Top.Mail.Ru
Можно ли вносить изменения в номенклатуры дел прошлых лет? Кому-то может показаться, что это необходимо сделать при изменении сроков хранения ранее заведенных дел или при корректировке индексов подразделений. Но в подобных случаях задача решается иначе. Как действовать, показываем на примерах из вопросов читателя (с образцами оформления документов).
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Можно ли вносить изменения в номенклатуры дел прошлых лет, если дела еще не уничтожены и не переданы в архив?

Например:

1. У годовых планов подразделений в номенклатуре дел указан срок хранения 5 лет. Но в организации нет плана годового общего, соответственно планы подразделений должны храниться постоянно? Нужно ли вносить такие изменения и требовать от подразделений передачи планов в архив? Или есть иной способ решения данной проблемы?

2. В прошлом году поменялись индексы подразделений (утверждены приказом в середине года, индексы отражены во всех системах, в т.ч. в СЭД, к индексам привязаны регистрационные индексы документов и прочее), но изменения в номенклатуру дел и в делопроизводство вовремя никто не вносил. Следует ли сейчас внести данные изменения в номенклатуру дел и обязать подразделения изменить номера дел на обложках дел?

Как работать по новому Перечню со старыми документами

Сначала дадим общую рекомендацию, т.к. для планирования работы необходимо уточнить, в номенклатуры дел за какие прошлые годы вы предполагаете вносить изменения.

С 18 февраля 2020 года начал действовать новый Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) 1, а ранее действовавший Перечень 2010 года (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) утратил силу.

Поэтому с 18.02.2020 при проведении экспертизы ценности документов скорее всего за 2016–2019 годы 2, если дела не уничтожены и не переданы в архив, необходимо было руководствоваться новым Перечнем 2019 года.

Изменения в номенклатуру дел на 2020 год необходимо было вносить в плановом порядке в течение всего 2020 года на основании приказа руководителя организации. А изменения в номенклатуры дел за более ранние годы в связи с изменениями сроков хранения не обязательны.

В настоящее время, уже в 2022 году, рекомендуем работать не с утвержденными номенклатурами дел прошлых лет, а сосредоточиться на правильном определении сроков хранения документов по Перечню 2019 года при составлении соответствующих описей дел для их передачи в архив и акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В рабочие экземпляры сводных номенклатур дел за период 2016–2020 годов, которые ведутся в службе делопроизводства, вы можете внести новые сроки хранения документов, новые номера статей и при необходимости уточнить заголовки дел – это облегчит составление описей дел и актов. Из каждой номенклатуры дел за прошедшие годы в годовой раздел соответствующей описи или в акт можно сразу переносить заголовок дела и уточненный срок хранения по Перечню 2019 года с номером статьи. Проекты описей и акта выносятся на рассмотрение экспертной комиссии организации (ЭК), в протоколе которой необходимо зафиксировать, что сроки хранения документов и дел за период 2016–2020 годов установлены в...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание! Стартовала скидка
на 1-е полугодие 2023 г.

Успейте воспользоваться!

Рекомендовано для вас

Номенклатура дел и СЭД в руках службы делопроизводства

Это теоретическая статья. С точки зрения методологии управления документами и на основе нормативной базы автор рассуждает о роли службы делопроизводства в процессах разработки номенклатуры дел и СЭД ,о взаимных настройках классификаторов, о номенклатуре дел как системном классификаторе.

Электронные документы в номенклатуре дел

Как отразить в номенклатуре дел электронные оригиналы, копии и проекты документов? Что делать с гибридными делами, в которых есть и бумажные, и электронные документы? Как зафиксировать локализацию документов: в своих и чужих информационных системах, на своем сервере и на компьютерах работников? Сначала рассказываем о правилах, закрепленных в нормативных документах (они достаточно скудны), а потом показываем примеры – как это делается на практике.

Проблемы формирования номенклатуры дел в СЭД: замечания практика

Бумажные технологии делопроизводства не всегда гладко ложатся в прокрустово ложе информационных систем. Многие СЭД содержат в качестве справочника номенклатуру дел, но в ущербном виде. Автор делится своими наблюдениями – где в СЭД обычно допускаются упрощения и как это можно выправить.

Одна номенклатура дел для нескольких подразделений

Если в организации есть несколько однотипных подразделений (цехов, магазинов, кафедр и т.п.) с одинаковым составом документов, то можно оптимизировать номенклатуру дел организации – отказаться от дублирования похожих разделов. Мы на наглядных примерах номенклатуры дел и ее главной таблицы показываем технологию формирования индексов дел таких однотипных подразделений. Поводом для написания этой статьи стал вопрос руководителя управления делами крупного вуза.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.