Top.Mail.Ru

Формируем, храним и уничтожаем локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты (ЛНА) есть в каждой организации. Поэтому так важно их правильно хранить и формировать в дела в разных подразделениях. Расскажем, как это сделать в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА.

Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Вопрос в тему
Куда: kadry@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Как формировать дела с локальными нормативными актами? Какие возможны подходы: где хранить оригиналы и копии? Покажите, пожалуйста, на примере фрагмента номенклатуры дел.

Каковы сроки хранения у таких дел? Как выделять такие документы к уничтожению?

Управление документами в настоящее время рассматривается как новая, актуальная и специальная управленческая функция, направленная на регулирование процессов создания, получения, сохранения, использования, передачи на хранение и уничтожения документов. Это функция по единому процессу и по единой технологии, которую до сих пор называют делопроизводством. Поэтому, решая вопросы формирования дел в соответствии с номенклатурой дел и сроками хранения, необходимо начинать с управленческих аспектов.

Конкретное решение будет зависеть от масштаба деятельности организации, от делегирования полномочий на издание ЛНА, от метода их утверждения, который предпочитают руководители (приказом или грифом утверждения), от видов и разновидностей ЛНА, от того какая номенклатура дел будет разработана (структурного типа или функционального), от того где и в какой форме (бумажной или электронной) ЛНА будут храниться и т. п.

В издании ЛНА возникает много «но» и «если», поэтому рассмотрим распространенные ситуации.

Виды локальных нормативных актов

Начинаем с видов документов. В соответствии с действующим законодательством и в рамках оперативного самоуправления организация издает локальные нормативные акты, т. е. внутренние акты, в которых устанавливаются нормы и правила, обязательные для исполнения в данной организации.

Традиционно в качестве ЛНА рассматриваются организационные документы, входящие в систему организационно-распорядительной документации, – ​это положения, инструкции, регламенты, правила, перечни, классификаторы и другие виды документов (о чем говорит, например, п. 3.1 Примерной инструкции по делопроизводству в госорганизациях  1). Они актуальны примерно в течение 5 лет (это обычный управленческий цикл изменений в деятельности организации) и подлежат в основном постоянному хранению (по крайней мере, до ликвидации организации).

Но к ЛНА относятся и научно-технические документы, которые регламентируют производственные и технологические процессы в деятельности организации. Это могут быть, например, стандарты (СтП), технологические инструкции, регламенты, карты, требования и нормативы, ведомости технологических процессов, операций, операционные карты и другие виды документов. У них более...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как составить справку для работника

Рассказываем о справках, которые могут составляться в организации (как внутренние, так и внешние). Разбираем порядок оформления информационных справок и справок по личному составу. Показываем обязательные и факультативные реквизиты. Приводим образцы справок, в том числе о факте работы, среднем ежемесячном доходе работника, факте предоставления отпуска.

Оформление снижения заработной платы

В прошлом номере мы рассказали о том, как можно уменьшить зарплату сотрудников и что необходимо при этом учитывать. Сейчас говорим об оформлении документов. Даем образцы, которые понадобятся, если решите уменьшить заработную плату по соглашению с работником или в одностороннем порядке – ​из-за изменения условий труда. С обоснованием, почему в отдельных ситуациях рекомендуем поступить определенным образом, а не иначе, в том числе со ссылками на практику судов и разъяснения Роструда. Узнаете, как это может быть связано с внесением изменений в локальные нормативные акты работодателя.

Заполняем раздел об отпуске в личной карточке работника

Практики не рекомендуют отказываться от личных карточек работников, тем более что их теперь можно вести в электронном виде. В этих документах собрано много важных сведений о работниках, с их помощью удобно отслеживать некоторые изменения, например, касательно учета предоставленных отпусков. Рассматриваем подробно и с образцами заполнения личной карточки по госкомстатовской унифицированной форме № Т-2, как вносить записи в раздел VIII «Отпуск» в различных ситуациях, изменять или исправлять их.

Акт о выделении документов к уничтожению

В кадровой службе есть документы с разным сроком хранения. Поговорим о тех, у которых закончились сроки хранения и их можно уничтожить. Рассказываем, какую утвержденную форму акта о выделении документов к уничтожению надо использовать и как ее адаптировать под свою организацию. Показываем, как в акте на уничтожение документов можно отразить «старые» сроки хранения и индексы дел по номенклатуре и «новые» сроки по актуальному перечню документов со сроками хранения, утвержденному Росархивом.

Электронный пропускной режим: контроль рабочего времени

Все больше компаний вводят в своем офисе систему контрольно-пропускного режима. Это объясняется рядом причин, причем как внутренних, так и внешних – ​вызванных ужесточением законодательства в части обработки персональных данных, противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем. Некоторые организации в принципе обязаны установить контрольно-пропускной режим. Рассказываем со ссылкой на судебную практику, для чего он нужен, как его ввести, какие документы нужно составить и что в них прописать, чтобы в дальнейшем можно было использовать данные из системы контрольно-пропускного режима и учета рабочего времени в спорах с работниками. Приводим образцы текстов положения о пропускном режиме организации и приказа о его утверждении, а также даем формулировки для ПВТР.

Новая форма сведений о трудовой деятельности (СТД-Р) с 2023 года

C 2023 года действует множество обновленных кадровых форм, в том числе СТД-Р. Для начала напомним, кому и когда выдается СТД-Р (в т.ч. приведем образец заявления работника о выдаче ему сведений о трудовой деятельности). Далее расскажем, какие значимые изменения произошли, и выделим спорные вопросы (с рекомендациями по их разрешению). В завершение приведем образец заполнения новой формы СТД-Р, который можно использовать для выдачи работнику в день увольнения.

Выдача СТД-Р при увольнении и во время работы

С 2020 года перечень документов, выдаваемых работнику при увольнении, пополнился сведениями о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Ответим на наиболее частые вопросы, которые волнуют кадровиков: кому выдавать такие сведения, в какие сроки и в какой форме, необходимо ли заявление от работника, как фиксировать выдачу документа: надо ли вести журнал об этом и брать с работника подпись, какая ответственность предусмотрена за невыдачу СТД-Р? В вашем распоряжении также будут образцы необходимых документов.

Нужно ли индексировать зарплату и как это делать?

К индексации заработной платы работодатели всегда относились настороженно. Формулировки ТК РФ позволяют думать, что она должна проводиться, но многие связанные с ней вопросы обычными компаниями могут быть разрешены на локальном уровне. Так, государственные и муниципальные органы и учреждения индексируют зарплату в порядке, установленном трудовым законодательством, а коммерческие компании – ​в соответствии с ЛНА, колдоговором и соглашениями, заключаемыми в рамках соцпартнерства. А значит, делают вывод многие работодатели, если в перечисленных документах порядок индексации не прописан, то и проводить ее не надо. Выводы судов также долгое время внушали компаниям оптимизм. Однако инспекционная практика всегда была на стороне работников в этом вопросе. Расскажем, кто и когда должен проводить индексацию; разберемся с порядком ее расчета и размерами, например, будет ли ежемесячная премия к окладу рассматриваться судом в качестве индексации или ее размер также необходимо периодически увеличивать; узнаем, какие меры ответственности сейчас грозят работодателям в случае уклонения от обязанности проводить регулярную индексацию зарплаты; а также приведем безопасные и выгодные для работодателей формулировки ЛНА об индексации.