Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать ­отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.

Напомним принципы организации конфиденциального делопроизводства, которые учитываются во всех процессах защиты информации, и особенно в организации работы с конфиденциальными документами (документами ограниченного распространения в зависимости от вида тайны). Это:

  • строгая централизация и разрешительный характер;
  • практическая целесообразность;
  • экономическая эффективность.

Поэтому руководствуясь этими принципами, служба безопасности совместно со службой делопроизводства сначала решают вопрос:

  1. необходима ли отдельная номенклатура конфиденциальных дел или
  2. заголовки дел с конфиденциальными документами и соответствующими грифами (кроме грифов «Государственная тайна» и «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности») могут быть включены в «обычную» сводную номенклатуру дел организации.

Конфиденциальные документы в обычной номенклатуре дел

Данный способ систематизации и учета конфиденциальных документов вполне допустим, если их немного в составе документального фонда. Это могут быть, например:

  • документы по личному составу, которые образуются в деятельности бухгалтерии (сведения о заработной плате, других выплатах) и
  • отдела кадров (анкетные данные, имущественное положение, состав семьи, размер заработной платы, копии персональных документов, результаты психологических тестов, аттестации и др. сведения и документы, необходимые для формирования личного дела сотрудника), которым может быть присвоен гриф ограничения доступа «Персональные данные».

Пример 1. Отдельное конфиденциальное дело в обычной номенклатуре дел

В номенклатуре может быть одновременно несколько дел с одинаковым заголовком, но разными индексами под каждый имеющийся вариант доступа (в зависимомтси от грифа ограничения доступа).

См. Пример 1. После снятия грифа ограничения доступа «Коммерческая тайна документы из дела № 06-17/кт перемещаются в аналогичное «открытое» дело с индексом № 06-17. Отметка «ЭК» в графе «Примечание» говорит о порядке снятия грифа – экспертной комиссией по защите конфиденциальной информации.

Если в дело с «обычными» документами включается несколько документов с грифом ограничения доступа, то всему делу присваивается соответствующий гриф ограничения доступа. Если степень ограничения доступа к включенным в дело документам разная, то делу присваивается максимальная из них.

Если конфиденциальных документов совсем немного, то допускается их формирование в дела по видам тайны с обобщенными заголовками дел (показано в Примере 2):

  • «Документы для служебного пользования»;
  • «Документы с грифом «Конфиденциально»
  • и т.п. по видам тайны.

А конкретный срок хранения таких конфиденциальных дел, включенных в обычную номенклатуру дел, не фиксируется. Вместо этого в графе «Срок хранения и номера статей по перечню» оформляется отметка «ЭК», свидетельствующая, что срок хранения документов дела установит экспертная комиссия по защите конфиденциальной информации.

Отдельная номенклатура дел для конфиденциальных документов

Если конфиденциальных документов много, а в организации создана служба безопасности и в каждом структурном подразделении, включая службу делопроизводства, организованы участки для ведения конфиденциального делопроизводства, то необходимо придерживаться следующих рекомендаций:

  • Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается службой безопасности, которой поручена организация конфиденциального делопроизводства, централизованно. Номенклатура дел оформляется как сводная по организации.
  • В структурные подразделения, непосредственно осуществляющие работу с конфиденциальными документами, направляются выписки из утвержденной сводной номенклатуры конфиденциальных дел, в которых закрепляется систематизация заголовков только тех дел, к документам которых предоставляется доступ сотрудникам соответствующего подразделения. Это необходимо сделать под собственноручную подпись сотрудников, т.к. номенклатура конфиденциальных дел и выписки из нее представляют собой еще и форму реализации разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации.

В технологии и алгоритме разработки номенклатуры конфиденциальных дел нет никаких особенностей, за исключением организационной основы – принципа централизованной разработки и реализации разрешительной системы доступа (сверху вниз).

Об этом необходимо помнить и службе делопроизводства, на которую помимо разработки «открытой» номенклатуры дел иногда могут возложить составление номенклатуры конфиденциальных дел. Это не всегда правильно, т.к. провести систематизацию конфиденциальных документов и установить сроки их хранения в номенклатуре дел могут только квалифицированные специалисты, которые системно организуют работу со всеми видами тайны, имеют доступ ко всем конфиденциальным документам, умеют в любом бизнес-процессе выделять состав, виды и разновидности конфиденциальных документов, разрабатывают перечни конфиденциальной документированной информации (опять-таки с учетом видов тайны), хорошо знают все направления деятельности организации, риски несанкционированного доступа к информации и документам, умеют управлять ими и предотвращать (в том числе и с помощью организационных методов, к которым относится разработка номенклатуры дел).

Алгоритм разработки номенклатуры конфиденциальных дел не отличается от общего алгоритма разработки номенклатуры и состоит из следующих этапов и операций:

  • разработка классификационной схемы. Номенклатура конфиденциальных дел обычно составляется как сводная для всей организации (вид номенклатуры дел), а вот по типу она может быть функциональной или структурной.
    Номенклатуры дел структурного типа, когда в качестве названий ее разделов используются наименования структурных подразделений, обязательны для федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления1. Коммерческие структуры также часто составляют номенклатуры дел структурного типа из-за легкости разработки классификационной схемы, в качестве которой используются штатное расписание или схема организационной структуры. Таким образом, более предпочтительная классификация разделов номенклатуры дел по выполняемым в организации функциям (ведь конфиденциальность информации регламентируется по процессу) на практике используется гораздо реже;
  • формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения производится:
    • на основе Перечня документированной информации ограниченного распространения (или ограниченного доступа), который должен быть утвержден в организации с учетом видов тайны;
    • с соблюдением правил формулирования заголовков дел с максимальным учетом всех признаков заведения дел;
    • сроки хранения документов определяются на основе перечней документов с указанием сроков их хранения. Причем для конфиденциальных дел возможны ссылки на сроки хранения, которые реально устанавливались в ведомственных перечнях документов со сроками хранения, разработанных до 1991 года, и которые в настоящее время могут быть привлечены к разработке номенклатур дел в качестве справочников межотраслевого значения;
  • систематизация заголовков дел внутри разделов номенклатуры конфиденциальных дел осуществляется в обычной последовательности2;
  • оформление номенклатуры конфиденциальных дел, согласование и утверждение проекта данного документа. На этом этапе и проявляются все особенности оформления, которые диктует разрешительная система доступа к конфиденциальным документам. Эта номенклатура является одновременно:
    • учетной формой конфиденциальных дел и
    • способом фиксации предоставленного доступа к ним.

Самой номенклатуре конфиденциальных дел также может быть присвоен гриф ограничения доступа, который оформляется справа на верхнем поле первого листа документа (см. Примеры 3 и 4).

В Примере 3 мы видим один из способов оформления заголовка номенклатуры дел – «С грифами ограничения доступа на 2015 год», который может быть оформлен и иначе, например, «С конфиденциальными документами на 2015 год». Допускается также оформление заголовочной части номенклатуры конфиденциальных дел по форме, показанной в Примере 4.

Содержательная часть номенклатуры конфиденциальных дел оформляется в табличной форме, количество граф и их названия являются рекомендуемыми. Главное – они должны позволить номенклатуре дел реализовать функции учета документов по видам тайны и учета прав доступа. Конкретная форма номенклатуры конфиденциальных дел устанавливается организацией-владельцем информации ограниченного распространения. Возможные графы таблицы мы показали в Примере 5.

Все эти особенности оформления номенклатуры конфиденциальных дел вместе с общим алгоритмом ее разработки рекомендуем зафиксировать в специально разработанном внутреннем документе организации – регламенте или правилах разработки номенклатуры конфиденциальных дел, который необходимо утвердить приказом первого руководителя.

Пример 3. Заголовочная часть номенклатуры конфиденциальных дел с грифом «Для служебного пользования»

Пример 4. Заголовочная часть номенклатуры конфиденциальных дел с грифом «Коммерческая тайна»

Сноски 2

  1. П. 29 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с изменениями от 07.09.2011). Вернуться назад
  2. См. п. 2.1.34 Основных правил работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263) и п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива от 06.02.2002). Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Гибридные дела у госорганов

В новых Правилах делопроизводства для госорганов говорится о формировании гибридных дел, когда создаются и бумажные, и электронные документы. В номенклатуру дел должны включаться соответствующих 2 тома, но заголовок у них должен быть один, и индекс тоже один. Но раньше в номенклатуре дел на грядущий год указывались только дела (без разбивки на тома). Тома одного дела появлялись уже в описях дел по итогам года, ведь в них дела/тома учитываются по порядковым номерам, поэтому один и тот же индекс никого не вводит в заблуждение. Как теперь правильно делать?

Электронный кадровый документооборот: как отразить в номенклатуре дел

Теперь любая организация может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) со всеми своими работниками. В связи с этим изменится часть документов по личному составу в документальном фонде. Показываем, как в номенклатуре дел теперь стоит отражать: трудовые договоры, приказы и документы к ним, уведомления работодателя о переходе на КЭДО и согласия работников, документы о технологии работы в КЭДО.

Структура индексов дел в номенклатуре

Наша организация – АО, мы всегда для разработки номенклатуры дел используем штатное расписание, которое после акционирования почти не менялось. Но в 2021 году в штатное расписание внесли уточнения, и теперь к номеру подразделения добавляется через косую черту номер «подподразделения», которое подчиняется «вышестоящему» подразделению. Например, Генеральный директор – 01, корпоративный секретарь – 01/01, протокольный отдел – 01/02, секретариат – 01/03. Можно ли в номенклатуре дел индекс дела оформлять с дополнительными знаками (косая черта) и номерами? Индексы будут неравнозначными.

Как описать документы в номенклатуре дел

Подробно разобрали правила заполнения каждой графы основной таблицы номенклатуры дел, в которой описываются дела организации. Особое внимание уделили правилам систематизации документов и формулированию заголовков дел (со ссылкой на свежий методический документ Росархива), привели множество примеров. Распутали путаницу с указанием количества заведенных за год дел / томов. Объяснили, как применять такие сроки хранения Перечня, как «постоянно» (для не источников комплектования он существенно сокращается), «до минования надобности», «до замены новыми», «до ликвидации организации», «50 / 75 лет». Показали, как отражать в номенклатуре дел электронные оригиналы документов, электронные копии подписанных бумажных оригиналов, электронные проекты документов – ведь их становится все больше! Завершили статью примером оформления номенклатуры дел организации.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы