Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.
Правильно ли указывать в акте на уничтожение индексы дел и номенклатуру того года, за какой уничтожаются документы?
Интересно, за какие годы вы сейчас проводите подготовку документов к передаче на архивное хранение и выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению?
Главное в вашей ситуации – соблюдение нормативных сроков хранения по действующему в настоящее время Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень 2019 года).
Перечень 2019 года начал действовать с 18.02.2020, а ранее действовавший аналогичный Перечень (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) утратил силу. В соответствии с Разъяснениями Росархива по внедрению Перечня 2019 года (опубликованы на сайте Росархива 12.03.2020) Перечень 2019 года должен применяться при установлении сроков хранения документов за предшествующие его утверждению годы, работать по новому Перечню надо начиная с 18.02.2020.
Если документы за прошлые годы 1 были переданы в архив и выделены по актам на уничтожение до 18.02.2020, то сроки хранения вы определяли по соответствующим номенклатурам дел, в которых учитывались данные документы (т.е. по старому Перечню). Но если после 18.02.2020 вы обрабатываете эти документы, внося в акты на выделение к уничтожению и в описи дел, то их сроки хранения придется перепроверить и определить по новому Перечню 2019 года. Основание – Разъяснения Росархива.
Разъяснения по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения (опубликованы на сайте Росархива 12.03.2020)
В связи с участившимися обращениями по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 (далее – Перечень), а также Инструкции по применению Перечня… разъясняем следующее:
1… Таким образом, приказы Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 и 237 вступили в силу соответственно 18 февраля и 25 февраля 2020 года…
2. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236), за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236…
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Автор объясняет, в чем заключается это мероприятие, когда к вам могут прийти, как вы сами можете запросить визит инспектора, а также показывает образцы заявления о проведении профилактического визита ГИТ и акта о профвизите.
По новым правилам любая организация может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) со всеми своими работниками. Если вы решили воспользоваться такой возможностью, то одновременно у вас изменится часть документов по личному составу в документальном фонде. Показываем на конкретных примерах, как в номенклатуре дел нужно отражать: трудовые договоры, приказы и документы к ним, уведомления работодателя о переходе на КЭДО и согласия работников, документы о технологии работы в КЭДО.
Даем пошаговую инструкцию по кадровым мероприятиям с комплектом образцов оформления документов в связи с частичной мобилизацией: общий приказ об урегулировании трудовых и связанных с ними отношений с работниками и кадровых мероприятиях в связи с объявлением частичной мобилизации в РФ; акт об отказе работника получить повестку; тексты уведомлений работнику о необходимости явки на работу для получения повестки и военкомату о невозможности вручить работнику повестку в связи с его отсутствием; заявление работника о приостановлении действия его трудового договора в связи с призывом на военную службу по мобилизации; приказы об освобождении работника от работы на период выполнения государственных обязанностей с сохранением места работы (должности) и среднего заработка, о приостановлении действия трудового договора с работником (для различных ситуаций), о возобновлении действия трудового договора после окончания периода военной службы по мобилизации. Узнаете также о законопроектах, касающихся отдельных аспектов мобилизации.
Локальные нормативные акты (ЛНА) есть в каждой организации. Поэтому так важно их правильно хранить и формировать в дела в разных подразделениях. Расскажем, как это сделать в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА.
Даем пошаговую инструкцию по кадровым мероприятиям с комплектом образцов оформления документов в связи с частичной мобилизацией: общий приказ об урегулировании трудовых и связанных с ними отношений с работниками и кадровых мероприятиях в связи с объявлением частичной мобилизации в РФ; акт об отказе работника получить повестку; тексты уведомлений работнику о необходимости явки на работу для получения повестки и военкомату о невозможности вручить работнику повестку в связи с его отсутствием; заявление работника о приостановлении действия его трудового договора в связи с призывом на военную службу по мобилизации; приказы об освобождении работника от работы на период выполнения государственных обязанностей с сохранением места работы (должности) и среднего заработка, о приостановлении действия трудового договора с работником (для различных ситуаций), о возобновлении действия трудового договора после окончания периода военной службы по мобилизации. Узнаете также о законопроектах, касающихся отдельных аспектов мобилизации.
Объясняем особенности оформления актов по требованиям ГОСТ и Методических рекомендаций. В статье дан 21 пример оформления отдельных реквизитов и фрагментов актов для различных ситуаций, а также 3 образца целых актов (один составлен комиссией, другой – без образования комиссии в присутствии коллег, а третий – представителями разных организаций). Показываем лучшую практику формализации текста акта, которая поможет вам разработать его формы, а также электронные шаблоны актов в информационной системе.
Локальные нормативные акты (ЛНА) есть в каждой организации. Поэтому так важно их правильно хранить и формировать в дела в разных подразделениях. Расскажем, как это сделать в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА.
Рассказываем, что делать кадровой службе в связи с выходом нового перечня со сроками хранения документов; даем советы, как и где хранить подлинники и копии; на какие статьи перечня необходимо обратить внимание; какие изменения внести в номенклатуру дел и как формировать дела с учетом нововведений. Выделяем изменившиеся сроки, даем рекомендации по их применению.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
