Отвечаем на запросы о предоставлении персональных данных

Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» № 2 / 2024

Оксана Аскарова

заместитель начальника управления делами и организационной работы – начальник общего отдела Отделения Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тверской области

В организацию время от времени приходят запросы от сторонних лиц. Это могут быть как государственные (муниципальные) органы и организации, так и коммерческие компании. В каком случае у работодателя есть обязанность ответить на запрос о представлении персональных данных, а когда он должен (или может) отказать? Какие сроки установлены для ответа на запросы суда, прокуратуры, ОВД, судебных приставов и пр.? Показываем, как организовать процесс ответов на внешние запросы (с образцами оформления ответов на различные запросы, в т.ч. об отказе предоставить сведения, а также примерами исчисления сроков исполнения запросов).

Что не так с персональными данными

В настоящее время многие организации сталкиваются с необходимостью представлять по запросам внешних организаций персональные данные, обработка, сбор и хранение которых находятся в их ведении.

В соответствии с определением Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»¹ персональные данные – это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу. Ф.И.О., СНИЛС, дата и место рождения, место регистрации и проживания, факт получения и размер заработной платы и иных выплат (пенсии, пособия, предоставляемые льготы, иное материальное вознаграждение), сведения о работодателе, уплачивающем страховые взносы и сдающем отчетность в государственные контролирующие органы, информация о состоянии здоровья, уровне образования – все это примеры персональных данных.

Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации, доступ и обработка которой ограничены федеральным законодательством. Передавать персональные данные, ставшие известными организации в ходе основной деятельности, третьей стороне можно только с письменного согласия субъекта персональных данных – самого гражданина. При этом согласие должно быть оформлено в соответствии с требованиями ст. 9 Закона о персональных данных на бумажном носителе или в форме электронного документа. Однако из этого правила есть исключения, о чем будет сказано далее.

Под запросами внешних организаций² в статье понимаются оформленные в установленном порядке письма корреспондентов о представлении персональных данных, находящихся в распоряжении организации.

У адресата таких запросов часто возникают сомнения: правомерен ли запрос, правомочна ли организация давать ответ, в какие сроки необходимо представить информацию, какие сведения относятся к персональным данным, каким образом направить ответ, как отказать в предоставлении персональных данных?

Кто может запросить персональные данные

Законодательно ни одна организация не ограничена в праве запросить интересующие ее персональные данные в отношении любого гражданина. А вот организация, обрабатывающая персональные данные, не вправе раздавать их по первому требованию.

В соответствии с ч. 4 ст. 21 Уголовно-процессуального кодекса РФ запросы прокуроров, руководителей следственных органов, следователей, органов дознания и дознавателей, предъявленные в пределах их полномочий, подлежат обязательному исполнению. Статья 6 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации»³ обязывает безусловно исполнять требования прокурора в установленные им сроки. Неукоснительному исполнению подлежат и обращения судов – подобная норма закреплена в статье 6 Федерального Конституционного закона от 31.12.1996 № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации».

Персональные данные также вправе запросить:

финансовые управляющие⁴ – в рамках дела о банкротстве гражданина в соответствии с п. 7 ст. 213.9 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»⁵;
государственные и муниципальные учреждения, в т.ч. органы власти, и иные организации – в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в рамках исполнения Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»⁶ (в случаях, установленных законом, потребуется письменное согласие субъекта персданных);
нотариусы – в целях совершения нотариальных действий, в т.ч. выявления состава наследства в соответствии с п. 3 ст. 1171 Гражданского кодекса РФ. Право запрашивать непосредственно персональные данные закреплено в ст. 15 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденных постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 11.02.1993 № 4462-1;
уголовно-исполнительные инспекции⁷ – в целях контроля исполнения наказания в виде запрета занимать определенные должности или заниматься определенным видом деятельности. Их полномочия регулируются ст. 14 Федерального закона от 21.07.1997 № 118-ФЗ «Об органах принудительного исполнения в Российской Федерации»;
судебные приставы-исполнители – при совершении исполнительных действии в соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21.07.1997 № 118-ФЗ «Об органах принудительного исполнения...