свободной зоне бумажного документа.
Но ГОСТ и Примерная инструкция по делопроизводству предусматривают еще возможность оформления резолюции на отдельном бланке (а не на документе, по которому руководитель принимает решение о способе его исполнения). Этот вариант может привести к случайной либо умышленной потере отделенной от документа резолюции, в т.ч. после ее исполнения. Поэтому руководителю, оформляющему резолюцию, может быть удобно снять с себя ответственность (легче спрятать концы в воду), но в целом для организации это может обернуться большой печалью.
Вариант оформления резолюции в системе электронного документооборота (СЭД) – современный и достаточно надежный способ работы. Она накладывается на цифровой документ либо скан бумажного документа, загруженный в систему.
Правила оформления реквизита «резолюция» могут быть определены в Инструкции по делопроизводству. Например, в нашей организации внедрена СЭД. Поэтому правила оформления резолюции описаны с учетом ее функционала:
Пример 6. Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации о формировании резолюций и поручений
В состав резолюций (поручений) по исполнению входящих документов включаются следующие элементы:
- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы работников, которым дается поручение);
- содержание поручения;
- срок исполнения поручения;
- проверяющий;
- контролер.
Проверяющий отвечает за проверку отчета об исполнении резолюции (поручения). Как правило, это руководитель, рассматривающий документ, или иной работник, назначенный руководителем.
Контролером становится работник, ответственный за делопроизводство, в обязанности которого входит контроль сроков исполнения резолюций руководителя.
Сроки исполнения также могут быть описаны в Инструкции по делопроизводству, исходя из тех видов документов, которые обрабатываются в организации. Например, при определении сроков исполнения мы взяли за основу Примерную инструкцию по делопроизводству, адаптировав сроки под себя (отмечено *):
Пример 7. Фрагмент Инструкции по делопроизводству о сроках исполнения
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:
- «весьма срочно» – в течение 1-2 календарных дней с даты регистрации*,
- «срочно» – до 3 календарных дней с даты регистрации,
- «оперативно» – до 10 календарных дней с даты регистрации;
- письма организаций – до 10 календарных дней с даты регистрации*;
- ответы на межведомственные запросы о представлении документов и информации для предоставления государственной или муниципальной услуги – до 5 рабочих дней с даты регистрации;
- заявления и жалобы граждан – до 1 месяца (не требующие дополнительного изучения и проверки – до 15 дней) с даты регистрации;
- остальные – не более чем 30 календарных дней с даты регистрации.
В нашей организации руководители работают с электронными документами. С целью экономии времени они указывают в карточке задачи «Исполнение» только:
- исполнителя (исполнителей) и
- текст резолюции.
СЭД настроена таким образом, что после рассмотрения документа руководителем секретарю приходит задача по обработке резолюции. На этом этапе секретарь:
- создает отдельные задачи исполнителям;
- указывает срок исполнения, руководствуясь установленными типовыми сроками исполнения (если руководитель не установил свой срок);
- выбирает проверяющего и контролера.
Если говорить про оформление распорядительных документов, то, как правило, каждое решение (поручение) распорядительного документа оформляется отдельным пунктом. Каждый пункт должен содержать 3 основных элемента:
- кому дается поручение,
- что нужно сделать,
- в какой срок.
Пример 8. Оформления распорядительного пункта приказа
7. Главному бухгалтеру Савельевой С.С. скорректировать и представить на рассмотрение и утверждение уточненную смету командировочных расходов на 2 кв. 2024 года.
Срок – 28.06.2024.
По каждому пункту распорядительных документов создаются отдельные задачи указанным по тексту исполнителям с установкой срока исполнения. В Примере 5 мы показали, что и резолюция может содержать несколько поручений разным людям с разными сроками исполнения – все это тоже будет контролироваться отдельно.
На каких документах оформляется резолюция
Для того чтобы определить, какие документы требуют оформления резолюции, давайте рассмотрим жизненные циклы документов.
Схема 1. Жизненный цикл исходящего документа
Схема 2. Жизненный цикл входящего документа
Схема 3. Жизненный цикл внутреннего документа
Резолюция или поручение оформляется на этапе «Рассмотрение», после чего документ переходит на этап «Исполнение». Этапы «Рассмотрение» и «Исполнение» входят в жизненный цикл входящих и внутренних документов. То есть резолюцию или поручение оформляют именно на этих документах (например, на служебных записках). Кроме того, поручения могут содержать тексты распорядительных документов (например, приказ, распоряжение, протокол).
Конечно, не на всех входящих и внутренних документах требуется оформление резолюции как результата принятия руководителем решения о дальнейшем исполнении документа. Желательно свести к минимуму количество документов, по которым решение должен принять лично руководитель. Во-первых, первое лицо может делегировать рассмотрение менее важных вопросов своим подчиненным. А во-вторых, можно отладить типовые маршруты и способы исполнения по распространенным задачам, закрепив это в ЛНА или приказами, что позволит исполнять документы сотрудникам по типовым задачам автоматически, без подключения руководства.
Чтобы работники понимали весь процесс и свое участие в нем, в организациях в последнее время все чаще разрабатываются регламенты, которые описывают порядок действий работников по каждому бизнес-процессу. Мы в своей организации разработали Регламент по работе с организационно-распорядительными документами, где дали описание возможных ролей и порядок действий при выполнении каждой роли, – использовали табличную форму для удобства пользователей (см. Примеры 9–11).
Из таблиц видно, что резолюции и поручения создаются:
- для входящих документов и служебных записок руководителем, указанным в качестве адресата,
- а для распорядительных документов – руководителем, подписавшим распорядительный документ (но в СЭД они заносятся структурным подразделением, ответственным за регистрацию).
Пример 9. Участники процесса и порядок действий при работе с входящими документами
Пример 10. Участники процесса и порядок действий при работе со служебными записками
Пример 11. Участники процесса и порядок действий при работе с распорядительными документами
Как видите, можно создать одну таблицу для целой группы документов (см. Пример 9, где описана работа со всеми входящими документами) и отдельные таблицы для разных видов или даже разновидностей документов (Примеры 10 и 11). Наш опыт показал, что сотрудникам сложно осваивать длинный текст Инструкции по делопроизводству, поэтому мы дополнительно разработали Регламент работы с организационно-распорядительными документами, содержащий вот такие таблицы, в которых легко и быстро ориентироваться пользователям.
