До какой даты надо успеть составить итоговую запись к номенклатуре дел за прошедший год? Чем грозит ее отсутствие?
Как действовать, если в пандемию некому и некогда в обособленных подразделениях этим заниматься? Если они затягивают предоставление данных о количестве заведенных за год дел, то итоговую запись можно составить сначала по имеющимся данным (например, по головному офису), а потом по опоздавшим подразделениям (пример этого показываем).
Как службе делопроизводства заполучить рычаги воздействия на уклоняющиеся подразделения? Поводом для этой статьи стал вопрос подписчика.
Вопрос в тему
Мы ежегодно сталкиваемся с одной и той же проблемой, которую не можем решить силами работников группы документационного обеспечения (ГДО) нашей организации – мы не можем закрыть номенклатуру дел.
Поясняю ситуацию. В нашей компании много обособленных подразделений, которые разбросаны по всей стране. В каждом таком подразделении есть работник, на которого возложена дополнительная функция по ведению делопроизводства. Но важный момент заключается в том, что это работники, которые приняты на работу для исполнения своих основных обязанностей, а делопроизводство – добровольно-принудительная обязанность, возложенная на них. Конечно же, эти люди не имеют понятия о правилах делопроизводства и документооборота, все, что им нужно делать в этой сфере, происходит полностью с дистанционным консультированием и помощью от ГДО.
Специфика деятельности нашей компании не позволяет в установленные правилами сроки заниматься подсчетом завершенных делопроизводством дел, т.к. в это время идет сезонный рост объема основной деятельности предприятия. Наше руководство не дает согласия на то, чтобы люди на местах отвлекались от основной работы и занимались этими «никому не нужными» (на их взгляд) делами. В итоге этот повышенный объем работы продолжает распространяться и на все дальнейшее время, а подсчитывать дела всегда некогда и некому из-за большой занятости. Также уточняю, что хранение документации происходит локально на местах, непосредственно в самих подразделениях, а двухлетний период, связанный с пандемией, перекрыл возможность выезжать в командировки для того, чтобы помочь людям в вопросе подсчета дел.
Могли бы вы проконсультировать, какие есть законодательно закрепленные или другие нормативно-административные рычаги убеждения и воздействия, чтобы мы могли обоснованно требовать своевременного закрытия номенклатур дел структурных подразделений? Какие сроки продления допускаются для закрытия номенклатуры дел?
Подскажите, пожалуйста, чем может грозить для предприятия факт незакрытия номенклатуры дел? Мы не являемся источником комплектования государственного или муниципального архива.
В практике делопроизводства правила и сроки оформления итоговой записи к номенклатуре дел формировались постепенно вместе с правилами работы архивов организаций. Раньше действовало правило, что итоговая запись должна быть оформлена в первом квартале следующего календарного года, далее оно становилось более строгим – в январе следующего календарного года должен был проводиться подсчет заведенных дел, оформляться итоговая запись, и 1 ее экземпляр передаваться в архив для формирования вместе с «архивным» экземпляром утвержденной номенклатуры дел.
Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (Росархив / ВНИИДАД. М., 2018) в настоящее время устанавливают, что по окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел, а о сроке ее оформления не говорят.
Но никаких внешних юридических рисков и «угроз» несвоевременное оформление итоговой записи и даже ее полное отсутствие не вызывают. При всех возможных проверках, которые могут проводить уполномоченные органы в сфере архивного дела тех субъектов Российской Федерации, где располагаются ваши обособленные подразделения, важен факт наличия утвержденной номенклатуры дел и ее актуальность – пересмотр минимум 1 раз в 5 лет. Исключение составляет 2020 год, когда вступил в силу новый Перечень типовых управленческих документов со сроками хранения и номенклатуру дел в связи с этим надо было актуализировать. Хотя ее лучше актуализировать ежегодно, т.к. ежегодно должна проводиться экспертиза ценности документов. Сроки оформления итоговой записи действующие нормативные правовые акты в сфере делопроизводства и архивного дела не устанавливают.
Все риски отсутствия сведений о количестве заведенных дел в составе документального фонда – внутренние, они находятся в зоне ответственного первого руководителя, который несет ответственность за документальный и архивный фонды организации. Например:
- если руководитель организации или филиала будет переведен на повышение или просто увольняться, то в акт приема-передачи документов, дел и материальных ценностей по должности должны быть включены документы и дела не только по видовому составу документального фонда, но и по его объему, который как раз и должен определяться по итоговым записям по крайней мере за последние 3 года;
- административно-хозяйственный отдел не может покупать шкафы и стеллажи или инициировать заключение договоров об аутсорсинговом хранении документов, если неизвестно количество документов и дел, подлежащих текущему оперативному или архивному хранению. Вопрос о помещениях для текущего и архивного хранения также решается на основании количественного анализа документального и архивного фондов;
- состав и количество дел, передаваемых в архив, анализируются и перепроверяются с учетом сведений из итоговых записей. Проверки обеспечения сохранности документов и дел в структурных подразделениях, которые проводятся по графику, планируются с учетом количества дел постоянного и временного сроков хранения по итоговым записям, т.к. на практике подразделения, в которых заведено значительное количество дел постоянного срока хранения, проверяются дважды в год.
Рекомендуем ГДО своевременно оформлять итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел, которые находятся в зоне ответственности этого подразделения – в аппарате головной организации, и соответствующее уточнение оформить в названии итоговой записи (см. «1» в Примере 1). Ниже всех подписей рекомендуем оформить отметку («3») с перечислением названий обособленных подразделений, от которых не поступили сведения для составления сводной итоговой записи в ГДО.
Пример 1. Итоговая запись к номенклатуре дел (если вовремя нет данных по обособленным подразделениям, то указываем сведения о делах, заведенных в головной организации, находящейся в зоне ответственности ГДО)
В методическом документе (самом свежем из имеющихся) сказано, что оформлять итоговую запись к номенклатуре дел надо «по окончании календарного года» – достаточно размытая формулировка. На практике это стараются сделать до 20 января («2»).
Когда из обособленных подразделений данные о количестве заведенных за год дел поступят (это может быть гораздо позже, хоть летом), может быть оформлена еще одна итоговая запись, в заголовке которой отмечается, каких подразделений касаются эти сведения («1» и «2» в Примере 2).
Пример 2. Итоговая запись к номенклатуре дел (по обособленным подразделениям, предоставившим данные с опозданием)
О значении номенклатуры дел, о нормах действующего законодательства и размерах штрафов за необеспечение сохранности документов в нашем журнале совсем недавно публиковались статьи с экспертными мнениями специалистов.
Поэтому сейчас обратим внимание на организационные основы управления документальным фондом.
Служба делопроизводства получает право требовать соблюдения требований Инструкции по делопроизводству в полном объеме, если права нормоконтролера, контролера и центра компетенций закреплены в положении о ней и в должностных инструкциях специалистов. Реализация этих прав – всегда сложный процесс, если руководитель организации не оказывает необходимой поддержки и тоже считает работу с «никому не нужными» документами второстепенной задачей. Пересмотрите положение о ГДО и закрепите в нем свой статус в современной формулировке, понятной руководству: ГДО – центр компетенций в области реализации технологий работы с документами. Внесите в положение одну из своих основных задач – методическое руководство и контроль за соблюдением порядка работы с документами, установленного единоличным исполнительным органом (руководителем организации).
В рамках действующего законодательства и юридические, и должностные лица несут ответственность за отсутствие организационного порядка и вследствие этого – за совершение административного правонарушения. Например, даже небольшие размеры штрафов по ст. 13.20 КоАП РФ (не говоря уже о крупных по ст. 13.25) будут неприятны руководителям, поскольку они будут налагаться за административные правонарушения, и это в будущем может повлиять на карьеру.
В соответствии с требованиями Закона от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» любая организация обязана обеспечивать сохранность архивных документов. Если в вашей организации создан архив как структурное подразделение, проверьте его статус: является ли он «ведомственным» и централизованным для всех обособленных подразделений, какие документы он принимает (или нет) от них, каковы его права.
Даже если архив создан, рекомендуем дополнительно разработать Положение об архивном хранении документов, в котором закрепить делегирование ответственности за документальный и архивный фонды от руководителя организации руководителям обособленных подразделений. Сотрудничайте с юридическим отделом и кадровой службой, т.к. эта ответственность должна быть подтверждена соответствующими формулировками в трудовых договорах, должностных инструкциях и иных локальных нормативных актах.
Направьте руководителю служебную записку о вопросах ответственности за ведение делопроизводства и архивное хранение документов в обособленных подразделениях. Сотрудники с «добровольно-принудительной» функцией ведения делопроизводства должны быть обучены и получить дополнительную квалификацию, пройти аттестацию, иметь соответствующие записи об ответственности в трудовом договоре (соглашении о совмещении) и/или должностной инструкции. Если ответственность фактически возложена, но не оформлена в соответствии с требованиями трудового законодательства, то требовать от сотрудников правильного и технологичного выполнения функций вы не имеете права.
И, наконец, утверждать номенклатуру дел лучше приказом, в котором:
- на ГДО возложить функцию методического руководства ее внедрением и применением;
- а ответственность за формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел возложить на руководителей обособленных подразделений и сформулировать им поручение представить итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел (например, для номенклатуры дел за 2022 год – к 20 января 2023 года);
- форму итоговой записи можно утвердить в качестве приложения.
Данный приказ необходимо будет поставить на контроль и в порядке предупредительного контроля 2 раза в год (в июне и в декабре) направлять руководителям обособленных подразделений соответствующее напоминание.
Помните, что вы работаете как «правая рука» руководителя и в зоне его ответственности, даже если он этого не осознает.
