Top.Mail.Ru

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок действий

Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)1 вступил в силу 18.02.2020. На эту дату в организации уже должна действовать номенклатура дел на 2020 год, ее надо было утвердить в конце 2019 года до начала 2020. Поэтому основной задачей службы делопроизводства сейчас становится обеспечение соблюдения нормативных сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем. Для ее решения необходимо:

  1. Проанализировать Перечень 2019 г., обратить внимание на его новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов, которые появились по сравнению с Перечнем 2010 г.2;
  2. Сравнить сроки хранения категорий, комплексов и видов документов, установленных новым Перечнем, со сроками хранения конкретных заголовков дел в утвержденной номенклатуре дел на 2020 год, выявить все изменения сроков;
  3. Уточнить формулировки конкретных заголовков дел в соответствии с составом документов нового Перечня и проверить последовательность индексов (при необходимости), внести новые сроки хранения документов прежде всего в рабочий экземпляр номенклатуры дел, который ведет служба делопроизводства. Этот экземпляр станет основой:
    • для разработки новой номенклатуры на 2020 год или изменений к ее первоначальному варианту (как это можно сделать, подробно и с примерами покажем далее);
    • для подготовки к утверждению номенклатуры дел уже на следующий 2021 год;
  4. На основании рабочего экземпляра определить объем необходимых изменений и уточнений, которые относятся к конкретным заголовкам дел и их срокам хранения, показать рабочий экземпляр руководителю организации и председателю экспертной комиссии и по согласованию с ними решить вопрос, будет ли утвержденная номенклатура дел на 2020 год подлежать переработке, переоформлению и фактически повторному утверждению, если выявлено много изменений. При небольших изменениях (или в небольшой организации) в обычном порядке в первоначальную номенклатуру дел на 2020 год можно будет внести несколько уточнений, касающихся новых сроков хранения и некоторых заголовков дел (при необходимости). Их можно:
    • утвердить приказом по основной деятельности, в распорядительной части текста которого зафиксировать изменение сроков и уточнение конкретных заголовков (например, по форме «было» – «стало» или как в Примере 2), либо
    • сначала разработать дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, а потом утвердить его приказом.

Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (т.е. Правил, которые были утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 5263) допускают, что включение в номенклатуру дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения (п. 1.1.1). Считаем, что данное правило возможно применить и в случае изменения сроков хранения документов. Кроме того, если организация является источником комплектования, и ее утвержденная номенклатура дел уже прошла согласование с ЭПК архивного учреждения или государственного (муниципального) архива в плановом порядке (т.е. 1 раз в 5 лет), то дополнительно согласовывать ее корректировки (а не существенную переработку) с ЭПК при уточнении сроков хранения не потребуется. Обратите внимание, что вступившие в силу Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) предусматривают, что служба делопроизводства имеет право оформлять дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, отражающего все изменения состава заголовков дел, произошедшие в течение календарного года (п. 6.17). Такой метод возможно применить и при оформлении изменения сроков хранения в связи со вступлением в силу нового Перечня 2019 г.

Работа по внесению изменений в утвержденную номенклатуру дел на 2020 год может оказаться достаточно трудоемкой, поэтому рекомендуем службе делопроизводства оформлять ее этапы и взаимодействие подразделений приказом первого руководителя, поскольку он отвечает за документальный фонд и утверждает номенклатуру дел.

А если в организации нет номенклатуры дел, то в связи с новым Перечнем и утверждением нормативных сроков хранения документов как раз наступило время ее разработать на основе Правил 2015 г. и Методических рекомендаций по их применению.

В процессе внедрения Перечня 2019 г. необходимо учесть еще одну проблему – признание утратившим силу1 ранее действовавшего Перечня типовых управленческих документов со сроками хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Поэтому, если организация до вступления в силу нового Перечня еще не успела утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению документов и дел за предшествующие годы, то они будут подлежать повторной экспертизе ценности дел и изменению сроков их хранения в соответствии с новым Перечнем 2019 г.

Рекомендуем также проинформировать (а лучше провести обучение)ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях и руководителей подразделений (особенно в крупных организациях, имеющих филиалы и представительства), чтобы:

  • до проверки соответствия и уточнения сроков хранения и до повторного утверждения описей и актов никакие документы не выделялись к фактическому уничтожению и не вывозились в пункты вторсырья;
  • после внесения необходимых изменений в номенклатуру дел и получения соответствующих выписок из нее или приказа об изменении сроков хранения, на обложках дел, заведенных в подразделениях, ответственные за делопроизводство оформили изменение сроков хранения и/или других реквизитов (см. Пример 6).

Конкретное содержание работ по внедрению Перечня 2019 г. в организации будет зависеть от объема документов, дел и количества выявленных изменений, которые необходимо внести в номенклатуру дел. В зависимости от этого руководитель организации (по представлению руководителя службы делопроизводства) принимает решение о способе внесения изменений в номенклатуру дел на 2020 год. Далее рассмотрим примеры оформления текстов приказов, которые службе делопроизводства необходимо будет готовить в процессе работы по изменению сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем 2019 г.

Если решили внести изменения в ранее утвержденную номенклатуру дел на 2020 г.

Для организации работы служба делопроизводства продумывает мероприятия и сроки их выполнения с последующим отражением в приказе по административно-организационной деятельности (см. Пример 1). В нем она фактически формулирует поручения самой себе, которые лучше всего выполнять централизованно.

Пример 1. Первый приказ, запускающий работы в организации в связи с вступлением в силу нового Перечня

Мнение эксперта

Изменения, которые нужно внести в ранее утвержденную номенклатуру дел на 2020 год в связи с выходом нового Перечня, выявляет служба делопроизводства, т.к. это сложная аналитическая работа. Фактически придется проверить все дела номенклатуры на их соответствие новому Перечню (номер статьи и срок хранения по Перечню, формулировка заголовка дела).

Все выявленные изменения вносятся в рабочий экземпляр сводной номенклатуры дел.

Если он ведется в бумажном виде, то это делается от руки. Если в электронном, то изменения можно внести в файл с выделением их цветом либо при помощи режима рецензирования в MS Word. Он удобен тем, что:

  • автоматически будет запоминать и выделять все ваши правки: и удаления текста (например, боковыми примечаниями, см. «1» на Рисунке 2), и добавление нового (в том числе красным цветом с подчеркиванием, см. «2» там же);
  • вы сможете посмотреть и распечать номенклатуру как с выделением всех правок (как черновик), так и в новом измененном варианте (чистовик).

Для этого в MS Word надо перейти на вкладку «Рецензирование». Включение/выключение этого режима осуществляется нажатием на экранную кнопку, обозначенную цифрой 1 на Рисунке 1, а выбор того, что мы хотим отображать, – выбором нужного варианта из списка («2» там же).

Скорее всего, у вас осталась электронная заготовка (проект) в Word, из которой вы распечатывали сводную номенклатуру дел на 2020 год в конце 2019 года для ее подписания и утверждения, сейчас она вам очень пригодится. Если номенклатура дел формировалась автоматически из СЭД, то уточните у IT-специалистов: обычно отчеты из СЭД реально транслировать в Word или Excel, возможно сейчас это тоже удастся (даже если трансляция оттуда производится только в Excel, последний сможет перевести файл в формат для Word). Таким образом рабочий экземпляр сводной номенклатуры дел в электронном виде, который вы будете далее править на компьютере в Word, в большинстве случаев получить реально.

Рисунок 1. Включение режима рецензирования в MS Word («1») и способы отображения документа («2»)

Рисунок 2. Автоматическое выделение правок в MS Word при включенном режиме рецензирования

После внесения службой делопроизводства всех необходимых изменений в рабочий экземпляр сводной номенклатуры дел на 2020 год и на основании решения руководителя организации она может подготовить:

  • приказ по основной деятельности, в тексте которого утверждаются изменения (Пример 2), данный вариант лучше выбрать, если изменений немного;
  • если же изменений много, то они могут быть оформлены отдельным документом с названием «Дополнение к номенклатуре дел на 2020 год», который также утверждается приказом (Примеры 3 и 4). Заголовочная часть Дополнения как самостоятельного документа обычно оформляется по образцу заголовочной части самой номенклатуры дел. В табличной части перечисляются все необходимые изменения (не только дополнительные дела): заголовок, срок хранения, номер статьи по новому Перечню и даже возможные изменения индексов дел.

Такой приказ о внесении изменений в номенклатуру дел на 2020 год:

  • формируется в то же дело, где хранится утвержденная в 2019 году сводная номенклатура дел на 2020 год (хранится в службе делопроизводства);
  • его копия рассылается подразделениям (либо транслируется в электронном виде в СЭД или публикуется на корпоративном портале), чтобы они:
    • отразили эти изменения вручную на разосланных им в конце 2019 года выписках из утвержденной сводной номенклатуры дел;
    • внесли изменения на обложки тех дел 2020 года, у которых что-либо поменялось (см. Пример 6);
    • по итогам 2020 года в начале 2021 года правильно заполнили итоговую запись к номенклатуре дел своего подразделения (уже в соответствии со сроками хранения по новому Перечню) и передали ее в службу делопроизводства.

Мнение эксперта

Но вы можете существенно упростить задачу подразделений, если избавите их от необходимости править «свой экземпляр» номенклатуры вручную. Вы можете направить каждому подразделению в электронном виде его часть отредактированной службой делопроизводства номенклатуры дел на 2020 год с цветовым выделением всех правок (еще раз помянем здесь добрым словом режим рецензирования в MS Word, о котором говорили ранее, см. Рисунок 2). На основании этого файла подразделение сможет корректно провести все необходимые работы: и обложки своих дел подправить, и правильно произвести подсчеты заведенных за 2020 год дел, чтобы корректно заполнить итоговую запись, и взять этот файл за основу при разработке в конце года номенклатуры дел подразделения на следующий 2021 год.

Пример 2. Приказ, в тексте которого перечисляются изменения, вносимые в номенклатуру дел

Пример 3. Текст приказа, утверждающего дополнение к номенклатуре дел на 2020 год

Пример 4. Дополнение к номенклатуре дел на 2020 год

Если у дела не меняется заголовок и срок хранения, а изменился только номер статьи по Перечню, то можно ли такую правку не вносить в номенклатуру дел на 2020 год? Как много статей Перечня поменяли свои номера?

Перечень 2019 г. сократился более чем на треть, нумерация его статей существенно изменилась. Поэтому в рабочий экземпляр номенклатуры дел и затем в приказ или в дополнение к номенклатуре дел рекомендуем вносить все изменения номеров статей. Это облегчит внедрение Перечня 2019 г. в структурных подразделениях, работу по внесению изменений на обложки уже сформированных дел, а также подготовку номенклатур дел структурных подразделений на следующий 2021 год.

Если все-таки решили утвердить новый вариант номенклатуры дел на 2020 г.

Рассмотрим еще один, «радикальный», вариант, когда выявлен большой объем необходимых изменений в утвержденную номенклатуру дел на 2020 год и руководитель организации принял решение ее переоформить и утвердить заново (см. Пример 5). Метод «версионности» в данном случае окажется неприменимым, т.к. Перечень 2010 г., в соответствии с которым в утвержденной номенклатуре были определены сроки хранения дел, признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). Это позволяет фактически заново утверждать номенклатуру дел на 2020 год в связи с изменениями сроков хранения категорий, комплексов и видов документов и применять ее «задним числом» – с 1 января 2020 года номенклатура дел («новая») применяется в обязательном порядке, а при архивно-технической обработке документов и дел, составлении описей и актов она «применяется» по отношению к документам и за предыдущие годы (скорее всего, за 2016–2019 гг., т.к. документы должны передаваться в архив не позднее 3 лет с года завершения в делопроизводстве).

Пример 5. Приказ об утверждении нового варианта номенклатуры дел на 2020 год и отмене разработанного в конце 2019 года

По результатам анализа нового Перечня и на основании всех изменений, внесенных службой делопроизводства в рабочий экземпляр номенклатуры дел на 2020 год, рекомендуем оформить ее новый проект централизованно службой делопроизводства и организовать его согласование на заседании экспертной комиссии вашей организации. Если организация является источником комплектования, то вопрос о необходимости дополнительного согласования пересмотренной номенклатуры дел с ЭПК государственного или муниципального архива следует решать с куратором от архива.

Корректируем обложки дел

А изменения на обложках заведенных дел оформляются обычным способом (см. Пример 6): тонкой чертой зачеркиваются устаревшие реквизиты и рядом или ниже пишутся новые (однако новый заголовок всегда размещается ниже старого). При этом указывать причину корректировок не обязательно.

Пример 6. Корректировка срока хранения и статьи по Перечню на обложке дела (правки выделены оранжевым цветом)

Сейчас мы показали способы и порядок действий. При этом обращаем ваше внимание, что на выполнение этих работ есть весь текущий 2020 год. А это значит, что изменения в новом Перечне можно проанализировать не торопясь и обстоятельно. Этим анализом мы займемся в следующем номере журнала.
Связанный материал
К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения
№ 04 / 2020

См. статью «К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения» в № 4' 2020

Связанный материал
Новый Перечень документов со сроками хранения 2019 г. унаследовал проблемы предыдущего Перечня
№ 04 / 2020

См. статью «Новый Перечень документов со сроками хранения 2019 г. унаследовал проблемы предыдущего Перечня» в № 4' 2020

Связанный материал
Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения 2019 года
№ 04 / 2020

См. статью «Инструкция по применению Перечня документов со сроками хранения 2019 года» в № 4' 2020

Связанный материал
Как определить срок хранения журнала регистрации, которого нет в Перечне?
№ 04 / 2020

Как определить срок хранения журнала регистрации документов по Перечню 2019 г.? Ответ в № 4' 2020

Связанный материал
Если номенклатура дел и описи не велись
№ 04 / 2020

Об уничтожении документов при отсутствии номенклатуры дел и описей читайте в № 4' 2020

Сноски 4

  1. Далее – Перечень 2019 г. (или новый Перечень). Вернуться назад
  2. Так будем именовать в статье предыдущий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Вернуться назад
  3. Далее – Методические рекомендации, Правила 2015 г. Вернуться назад
  4. Приказом Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Когда формировать дела?

Сводная номенклатура дел на 2023 год введена в действие приказом, в котором есть пункт, требующий от руководителей всех структурных подразделений до 31.01.2023 года обеспечить формирование дел в подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на 2023 год. После указанной даты отдел документационного обеспечения осуществляет проверку формирования дел в подразделениях. Есть подразделения, которые оформили все папки на 2023 год, даже если документов для них нет (еще не появились). Есть также подразделения, которые говорят, что будут заводить папки только тогда, когда для них появятся документы, а просто так пустые папки на полках им не нужны. Ни в одном нормативном документе не удалось найти разъяснения, когда именно нужно формировать дела текущего года. Но даже если такого документа нет, то разве приказа директора о формировании дел до 31.01.2023 не достаточно, чтобы полностью оформить все дела в соответствии с номенклатурой подразделения? Как Вы считаете, когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: в начале года сразу оформить все папки, или же оформлять их по мере появления документов в течение года?

Срок хранения журнала регистрации документов

В делопроизводстве организации образуются документы, которые есть в Перечне 2019, но в нем нет журналов (реестров, регистров, списков и т.д.) их регистрации. Верна ли логика: хранить журналы регистрации каких-либо документов исходя из срока хранения самих регистрируемых документов? Где зафиксировано это правило? Действует ли это правило и для форм регистрации этих документов – см. примеры из Перечня 2019 далее. Если каким-либо документам установлены сроки хранения решением ЭК организации, значит, срок хранения журналов (реестров, регистров) таких документов будет таким же?

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

Можно определить срок хранения по типовому перечню, если для этих документов он есть в ведомственном?

При составлении номенклатуры дел организация обязана пользоваться исключительно «своим» ведомственным перечнем (например, учреждение здравоохранения)? Если какие-то управленческие документы лучше указаны в типовом Перечне 2019 года, как быть? При этом сроки хранения специфическим отраслевым документам устанавливаем на основании ведомственного перечня. Например, в областной больнице (региональное учреждение здравоохранения) была номенклатура на 2023 год, сроки хранения управленческих (бухгалтерских) документов были установлены по Перечню 2019 года. При составлении номенклатуры дел на 2024 год медицинские документы будут определены по новому Перечню Министерства здравоохранения Российской Федерации. Что касается бухгалтерских и документов по личному составу, можно ли оставить сроки хранения этих документов по Перечню 2019 года, чтобы не тратить время на их пересмотр? Или необходимо все документы пересмотреть по новому Перечню Минздрава России и оставить по Перечню 2019 года только те, которых нет в Перечне Минздрава России?

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.