Можно ли вносить изменения в номенклатуры дел прошлых лет? Кому-то может показаться, что это необходимо сделать при изменении сроков хранения ранее заведенных дел или при корректировке индексов подразделений. Но в подобных случаях задача решается иначе. Как действовать, показываем на примерах из вопросов читателя (с образцами оформления документов).
Вопрос в тему
Можно ли вносить изменения в номенклатуры дел прошлых лет, если дела еще не уничтожены и не переданы в архив?
Например:
1. У годовых планов подразделений в номенклатуре дел указан срок хранения 5 лет. Но в организации нет плана годового общего, соответственно планы подразделений должны храниться постоянно? Нужно ли вносить такие изменения и требовать от подразделений передачи планов в архив? Или есть иной способ решения данной проблемы?
2. В прошлом году поменялись индексы подразделений (утверждены приказом в середине года, индексы отражены во всех системах, в т.ч. в СЭД, к индексам привязаны регистрационные индексы документов и прочее), но изменения в номенклатуру дел и в делопроизводство вовремя никто не вносил. Следует ли сейчас внести данные изменения в номенклатуру дел и обязать подразделения изменить номера дел на обложках дел?
Как работать по новому Перечню со старыми документами
Сначала дадим общую рекомендацию, т.к. для планирования работы необходимо уточнить, в номенклатуры дел за какие прошлые годы вы предполагаете вносить изменения.
С 18 февраля 2020 года начал действовать новый Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) 1, а ранее действовавший Перечень 2010 года (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) утратил силу.
Поэтому с 18.02.2020 при проведении экспертизы ценности документов скорее всего за 2016–2019 годы 2, если дела не уничтожены и не переданы в архив, необходимо было руководствоваться новым Перечнем 2019 года.
Изменения в номенклатуру дел на 2020 год необходимо было вносить в плановом порядке в течение всего 2020 года на основании приказа руководителя организации. А изменения в номенклатуры дел за более ранние годы в связи с изменениями сроков хранения не обязательны.
В настоящее время, уже в 2022 году, рекомендуем работать не с утвержденными номенклатурами дел прошлых лет, а сосредоточиться на правильном определении сроков хранения документов по Перечню 2019 года при составлении соответствующих описей дел для их передачи в архив и акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
В рабочие экземпляры сводных номенклатур дел за период 2016–2020 годов, которые ведутся в службе делопроизводства, вы можете внести новые сроки хранения документов, новые номера статей и при необходимости уточнить заголовки дел – это облегчит составление описей дел и актов. Из каждой номенклатуры дел за прошедшие годы в годовой раздел соответствующей описи или в акт можно сразу переносить заголовок дела и уточненный срок хранения по Перечню 2019 года с номером статьи. Проекты описей и акта выносятся на рассмотрение экспертной комиссии организации (ЭК), в протоколе которой необходимо зафиксировать, что сроки хранения документов и дел за период 2016–2020 годов установлены в...
