Top.Mail.Ru

Подсчитываем электронные дела в номенклатуре дел

Вопрос
В номенклатуре дел есть не только дело с бумажными оригиналами приказов по основной деятельности, но и дела с электронными проектами этих документов, а также электронными копиями уже подписанных приказов (сканы в pdf-формате). Какое количество томов (частей) электронных проектов бумажных документов должно быть отражено в конце года в графе 3 номенклатуры дел? Одно электронное дело? Или же графу 3 в этом месте можно оставить пустой? Аналогичный вопрос про электронные копии.
Отвечает

В конце текущего года или в начале следующего календарного года заполнить графу 3 номенклатуры дел необходимо полностью. А как иначе вы сможете подсчитать количество заведенных дел и оформить две раздельные итоговые записи к номенклатуре дел за год о количестве и категориях заведенных дел в бумажной и в электронной форме?

Электронные документы независимо от их объема включаются в 1 электронное дело без разделения на тома и объем сформированных электронных дел указывается в Мб (на основании п. 1.1.1.6 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД/ М., 2018; далее – Методические рекомендации по применению Правил 2015 года), а также Приложения № 16 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199)).

Как можно заполнить графу 3, см. в Примере 1. Рекомендуем сразу за делом с оригиналами документов помещать дело с их копиями, а потом – с проектами.

Пример 1. Бумажные оригиналы, электроные копии и проекты приказов в номенклатуре дел

Электронные дела, формируемые в информационных системах или на рабочих станциях сотрудников, включаются в номенклатуру дел и учитываются на общих основаниях. Поэтому в ежегодной итоговой записи к номенклатуре дел мы ранее рекомендовали в перечислении категорий документов по срокам хранения учитывать форму их представления, как в Примере 2.

Пример 2. Итоговая запись к номенклатуре дел с учетом формы представления документов и дел

Но в настоящее время для учета электронных дел в п. 1.1.1.6 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 года определено, что для учета электронных дел составляется отдельная итоговая запись, в которой должно быть указано количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) и их объем в Мб.

В определении объема электронных дел может помочь ИТ-отдел, который заинтересован в соблюдении сроков хранения информации на серверах, своевременном уничтожении резервных копий и системных протоколов, освобождении информационного пространства на серверах для локализации вновь создаваемых электронных документов. И на итоговой записи о категориях и количестве заведенных электронных дел можно оформить подпись начальника ИТ-отдела, поскольку при хранении электронных документов в условной архивной части информационной системы ответственность за их хранение и обеспечение сохранности несет руководитель подразделения ИТ-технологий (п. 2.1.3.5 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 года).

Раздельный подсчет дел, заведенных в бумажной и электронной форме, можно оформить как в Примерах 3 и 4. Для электронных дел в итоговой записи рекомендуем указывать количество дел (у каждого электронного дела формируется всегда 1 том независимо от его объема), а потом через косую черту объем в Мб (см. Пример 4).

Пример 3. Итоговая запись к номенклатуре дел о делах, заведенных в бумажной форме

Пример 4. Итоговая запись к номенклатуре дел о делах, заведенных в электронной форме

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание! Стартовала скидка
на 1-е полугодие 2023 г.

Успейте воспользоваться!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Опыт внедрения организацией сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»

Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).

Проблемы формирования номенклатуры дел в СЭД: замечания практика

Бумажные технологии делопроизводства не всегда гладко ложатся в прокрустово ложе информационных систем. Многие СЭД содержат в качестве справочника номенклатуру дел, но в ущербном виде. Автор делится своими наблюдениями – где в СЭД обычно допускаются упрощения и как это можно выправить.

Номенклатура дел и СЭД в руках службы делопроизводства

Это теоретическая статья. С точки зрения методологии управления документами и на основе нормативной базы автор рассуждает о роли службы делопроизводства в процессах разработки номенклатуры дел и СЭД ,о взаимных настройках классификаторов, о номенклатуре дел как системном классификаторе.

Электронные документы в номенклатуре дел

Как отразить в номенклатуре дел электронные оригиналы, копии и проекты документов? Что делать с гибридными делами, в которых есть и бумажные, и электронные документы? Как зафиксировать локализацию документов: в своих и чужих информационных системах, на своем сервере и на компьютерах работников? Сначала рассказываем о правилах, закрепленных в нормативных документах (они достаточно скудны), а потом показываем примеры – как это делается на практике.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?