Если кадровые документы в архиве не обнаружены...

Практически у каждой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем это могут быть довольно ценные документы по личному составу. Чтобы снять их с учета, необходимо провести полную процедуру розыска и задокументировать отрицательный результат. Дадим образцы документов, которые нужно оформить организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также будут полезны всем остальным.

Один из важных вопросов архивной повседневности, которым часто задаются в организациях: что делать, если архивных документов нет на месте, а шансы на их обнаружение давно призрачные?

В данной статье даются примеры оформления необнаруженных бумажных документов в архивах организаций – ​источников комплектования архивных учреждений страны. Для их снятия с учета требуется полная процедура оформления, т. к. в этом случае речь идет о документах, которые состоят на государственном учете. В отношении всех остальных (а их большинство) организаций – ​не источников комплектования, чьи документы учитываются непосредственно в организации, результаты могут быть оформлены по сокращенной процедуре.

Историческая справка

Розыск документов был всегда актуален для российской архивной действительности. Во времена императрицы Екатерины Великой некоторое время не могли найти подлинник Соборного уложения царя Алексея Михайловича 1649 года, единственный в своем роде документ, свиток длиной более 300 метров!

В XX веке долгое время считались утраченными советские оригиналы секретных дополнительных протоколов к пакту Риббентроп-Молотов 1939 года 1 .

В современный период вопросы организации розыска необнаруженных документов неоднократно рассматривались Росархивом на коллегиях, издавались соответствующие информационно-методические письма, разрабатывались нормы действующих архивных правил 2.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации

Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).

Новые сроки хранения кадровых документов: инструкция по применению

Проанализируем требования инструкции по применению нового Перечня типовых управленческих архивных документов. На какие документы и какие организации он распространяется? Как кадровикам понимать его формулировки, касающиеся сроков хранения: «50/75 лет», «ЭПК», «до минования надобности» и «до замены новыми»? Когда источникам комплектования передавать свои документы в государственный или муниципальный архив и т.п.?

Анализируем новые сроки хранения кадровых документов по Перечню 2019 г.

Рассказываем, что делать кадровой службе в связи с выходом нового перечня со сроками хранения документов; даем советы, как и где хранить подлинники и копии; на какие статьи перечня необходимо обратить внимание; какие изменения внести в номенклатуру дел и как формировать дела с учетом нововведений. Выделяем изменившиеся сроки, даем рекомендации по их применению.

Актуализируем номенклатуру дел по причине новых сроков хранения документов

В конце февраля вступил в силу новый Перечень сроков хранения типовых управленческих документов. В связи с этим возник вопрос, как внести изменения в номенклатуру дел, ведь сроки хранения многих документов, в том числе и кадровых, были изменены. А значит, отделу кадров, как и другим подразделениям компании, необходимо актуализировать свои части номенклатуры. Покажем два варианта действий с примерами документов: как составить изменения к номенклатуре дел (на 2020 год, которую утвердили в конце 2019 года) и как оформить новую номенклатуру на этот год.

Актуализируем номенклатуру дел по причине новых сроков хранения документов

В конце февраля вступил в силу новый Перечень сроков хранения типовых управленческих документов. В связи с этим возник вопрос, как внести изменения в номенклатуру дел, ведь сроки хранения многих документов, в том числе и кадровых, были изменены. А значит, отделу кадров, как и другим подразделениям компании, необходимо актуализировать свои части номенклатуры. Покажем два варианта действий с примерами документов: как составить изменения к номенклатуре дел (на 2020 год, которую утвердили в конце 2019 года) и как оформить новую номенклатуру на этот год.

Анализируем новые сроки хранения кадровых документов по Перечню 2019 г.

Рассказываем, что делать кадровой службе в связи с выходом нового перечня со сроками хранения документов; даем советы, как и где хранить подлинники и копии; на какие статьи перечня необходимо обратить внимание; какие изменения внести в номенклатуру дел и как формировать дела с учетом нововведений. Выделяем изменившиеся сроки, даем рекомендации по их применению.

Как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации

Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).

Начальника отдела кадров пригласили в экспертную комиссию: что нужно знать

Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия. И одним из ее членов в обязательном порядке выступает представитель отдела кадров – его руководитель. Расскажем, что от него потребуется, как подготовиться к работе комиссии и какие обстоятельства учесть.