Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок действий

Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)1 вступил в силу 18.02.2020. На эту дату в организации уже должна действовать номенклатура дел на 2020 год, ее надо было утвердить в конце 2019 года до начала 2020. Поэтому основной задачей службы делопроизводства сейчас становится обеспечение соблюдения нормативных сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем. Для ее решения необходимо:

  1. Проанализировать Перечень 2019 г., обратить внимание на его новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов, которые появились по сравнению с Перечнем 2010 г.2;
  2. Сравнить сроки хранения категорий, комплексов и видов документов, установленных новым Перечнем, со сроками хранения конкретных заголовков дел в утвержденной номенклатуре дел на 2020 год, выявить все изменения сроков;
  3. Уточнить формулировки конкретных заголовков дел в соответствии с составом документов нового Перечня и проверить последовательность индексов (при необходимости), внести новые сроки хранения документов прежде всего в рабочий экземпляр номенклатуры дел, который ведет служба делопроизводства. Этот экземпляр станет основой:
    • для разработки новой номенклатуры на 2020 год или изменений к ее первоначальному варианту (как это можно сделать, подробно и с примерами покажем далее);
    • для подготовки к утверждению номенклатуры дел уже на следующий 2021 год;
  4. На основании рабочего экземпляра определить объем необходимых изменений и уточнений, которые относятся к конкретным заголовкам дел и их срокам хранения, показать рабочий экземпляр руководителю организации и председателю экспертной комиссии и по согласованию с ними решить вопрос, будет ли утвержденная номенклатура дел на 2020 год подлежать переработке, переоформлению и фактически повторному утверждению, если выявлено много изменений. При небольших изменениях (или в небольшой организации) в обычном порядке в первоначальную номенклатуру дел на 2020 год можно будет внести несколько уточнений, касающихся новых сроков хранения и некоторых заголовков дел (при необходимости). Их можно:
    • утвердить приказом по основной деятельности, в распорядительной части текста которого зафиксировать изменение сроков и уточнение конкретных заголовков (например, по форме «было» – «стало» или как в Примере 2), либо
    • сначала разработать дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, а потом утвердить его приказом.

Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (т.е. Правил, которые были утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 5263) допускают, что включение в номенклатуру дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения (п. 1.1.1). Считаем, что данное правило возможно применить и в случае изменения сроков хранения документов. Кроме того, если организация является источником комплектования, и ее утвержденная номенклатура дел уже прошла согласование с ЭПК архивного учреждения или государственного (муниципального) архива в плановом порядке (т.е. 1 раз в 5 лет), то дополнительно согласовывать ее корректировки (а не существенную переработку) с ЭПК при уточнении сроков хранения не потребуется. Обратите внимание, что вступившие в силу Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) предусматривают, что служба делопроизводства имеет право оформлять дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, отражающего все изменения состава заголовков дел, произошедшие в течение календарного года (п. 6.17). Такой метод возможно применить и при оформлении изменения сроков хранения в связи со вступлением в силу нового Перечня 2019 г.

Работа по внесению изменений в утвержденную номенклатуру дел на 2020 год может оказаться достаточно трудоемкой, поэтому рекомендуем службе делопроизводства оформлять ее этапы и взаимодействие подразделений приказом первого руководителя, поскольку он отвечает за документальный фонд и утверждает номенклатуру дел.

А если в организации нет номенклатуры дел, то в связи с новым Перечнем и утверждением нормативных сроков хранения документов как раз наступило время ее разработать на основе Правил 2015 г. и Методических рекомендаций по их применению.

В процессе внедрения Перечня 2019 г. необходимо учесть еще одну проблему – признание утратившим силу1 ранее действовавшего Перечня типовых управленческих документов со сроками хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Поэтому, если организация до вступления в силу нового Перечня еще не успела утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению документов и дел за предшествующие годы, то они будут подлежать повторной экспертизе ценности дел и изменению сроков их хранения в соответствии с новым Перечнем 2019 г.

Рекомендуем также проинформировать (а лучше провести обучение)ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях и руководителей подразделений (особенно в крупных организациях, имеющих филиалы и представительства), чтобы:

  • до проверки соответствия и уточнения сроков хранения и до повторного утверждения описей и актов никакие документы не выделялись к фактическому уничтожению и не вывозились в пункты вторсырья;
  • после внесения необходимых изменений в номенклатуру дел и получения соответствующих выписок из нее или приказа об изменении сроков хранения, на обложках дел, заведенных в подразделениях, ответственные за делопроизводство оформили изменение сроков хранения и/или других реквизитов (см. Пример 6).

Конкретное содержание работ по внедрению Перечня 2019 г. в организации будет зависеть от объема документов, дел и количества выявленных изменений, которые необходимо внести в номенклатуру дел. В зависимости от этого руководитель организации (по представлению руководителя службы делопроизводства) принимает решение о способе внесения изменений в номенклатуру дел на 2020 год. Далее рассмотрим примеры оформления текстов приказов, которые службе делопроизводства необходимо будет готовить в процессе работы по изменению сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем 2019 г.

Если решили внести изменения в ранее утвержденную номенклатуру дел на 2020 г.

Для организации работы служба делопроизводства продумывает мероприятия и сроки их выполнения с последующим отражением в приказе по административно-организационной деятельности (см. Пример 1). В нем она фактически формулирует поручения самой себе, которые лучше всего выполнять централизованно.

Пример 1. Первый приказ, запускающий работы в организации в связи с вступлением в силу нового Перечня
Мнение эксперта

Изменения, которые нужно внести в ранее утвержденную номенклатуру дел на 2020 год в связи с выходом нового Перечня, выявляет служба делопроизводства, т.к. это сложная аналитическая работа. Фактически придется проверить все дела номенклатуры на их соответствие новому Перечню (номер статьи и срок хранения по Перечню, формулировка заголовка дела).

Все выявленные изменения вносятся в рабочий экземпляр сводной номенклатуры дел.

Если он ведется в бумажном виде, то это делается от руки. Если в электронном, то изменения можно внести в файл с выделением их цветом либо при помощи режима рецензирования в MS Word. Он удобен тем, что:

  • автоматически будет запоминать и выделять все ваши правки: и удаления текста (например, боковыми примечаниями, см. «1» на Рисунке 2), и добавление нового (в том числе красным цветом с подчеркиванием, см. «2» там же);
  • вы сможете посмотреть и распечать номенклатуру как с выделением всех правок (как черновик), так и в новом измененном варианте (чистовик).

Для этого в MS Word надо перейти на вкладку «Рецензирование». Включение/выключение этого режима осуществляется нажатием на экранную кнопку, обозначенную цифрой 1 на Рисунке 1, а выбор того, что мы хотим отображать, – выбором нужного варианта из списка («2» там же).

Скорее всего, у вас осталась электронная заготовка (проект) в Word, из которой вы распечатывали сводную номенклатуру дел на 2020 год в конце 2019 года для ее подписания и утверждения, сейчас она вам очень пригодится. Если номенклатура дел формировалась автоматически из СЭД, то уточните у IT-специалистов: обычно отчеты из СЭД реально транслировать в Word или Excel, возможно сейчас это тоже удастся (даже если трансляция оттуда производится только в Excel, последний сможет перевести файл в формат для Word). Таким образом рабочий экземпляр сводной номенклатуры дел в электронном виде, который вы будете далее править на компьютере в Word, в большинстве случаев получить реально.

Рисунок 1. Включение режима рецензирования в MS Word («1») и способы отображения документа («2»)
Рисунок 2. Автоматическое выделение правок в MS Word при включенном режиме рецензирования

После внесения службой делопроизводства всех необходимых изменений в рабочий экземпляр сводной номенклатуры дел на 2020 год и на основании решения руководителя организации она может подготовить:

  • приказ по основной деятельности, в тексте которого утверждаются изменения (Пример 2), данный вариант лучше выбрать, если изменений немного;
  • если же изменений много, то они могут быть оформлены отдельным документом с названием «Дополнение к номенклатуре дел на 2020 год», который также утверждается приказом (Примеры 3 и 4). Заголовочная часть Дополнения как самостоятельного документа обычно оформляется по образцу заголовочной части самой номенклатуры дел. В табличной части перечисляются все необходимые изменения (не только дополнительные дела): заголовок, срок хранения, номер статьи по новому Перечню и даже возможные изменения индексов дел.
Такой приказ о внесении изменений в номенклатуру дел на 2020 год:
  • формируется в то же дело, где хранится утвержденная в 2019 году сводная номенклатура дел на 2020 год (хранится в службе делопроизводства);
  • его копия рассылается подразделениям (либо транслируется в электронном виде в СЭД или публикуется на корпоративном портале), чтобы они:
    • отразили эти изменения вручную на разосланных им в конце 2019 года выписках из утвержденной сводной номенклатуры дел;
    • внесли изменения на обложки тех дел 2020 года, у которых что-либо поменялось (см. Пример 6);
    • по итогам 2020 года в начале 2021 года правильно заполнили итоговую запись к номенклатуре дел своего подразделения (уже в соответствии со сроками хранения по новому Перечню) и передали ее в службу делопроизводства.
Мнение эксперта

Но вы можете существенно упростить задачу подразделений, если избавите их от необходимости править «свой экземпляр» номенклатуры вручную. Вы можете направить каждому подразделению в электронном виде его часть отредактированной службой делопроизводства номенклатуры дел на 2020 год с цветовым выделением всех правок (еще раз помянем здесь добрым словом режим рецензирования в MS Word, о котором говорили ранее, см. Рисунок 2). На основании этого файла подразделение сможет корректно провести все необходимые работы: и обложки своих дел подправить, и правильно произвести подсчеты заведенных за 2020 год дел, чтобы корректно заполнить итоговую запись, и взять этот файл за основу при разработке в конце года номенклатуры дел подразделения на следующий 2021 год.

Пример 2. Приказ, в тексте которого перечисляются изменения, вносимые в номенклатуру дел
Пример 3. Текст приказа, утверждающего дополнение к номенклатуре дел на 2020 год
Пример 4. Дополнение к номенклатуре дел на 2020 год

Если у дела не меняется заголовок и срок хранения, а изменился только номер статьи по Перечню, то можно ли такую правку не вносить в номенклатуру дел на 2020 год? Как много статей Перечня поменяли свои номера?

Перечень 2019 г. сократился более чем на треть, нумерация его статей существенно изменилась. Поэтому в рабочий экземпляр номенклатуры дел и затем в приказ или в дополнение к номенклатуре дел рекомендуем вносить все изменения номеров статей. Это облегчит внедрение Перечня 2019 г. в структурных подразделениях, работу по внесению изменений на обложки уже сформированных дел, а также подготовку номенклатур дел структурных подразделений на следующий 2021 год.

Если все-таки решили утвердить новый вариант номенклатуры дел на 2020 г.

Рассмотрим еще один, «радикальный», вариант, когда выявлен большой объем необходимых изменений в утвержденную номенклатуру дел на 2020 год и руководитель организации принял решение ее переоформить и утвердить заново (см. Пример 5). Метод «версионности» в данном случае окажется неприменимым, т.к. Перечень 2010 г., в соответствии с которым в утвержденной номенклатуре были определены сроки хранения дел, признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). Это позволяет фактически заново утверждать номенклатуру дел на 2020 год в связи с изменениями сроков хранения категорий, комплексов и видов документов и применять ее «задним числом» – с 1 января 2020 года номенклатура дел («новая») применяется в обязательном порядке, а при архивно-технической обработке документов и дел, составлении описей и актов она «применяется» по отношению к документам и за предыдущие годы (скорее всего, за 2016–2019 гг., т.к. документы должны передаваться в архив не позднее 3 лет с года завершения в делопроизводстве).

Пример 5. Приказ об утверждении нового варианта номенклатуры дел на 2020 год и отмене разработанного в конце 2019 года

По результатам анализа нового Перечня и на основании всех изменений, внесенных службой делопроизводства в рабочий экземпляр номенклатуры дел на 2020 год, рекомендуем оформить ее новый проект централизованно службой делопроизводства и организовать его согласование на заседании экспертной комиссии вашей организации. Если организация является источником комплектования, то вопрос о необходимости дополнительного согласования пересмотренной номенклатуры дел с ЭПК государственного или муниципального архива следует решать с куратором от архива.

Корректируем обложки дел

А изменения на обложках заведенных дел оформляются обычным способом (см. Пример 6): тонкой чертой зачеркиваются устаревшие реквизиты и рядом или ниже пишутся новые (однако новый заголовок всегда размещается ниже старого). При этом указывать причину корректировок не обязательно.

Пример 6. Корректировка срока хранения и статьи по Перечню на обложке дела (правки выделены оранжевым цветом)
Сейчас мы показали способы и порядок действий. При этом обращаем ваше внимание, что на выполнение этих работ есть весь текущий 2020 год. А это значит, что изменения в новом Перечне можно проанализировать не торопясь и обстоятельно. Этим анализом мы займемся в следующем номере журнала.
Связанный материал
К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения
№ 04 / 2020

См. статью «К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения» в № 4' 2020

Связанный материал
Новый Перечень документов со сроками хранения 2019 г. унаследовал проблемы предыдущего Перечня
№ 04 / 2020

См. статью «Новый Перечень документов со сроками хранения 2019 г. унаследовал проблемы предыдущего Перечня» в № 4' 2020

Связанный материал
Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения 2019 года
№ 04 / 2020

См. статью «Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения 2019 года» в № 4' 2020

Связанный материал
Как определить срок хранения журнала регистрации, которого нет в Перечне?
№ 04 / 2020

Как определить срок хранения журнала регистрации документов по Перечню 2019 г.? Ответ в № 4' 2020

Связанный материал
Если номенклатура дел и описи не велись
№ 04 / 2020

Об уничтожении документов при отсутствии номенклатуры дел и описей читайте в № 4' 2020

Сноски 4

  1. Далее – Перечень 2019 г. (или новый Перечень). Вернуться назад
  2. Так будем именовать в статье предыдущий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Вернуться назад
  3. Далее – Методические рекомендации, Правила 2015 г. Вернуться назад
  4. Приказом Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Сколько хранить типовую и индивидуальную должностную инструкции? Как их различить?

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, т.е. от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения?

Какой срок хранения у работодателя индивидуальных сведений, передаваемых в ПФР?

Подскажите, пожалуйста, правильно ли я понимаю ситуацию: 1. Срок хранения документов в акционерном обществе (у страхователя) индивидуальных сведений, передаваемых в ПФР на любом носителе (как на бумажном, так и в электронном виде) равен 5 годам, согласно статье 624 Перечня 2019 г.? Или все-таки 6 годам, согласно ст. 23 п. 3.4 подп. 6 НК РФ? Раньше для документов с индивидуальными сведениями о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица, отраженными в формах СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, утвержденных постановлением Правления ПФР № 192-п, применялась ст. 905 Перечня 2010 г. и срок хранения 50/75 лет. А срок хранения 5 лет для документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, можно было применить, согласно ст. 898 Перечня 2010 г., только для таких форм как, например, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-4, АДВ-6-3, АДВ-6-4, АДВ-6-5. 2. Пункт 2 Разъяснений Росархива по внедрению Перечня 2019 г. гласит: «сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, за исключением тех документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236». Исходя из этого положения можно ли применять срок хранения 5 лет (или 6 лет) для любых форм, передаваемых в ПФР в разные годы? Следовательно, можно выделять к уничтожению все бумажные документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования старых годов, начиная с 1998 года, находящиеся на хранении у нас в архиве акционерного общества?

Сколько хранить кассовые документы, если нет лицевых счетов?

Помогите, пожалуйста, аргументировать с точки зрения действующего законодательства срок хранения следующих документов: 1. Кассовые документы (отчеты по кассе, приходные и расходные кассовые ордера) формируются в дело вместе с платежными ведомостями на выплату денежных сумм из кассы, с «живыми» подписями о получении (выплат через кассу очень мало, т.к. основной объем зарплаты выплачивается путем перечисления денежных средств на банковские карточки работников). При определении срока хранения данного дела нужно использовать ст. 277 и ст. 295 Перечня 2019 г. По «старшинству» ко всему делу можно применить срок хранения 6 лет, но только в том случае, если есть лицевые счета, а при их отсутствии, срок хранения составляет – 50/75 лет. 2. Акционерное общество не ведет лицевых счетов. В архив на хранение передаются на бумажном носителе только расчетные листы – вторые экземпляры (информация, содержащаяся в расчетном листе, в большинстве своем, совпадает с информацией лицевого счета). Также с помощью программы 1С: ЗУП ведутся расчетные ведомости (при необходимости в этой же программе можно сформировать и лицевые счета). Можно ли применить 6-летний срок хранения для дел, содержащих кассовые документы и расчетные ведомости, при условии хранения: – расчетных листов по зарплате вместо лицевых счетов; – вместо лицевых счетов – расчетных ведомостей в электронном виде?"

Какой срок хранения у табелей и нарядов работников тяжелых, вредных и опасных профессий по новому Перечню?

В Перечне 2010 г. была статья  615, устанавливающая 75 л. хранения для табелей и нарядов работников тяжелых, вредных и опасных профессий. В новом Перечне статьи с аналогичным названием нет, но на предприятии у нас используются наряды для таких работников. Какой статьей из Перечня 2019 г. нужно руководствоваться для этого вида документов?"

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах

Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?

Сколько хранить типовую и индивидуальную должностную инструкции? Как их различить?

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, т.е. от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения?