Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать ­отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.

Напомним принципы организации конфиденциального делопроизводства, которые учитываются во всех процессах защиты информации, и особенно в организации работы с конфиденциальными документами (документами ограниченного распространения в зависимости от вида тайны). Это:

  • строгая централизация и разрешительный характер;
  • практическая целесообразность;
  • экономическая эффективность.

Поэтому руководствуясь этими принципами, служба безопасности совместно со службой делопроизводства сначала решают вопрос:

  1. необходима ли отдельная номенклатура конфиденциальных дел или
  2. заголовки дел с конфиденциальными документами и соответствующими грифами (кроме грифов «Государственная тайна» и «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности») могут быть включены в «обычную» сводную номенклатуру дел организации.

Конфиденциальные документы в обычной номенклатуре дел

Данный способ систематизации и учета конфиденциальных документов вполне допустим, если их немного в составе документального фонда. Это могут быть, например:

  • документы по личному составу, которые образуются в деятельности бухгалтерии (сведения о заработной плате, других выплатах) и
  • отдела кадров (анкетные данные, имущественное положение, состав семьи, размер заработной платы, копии персональных документов, результаты психологических тестов, аттестации и др. сведения и документы, необходимые для формирования личного дела сотрудника), которым может быть присвоен гриф ограничения доступа «Персональные данные».
Пример 1. Отдельное конфиденциальное дело в обычной номенклатуре дел

В номенклатуре может быть одновременно несколько дел с одинаковым заголовком, но разными индексами под каждый имеющийся вариант доступа (в зависимомтси от грифа ограничения доступа).

См. Пример 1. После снятия грифа ограничения доступа «Коммерческая тайна документы из дела № 06-17/кт перемещаются в аналогичное «открытое» дело с индексом № 06-17. Отметка «ЭК» в графе «Примечание» говорит о порядке снятия грифа – экспертной комиссией по защите конфиденциальной информации.

Если в дело с «обычными» документами включается несколько документов с грифом ограничения доступа, то всему делу присваивается соответствующий гриф ограничения доступа. Если степень ограничения доступа к включенным в дело документам разная, то делу присваивается максимальная из них.

Если конфиденциальных документов совсем немного, то допускается их формирование в дела по видам тайны с обобщенными заголовками дел (показано в Примере 2):

  • «Документы для служебного пользования»;
  • «Документы с грифом «Конфиденциально»
  • и т.п. по видам тайны.

А конкретный срок хранения таких конфиденциальных дел, включенных в обычную номенклатуру дел, не фиксируется. Вместо этого в графе «Срок хранения и номера статей по перечню» оформляется отметка «ЭК», свидетельствующая, что срок хранения документов дела установит экспертная комиссия по защите конфиденциальной информации.

Отдельная номенклатура дел для конфиденциальных документов

Если конфиденциальных документов много, а в организации создана служба безопасности и в каждом структурном подразделении, включая службу делопроизводства, организованы участки для ведения конфиденциального делопроизводства, то необходимо придерживаться следующих рекомендаций:

  • Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается службой безопасности, которой поручена организация конфиденциального делопроизводства, централизованно. Номенклатура дел оформляется как сводная по организации.
  • В структурные подразделения, непосредственно осуществляющие работу с конфиденциальными документами, направляются выписки из утвержденной сводной номенклатуры конфиденциальных дел, в которых закрепляется систематизация заголовков только тех дел, к документам которых предоставляется доступ сотрудникам соответствующего подразделения. Это необходимо сделать под собственноручную подпись сотрудников, т.к. номенклатура конфиденциальных дел и выписки из нее представляют собой еще и форму реализации разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации.

В технологии и алгоритме разработки номенклатуры конфиденциальных дел нет никаких особенностей, за исключением организационной основы – принципа централизованной разработки и реализации разрешительной системы доступа (сверху вниз).

Об этом необходимо помнить и службе делопроизводства, на которую помимо разработки «открытой» номенклатуры дел иногда могут возложить составление номенклатуры конфиденциальных дел. Это не всегда правильно, т.к. провести систематизацию конфиденциальных документов и установить сроки их хранения в номенклатуре дел могут только квалифицированные специалисты, которые системно организуют работу со всеми видами тайны, имеют доступ ко всем конфиденциальным документам, умеют в любом бизнес-процессе выделять состав, виды и разновидности конфиденциальных документов, разрабатывают перечни конфиденциальной документированной информации (опять-таки с учетом видов тайны), хорошо знают все направления деятельности организации, риски несанкционированного доступа к информации и документам, умеют управлять ими и предотвращать (в том числе и с помощью организационных методов, к которым относится разработка номенклатуры дел).

Алгоритм разработки номенклатуры конфиденциальных дел не отличается от общего алгоритма разработки номенклатуры и состоит из следующих этапов и операций:

  • разработка классификационной схемы. Номенклатура конфиденциальных дел обычно составляется как сводная для всей организации (вид номенклатуры дел), а вот по типу она может быть функциональной или структурной.
    Номенклатуры дел структурного типа, когда в качестве названий ее разделов используются наименования структурных подразделений, обязательны для федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления1. Коммерческие структуры также часто составляют номенклатуры дел структурного типа из-за легкости разработки классификационной схемы, в качестве которой используются штатное расписание или схема организационной структуры. Таким образом, более предпочтительная классификация разделов номенклатуры дел по выполняемым в организации функциям (ведь конфиденциальность информации регламентируется по процессу) на практике используется гораздо реже;
  • формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения производится:
    • на основе Перечня документированной информации ограниченного распространения (или ограниченного доступа), который должен быть утвержден в организации с учетом видов тайны;
    • с соблюдением правил формулирования заголовков дел с максимальным учетом всех признаков заведения дел;
    • сроки хранения документов определяются на основе перечней документов с указанием сроков их хранения. Причем для конфиденциальных дел возможны ссылки на сроки хранения, которые реально устанавливались в ведомственных перечнях документов со сроками хранения, разработанных до 1991 года, и которые в настоящее время могут быть привлечены к разработке номенклатур дел в качестве справочников межотраслевого значения;
  • систематизация заголовков дел внутри разделов номенклатуры конфиденциальных дел осуществляется в обычной последовательности2;
  • оформление номенклатуры конфиденциальных дел, согласование и утверждение проекта данного документа. На этом этапе и проявляются все особенности оформления, которые диктует разрешительная система доступа к конфиденциальным документам. Эта номенклатура является одновременно:
    • учетной формой конфиденциальных дел и
    • способом фиксации предоставленного доступа к ним.

Самой номенклатуре конфиденциальных дел также может быть присвоен гриф ограничения доступа, который оформляется справа на верхнем поле первого листа документа (см. Примеры 3 и 4).

В Примере 3 мы видим один из способов оформления заголовка номенклатуры дел – «С грифами ограничения доступа на 2015 год», который может быть оформлен и иначе, например, «С конфиденциальными документами на 2015 год». Допускается также оформление заголовочной части номенклатуры конфиденциальных дел по форме, показанной в Примере 4.

Содержательная часть номенклатуры конфиденциальных дел оформляется в табличной форме, количество граф и их названия являются рекомендуемыми. Главное – они должны позволить номенклатуре дел реализовать функции учета документов по видам тайны и учета прав доступа. Конкретная форма номенклатуры конфиденциальных дел устанавливается организацией-владельцем информации ограниченного распространения. Возможные графы таблицы мы показали в Примере 5.

Все эти особенности оформления номенклатуры конфиденциальных дел вместе с общим алгоритмом ее разработки рекомендуем зафиксировать в специально разработанном внутреннем документе организации – регламенте или правилах разработки номенклатуры конфиденциальных дел, который необходимо утвердить приказом первого руководителя.

Пример 3. Заголовочная часть номенклатуры конфиденциальных дел с грифом «Для служебного пользования»
Пример 4. Заголовочная часть номенклатуры конфиденциальных дел с грифом «Коммерческая тайна»

Сноски 2

  1. П. 29 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с изменениями от 07.09.2011). Вернуться назад
  2. См. п. 2.1.34 Основных правил работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263) и п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива от 06.02.2002). Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний

Приводим пример организации системы плановых совещаний разного уровня, которые обеспечивают продвижение информации в организации снизу вверх во все более структурированном виде. Даем общий алгоритм подготовки и проведения совещаний: как разработать повестку дня, составить список участников, проинформировать их, подготовить помещение и оборудование, фиксировать ход обсуждения (соблюдая конфиденциальность там, где это важно), оформить протокол. К этому добавляем особенности, продиктованные уровнем совещания, эпидемиологической обстановкой, возможностями конференц-связи.

Что делать раньше с договором в электронном виде: регистрировать или подписывать?

Не все технологии бумажного делопроизводства удается полностью перенести на электронные рельсы, когда мы замахиваемся на полноценный электронный документооборот. Какие изменения придется внести в процедуру подписания электронного оригинала договора и его регистрацию (присвоение номера и даты)? Как при этом учесть реалии современных технологий и требования законодательства? Рассказываем о возможных вариантах.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах

Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?