Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.
Напомним принципы организации конфиденциального делопроизводства, которые учитываются во всех процессах защиты информации, и особенно в организации работы с конфиденциальными документами (документами ограниченного распространения в зависимости от вида тайны). Это:
- строгая централизация и разрешительный характер;
- практическая целесообразность;
- экономическая эффективность.
Поэтому руководствуясь этими принципами, служба безопасности совместно со службой делопроизводства сначала решают вопрос:
- необходима ли отдельная номенклатура конфиденциальных дел или
- заголовки дел с конфиденциальными документами и соответствующими грифами (кроме грифов «Государственная тайна» и «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности») могут быть включены в «обычную» сводную номенклатуру дел организации.
Конфиденциальные документы в обычной номенклатуре дел
Данный способ систематизации и учета конфиденциальных документов вполне допустим, если их немного в составе документального фонда. Это могут быть, например:
- документы по личному составу, которые образуются в деятельности бухгалтерии (сведения о заработной плате, других выплатах) и
- отдела кадров (анкетные данные, имущественное положение, состав семьи, размер заработной платы, копии персональных документов, результаты психологических тестов, аттестации и др. сведения и документы, необходимые для формирования личного дела сотрудника), которым может быть присвоен гриф ограничения доступа «Персональные данные».
Пример 1. Отдельное конфиденциальное дело в обычной номенклатуре дел
Пример 2. Обобщенные дела с конфиденциальными документами в обычной номенклатуре дел
В номенклатуре может быть одновременно несколько дел с одинаковым заголовком, но разными индексами под каждый имеющийся вариант доступа (в зависимомтси от грифа ограничения доступа).
См. Пример 1. После снятия грифа ограничения доступа «Коммерческая тайна документы из дела № 06-17/кт перемещаются в аналогичное «открытое» дело с индексом № 06-17. Отметка «ЭК» в графе «Примечание» говорит о порядке снятия грифа – экспертной комиссией по защите конфиденциальной информации.
Если в дело с «обычными» документами включается несколько документов с грифом ограничения доступа, то всему делу присваивается соответствующий гриф ограничения доступа. Если степень ограничения доступа к включенным в дело документам разная, то делу присваивается максимальная из них.
Если конфиденциальных документов совсем немного, то допускается их формирование в дела по видам тайны с обобщенными заголовками дел (показано в Примере 2):
- «Документы для служебного пользования»;
- «Документы с грифом «Конфиденциально»
- и т.п. по видам тайны.
А конкретный срок хранения таких конфиденциальных дел, включенных в обычную номенклатуру дел, не фиксируется. Вместо этого в графе «Срок хранения и номера статей по перечню» оформляется отметка «ЭК», свидетельствующая, что срок хранения документов дела установит экспертная комиссия по защите конфиденциальной информации.
Отдельная номенклатура дел для конфиденциальных документов
Если конфиденциальных документов много, а в организации создана служба безопасности и в каждом структурном подразделении, включая службу делопроизводства, организованы участки для ведения конфиденциального делопроизводства, то необходимо придерживаться следующих рекомендаций:
-
Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается службой безопасности, которой поручена организация конфиденциального делопроизводства, централизованно. Номенклатура дел оформляется как сводная по организации.
-
В структурные подразделения, непосредственно осуществляющие работу с конфиденциальными документами, направляются выписки из утвержденной сводной номенклатуры конфиденциальных дел, в которых закрепляется систематизация заголовков только тех дел, к документам которых предоставляется доступ сотрудникам соответствующего подразделения. Это необходимо сделать под собственноручную подпись сотрудников, т.к. номенклатура конфиденциальных дел и выписки из нее представляют собой еще и форму реализации разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации.
В технологии и алгоритме разработки номенклатуры конфиденциальных дел нет никаких особенностей, за исключением организационной основы – принципа централизованной разработки и реализации разрешительной системы доступа (сверху вниз).
Об этом необходимо помнить и службе делопроизводства, на которую помимо разработки «открытой» номенклатуры дел иногда могут возложить составление номенклатуры конфиденциальных дел. Это не всегда правильно, т.к. провести систематизацию конфиденциальных документов и установить сроки их хранения в номенклатуре дел могут только квалифицированные специалисты, которые системно организуют работу со всеми видами тайны, имеют доступ ко всем конфиденциальным документам, умеют в любом бизнес-процессе выделять состав, виды и разновидности конфиденциальных документов, разрабатывают перечни конфиденциальной документированной информации (опять-таки с учетом видов тайны), хорошо знают все направления деятельности организации, риски несанкционированного доступа к информации и документам, умеют управлять ими и предотвращать (в том числе и с помощью организационных методов, к которым относится разработка номенклатуры дел).
Алгоритм разработки номенклатуры конфиденциальных дел не отличается от общего алгоритма разработки номенклатуры и состоит из следующих этапов и операций:
-
разработка классификационной схемы. Номенклатура конфиденциальных дел обычно составляется как сводная для всей организации (вид номенклатуры дел), а вот по типу она может быть функциональной или структурной.
Номенклатуры дел структурного типа, когда в качестве названий ее разделов используются наименования структурных подразделений, обязательны для федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления. Коммерческие структуры также часто составляют номенклатуры дел структурного типа из-за легкости разработки классификационной схемы, в качестве которой используются штатное расписание или схема организационной структуры. Таким образом, более предпочтительная классификация разделов номенклатуры дел по выполняемым в организации функциям (ведь конфиденциальность информации регламентируется по процессу) на практике используется гораздо реже;
-
формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения производится:
- на основе Перечня документированной информации ограниченного распространения (или ограниченного доступа), который должен быть утвержден в организации с учетом видов тайны;
- с соблюдением правил формулирования заголовков дел с максимальным учетом всех признаков заведения дел;
- сроки хранения документов определяются на основе перечней документов с указанием сроков их хранения. Причем для конфиденциальных дел возможны ссылки на сроки хранения, которые реально устанавливались в ведомственных перечнях документов со сроками хранения, разработанных до 1991 года, и которые в настоящее время могут быть привлечены к разработке номенклатур дел в качестве справочников межотраслевого значения;
-
систематизация заголовков дел внутри разделов номенклатуры конфиденциальных дел осуществляется в обычной последовательности;
-
оформление номенклатуры конфиденциальных дел, согласование и утверждение проекта данного документа. На этом этапе и проявляются все особенности оформления, которые диктует разрешительная система доступа к конфиденциальным документам. Эта номенклатура является одновременно:
- учетной формой конфиденциальных дел и
- способом фиксации предоставленного доступа к ним.
Самой номенклатуре конфиденциальных дел также может быть присвоен гриф ограничения доступа, который оформляется справа на верхнем поле первого листа документа (см. Примеры 3 и 4).
В Примере 3 мы видим один из способов оформления заголовка номенклатуры дел – «С грифами ограничения доступа на 2015 год», который может быть оформлен и иначе, например, «С конфиденциальными документами на 2015 год». Допускается также оформление заголовочной части номенклатуры конфиденциальных дел по форме, показанной в Примере 4.
Содержательная часть номенклатуры конфиденциальных дел оформляется в табличной форме, количество граф и их названия являются рекомендуемыми. Главное – они должны позволить номенклатуре дел реализовать функции учета документов по видам тайны и учета прав доступа. Конкретная форма номенклатуры конфиденциальных дел устанавливается организацией-владельцем информации ограниченного распространения. Возможные графы таблицы мы показали в Примере 5.
Все эти особенности оформления номенклатуры конфиденциальных дел вместе с общим алгоритмом ее разработки рекомендуем зафиксировать в специально разработанном внутреннем документе организации – регламенте или правилах разработки номенклатуры конфиденциальных дел, который необходимо утвердить приказом первого руководителя.
Пример 3. Заголовочная часть номенклатуры конфиденциальных дел с грифом «Для служебного пользования»
Пример 4. Заголовочная часть номенклатуры конфиденциальных дел с грифом «Коммерческая тайна»
Пример 5. Возможный вариант оформления табличной части номенклатуры конфиденциальных дел