Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Кадровая служба
  3. Делопроизводство в кадровой службе

Акт о выделении документов к уничтожению

0
Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» № 7 / 2023
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
В кадровой службе есть документы с разным сроком хранения. Поговорим о тех, у которых закончились сроки хранения и их можно уничтожить. Рассказываем, какую утвержденную форму акта о выделении документов к уничтожению надо использовать и как ее адаптировать под свою организацию. Показываем, как в акте на уничтожение документов можно отразить «старые» сроки хранения и индексы дел по номенклатуре и «новые» сроки по актуальному перечню документов со сроками хранения, утвержденному Росархивом.

Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.

Вопрос в тему
Куда: kadry@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Правильно ли указывать в акте на уничтожение индексы дел и номенклатуру того года, за какой уничтожаются документы?

В номенклатуре дел и акте сроки хранения могут отличаться

Интересно, за какие годы вы сейчас проводите подготовку документов к передаче на архивное хранение и выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению?

Связанный материал
Формируем, храним и уничтожаем локальные нормативные акты
№ 09 / 2021

См. статью «Формируем, храним и уничтожаем локальные нормативные акты» в № 9’ 2021

Главное в вашей ситуации – ​соблюдение нормативных сроков хранения по действующему в настоящее время Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – ​Перечень 2019 года).

Связанный материал
Анализируем новые сроки хранения кадровых документов по Перечню 2019 г.
№ 08 / 2020

См. статью «Анализируем новые сроки хранения кадровых документов по Перечню 2019 г.» в № 8’ 2020

Перечень 2019 года начал действовать с 18.02.2020, а ранее действовавший аналогичный Перечень (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) утратил силу. В соответствии с Разъяснениями Росархива по внедрению Перечня 2019 года (опубликованы на сайте Росархива 12.03.2020) Перечень 2019 года должен применяться при установлении сроков хранения документов за предшествующие его утверждению годы, работать по новому Перечню надо начиная с 18.02.2020.

Если документы за прошлые годы 1 были переданы в архив и выделены по актам на уничтожение до 18.02.2020, то сроки хранения вы определяли по соответствующим номенклатурам дел, в которых учитывались данные документы (т.е. по старому Перечню). Но если после 18.02.2020 вы обрабатываете эти документы, внося в акты на выделение к уничтожению и в описи дел, то их сроки хранения придется перепроверить и определить по новому Перечню 2019 года. Основание – ​Разъяснения Росархива.

Связанный материал
Уничтожение кадровых документов
№ 12 / 2015

Образцы актов о выделении к уничтожению и об уничтожении документов, см. в статье «Уничтожение кадровых документов» в № 12’ 2015
Фрагмент документа

Разъяснения по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения (опубликованы на сайте Росархива 12.03.2020)

В связи с участившимися обращениями по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 (далее – ​Перечень), а также Инструкции по применению Перечня… разъясняем следующее:

1… Таким образом, приказы Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 и 237 вступили в силу соответственно 18 февраля и 25 февраля 2020 года…

2. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236), за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236…

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 840 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Как уничтожать персданные без штрафов и лишней работы

Кадровая служба
№ 07 / 2026
Практические рекомендации

С марта 2023 года Роскомнадзор требует документировать уничтожение персональных данных отдельным актом с указанием Ф.И.О. субъектов и категорий персданных. Для кадровиков это стало настоящей головной болью: неужели на тысячи кадровых документов теперь нужно составлять два акта – Росархива и Роскомнадзора? Ошибка грозит огромными штрафами, а «задвоение» документооборота парализует работу. Даем алгоритм выбора нужного акта в зависимости от статуса документа и факта достижения цели обработки персданных. Анализируем типичные кадровые ситуации: от согласий на размещение на Доске почета и отозванных согласий до медицинских справок, резюме соискателей и документов по личному составу с длительными сроками хранения. Фокусируемся на защите от претензий проверяющих. Узнаете, почему на архивные документы закон о персданных не распространяется; как доказать, что физическое уничтожение носителя равносильно уничтожению самих данных. Получите железную аргументацию, чтобы законно отказаться от составления лишних актов и сэкономить сотни рабочих часов.

Валентина Андреева
профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия, к.и.н.

Как провести служебное расследование, если работник во время больничного нарушил больничный режим?

Кадровая служба
№ 11 / 2024

Работник во время открытого листка нетрудоспособности нарушил больничный режим. Во время больничного был оформлен протокол ГИБДД (был за рулем служебного транспорта в состоянии алкогольного опьянения). Как оформить служебное расследование? Каков алгоритм служебного расследования?

Подтверждение состояния опьянения у работника

Кадровая служба
№ 11 / 2024
Правовое обеспечение деятельности

Что считается появлением на работе в состоянии опьянения? Когда есть основания полагать, что сотрудник находится в состоянии опьянения, которое влечет за собой применение работодателем мер дисциплинарной ответственности? Можно ли привлечь к ответственности сотрудника, которого застали в нетрезвом виде в командировке (либо на пути к месту командирования или обратно)? А если он пришел пьяным на работу, но во время своего отгула или даже отпуска? Когда состояние опьянения не повод для увольнения? Как составить акт о нахождении на работе в состоянии опьянения и что делать, если работник отказывается его подписывать? Как поступить, если работник отказывается пройти медицинское освидетельствование на состояние опьянения или предоставить акт работодателю? В статье найдете ответы на все эти вопросы, подборку судебной практики по спорным моментам, а также образцы документов: акта о нахождении сотрудника на работе в состоянии алкогольного опьянения, направления его на медосвидетельствование, запроса о предоставлении акта освидетельствования, приказа об отстранении от работы в связи с появлением в состоянии алкогольного опьянения и актов об отказе сотрудника с ним ознакомиться, об отказе предоставить письменное объяснение, приказа о допуске к работе.

Анастасия Маслова
юрист юридической компании LEVINE Bridge
Кирилл Залюбовский
юрист ООО «Инс-ТРЕЙД»

Правила уничтожения персональных данных

Кадровая служба
№ 04 / 2024
Практические рекомендации

В каких ситуациях и в какие сроки необходимо уничтожать персональные данные? Каков порядок их уничтожения? Что будет за нарушения в этой сфере? Какие документы составить, чтобы соблюсти установленные действующими нормативными правовыми актами требования? Отвечаем на эти и связанные с ними вопросы. Даем готовые образцы приказа о создании постоянно действующей комиссии по уничтожению документов, акта об уничтожении персданных, уведомления работника об уничтожении неправомерно использованных персональных данных. Предлагаем формулировки для локального нормативного акта компании (о порядке уничтожения таких конфиденциальных сведений) и договоров с контрагентами (с обязательством уничтожить передаваемые по договору персданные в установленных случаях).

Марина Дячук
частнопрактикующий юрист

Правила уничтожения персональных данных

Кадровая служба
№ 04 / 2024
Практические рекомендации

В каких ситуациях и в какие сроки необходимо уничтожать персональные данные? Каков порядок их уничтожения? Что будет за нарушения в этой сфере? Какие документы составить, чтобы соблюсти установленные действующими нормативными правовыми актами требования? Отвечаем на эти и связанные с ними вопросы. Даем готовые образцы приказа о создании постоянно действующей комиссии по уничтожению документов, акта об уничтожении персданных, уведомления работника об уничтожении неправомерно использованных персональных данных. Предлагаем формулировки для локального нормативного акта компании (о порядке уничтожения таких конфиденциальных сведений) и договоров с контрагентами (с обязательством уничтожить передаваемые по договору персданные в установленных случаях).

Марина Дячук
частнопрактикующий юрист

Подтверждение состояния опьянения у работника

Кадровая служба
№ 11 / 2024
Правовое обеспечение деятельности

Что считается появлением на работе в состоянии опьянения? Когда есть основания полагать, что сотрудник находится в состоянии опьянения, которое влечет за собой применение работодателем мер дисциплинарной ответственности? Можно ли привлечь к ответственности сотрудника, которого застали в нетрезвом виде в командировке (либо на пути к месту командирования или обратно)? А если он пришел пьяным на работу, но во время своего отгула или даже отпуска? Когда состояние опьянения не повод для увольнения? Как составить акт о нахождении на работе в состоянии опьянения и что делать, если работник отказывается его подписывать? Как поступить, если работник отказывается пройти медицинское освидетельствование на состояние опьянения или предоставить акт работодателю? В статье найдете ответы на все эти вопросы, подборку судебной практики по спорным моментам, а также образцы документов: акта о нахождении сотрудника на работе в состоянии алкогольного опьянения, направления его на медосвидетельствование, запроса о предоставлении акта освидетельствования, приказа об отстранении от работы в связи с появлением в состоянии алкогольного опьянения и актов об отказе сотрудника с ним ознакомиться, об отказе предоставить письменное объяснение, приказа о допуске к работе.

Анастасия Маслова
юрист юридической компании LEVINE Bridge
Кирилл Залюбовский
юрист ООО «Инс-ТРЕЙД»

Как уничтожать персданные без штрафов и лишней работы

Кадровая служба
№ 07 / 2026
Практические рекомендации

С марта 2023 года Роскомнадзор требует документировать уничтожение персональных данных отдельным актом с указанием Ф.И.О. субъектов и категорий персданных. Для кадровиков это стало настоящей головной болью: неужели на тысячи кадровых документов теперь нужно составлять два акта – Росархива и Роскомнадзора? Ошибка грозит огромными штрафами, а «задвоение» документооборота парализует работу. Даем алгоритм выбора нужного акта в зависимости от статуса документа и факта достижения цели обработки персданных. Анализируем типичные кадровые ситуации: от согласий на размещение на Доске почета и отозванных согласий до медицинских справок, резюме соискателей и документов по личному составу с длительными сроками хранения. Фокусируемся на защите от претензий проверяющих. Узнаете, почему на архивные документы закон о персданных не распространяется; как доказать, что физическое уничтожение носителя равносильно уничтожению самих данных. Получите железную аргументацию, чтобы законно отказаться от составления лишних актов и сэкономить сотни рабочих часов.

Валентина Андреева
профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия, к.и.н.

Оформляем акты по правилам ГОСТ

Кадровая служба
№ 10 / 2020
Кадровая служба с нуля

Объясняем особенности оформления актов по требованиям ГОСТ и Методических рекомендаций. В статье дан 21 пример оформления отдельных реквизитов и фрагментов актов для различных ситуаций, а также 3 образца целых актов (один составлен комиссией, другой – ​без образования комиссии в присутствии коллег, а третий – ​представителями разных организаций). Показываем лучшую практику формализации текста акта, которая поможет вам разработать его формы, а также электронные шаблоны актов в информационной системе.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ