Экспертиза ценности документов в компании и в отделе кадров

Если архива в компании нет, на хранении документов по личному составу это никак не должно отражаться. Ежегодная экспертиза ценности и составление годовых разделов описей не перестают быть обязательными. Ответственным за эти процессы становится начальник отдела кадров. Расскажем о том, что представляет собой экспертиза ценности документов, а также как ее провести.

Для начала расскажем об экспертизе ценности в целом, чтобы начальник отдела кадров знал, чем предстоит заниматься и что должно получиться «на выходе», подробно остановившись на экспертизе ценности документов отдела кадров. Неважно, есть в компании архив или нет: документы по личному составу должны храниться по единым для всех правилам. Ежегодная экспертиза ценности – одно из таких правил.

Первая и основная задача начальника отдела кадров в экспертной комиссии (ЭК) состоит в том, чтобы оценить документы по личному составу. Они, впрочем, и так полностью должны находиться в его ведении. Во вторую очередь идет задача обеспечить соблюдение интересов работодателя и не допустить ущемления прав работников при оценке всех остальных документов.

Экспертиза ценности в организации: описание процесса и результат

Обязательность ежегодной экспертизы ценности (ЭЦ) устанавливается в п. 4.10–4.11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее – Правила-2015). А порядок ее проведения подробно и исчерпывающе приводится в разделе 2 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

ЭЦ проводится впервые

Первая в истории компании экспертиза ценности организуется архивом или службой делопроизводства. Как правило, архивы создаются в компаниях тогда, когда количество скопившихся документов начинает выходить из-под контроля и становится просто необходимым избавиться от них хотя бы частично. Это означает, что экспертной комиссии предстоит большая работа. Но все члены комиссии действуют строго в рамках своей компетенции, а значит, начальника отдела кадров среди всех скопившихся за годы работы документов будут интересовать только те, что имеют отношение к работе с персоналом.

Ход экспертизы ценности документов лучше всего представить в виде таблицы (Таблица 1).

Таблица 1. Экспертиза ценности документов

Экспертизу ценности проходят не абсолютно все документы, а только те, что готовы для определения на хранение. Читаем Правила-2015.

Фрагмент документа
Абзац 1 п. 4.1 Правил-2015

4.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Результаты экспертизы ценности обязательно оформляются в специальных документах, формы которых утверждены Правилами-2015. Это:

  • опись дел постоянного хранения (приложение № 14);
  • опись дел по личному составу (приложение № 15);
  • опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение № 16);
  • опись электронных дел, документов постоянного срока хранения (приложение № 17);
  • опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение № 18).

За организацию составления описей, их оформление и документо­оборот отвечает архив организации (или служба делопроизводства). Кадровики заполняют только основное содержание описи дел по личному составу.

ЭЦ как ежегодное мероприятие

Когда ЭЦ станет обычным событием в организации (или в отделе кадров, если архива на уровне компании нет), она не будет занимать много времени. Члены комиссии будут знать,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Начальника отдела кадров пригласили в экспертную комиссию: что нужно знать

Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия. И одним из ее членов в обязательном порядке выступает представитель отдела кадров – его руководитель. Расскажем, что от него потребуется, как подготовиться к работе комиссии и какие обстоятельства учесть.

Сроки хранения документов по личному составу

Сроки хранения кадровых документов сокращены с 75 лет до 50. Какие документы попали под новые правила? Как повлияют указанные изменения на работу кадровых служб? Как отсчитывать новый срок? На эти вопросы найдете ответы в ­материале нашего эксперта.

Формируем личные дела

Документы по личному составу играют важную роль в трудовых отношениях. Именно они являются доказательствами в случае возникновения спора и подтверждают законность действий работодателя, а также защищают социальные и будущие пенсионные права сотрудников. Поэтому так важно грамотно их вести. Давайте разберемся, каковы правила формирования личных дел сотрудников, что в них следует включать, какие документы должны быть в оригинале, какие ­допустимы в копиях, каков порядок их хранения и пр.

Уничтожение кадровых документов

Отсутствие в организации архива совсем не повод пренебрегать качественным и выстроенным в соответствии с государственными нормами процессом хранения документов, пусть даже и внутри одного отдела кадров. Уничтожение документов – неотъемлемая часть этого процесса. Очень важно провести его, заменив тома на полках только одним, грамотно составленным, актом. Автор расскажет, как это сделать и на что обратить внимание при уничтожении кадровых ­документов.

Начальника отдела кадров пригласили в экспертную комиссию: что нужно знать

Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия. И одним из ее членов в обязательном порядке выступает представитель отдела кадров – его руководитель. Расскажем, что от него потребуется, как подготовиться к работе комиссии и какие обстоятельства учесть.

Открываем филиалы в местностях с особым климатом: что нужно знать кадровику

Трудовое законодательство предоставляет гарантии и компенсации работникам отдаленных регионов, в частности, надбавки к заработной плате, районные коэффициенты, дополнительные отпуска, сокращенный рабочий день и пр. Чтобы не допустить ошибок при оформлении работников филиалов на территории нашей страны, кадровой службе необходимо предпринять шаги, перечисленные в статье.

Сроки хранения документов по личному составу

Сроки хранения кадровых документов сокращены с 75 лет до 50. Какие документы попали под новые правила? Как повлияют указанные изменения на работу кадровых служб? Как отсчитывать новый срок? На эти вопросы найдете ответы в ­материале нашего эксперта.

Уничтожение кадровых документов

Отсутствие в организации архива совсем не повод пренебрегать качественным и выстроенным в соответствии с государственными нормами процессом хранения документов, пусть даже и внутри одного отдела кадров. Уничтожение документов – неотъемлемая часть этого процесса. Очень важно провести его, заменив тома на полках только одним, грамотно составленным, актом. Автор расскажет, как это сделать и на что обратить внимание при уничтожении кадровых ­документов.