Практики не рекомендуют отказываться от личных карточек работников, тем более что их теперь можно вести в электронном виде. В этих документах собрано много важных сведений о работниках, с их помощью удобно отслеживать некоторые изменения, например, касательно учета предоставленных отпусков. Рассматриваем подробно и с образцами заполнения личной карточки по госкомстатовской унифицированной форме № Т-2, как вносить записи в раздел VIII «Отпуск» в различных ситуациях, изменять или исправлять их.
Унифицированная форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. До сентября 2021 года (когда вступил в силу новый Порядок ведения трудовых книжек 1) работодатели должны были заводить личную карточку при приеме каждого сотрудника на работу, а затем при любом кадровом событии (приеме, переводе, отпуске, увольнении и т.д.) необходимо было вносить в нее соответствующие записи и знакомить работников с ними под личную подпись. Кстати, до недавнего времени по личным карточкам в организациях осуществлялся и воинский учет граждан.
Минтруд России в письме от 24.12.2021 № 14-6/В-1487 отметил, что работодатель самостоятельно принимает решение, вести личную карточку в целях кадрового учета или нет. Более того, для удобства ее можно вести и в электронном виде. А специалисты Роструда добавили, что с записями в личных карточках работодатель может сотрудников не знакомить 2.
Несмотря на отмену обязательности личных карточек, специалисты в области кадрового делопроизводства не рекомендуют работодателям полностью отказываться от их ведения. Это универсальный документ, где содержится наиболее полная информация о любом сотруднике, и из него удобно брать данные для составления кадровой отчетности. В частности, если говорить о заполнении раздела VIII «Отпуск» личной карточки по унифицированной госкомстатовской форме № Т-2, то можно отслеживать много важной информации из различных документов (согласно указаниям по применению и заполнению этой формы, также утвержденным вышеназванным постановлением Госкомстата России, все записи вносятся именно на основании документов работодателя либо предоставленных работником), собранной в одном месте. Причем если раздел про отпуск в личной карточке бухгалтерская программа заполняет автоматически, то нередко она упускает важные детали, поэтому лучше их отслеживать вручную. Например, в случае с указанием, за какой рабочий год предоставляется отпуск, или в случае досрочного завершения отпуска по уходу за ребенком (подробнее об этом скажем ниже).
Кроме того, работодатель вправе утвердить свою форму личной карточки в установленном порядке и руководствоваться ею вместо госкомстатовской (например, убрав из нее графы, заполнение которых его не интересует, или добавив нужные). Однако на практике мало кто так поступает, поскольку утвержденная постановлением Госкомстата России форма личной карточки за столько лет ее использования стала привычной, содержит много актуальной информации и дорабатывать ее под себя зачастую просто нет необходимости.
Некоторые работодатели утверждают свой собственный порядок ведения личных карточек работников в виде локального нормативного акта или просто устанавливают основные правила в приказе. В этом же документе, как правило, фиксируют, в каком виде ведутся карточки (бумажном или электронном) и кто является ответственным за их заполнение лицом, нужно ли знакомить работников под личную подпись (или в порядке, установленном для внедренного электронного документооборота) с внесенными в эти карточки записями.
Обратите внимание: раздел про отпуска в личной карточке в большинстве случаев кадровик заполняет после оформления приказа о предоставлении отпуска (чтобы потом не пришлось переделывать).
Рассмотрим на конкретных примерах, как отразить в личной карточке, составляемой по госкомстатовской унифицированной форме, разные виды отпусков.
Ежегодные оплачиваемые отпуска
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск, согласно ч. 1 ст. 115 ТК РФ, предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. Если сотрудник идет в отпуск по графику отпусков, то его заявление в данном случае не требуется. Однако согласно ч. 3 ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись...
