О классификации должностных инструкций на типовые и индивидуальные
Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. Как будет зависеть срок хранения от квалификации инструкции, т. е. от попадания в одну из этих групп?
Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. прик азом Росархива от 20.12.2019 № 236)1 вступил в силу 18.02.2020. На эту дату в организации уже должна действовать номенклатура дел на 2020 год, ее надо было утвердить в конце 2019 года до начала 2020. Поэтому основной задачей организации сейчас становится обеспечение соблюдения нормативных сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем. Для ее решения отделу кадров в части дел и документов, относящихся к его ведению, необходимо:
Новый Перечень обязателен для применения всеми организациями России начиная с 18.02.2020 для определения сроков хранения документов. Теперь давайте зададимся вопросом: какие работы необходимо сделать после 18.02.2020 на основе нового Перечня?
Номенклатуру дел на 2020 год мы утвердили в конце 2019 года (до 18.02.2020 – вступления в силу нового Перечня). Но сроки хранения фигурирующих в ней документов мы начнем исчислять с 1 января 2021 года и итоговую запись к ней будем оформлять тогда же, а значит, исчислять сроки их хранения надо будет уже по новому Перечню. Строго говоря, исправлять номенклатуру дел на 2020 год мы не обязаны, но вот определять сроки хранения документов, сформированных в 2020 году, мы должны по-новому. А т.к. номенклатура дел, в т.ч. в кадровой части, является неким справочником сроков хранения дел организации, то через ее актуализацию выполнить данную задачу будет легче.
Руководствуясь п. 6.10 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, далее – Правила делопроизводства) и п. 8.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), можно сделать вывод, что переработка номенклатуры не обязательна. Перечень дел, структура организации остаются прежними, меняются номера статей по Перечню и сроки хранения документов и дел. Поэтому вопрос о переработке и переутверждении номенклатуры дел можно оставить на усмотрение руководства организации. Переработка номенклатуры дел на 2020 год в текущем году может вызвать трудности в организации документооборота. Лучше, не блокируя ведение делопроизводства, подготовить и утвердить качественный документ в следующем году.
А что же в 2020 году делать обязательно? Нужно вносить изменения в номенклатуру дел на 2020 год, руководствуясь новым Перечнем и Инструкцией по его применению. Эта работа проводится на основании приказа или распоряжения руководства организации, в котором указывается, что в соответствии с вступлением в силу нового Перечня необходимо внести изменения в утвержденную ранее номенклатуру дел организации. Также следует указать срок исполнения данного поручения.
Так, например, Правила делопроизводства не определяют порядок действий по внесению изменений в номенклатуру дел при изменении сроков хранения, однако общий порядок внесения изменений в номенклатуру дел установлен п. 6.16 и 6.17. Там указано, что внесение изменений в номенклатуру дел должно быть завершено до конца 2020 года – до того момента, когда происходит заполнение итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений с последующей передачей их в службу делопроизводства. В конце года должна быть заполнена итоговая запись сводной номенклатуры дел. Данная итоговая запись должна содержать сведения о количестве дел постоянного хранения, временного хранения, а также количество дел с отметкой «ЭПК». Эти данные вносятся в итоговую запись в соответствии со сроками хранения, установленными новым Перечнем 2019 г.
При небольших изменениях (или в небольшой организации) в обычном порядке в первоначальную номенклатуру дел на 2020 год можно будет внести несколько уточнений, касающихся новых сроков хранения и некоторых заголовков дел, в т.ч. в части кадровых документов (при необходимости). Их можно:
Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (т.е. Правил, которые были утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 5263) допускают, что включение в номенклатуру дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения (п. 1.1.1). Считаем, что данное правило возможно применить и в случае изменения сроков хранения документов. Кроме того, если организация является источником комплектования, и ее утвержденная номенклатура дел уже прошла согласование с ЭПК архивного учреждения или государственного (муниципального) архива в плановом порядке (т.е. 1 раз в 5 лет), то дополнительно согласовывать ее корректировки (а не существенную переработку) с ЭПК при уточнении сроков хранения не потребуется.
Обратите внимание, что, например, вступившие в силу Правила делопроизводства предусматривают, что организация имеет право оформлять дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, отражающего все изменения состава заголовков дел, произошедшие в течение календарного года (п. 6.17). Такой метод возможно применить и при оформлении изменения сроков хранения в связи со вступлением в силу нового Перечня 2019 г.
Сама по себе работа по внесению изменений в утвержденную номенклатуру дел на 2020 год может оказаться достаточно трудоемкой, поэтому рекомендуем отделу кадров инициировать оформление ее этапов и взаимодействие подразделений приказом первого руководителя, поскольку он отвечает за документальный фонд в целом и утверждает сводную номенклатуру дел.
А если в организации нет номенклатуры дел, то в связи с новым Перечнем и утверждением нормативных сроков хранения документов как раз наступило время ее разработать на основе Правил 2015 г. и Методических рекомендаций по их применению. И начать можно с кадровой части, показав руководству важность правильной организации работы с документами по личному составу и определения сроков их хранения в соответствии с последними новшествами.
В процессе внедрения Перечня 2019 г. необходимо учесть еще одну проблему – признание утратившим силу4 ранее действовавшего Перечня типовых управленческих документов со сроками хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Поэтому, если до вступления в силу нового Перечня вы еще не успели утвердить описи дел отдела кадров и акты о выделении к уничтожению документов по личному составу и дел за предшествующие годы, то они будут подлежать повторной экспертизе ценности дел и изменению сроков их хранения в соответствии с новым Перечнем 2019 г.
Рекомендуем также проинформировать (а лучше провести обучение) ответственных за кадровое делопроизводство в обособленных структурных подразделениях (филиалах, представительствах и пр.) – при наличии таковых, чтобы:
Конкретное содержание работ по внедрению Перечня 2019 г. в отделе кадров будет зависеть от объема документов, дел и количества выявленных изменений, которые необходимо внести в номенклатуру дел в кадровой части. В зависимости от общего объема работ руководитель организации принимает решение о способе внесения изменений в номенклатуру дел на 2020 год. Далее рассмотрим примеры оформления текстов приказов, которые организации необходимо будет подготовить в процессе работы по изменению сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем 2019 г. Вы сможете предложить их руководству как готовые к использованию образцы документов, подготовленные специалистами в области делопроизводства и проверенные юристами.
Для организации работы в своей части отделу кадров необходимо продумать мероприятия и сроки их выполнения с последующим отражением в приказе по административно-организационной деятельности среди прочих мероприятий (см. Пример 1).
Изменения, которые нужно внести в ранее утвержденную номенклатуру дел на 2020 год в связи с выходом нового Перечня, – сложная аналитическая работа. Фактически придется проверить все дела номенклатуры на их соответствие новому Перечню (номер статьи и срок хранения по Перечню, формулировка заголовка дела).
Все выявленные отделом кадров изменения вносятся в рабочий экземпляр номенклатуры дел отдела.
Если он ведется в бумажном виде, то это делается от руки. Если в электронном, то изменения можно внести в файл с выделением их цветом либо при помощи режима рецензирования в MS Word. Он удобен тем, что:
Для этого в MS Word надо перейти на вкладку «Рецензирование». Включение / выключение этого режима осуществляется нажатием на экранную кнопку, обозначенную цифрой 1 на Рисунке 1, а выбор того, что мы хотим отображать, – выбором нужного варианта из списка («2» там же).
Скорее всего, у вас осталась электронная заготовка своей части сводной номенклатуры дел на 2020 год в Word, сейчас она вам очень пригодится. Если номенклатура дел формировалась автоматически из СЭД, то уточните у IT-специалистов: обычно отчеты из СЭД реально транслировать в Word или Excel, возможно сейчас это тоже удастся (даже если трансляция оттуда производится только в Excel, последний сможет перевести файл в формат для Word). Таким образом рабочий экземпляр номенклатуры дел отдела кадров в электронном виде, который вы будете далее править на компьютере в Word, в большинстве случаев получить реально.
Рисунок 1. Включение режима рецензирования в MS Word («1») и способы отображения документа («2»)
Рисунок 2. Автоматическое выделение правок в MS Word при включенном режиме рецензирования
После внесения всех необходимых изменений в рабочий экземпляр номенклатуры дел отдела кадров на 2020 год и на основании решения руководителя организации можно инициировать подготовку:
Такой приказ о внесении изменений в номенклатуру дел на 2020 год:
Можно существенно упростить задачу отдела кадров, избавив его от необходимости править «свой экземпляр» номенклатуры вручную, используя следующий традиционный способ распределения обязанностей. Служба делопроизводства направляет каждому подразделению (в т.ч. в отдел кадров) в электронном виде его часть отредактированной службой делопроизводства номенклатуры дел на 2020 год с цветовым выделением всех правок (еще раз помянем здесь добрым словом режим рецензирования в MS Word, о котором говорили ранее, см. Рисунок 2). На основании этого файла отдел кадров сможет корректно провести все необходимые работы: и обложки своих дел подправить, и правильно произвести подсчеты заведенных за 2020 год дел, чтобы корректно заполнить итоговую запись, и взять этот файл за основу при разработке в конце года номенклатуры дел подразделения на следующий 2021 год.
Если у дела не меняется заголовок и срок хранения, а изменился только номер статьи по Перечню, то можно ли такую правку не вносить в номенклатуру дел на 2020 год? Как много статей Перечня поменяли свои номера?
Перечень 2019 г. сократился более чем на треть, нумерация его статей существенно изменилась. Поэтому в рабочий экземпляр номенклатуры дел и затем в приказ или в дополнение к номенклатуре дел рекомендуем вносить все изменения номеров статей. Это облегчит внедрение Перечня 2019 г. в отделе кадров, работу по внесению изменений на обложки уже сформированных дел, а также подготовку номенклатур дел отдела кадров на следующий 2021 год.
Рассмотрим еще один, радикальный, вариант, когда выявлен большой объем необходимых изменений в утвержденную сводную номенклатуру дел на 2020 год и руководитель организации принял решение ее переоформить и утвердить заново (см. Пример 5). Метод «версионности» в данном случае окажется неприменимым, т.к. Перечень 2010 г., в соответствии с которым в утвержденной номенклатуре были определены сроки хранения дел, признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). Это позволяет фактически заново утверждать номенклатуру дел на 2020 год в связи с изменениями сроков хранения категорий, комплексов и видов документов и применять ее «задним числом» – с 1 января 2020 года номенклатура дел («новая») применяется в обязательном порядке, а при архивно-технической обработке документов и дел, составлении описей и актов она «применяется» по отношению к документам и за предыдущие годы (скорее всего, за 2016–2019 гг., т.к. документы должны передаваться в архив не позднее 3 лет с года завершения в делопроизводстве).
По результатам анализа нового Перечня и на основании всех изменений, внесенных в рабочий экземпляр номенклатуры дел на 2020 год, рекомендуем оформить новый проект сводной номенклатуры централизованно службой делопроизводства и организовать его согласование на заседании экспертной комиссии вашей организации. Если организация является источником комплектования, то вопрос о необходимости дополнительного согласования пересмотренной номенклатуры дел с ЭПК государственного или муниципального архива следует решать с куратором от архива.
Изменения на обложках заведенных дел отдела кадров оформляются обычным способом (см. Пример 6): тонкой чертой зачеркиваются устаревшие реквизиты и рядом или ниже пишутся новые (однако новый заголовок всегда размещается ниже старого). При этом указывать причину корректировок не обязательно.
Каким перечнем руководствоваться при проведении экспертизы ценности документов, созданных до вступления в действие нового Перечня? Начиная с 18.02.2020 нужно руководствоваться Перечнем 2019 г. при проведении экспертизы ценности с целью составления описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу, описей дел временного (свыше 10 лет) сроков хранения для их передачи в архив; выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
Если за недавние годы (2012, 2013, 2014, 2015 и др.) экспертиза ценности уже проведена, документы с истекшими сроками хранения включены в акты о выделении к уничтожению, а также составлены и утверждены в установленном порядке описи дел, то в этом случае утвержденные и согласованные описи перебалтывать не нужно, ну а уничтоженные дела восстановить невозможно. При проведении экспертизы ценности экспертные комиссии работали в соответствии с действовавшими на тот момент нормативными документами, так что работа была проведена в рамках правового поля. А при проведении экспертизы ценности кадровых документов начиная с 18.02.2020, даже если они были созданы до вступления в действие нового Перечня 2019 года (т.е. сроки их хранения были установлены в соответствии с Перечнем 2010 года), следует руководствоваться новым Перечнем. То есть с момента вступления в действие нового Перечня его применение обязательно при составлении номенклатур дел, описей дел отдела кадров, актов о выделении документов по личному составу к уничтожению!
В следующем номере продолжим цикл статей, связанных со вступлением в силу нового Перечня со сроками хранения документов. Расскажем про инструкцию по применению нового Перечня и проанализируем изменения в сроках хранения применительно к конкретным документам по личному составу.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. Как будет зависеть срок хранения от квалификации инструкции, т. е. от попадания в одну из этих групп?
Подскажите, пожалуйста, в случае приема архивом организации документов по личному составу временного (до 10 лет включительно) срока хранения, правильно ли такие дела указывать в описи дел временного срока хранения? Или все же нужно их помещать в описи дел по личному составу?
На нашем предприятии как таковые личные дела пока не ведутся. Хотела бы уточнить, можно ли их начать вести сейчас, если номенклатура дел уже создана? И второй вопрос: если я сформирую личные дела без копий приказов (проблематично доставать и копировать оригиналы), то какие ставить крайние даты у личных дел?
Практически у каждой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем это могут быть довольно ценные документы по личному составу. Чтобы снять их с учета, необходимо провести полную процедуру розыска и задокументировать отрицательный результат. Дадим образцы документов, которые нужно оформить организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также будут полезны всем остальным.
Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. Как будет зависеть срок хранения от квалификации инструкции, т. е. от попадания в одну из этих групп?
Практически у каждой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем это могут быть довольно ценные документы по личному составу. Чтобы снять их с учета, необходимо провести полную процедуру розыска и задокументировать отрицательный результат. Дадим образцы документов, которые нужно оформить организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также будут полезны всем остальным.
Новые сроки хранения кадровых документов действуют уже более 9 месяцев. Несмотря на это, вопросов у работодателей по-прежнему много. А разъяснений от Росархива до сих пор нет. Проанализируем новые правила и дадим рекомендации о том, что необходимо учесть при составлении номенклатуры дел на 2017 год, а также при закрытии номенклатуры за текущий год.
Подскажите, пожалуйста, в случае приема архивом организации документов по личному составу временного (до 10 лет включительно) срока хранения, правильно ли такие дела указывать в описи дел временного срока хранения? Или все же нужно их помещать в описи дел по личному составу?