Top.Mail.Ru
Можно ли вносить изменения в номенклатуры дел прошлых лет? Кому-то может показаться, что это необходимо сделать при изменении сроков хранения ранее заведенных дел или при корректировке индексов подразделений. Но в подобных случаях задача решается иначе. Как действовать, показываем на примерах из вопросов читателя (с образцами оформления документов).
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Можно ли вносить изменения в номенклатуры дел прошлых лет, если дела еще не уничтожены и не переданы в архив?

Например:

1. У годовых планов подразделений в номенклатуре дел указан срок хранения 5 лет. Но в организации нет плана годового общего, соответственно планы подразделений должны храниться постоянно? Нужно ли вносить такие изменения и требовать от подразделений передачи планов в архив? Или есть иной способ решения данной проблемы?

2. В прошлом году поменялись индексы подразделений (утверждены приказом в середине года, индексы отражены во всех системах, в т.ч. в СЭД, к индексам привязаны регистрационные индексы документов и прочее), но изменения в номенклатуру дел и в делопроизводство вовремя никто не вносил. Следует ли сейчас внести данные изменения в номенклатуру дел и обязать подразделения изменить номера дел на обложках дел?

Как работать по новому Перечню со старыми документами

Сначала дадим общую рекомендацию, т.к. для планирования работы необходимо уточнить, в номенклатуры дел за какие прошлые годы вы предполагаете вносить изменения.

С 18 февраля 2020 года начал действовать новый Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) 1, а ранее действовавший Перечень 2010 года (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) утратил силу.

Поэтому с 18.02.2020 при проведении экспертизы ценности документов скорее всего за 2016–2019 годы 2, если дела не уничтожены и не переданы в архив, необходимо было руководствоваться новым Перечнем 2019 года.

Изменения в номенклатуру дел на 2020 год необходимо было вносить в плановом порядке в течение всего 2020 года на основании приказа руководителя организации. А изменения в номенклатуры дел за более ранние годы в связи с изменениями сроков хранения не обязательны.

В настоящее время, уже в 2022 году, рекомендуем работать не с утвержденными номенклатурами дел прошлых лет, а сосредоточиться на правильном определении сроков хранения документов по Перечню 2019 года при составлении соответствующих описей дел для их передачи в архив и акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В рабочие экземпляры сводных номенклатур дел за период 2016–2020 годов, которые ведутся в службе делопроизводства, вы можете внести новые сроки хранения документов, новые номера статей и при необходимости уточнить заголовки дел – это облегчит составление описей дел и актов. Из каждой номенклатуры дел за прошедшие годы в годовой раздел соответствующей описи или в акт можно сразу переносить заголовок дела и уточненный срок хранения по Перечню 2019 года с номером статьи. Проекты описей и акта выносятся на рассмотрение экспертной комиссии организации (ЭК), в протоколе которой необходимо зафиксировать, что сроки хранения документов и дел за период 2016–2020 годов установлены в...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Рекомендовано для вас

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Подсчитываем электронные дела в номенклатуре дел

В номенклатуре дел есть не только дело с бумажными оригиналами приказов по основной деятельности, но и дела с электронными проектами этих документов, а также электронными копиями уже подписанных приказов (сканы в pdf-формате). Какое количество томов (частей) электронных проектов бумажных документов должно быть отражено в конце года в графе 3 номенклатуры дел? Одно электронное дело? Или же графу 3 в этом месте можно оставить пустой? Аналогичный вопрос про электронные копии.

Как организовать документооборот при присоединении государственных учреждений к вышестоящему (часть 1)

Более десятка юрлиц, подведомственных вышестоящему учреждению, были присоединены к нему. В статье описан опыт службы ДОУ по подготовке к такому присоединению, который обеспечил оптимальное ведение делопроизводства в реорганизованном учреждении, имеющем теперь территориально распределенную структуру. Во-первых, дан алгоритм того, что нужно сделать. Во-вторых, разъяснения с примерами для каждого проводимого мероприятия (оценка достаточности выделенной штатной численности, выявление видов используемых документов, кто какие документы и где будет регистрировать, разработка номенклатуры дел реорганизованного учреждения и Инструкции по ДОУ, бланков документов, уведомление контрагентов о реорганизации, определение адресов ведения переписки). В этом номере журнала читайте первую часть большой статьи.

Когда надо успеть закрыть номенклатуру дел?

До какой даты надо успеть составить итоговую запись к номенклатуре дел за прошедший год? Чем грозит ее отсутствие? Как действовать, если в пандемию некому и некогда в обособленных подразделениях этим заниматься? Если они затягивают предоставление данных о количестве заведенных за год дел, то итоговую запись можно составить сначала по имеющимся данным (например, по головному офису), а потом по опоздавшим подразделениям (пример этого показываем). Как службе делопроизводства заполучить рычаги воздействия на уклоняющиеся подразделения? Поводом для этой статьи стал вопрос подписчика.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы