Top.Mail.Ru
Чем служебная записка отличается от докладной и объяснительной? Какие реквизиты должны быть в служебной записке? Как их регистрировать? Каков порядок передачи (по электронным каналам связи, лично, через секретаря и пр.)? Сколько нужно их хранить? В статье даны ответы на самые необходимые вопросы, которые могут возникнуть у отдела кадров.

Служебные записки являются незаменимым средством внутренней коммуникации в организации. Причем они отличаются от докладных и объяснительных записок. В статье дан классический пореквизитный анализ документа: какие реквизиты оформлять и как это делать. Прокомментируем ситуацию с отсутствием / наличием на служебных записках наименования организации и заголовка к тексту. Объясним, как их можно регистрировать и как доставлять адресатам. Расскажем о сроках хранения.

Функционирование любой организации, независимо от сферы деятельности и формы собственности, невозможно без осуществления коммуникации между ее сотрудниками. В большинстве случаев она реализуется устно. Однако в ряде случаев (особенно когда речь идет о кадровом делопроизводстве) возникает потребность в документировании обмена информацией. Одним из основных видов документов, с помощью которых осуществляется коммуникация внутри организации, является служебная записка.

В Словаре 1 приводится следующее определение: «служебная записка – это информационно-справочный документ («внутренняя переписка»), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками».

Другими словами, это документ, составленный руководителем или работником одного структурного подразделения и адресованный руководителю или работнику другого структурного подразделения. При этом следует обратить внимание, что, как правило, коммуникация посредством служебных записок осуществляется между работниками, имеющими одинаковый должностной статус. Данный вид документа обеспечивает взаимодействие работников по горизонтали, что позволяет оперативно решать вопросы, входящие в их компетенцию, без вовлечения вышестоящих должностных лиц. Это и является основным отличием служебной записки от другого вида документа, имеющего похожее наименование, – докладной записки.

В отличие от служебной докладная записка адресуется вышестоящему должностному лицу, руководителю. Она содержит информацию о событиях, фактах и др., часто требующих принятия решения 2.

Но на практике порой в организациях служебные и докладные записки не разграничиваются из-за схожести назначения – используется какой-то один вид документа для обеих целей: коммуникации по горизонтали и вертикали.

Встречаются еще объяснительные записки, которые составляются обычно подчиненными по требованию руководства, для письменного изложения причин каких-то негативных событий, поступков. Это дает возможность оправдаться либо фактически письменно засвидетельствовать отсутствие «смягчающих обстоятельств».

Служебные записки могут составляться по самым разнообразным вопросам, касающимся работы структурного подразделения или должностного лица: организационным, кадровым, материально-технического и информационного обеспечения и др.

В ряде случаев составление служебных записок предусмотрено законодательством.

Фрагмент документа

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749

7. Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

...При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Как любой официальный документ, служебная записка должна быть правильно составлена и оформлена. Требования к оформлению служебных записок устанавливаются локальными нормативными актами организации, например, инструкцией по кадровому делопроизводству. Для тех типов служебных записок, которые часто составляются в организации, целесообразно также разработать шаблоны. Это значительно сократит время на подготовку таких документов работниками и уменьшит количество ошибок при их оформлении.

Реквизиты

Служебная записка является информационно-справочным документом, не выходящим за пределы организации. Поэтому исторически так сложилось, что указание на ней наименования организации считается избыточным. Кстати, в методических рекомендациях Росархива при оформлении записок данный реквизит также отсутствует (хотя и текст как самостоятельный реквизит – тоже):

Фрагмент документа

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76

3.3.5.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

  • виды записок, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;
  • порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);
  • реквизиты записок различных видов и их оформление;
  • структуру текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки;
  • реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:
  • наименование структурного подразделения – автора документа;
  • вид документа;
  • дата документа;
  • регистрационный номер (если в федеральном органе исполнительной власти ведется учет внутренних информационно-справочных документов);
  • название документа (заголовок к тексту), если текст более 4–5 строк;
  • адресат (должностное лицо федерального органа исполнительной власти);
  • подпись.

А вот в крупных территориально-распределенных организациях (например, при направлении служебной записки в удаленное подразделение) размещение этого реквизита оправданно. Желательно придерживаться в организации единых правил – либо не ставить на всех служебных и докладных записках наименование организации выше наименования подразделения-автора (как в Примере 1), либо ставить (Пример 2).

Теперь перейдем к правилам оформления реквизитов, обязательных для служебных записок.

Обычно для служебной записки выбирают угловое расположение реквизитов. Такой вариант является наиболее удобным при работе с документами, имеющими реквизит «адресат», т.к. позволяет рациональнее использовать лист бумаги.

Наименование структурного подразделения – автора документа – может располагаться либо центрованным, либо флаговым способом, в соответствии с требованиями, установленными в данной организации.

Наименование вида документа «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА» пишется только заглавными буквами.

Пример 1. Служебная записка с кратким текстом без заголовка

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Рекомендовано для вас

Выдача СТД-Р при увольнении и во время работы

С 2020 года перечень документов, выдаваемых работнику при увольнении, пополнился сведениями о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Ответим на наиболее частые вопросы, которые волнуют кадровиков: кому выдавать такие сведения, в какие сроки и в какой форме, необходимо ли заявление от работника, как фиксировать выдачу документа: надо ли вести журнал об этом и брать с работника подпись, какая ответственность предусмотрена за невыдачу СТД-Р? В вашем распоряжении также будут образцы необходимых документов.

Как завести новый журнал и что делать со старым?

За последнее время нормативная база претерпела значительные изменения, затрагивающие ведение обязательных журналов. Например, касательно трудовых книжек, охраны труда, пожарной безопасности и пр. Во многих случаях речь идет об утверждении новых форм или образцов журналов. Автор дает понятную пошаговую инструкцию (с примерами), как завершить старый журнал и начать новый, какие записи необходимо внести, какими датами, чтобы не запутаться, особенно в ситуации, когда в одном году с похожими названиями оказываются два журнала. А также рассказывает о правилах хранения и сдачи журналов в архив.

Оформляем приложения, связанные содержанием с основным документом

Приложения к документам бывают двух видов: связанные с основным документом только правилами пересылки документов, а также связанные с основным документом по содержанию. В статье рассматриваем вторую ситуацию. Показываем, как отобразить наличие приложений в основном документе и отметку в верхнем правом углу на самом приложении: общие правила, а также особенности приказов, протоколов и договоров; когда приложение у основного документа единственное и когда их несколько; как в многостраничных приложениях нумеровать страницы, оформлять титульный лист, как сшивать; чем отличается оформление утверждаемого приложения от приложения справочно-информационного характера; как оформить приложение к утвержденному приказом организационному документу, т.е. приложение к приложению (в статье приведено 25 примеров оформления).

Год издания и срок хранения документов по личному составу

Закон об архивном деле установил сроки хранения документов по личному составу с учетом хронологического признака. Завершенные делопроизводством до 2003 года документы следует хранить 75 лет, а завершенные после 2003 года – ​50 лет. Как не ошибиться с определением срока документа? Есть ли документы, на которые это правило не распространяется? Что означают «запретные даты»? И какие периоды подпадают под них? За какие годы уничтожать документы не следует? Когда кадровый документ будет считаться завершенным делопроизводством? Дадим ответы на эти и другие практические вопросы.

Внутренние переводы: оформляем правильно

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

С 1 июля вступил в силу новый ГОСТ с требованиями к оформлению документов. Выясним, как изменились состав реквизитов на приказах и их оформление. В частности: инициалов имени и отчества при адресации документа должностному лицу; адресов электронной почты или номеров телефона / факса в реквизите «адрес»; этикетных фраз; отметок о приложении; реквизита «подпись» при подписании документа лицом, исполняющим обязанности, а также заверении копии документа.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – ​в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Особенности работы лиц, имеющих детей до трех лет

Одно из направлений социальной политики нашего государства – разработка мер не только по повышению рождаемости, но и по увеличению занятости лиц, осуществляющих уход за детьми. Приветствуя инициативы предприятий по улучшению условий труда работающих мам, законодатель, не рассчитывая на всеобщую сознательность, устанавливает обязательный для всех работодателей минимум льгот и гарантий, предоставляемых данной категории работников. Из нашей статьи вы узнаете об особенностях режима работы и времени отдыха сотрудниц, имеющих детей до трех лет, о том, к каким работам они не могут привлекаться и как должны быть организованы и оплачены перерывы для кормления ребенка, о том, какие документы следует оформлять в этих и других ситуациях.