Актуализируем номенклатуру дел по причине новых сроков хранения документов

В конце февраля вступил в силу новый Перечень сроков хранения типовых управленческих документов. В связи с этим возник вопрос, как внести изменения в номенклатуру дел, ведь сроки хранения многих документов, в том числе и кадровых, были изменены. А значит, отделу кадров, как и другим подразделениям компании, необходимо актуализировать свои части номенклатуры. Покажем два варианта действий с примерами документов: как составить изменения к номенклатуре дел (на 2020 год, которую утвердили в конце 2019 года) и как оформить новую номенклатуру на этот год.

Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. прик азом Росархива от 20.12.2019 № 236)1 вступил в силу 18.02.2020. На эту дату в организации уже должна действовать номенклатура дел на 2020 год, ее надо было утвердить в конце 2019 года до начала 2020. Поэтому основной задачей организации сейчас становится обеспечение соблюдения нормативных сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем. Для ее решения отделу кадров в части дел и документов, относящихся к его ведению, необходимо:

  1. Проанализировать Перечень 2019 г., обратить внимание на его новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов, которые появились по сравнению с Перечнем 2010 г.2;
  2. Сравнить сроки хранения категорий, комплексов и видов кадровых документов, установленных новым Перечнем, со сроками хранения конкретных заголовков дел в номенклатуре дел отдела кадров (в рамках утвержденной сводной номенклатуры дел на 2020 год), выявить все изменения сроков;
  3. Уточнить формулировки конкретных заголовков дел в соответствии с составом документов нового Перечня и проверить последовательность индексов (при необходимости), внести новые сроки хранения документов прежде всего в свой рабочий экземпляр номенклатуры дел, который ведет отдел кадров. Этот экземпляр станет основой:
    • для разработки новой номенклатуры на 2020 год в части дел отдела кадров или изменений к ее первоначальному варианту (как это можно сделать, подробно и с примерами покажем далее);
    • для подготовки кадровой части номенклатуры дел уже на следующий 2021 год;
  4. На основании рабочего экземпляра определить объем необходимых изменений и уточнений, которые относятся к конкретным заголовкам дел отдела кадров и их срокам хранения, показать рабочий экземпляр руководителю службы ДОУ и председателю экспертной комиссии и по согласованию с ними и руководителем организации решать вопрос, будет ли утвержденная сводная номенклатура дел организации на 2020 год подлежать переработке, переоформлению и фактически повторному утверждению, если выявлено много изменений.

Мнение эксперта

Новый Перечень обязателен для применения всеми организациями России начиная с 18.02.2020 для определения сроков хранения документов. Теперь давайте зададимся вопросом: какие работы необходимо сделать после 18.02.2020 на основе нового Перечня?

Номенклатуру дел на 2020 год мы утвердили в конце 2019 года (до 18.02.2020 – вступления в силу нового Перечня). Но сроки хранения фигурирующих в ней документов мы начнем исчислять с 1 января 2021 года и итоговую запись к ней будем оформлять тогда же, а значит, исчислять сроки их хранения надо будет уже по новому Перечню. Строго говоря, исправлять номенклатуру дел на 2020 год мы не обязаны, но вот определять сроки хранения документов, сформированных в 2020 году, мы должны по-новому. А т.к. номенклатура дел, в т.ч. в кадровой части, является неким справочником сроков хранения дел организации, то через ее актуализацию выполнить данную задачу будет легче.

Руководствуясь п. 6.10 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, далее – Правила делопроизводства) и п. 8.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), можно сделать вывод, что переработка номенклатуры не обязательна. Перечень дел, структура организации остаются прежними, меняются номера статей по Перечню и сроки хранения документов и дел. Поэтому вопрос о переработке и переутверждении номенклатуры дел можно оставить на усмотрение руководства организации. Переработка номенклатуры дел на 2020 год в текущем году может вызвать трудности в организации документооборота. Лучше, не блокируя ведение делопроизводства, подготовить и утвердить качественный документ в следующем году.

А что же в 2020 году делать обязательно? Нужно вносить изменения в номенклатуру дел на 2020 год, руководствуясь новым Перечнем и Инструкцией по его применению. Эта работа проводится на основании приказа или распоряжения руководства организации, в котором указывается, что в соответствии с вступлением в силу нового Перечня необходимо внести изменения в утвержденную ранее номенклатуру дел организации. Также следует указать срок исполнения данного поручения.

Так, например, Правила делопроизводства не определяют порядок действий по внесению изменений в номенклатуру дел при изменении сроков хранения, однако общий порядок внесения изменений в номенклатуру дел установлен п. 6.16 и 6.17. Там указано, что внесение изменений в номенклатуру дел должно быть завершено до конца 2020 года – до того момента, когда происходит заполнение итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений с последующей передачей их в службу делопроизводства. В конце года должна быть заполнена итоговая запись сводной номенклатуры дел. Данная итоговая запись должна содержать сведения о количестве дел постоянного хранения, временного хранения, а также количество дел с отметкой «ЭПК». Эти данные вносятся в итоговую запись в соответствии со сроками хранения, установленными новым Перечнем 2019 г.

При небольших изменениях (или в небольшой организации) в обычном порядке в первоначальную номенклатуру дел на 2020 год можно будет внести несколько уточнений, касающихся новых сроков хранения и некоторых заголовков дел, в т.ч. в части кадровых документов (при необходимости). Их можно:

  • утвердить приказом по основной деятельности, в распорядительной части текста которого зафиксировать изменение сроков и уточнение конкретных заголовков (например, по форме «было» – «стало» или как в Примере 2), либо
  • сначала разработать дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, а потом утвердить его приказом.

Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (т.е. Правил, которые были утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 5263) допускают, что включение в номенклатуру дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения (п. 1.1.1). Считаем, что данное правило возможно применить и в случае изменения сроков хранения документов. Кроме того, если организация является источником комплектования, и ее утвержденная номенклатура дел уже прошла согласование с ЭПК архивного учреждения или государственного (муниципального) архива в плановом порядке (т.е. 1 раз в 5 лет), то дополнительно согласовывать ее корректировки (а не существенную переработку) с ЭПК при уточнении сроков хранения не потребуется.

Обратите внимание, что, например, вступившие в силу Правила делопроизводства предусматривают, что организация имеет право оформлять дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, отражающего все изменения состава заголовков дел, произошедшие в течение календарного года (п. 6.17). Такой метод возможно применить и при оформлении изменения сроков хранения в связи со вступлением в силу нового Перечня 2019 г.

Сама по себе работа по внесению изменений в утвержденную номенклатуру дел на 2020 год может оказаться достаточно трудоемкой, поэтому рекомендуем отделу кадров инициировать оформление ее этапов и взаимодействие подразделений приказом первого руководителя, поскольку он отвечает за документальный фонд в целом и утверждает сводную номенклатуру дел.

А если в организации нет номенклатуры дел, то в связи с новым Перечнем и утверждением нормативных сроков хранения документов как раз наступило время ее разработать на основе Правил 2015 г. и Методических рекомендаций по их применению. И начать можно с кадровой части, показав руководству важность правильной организации работы с документами по личному составу и определения сроков их хранения в соответствии с последними новшествами.

В процессе внедрения Перечня 2019 г. необходимо учесть еще одну проблему – признание утратившим силу4 ранее действовавшего Перечня типовых управленческих документов со сроками хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Поэтому, если до вступления в силу нового Перечня вы еще не успели утвердить описи дел отдела кадров и акты о выделении к уничтожению документов по личному составу и дел за предшествующие годы, то они будут подлежать повторной экспертизе ценности дел и изменению сроков их хранения в соответствии с новым Перечнем 2019 г.

Рекомендуем также проинформировать (а лучше провести обучение) ответственных за кадровое делопроизводство в обособленных структурных подразделениях (филиалах, представительствах и пр.) – при наличии таковых, чтобы:

  • до проверки соответствия и уточнения сроков хранения и до повторного утверждения описей и актов никакие документы не выделялись к фактическому уничтожению и не вывозились в пункты вторсырья;
  • после внесения необходимых изменений в номенклатуру дел и получения соответствующих выписок из нее или приказа об изменении сроков хранения, на обложках дел, заведенных в подразделениях, ответственные за делопроизводство оформили изменение сроков хранения и/или других реквизитов (см. Пример 6).

Конкретное содержание работ по внедрению Перечня 2019 г. в отделе кадров будет зависеть от объема документов, дел и количества выявленных изменений, которые необходимо внести в номенклатуру дел в кадровой части. В зависимости от общего объема работ руководитель организации принимает решение о способе внесения изменений в номенклатуру дел на 2020 год. Далее рассмотрим примеры оформления текстов приказов, которые организации необходимо будет подготовить в процессе работы по изменению сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем 2019 г. Вы сможете предложить их руководству как готовые к использованию образцы документов, подготовленные специалистами в области делопроизводства и проверенные юристами.

Если вносить изменения в ранее утвержденную номенклатуру дел на 2020 г.

Для организации работы в своей части отделу кадров необходимо продумать мероприятия и сроки их выполнения с последующим отражением в приказе по административно-организационной деятельности среди прочих мероприятий (см. Пример 1).

Пример 1. Первый приказ, запускающий работу в организации в связи с вступлением в силу нового Перечня

Мнение эксперта

Изменения, которые нужно внести в ранее утвержденную номенклатуру дел на 2020 год в связи с выходом нового Перечня, – сложная аналитическая работа. Фактически придется проверить все дела номенклатуры на их соответствие новому Перечню (номер статьи и срок хранения по Перечню, формулировка заголовка дела).

Все выявленные отделом кадров изменения вносятся в рабочий экземпляр номенклатуры дел отдела.

Если он ведется в бумажном виде, то это делается от руки. Если в электронном, то изменения можно внести в файл с выделением их цветом либо при помощи режима рецензирования в MS Word. Он удобен тем, что:

  • автоматически будет запоминать и выделять все ваши правки: и удаления текста (например, боковыми примечаниями, см. «1» на Рисунке 2), и добавление нового (в том числе красным цветом с подчеркиванием, см. «2» там же);
  • вы сможете посмотреть и распечатать номенклатуру как с выделением всех правок (как черновик), так и в новом измененном варианте (чистовик).

Для этого в MS Word надо перейти на вкладку «Рецензирование». Включение / выключение этого режима осуществляется нажатием на экранную кнопку, обозначенную цифрой 1 на Рисунке 1, а выбор того, что мы хотим отображать, – выбором нужного варианта из списка («2» там же).

Скорее всего, у вас осталась электронная заготовка своей части сводной номенклатуры дел на 2020 год в Word, сейчас она вам очень пригодится. Если номенклатура дел формировалась автоматически из СЭД, то уточните у IT-специалистов: обычно отчеты из СЭД реально транслировать в Word или Excel, возможно сейчас это тоже удастся (даже если трансляция оттуда производится только в Excel, последний сможет перевести файл в формат для Word). Таким образом рабочий экземпляр номенклатуры дел отдела кадров в электронном виде, который вы будете далее править на компьютере в Word, в большинстве случаев получить реально.

Рисунок 1. Включение режима рецензирования в MS Word («1») и способы отображения документа («2»)

Рисунок 2. Автоматическое выделение правок в MS Word при включенном режиме рецензирования

После внесения всех необходимых изменений в рабочий экземпляр номенклатуры дел отдела кадров на 2020 год и на основании решения руководителя организации можно инициировать подготовку:

  • приказа по основной деятельности, в тексте которого утверждаются изменения (Пример 2), данный вариант лучше выбрать, если изменений немного;
  • если же изменений много, то они могут быть оформлены отдельным документом с названием «Дополнение к номенклатуре дел на 2020 год», который также утверждается приказом (Примеры 3 и 4). Заголовочная часть Дополнения как самостоятельного документа обычно оформляется по образцу заголовочной части самой сводной номенклатуры дел. В табличной части перечисляются все необходимые изменения (не только дополнительные дела): заголовок, срок хранения, номер статьи по новому Перечню и даже возможные изменения индексов дел.

Такой приказ о внесении изменений в номенклатуру дел на 2020 год:

  • формируется в то же дело, где находится утвержденная в 2019 году сводная номенклатура дел на 2020 год (хранится в службе делопроизводства);
  • его копия рассылается подразделениям, в том числе в отдел кадров (либо транслируется в электронном виде в СЭД или публикуется на корпоративном портале), чтобы они:
    • отразили эти изменения вручную на разосланных им в конце 2019 года соответствующих выписках из утвержденной сводной номенклатуры дел;
    • внесли изменения на обложки тех дел 2020 года, у которых что-либо поменялось (см. Пример 6);
    • по итогам 2020 года в начале 2021 года правильно заполнили итоговую запись к номенклатуре дел своего подразделения (уже в соответствии со сроками хранения по новому Перечню) и передали ее в службу делопроизводства.

Пример 2. Приказ, в тексте которого перечисляются изменения, вносимые в номенклатуру дел

Пример 3. Текст приказа, утверждающего дополнение к номенклатуре дел на 2020 год

Мнение эксперта

Можно существенно упростить задачу отдела кадров, избавив его от необходимости править «свой экземпляр» номенклатуры вручную, используя следующий традиционный способ распределения обязанностей. Служба делопроизводства направляет каждому подразделению (в т.ч. в отдел кадров) в электронном виде его часть отредактированной службой делопроизводства номенклатуры дел на 2020 год с цветовым выделением всех правок (еще раз помянем здесь добрым словом режим рецензирования в MS Word, о котором говорили ранее, см. Рисунок 2). На основании этого файла отдел кадров сможет корректно провести все необходимые работы: и обложки своих дел подправить, и правильно произвести подсчеты заведенных за 2020 год дел, чтобы корректно заполнить итоговую запись, и взять этот файл за основу при разработке в конце года номенклатуры дел подразделения на следующий 2021 год.

Если у дела не меняется заголовок и срок хранения, а изменился только номер статьи по Перечню, то можно ли такую правку не вносить в номенклатуру дел на 2020 год? Как много статей Перечня поменяли свои номера?

Перечень 2019 г. сократился более чем на треть, нумерация его статей существенно изменилась. Поэтому в рабочий экземпляр номенклатуры дел и затем в приказ или в дополнение к номенклатуре дел рекомендуем вносить все изменения номеров статей. Это облегчит внедрение Перечня 2019 г. в отделе кадров, работу по внесению изменений на обложки уже сформированных дел, а также подготовку номенклатур дел отдела кадров на следующий 2021 год.

Пример 4. Дополнение к номенклатуре дел на 2020 год

Если утверждать новый вариант номенклатуры дел на 2020 г.

Рассмотрим еще один, радикальный, вариант, когда выявлен большой объем необходимых изменений в утвержденную сводную номенклатуру дел на 2020 год и руководитель организации принял решение ее переоформить и утвердить заново (см. Пример 5). Метод «версионности» в данном случае окажется неприменимым, т.к. Перечень 2010 г., в соответствии с которым в утвержденной номенклатуре были определены сроки хранения дел, признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). Это позволяет фактически заново утверждать номенклатуру дел на 2020 год в связи с изменениями сроков хранения категорий, комплексов и видов документов и применять ее «задним числом» – с 1 января 2020 года номенклатура дел («новая») применяется в обязательном порядке, а при архивно-технической обработке документов и дел, составлении описей и актов она «применяется» по отношению к документам и за предыдущие годы (скорее всего, за 2016–2019 гг., т.к. документы должны передаваться в архив не позднее 3 лет с года завершения в делопроизводстве).

Пример 5. Приказ об утверждении нового варианта номенклатуры дел на 2020 год и отмене разработанного в конце 2019 года

По результатам анализа нового Перечня и на основании всех изменений, внесенных в рабочий экземпляр номенклатуры дел на 2020 год, рекомендуем оформить новый проект сводной номенклатуры централизованно службой делопроизводства и организовать его согласование на заседании экспертной комиссии вашей организации. Если организация является источником комплектования, то вопрос о необходимости дополнительного согласования пересмотренной номенклатуры дел с ЭПК государственного или муниципального архива следует решать с куратором от архива.

Корректируем обложки дел

Изменения на обложках заведенных дел отдела кадров оформляются обычным способом (см. Пример 6): тонкой чертой зачеркиваются устаревшие реквизиты и рядом или ниже пишутся новые (однако новый заголовок всегда размещается ниже старого). При этом указывать причину корректировок не обязательно.

Пример 6. Корректировка срока хранения и статьи по Перечню на обложке дела (правки выделены оранжевым цветом)

Мнение эксперта

Каким перечнем руководствоваться при проведении экспертизы ценности документов, созданных до вступления в действие нового Перечня? Начиная с 18.02.2020 нужно руководствоваться Перечнем 2019 г. при проведении экспертизы ценности с целью составления описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу, описей дел временного (свыше 10 лет) сроков хранения для их передачи в архив; выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

Если за недавние годы (2012, 2013, 2014, 2015 и др.) экспертиза ценности уже проведена, документы с истекшими сроками хранения включены в акты о выделении к уничтожению, а также составлены и утверждены в установленном порядке описи дел, то в этом случае утвержденные и согласованные описи перебалтывать не нужно, ну а уничтоженные дела восстановить невозможно. При проведении экспертизы ценности экспертные комиссии работали в соответствии с действовавшими на тот момент нормативными документами, так что работа была проведена в рамках правового поля. А при проведении экспертизы ценности кадровых документов начиная с 18.02.2020, даже если они были созданы до вступления в действие нового Перечня 2019 года (т.е. сроки их хранения были установлены в соответствии с Перечнем 2010 года), следует руководствоваться новым Перечнем. То есть с момента вступления в действие нового Перечня его применение обязательно при составлении номенклатур дел, описей дел отдела кадров, актов о выделении документов по личному составу к уничтожению!

В следующем номере продолжим цикл статей, связанных со вступлением в силу нового Перечня со сроками хранения документов. Расскажем про инструкцию по применению нового Перечня и проанализируем изменения в сроках хранения применительно к конкретным документам по личному составу.

Сноски 4

  1. Далее – Перечень 2019 г. (или новый Перечень). Вернуться назад
  2. Так будем именовать в статье предыдущий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №  558). Вернуться назад
  3. Далее – Методические рекомендации, Правила 2015 г. Вернуться назад
  4. Приказом Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Если кадровые документы в архиве не обнаружены...

Практически у каждой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем это могут быть довольно ценные документы по личному составу. Чтобы снять их с учета, необходимо провести полную процедуру розыска и задокументировать отрицательный результат. Дадим образцы документов, которые нужно оформить организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также будут полезны всем остальным.

Анализируем новые сроки хранения кадровых документов по Перечню 2019 г.

Рассказываем, что делать кадровой службе в связи с выходом нового перечня со сроками хранения документов; даем советы, как и где хранить подлинники и копии; на какие статьи перечня необходимо обратить внимание; какие изменения внести в номенклатуру дел и как формировать дела с учетом нововведений. Выделяем изменившиеся сроки, даем рекомендации по их применению.

Как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации

Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).

Новые сроки хранения кадровых документов: инструкция по применению

Проанализируем требования инструкции по применению нового Перечня типовых управленческих архивных документов. На какие документы и какие организации он распространяется? Как кадровикам понимать его формулировки, касающиеся сроков хранения: «50/75 лет», «ЭПК», «до минования надобности» и «до замены новыми»? Когда источникам комплектования передавать свои документы в государственный или муниципальный архив и т.п.?

Если кадровые документы в архиве не обнаружены...

Практически у каждой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем это могут быть довольно ценные документы по личному составу. Чтобы снять их с учета, необходимо провести полную процедуру розыска и задокументировать отрицательный результат. Дадим образцы документов, которые нужно оформить организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также будут полезны всем остальным.

Как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации

Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).

Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

Новые сроки хранения кадровых документов действуют уже более 9 месяцев. Несмотря на это, вопросов у работодателей по-прежнему много. А разъяснений от Рос­архива до сих пор нет. Проанализируем новые правила и дадим рекомендации о том, что необходимо учесть при составлении номенклатуры дел на 2017 год, а также при закрытии номенклатуры за текущий год.

Анализируем новые сроки хранения кадровых документов по Перечню 2019 г.

Рассказываем, что делать кадровой службе в связи с выходом нового перечня со сроками хранения документов; даем советы, как и где хранить подлинники и копии; на какие статьи перечня необходимо обратить внимание; какие изменения внести в номенклатуру дел и как формировать дела с учетом нововведений. Выделяем изменившиеся сроки, даем рекомендации по их применению.