Кадровые службы по утверждаемым на государственном уровне типовым перечням:
Вступление в силу нового Перечня 1 ставит перед отделами кадров новые задачи. Согласно разъяснениям Росархива 2, все сроки хранения документов, законченных в делопроизводстве (в том числе и до издания приказа Росархива, утвердившего Перечень), должны определяться по Перечню 2019 г. 3 Это означает, что необходимо:
1) изменить сроки хранения документов по личному составу и дать ссылки на статьи нового Перечня в утвержденной номенклатуре дел отдела кадров на 2020 г.;
2) отразить на обложках сформированных дел изменение сроков хранения, а при необходимости скорректировать их заголовки;
3) обратить внимание на состав документов личных дел работников, и если регламент формирования личных дел как ЛНА разработан не был, то запланировать его создание, чтобы утвердить обязательный состав документов личного дела;
4) если описи дел по личному составу и акты о выделении документов к уничтожению за период 2016–2019 гг. до сих пор не утверждены / не согласованы, то внести изменения в сроки хранения документов по новому Перечню и переоформить их;
5) если документы с долговременным или постоянным сроком хранения издаются в организации в форме электронного оригинала и подписываются электронной подписью руководителя, то решить вопрос о заверении бумажных копий электронных документов 4 в процессе подготовки дел к передаче в архив и о формировании фонда пользования электронных документов.
Некоторые организации могут задаться вопросом: зачем нам это надо? Согласно ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ) все организации (и коммерческие) должны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение установленных сроков хранения. Вместе с тем, устанавливая в ст. 22.1 сроки хранения документов по личному составу, Закон № 125-ФЗ не закрепляет обязательности передачи этой категории документов в гос- или муниципальный архив.
Поэтому если организация не создает архив (как специализированное структурное подразделение с квалифицированным персоналом), то для обеспечения архивного хранения указанных документов:
Нередко на практике именно кадровая служба компании становится подразделением архивного хранения документов по личному составу 5. Для хранения, как правило, выделяется простое оборудование (металлические шкафы, отдельный компьютер, отдельные мощности сервера и т.п.). Совместно с ИТ-отделом кадровая служба поддерживает сохранность электронных копий и учетно-справочного аппарата к документам по личному составу. А на сотрудника, который назначен ответственным за ведение и учет трудовых книжек и вкладышей к ним, обработку и защиту персональных данных сотрудников в процессе работы с кадровыми документами, дополнительно возлагаются обязанности по архивному хранению и обеспечению сохранности документов по личному составу.
К сведению
Документы по личному составу организация должна хранить в течение 50 или 75 лет (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). В государственный или муниципальный архив документы по личному составу могут быть переданы 6 лишь в следующих случаях:
Понимая социальную ответственность перед работниками, кадровая служба организации должна уделить пристальное внимание правильному формированию дел, их систематизации и подготовке к архивному хранению. Ведь главное в хранении документов – не только обеспечить сохранность, но и организовать их эффективное использование. Например, выдавать по запросам бывших сотрудников архивные справки (выписки) в качестве доказательства (подтверждения) их трудовой деятельности.
См. статью «Выписки из кадровых документов» в № 1’ 2018
Документы по личному составу отражают трудовые отношения работодателя и работника и возникают в процессе документирования одной из общих функций управления – управление персоналом.
В Перечне 2019 г. нашли закрепление нормативные сроки хранения документов по основным задачам и комплексам документов, возникающих по данной функции 7 (Таблица 1).
Таблица 1. Классификация документов по личному составу
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Зачем в номенклатуру включать дела уволенных сотрудников? Такие дела включают в опись дел по личному составу.
Номенклатура дел утверждается в конце года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Все структурные подразделения, в том числе отдел кадров, составляют свои номенклатуры, а потом на их основе оформляется сводная номенклатура по всей организации. В редакцию журнала пришло множество вопросов, касающихся составления и ведения этого документа, которые мы рассмотрели. Например, кто может не утверждать номенклатуру? Какую форму следует использовать? Какие заголовки дел и наименования разделов использовать? В какой последовательности располагать заголовки? Каков порядок их исправления? Как правильно индексировать дела? Можно ли предусмотреть резервные номера? Каким образом отражать сроки хранения в номенклатуре дел? Как ссылаться на статьи со сроками хранения документов и на другие нормативные акты, решения экспертной комиссии организации, установившие сроки хранения? Какие записи надо сделать в номенклатуре дел по окончании делопроизводственного года?
Опираясь на обширную судебную практику, рассказываем, какие документы вправе запросить сотрудник; каким образом лучше организовать работу по ответам на подобные запросы; как правильно рассчитать срок, в течение которого надо выдать запрошенные работником документы (на конкретном примере); когда можно отказать сотруднику в выдаче документов и как такой отказ лучше оформить; что делать, если в запрошенных документах содержатся персональные данные других работников. Даем удобные таблицы-шпаргалки с перечнем документов, на копии которых, по мнению судов и консультантов Роструда, работники претендовать не могут, а какие вправе запрашивать (с выделением спорных ситуаций); с реквизитами для оформления выписок из документов. В вашем распоряжении также образцы письменного отказа в выдаче работнику части копий запрошенных им документов, оформления выписки из приказа, а также формулировок для Инструкции по кадровому делопроизводству о выдаче работникам копий документов (выписок из них), связанных с работой.
В конце года кадровые специалисты не только занимаются организацией новогодних корпоративов, но и следят за тем, все ли обязанности выполнил работодатель, в частности утвердил ли график отпусков, номенклатуру дел, издал ли приказ о работе в выходные и нерабочие новогодние праздничные дни, оформил ли план работы и приказ по воинскому учету, проанализировал и подготовил ли кадровые документы к архивному хранению либо уничтожению. Читайте, что должна сделать кадровая служба до конца декабря, со ссылками на полезные материалы, опубликованные в нашем журнале, благодаря которым вы узнаете об ошибках работодателей, получите необходимые рекомендации и образцы юридически выверенных документов.
Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. Как будет зависеть срок хранения от квалификации инструкции, т. е. от попадания в одну из этих групп?
В конце февраля вступил в силу новый Перечень сроков хранения типовых управленческих документов. В связи с этим возник вопрос, как внести изменения в номенклатуру дел, ведь сроки хранения многих документов, в том числе и кадровых, были изменены. А значит, отделу кадров, как и другим подразделениям компании, необходимо актуализировать свои части номенклатуры. Покажем два варианта действий с примерами документов: как составить изменения к номенклатуре дел (на 2020 год, которую утвердили в конце 2019 года) и как оформить новую номенклатуру на этот год.
Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).
С 2020 г. некоторые работодатели должны ежемесячно сдавать новый отчет – СЗВ-ТД. Форма и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п. Форма СЗВ-ТД является обязательной и дополнила персонифицированные отчеты по работникам после введения электронных трудовых книжек. Кто должен заполнить и сдать данную форму? Как заполнять в первый раз по новому работнику и в последующем регулярно? Куда сдавать? Какие есть нюансы при заполнении на сотрудников, которые работают по совместительству и дистанционно? Все эти и другие вопросы в статье, которая поможет работодателю правильно и вовремя сдать отчет по новой форме.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
