Top.Mail.Ru
Наступил декабрь, а это значит, что у кадровика есть определенные дела, которые обязательно надо закончить до начала Нового года. Напомним, какие основные задачи стоят перед службой персонала (приведем необходимый минимум), чтобы в предновогодней суете о них не забыть и уйти на праздники со спокойной совестью.

1. Утвердить график отпусков на 2024 год. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков, который нужно утвердить за 2 недели до нового года – ​по 15 декабря 2023 года включительно (17.12.2023 – ​воскресенье, поэтому крайняя дата утверждения передвигается на 2 дня раньше). График утверждается руководителем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии). Напомним, что на учет мнения профсоюза потребуется дополнительное время, поэтому если у вас есть такой представительный орган работников, надо закладывать время на эту процедуру (еще минимум 5 рабочих дней, и то только если профсоюз выдаст мотивированное заключение, с которым работодатель согласен, см. ст. 372 ТК РФ).

2. Утвердить и согласовать с военкоматом документы по воинскому учету на 2024 год. К воинскому учету по вполне понятным причинам сейчас повышенное внимание властей, поэтому не стоит о нем забывать, и конец года – ​самое время им заняться, если раньше вы этого не делали. Проект приказа об организации воинского учета граждан, в т. ч. бронирования граждан, пребывающих в запасе, и план работы по осуществлению воинского учета и бронированию граждан необходимо утверждать и согласовывать в военкомате ежегодно до конца года. Форма приказа приведена в приложении № 4, а форма плана работы – в приложении № 17 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017).

3. Проверить и привести в соответствие численность иностранных работников на 2024 год.

Допустимую долю иностранных работников, используемых хозяйствующими субъектами, осуществляющими на территории Российской Федерации отдельные виды экономической деятельности на 2024 год, установило Правительство РФ постановлением от 16.09.2023 № 1511. Например, в большинстве регионов России в строительстве на 2024 год допустимо использовать не более 80% иностранных работников от общей численности работников. Вам следует проверить, подпадаете ли вы под включенные в указанный документ организации и не превышаете ли установленные лимиты, а при необходимости – ​привести число иностранных специалистов в соответствие с установленными нормами.

4. Составить, утвердить и ввести в действие номенклатуру дел на 2024 год. Структурные подразделения организации, в т. ч. кадровая служба, до конца года должны составить свои номенклатуры, из которых состоит общая номенклатура по организации. Рекомендуемая форма номенклатуры приведена в приложении № 2 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). В ней указываются документы отдела кадров и сроки их хранения в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»1 и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)2.

5. Проанализировать и подготовить кадровые документы к архивному хранению либо уничтожению. Сроки хранения документов по личному составу установлены ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле. Так, хранить документы надо, если делопроизводство закончено:

  • до 01.01.2003 – 75 лет;
  • после 01.01.2003 – 50 лет.

Причем указанные сроки не распространяются на документы по личному составу, для которых Перечень установил иной срок хранения.

Сроки хранения кадровых документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено, а реестров, книг, журналов – ​с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. Поэтому, строго говоря, к архивации документы готовятся в январе – ​после окончания делопроизводственного года, но в конце года самое время посмотреть, какие документы ваш отдел будет готовить и сдавать в архив.

Экспертиза ценности документов поможет не только определить документацию, подлежащую архивному хранению, но и уничтожению. Документы временных сроков хранения: до 10 лет включительно в архив не передаются и по истечении сроков хранения уничтожаются; свыше 10 лет передаются в архив организации (но не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве).

6. Оформить работу на новогодних каникулах с 30.12.2023 по 08.01.2023. Не забудьте заранее определиться (уточнить у руководства), кому из сотрудников придется работать в предстоящие выходные и нерабочие праздничные дни. С сотрудников необходимо будет получить согласия на такую работу. Еще может потребоваться согласие профсоюза (ч. 5 ст. 113 ТК РФ). Причем напоминаем, что есть работники, которые не могут трудиться в такие дни, даже если не против (в частности, несовершеннолетние и беременные). После получения согласия необходимо издать приказ и ознакомить с ним работников.

7. Актуализировать ЛНА и другие организационно-распорядительные документы работодателя в связи с поправками в трудовое законодательство. Эту работу надо делать регулярно в течение года, мониторить законодательные изменения, внося корректировки в собственные документы, а также не забывать знакомить работников с новыми редакциями документов, но конец года и начало следующего – ​удачное время, чтобы провести эту задачу комплексно.

8. Утвердить и довести до сведения работников производственный календарь на 2024 год. Обязанности принимать собственный производственный календарь у работодателя нет, но практика показывает, что целесообразно доводить его до сведения работников (под личную подпись). Так они будут точно в курсе, какие дни являются нерабочими праздничными, а когда продолжительность рабочего дня сокращена на час.

9. Проверить, не нужно ли обновить самостоятельно разработанные и утвержденные формы кадровых документов, если в вашей организации принято ежегодно утверждать новую учетную политику либо в конце года в нее планируется внести изменения и/или дополнения. Напомним, что с 2013 г. унифицированные формы кадровых документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, не являются обязательными. Работодатели могут либо продолжить применять унифицированные формы (зафиксировав это решение в установленном порядке), либо самостоятельно разработать и утвердить их в учетной политике организации.

10. Проверить, не попала ли ваша организация в единый реестр проверок на 2024 год (proverki.gov.ru/portal). В реестре публикуются плановые контрольные (надзорные) и профилактические мероприятия (в том числе и профвизиты, которые заменили в условиях моратория внеплановые проверки) всех госорганов, включая и гострудинспекции. Кстати, Роструд недавно обновил чек-листы (приказ от 21.08.2023 № 180), а Минтруд России хочет расширить перечень индикаторов риска, которые используются контролерами при решении вопроса о проведении внеплановой проверки, добавив признаки зарплаты ниже МРОТ и отсутствие кадровых изменений при сокращении отчислений в СФР на 50%.

Сноски 2

  1. Далее – Закон об архивном деле. Вернуться назад
  2. Далее – Перечень. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как адаптироваться к работе после праздников

На последствия новогодних каникул жалуются многие работодатели. Их основная претензия заключается в том, что после праздников на рабочих местах сильно страдает дисциплина труда: работники тяжело включаются в трудовой процесс. Руководители организаций и кадровые службы задаются справедливым вопросом: что же сделать, чтобы праздники прошли для персонала без неблагоприятных последствий для трудового процесса, а работа после них началась наиболее эффективно? Даем рекомендации работникам и руководителям, чтобы после длительного отдыха все быстро и с новыми силами включились в работу.

Привлекаем льготника к работе в выходной и праздничный день

Государство заботится о лицах, нуждающихся в повышенной социальной и правовой защите. Поэтому в трудовом законодательстве есть много оговорок для наиболее уязвимых категорий работников. Рассматриваем, как правильно привлечь к работе в выходной и праздничный день работников-льготников. Выясняем, кто ни при каких обстоятельствах не может работать в эти дни, а кто при определенных условиях – ​может (даем образцы оформления документов для таких ситуаций). Приводим мнение Роструда и судебную практику по спорным вопросам. Советуем, как поступить в неоднозначных случаях.

Елена Кожемякина: «Три самые опасные темы для работодателя: персональные данные, воинский учет и охрана труда»

В прошлом году на кадровые департаменты легло немало сложной работы (в частности, многочисленные изменения в охране труда). К тому же на горизонте маячат довольно высокие штрафы, например, в области персональных данных и ведения воинского учета (обе сферы, скажем так, не чисто кадровые). О самых рисковых областях работы, которым следует уделить особое внимание работодателям в 2024 году, журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» поговорил с управляющим партнером юридической компании BLS Еленой Кожемякиной.

Каковы правовые последствия отсутствия заявлений на отпуск и графиков отпусков?

Как переубедить руководителя, который не хочет утверждать график отпусков? Очередные отпуска предоставляются работникам на основании приказов, оформляемых не позднее 14 календарных дней до даты предоставления отпуска. В приказе работник расписывается в графе «с приказом ознакомлен», проставляет дату ознакомления (дату приказа). Заявления о предоставлении отпусков работники не пишут. Каковы правовые последствия отсутствия заявлений на отпуск и графиков отпусков?

Минтруд и Роструд о графике отпусков

График отпусков – ​это локальный акт работодателя, который определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков на календарный год (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В нем ежегодные оплачиваемые периоды отпусков работников распределяются по месяцам в течение года. Утвердить график отпусков на предстоящий год работодатели обязаны не позднее чем за две недели до его наступления. На 2022 год сделать это необходимо до 17.12.2021. При этом важно учесть официальные разъяснения уполномоченных органов о том, как его составить, утвердить и исполнять. Мы подобрали для вас актуальные письма Минтруда России и Роструда, затрагивающие вопросы обязанностей работодателя по предоставлению отпусков, оформлению графика в первый и последующие годы работы, формы данного документа, нюансы заполнения в сложных ситуациях, внесения изменений. Рассказали про ответственность за нарушения в данной сфере. В статье вы также найдете удобные таблицы с описанием спорных ситуаций и путей их разрешения.

Актуализируем номенклатуру дел по причине новых сроков хранения документов

В конце февраля вступил в силу новый Перечень сроков хранения типовых управленческих документов. В связи с этим возник вопрос, как внести изменения в номенклатуру дел, ведь сроки хранения многих документов, в том числе и кадровых, были изменены. А значит, отделу кадров, как и другим подразделениям компании, необходимо актуализировать свои части номенклатуры. Покажем два варианта действий с примерами документов: как составить изменения к номенклатуре дел (на 2020 год, которую утвердили в конце 2019 года) и как оформить новую номенклатуру на этот год.

Как актуализировать локальные нормативные акты: инструкция для кадровика

Начало года – ​это повод пересмотреть и актуализировать локальные нормативные акты организации. Ответим на важные вопросы: когда целесообразнее внести изменения, дополнения, а когда лучше заменить старый документ на новый целиком? Как документально оформить разные способы внесения поправок и все зарегистрировать, чтобы потом легко «находить концы»? Как организовать и зафиксировать ознакомление сотрудников с первоначальным документом и его последующими редакциями?

Елена Кожемякина: «Три самые опасные темы для работодателя: персональные данные, воинский учет и охрана труда»

В прошлом году на кадровые департаменты легло немало сложной работы (в частности, многочисленные изменения в охране труда). К тому же на горизонте маячат довольно высокие штрафы, например, в области персональных данных и ведения воинского учета (обе сферы, скажем так, не чисто кадровые). О самых рисковых областях работы, которым следует уделить особое внимание работодателям в 2024 году, журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» поговорил с управляющим партнером юридической компании BLS Еленой Кожемякиной.