Top.Mail.Ru

Анализируем новые сроки хранения кадровых документов по Перечню 2019 г.

Рассказываем, что делать кадровой службе в связи с выходом нового перечня со сроками хранения документов; даем советы, как и где хранить подлинники и копии; на какие статьи перечня необходимо обратить внимание; какие изменения внести в номенклатуру дел и как формировать дела с учетом нововведений. Выделяем изменившиеся сроки, даем рекомендации по их применению.

Кадровые службы по утверждаемым на государственном уровне типовым перечням:

  • определяют сроки хранения документов по личному составу;
  • разрабатывают с учетом нормативных сроков номенклатуры дел отделов кадров;
  • оформляют дела, в т.ч. личные;
  • составляют описи дел, подлежащих передаче в архив, и пр.

Вступление в силу нового Перечня 1 ставит перед отделами кадров новые задачи. Согласно разъяснениям Росархива 2, все сроки хранения документов, законченных в делопроизводстве (в том числе и до издания приказа Росархива, утвердившего Перечень), должны определяться по Перечню 2019 г. 3 Это означает, что необходимо:

1) изменить сроки хранения документов по личному составу и дать ссылки на статьи нового Перечня в утвержденной номенклатуре дел отдела кадров на 2020 г.;

2) отразить на обложках сформированных дел изменение сроков хранения, а при необходимости скорректировать их заголовки;

3) обратить внимание на состав документов личных дел работников, и если регламент формирования личных дел как ЛНА разработан не был, то запланировать его создание, чтобы утвердить обязательный состав документов личного дела;

4) если описи дел по личному составу и акты о выделении документов к уничтожению за период 2016–2019 гг. до сих пор не утверждены / не согласованы, то внести изменения в сроки хранения документов по новому Перечню и переоформить их;

5) если документы с долговременным или постоянным сроком хранения издаются в организации в форме электронного оригинала и подписываются электронной подписью руководителя, то решить вопрос о заверении бумажных копий электронных документов 4 в процессе подготовки дел к передаче в архив и о формировании фонда пользования электронных документов.

Некоторые организации могут задаться вопросом: зачем нам это надо? Согласно ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ) все организации (и коммерческие) должны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение установленных сроков хранения. Вместе с тем, устанавливая в ст. 22.1 сроки хранения документов по личному составу, Закон № 125-ФЗ не закрепляет обязательности передачи этой категории документов в гос- или муниципальный архив.

Поэтому если организация не создает архив (как специализированное структурное подразделение с квалифицированным персоналом), то для обеспечения архивного хранения указанных документов:

  • разрабатывается Положение об их архивном хранении;
  • назначаются ответственные за хранение и обеспечение сохранности архивных документов (в небольших организациях – один сотрудник, в крупных – в каждом структурном подразделении свой).

Нередко на практике именно кадровая служба компании становится подразделением архивного хранения документов по личному составу 5. Для хранения, как правило, выделяется простое оборудование (металлические шкафы, отдельный компьютер, отдельные мощности сервера и т.п.). Совместно с ИТ-отделом кадровая служба поддерживает сохранность электронных копий и учетно-справочного аппарата к документам по личному составу. А на сотрудника, который назначен ответственным за ведение и учет трудовых книжек и вкладышей к ним, обработку и защиту персональных данных сотрудников в процессе работы с кадровыми документами, дополнительно возлагаются обязанности по архивному хранению и обеспечению сохранности документов по личному составу.

К сведению

Документы по личному составу организация должна хранить в течение 50 или 75 лет (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). В государственный или муниципальный архив документы по личному составу могут быть переданы 6 лишь в следующих случаях:

  • при ликвидации организации (независимо от того, является она или нет источником комплектования, документы подлежат экспертизе ценности, и при этом передача в архив считается возможной, если у организации не будет правопреемника);
  • по решению суда;
  • при угрозе их сохранности в организации (решение принимается, в т.ч. в рамках контрольно-надзорной деятельности органов, уполномоченных в сфере архивного дела).

Понимая социальную ответственность перед работниками, кадровая служба организации должна уделить пристальное внимание правильному формированию дел, их систематизации и подготовке к архивному хранению. Ведь главное в хранении документов – не только обеспечить сохранность, но и организовать их эффективное использование. Например, выдавать по запросам бывших сотрудников архивные справки (выписки) в качестве доказательства (подтверждения) их трудовой деятельности.

Классификация кадровых документов и разделы Перечня

Документы по личному составу отражают трудовые отношения работодателя и работника и возникают в процессе документирования одной из общих функций управления – управление персоналом.

В Перечне 2019 г. нашли закрепление нормативные сроки хранения документов по основным задачам и комплексам документов, возникающих по данной функции 7 (Таблица 1).

Таблица 1. Классификация документов по личному составу

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Год издания и срок хранения документов по личному составу

Закон об архивном деле установил сроки хранения документов по личному составу с учетом хронологического признака. Завершенные делопроизводством до 2003 года документы следует хранить 75 лет, а завершенные после 2003 года – ​50 лет. Как не ошибиться с определением срока документа? Есть ли документы, на которые это правило не распространяется? Что означают «запретные даты»? И какие периоды подпадают под них? За какие годы уничтожать документы не следует? Когда кадровый документ будет считаться завершенным делопроизводством? Дадим ответы на эти и другие практические вопросы.

Как правильно в номенклатуре дел отразить дело с электронными трудовыми книжками?

Как правильно в номенклатуре дел организации отразить дело с электронными трудовыми книжками? Понятие электронная трудовая книжка существует, но по факту такого документа нет.

Как классифицировать приказы о выходе из декретного отпуска и какой срок хранения им присвоить?

Приказ о выходе из декретного отпуска является приказом по личному составу. Он относится к приказам по отпускам? Или к приказам по личному составу более длительного срока хранения (т. к. большой перерыв в работе)? У этого приказа какой срок хранения и по какой статье специального Перечня?

Аудит работы с персональными данными

Изменения в законодательстве о персональных данных – повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Какие приказы и ЛНА необходимо проверить? Формы каких документов утвердить? Приводим пример из практики работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных. Рассказываем, кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив); сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных.

Как без проблем сдать отчет по форме СЗВ-ТД

С 2020 г. некоторые работодатели должны ежемесячно сдавать новый отчет – ​СЗВ-ТД. Форма и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п. Форма СЗВ-ТД является обязательной и дополнила персонифицированные отчеты по работникам после введения электронных трудовых книжек. Кто должен заполнить и сдать данную форму? Как заполнять в первый раз по новому работнику и в последующем регулярно? Куда сдавать? Какие есть нюансы при заполнении на сотрудников, которые работают по совместительству и дистанционно? Все эти и другие вопросы в статье, которая поможет работодателю правильно и вовремя сдать отчет по новой форме.

Выдаем работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р

При увольнении или в любой момент по требованию работника, который выбрал электронный способ ведения трудовой книжки, работодатель обязан выдать сведения о его трудовой деятельности. Форма СТД-Р и порядок ее заполнения утверждены приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23н. Она обязательна и, по своей сути, является частично заменой бумажной трудовой книжки. Причем по содержанию и правилам заполнения она очень схожа с СЗВ-ТД. Расскажем, как оформить этот документ, если работник подал заявление на увольнение. Какие данные туда включать? С начала работы у данного работодателя или только за 2020 год? Надо ли выдавать сведения по форме СТД-Р сотруднику, если он не написал заявления о выборе электронной трудовой книжки? Какая ответственность грозит работодателю за невыдачу?

Актуализируем номенклатуру дел по причине новых сроков хранения документов

В конце февраля вступил в силу новый Перечень сроков хранения типовых управленческих документов. В связи с этим возник вопрос, как внести изменения в номенклатуру дел, ведь сроки хранения многих документов, в том числе и кадровых, были изменены. А значит, отделу кадров, как и другим подразделениям компании, необходимо актуализировать свои части номенклатуры. Покажем два варианта действий с примерами документов: как составить изменения к номенклатуре дел (на 2020 год, которую утвердили в конце 2019 года) и как оформить новую номенклатуру на этот год.

Электронные трудовые книжки: вносим изменения в ЛНА

С введением электронных трудовых книжек круг должностных обязанностей кадровиков, по сути, расширился, ведь далеко не каждый работник откажется от бумажной формы трудовой книжки. Ответим на два наиболее часто встречающихся вопроса: требуется ли вносить изменения в должностные инструкции в части новых обязанностей кадровых работников, а также в Положения о кадровой службе и/или иные ЛНА? Приведем образцы документов, которые понадобится составить на практике, если придется вносить изменения и/или дополнения в трудовые договоры, ЛНА, включая должностные инструкции. Узнаете, когда можно обойтись без подобных корректировок.