Top.Mail.Ru

Подсчитываем электронные дела в номенклатуре дел

Вопрос
В номенклатуре дел есть не только дело с бумажными оригиналами приказов по основной деятельности, но и дела с электронными проектами этих документов, а также электронными копиями уже подписанных приказов (сканы в pdf-формате). Какое количество томов (частей) электронных проектов бумажных документов должно быть отражено в конце года в графе 3 номенклатуры дел? Одно электронное дело? Или же графу 3 в этом месте можно оставить пустой? Аналогичный вопрос про электронные копии.
Отвечает

В конце текущего года или в начале следующего календарного года заполнить графу 3 номенклатуры дел необходимо полностью. А как иначе вы сможете подсчитать количество заведенных дел и оформить две раздельные итоговые записи к номенклатуре дел за год о количестве и категориях заведенных дел в бумажной и в электронной форме?

Электронные документы независимо от их объема включаются в 1 электронное дело без разделения на тома и объем сформированных электронных дел указывается в Мб (на основании п. 1.1.1.6 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД/ М., 2018; далее – Методические рекомендации по применению Правил 2015 года), а также Приложения № 16 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199)).

Как можно заполнить графу 3, см. в Примере 1. Рекомендуем сразу за делом с оригиналами документов помещать дело с их копиями, а потом – с проектами.

Пример 1. Бумажные оригиналы, электроные копии и проекты приказов в номенклатуре дел

Электронные дела, формируемые в информационных системах или на рабочих станциях сотрудников, включаются в номенклатуру дел и учитываются на общих основаниях. Поэтому в ежегодной итоговой записи к номенклатуре дел мы ранее рекомендовали в перечислении категорий документов по срокам хранения учитывать форму их представления, как в Примере 2.

Пример 2. Итоговая запись к номенклатуре дел с учетом формы представления документов и дел

Но в настоящее время для учета электронных дел в п. 1.1.1.6 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 года определено, что для учета электронных дел составляется отдельная итоговая запись, в которой должно быть указано количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) и их объем в Мб.

В определении объема электронных дел может помочь ИТ-отдел, который заинтересован в соблюдении сроков хранения информации на серверах, своевременном уничтожении резервных копий и системных протоколов, освобождении информационного пространства на серверах для локализации вновь создаваемых электронных документов. И на итоговой записи о категориях и количестве заведенных электронных дел можно оформить подпись начальника ИТ-отдела, поскольку при хранении электронных документов в условной архивной части информационной системы ответственность за их хранение и обеспечение сохранности несет руководитель подразделения ИТ-технологий (п. 2.1.3.5 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 года).

Раздельный подсчет дел, заведенных в бумажной и электронной форме, можно оформить как в Примерах 3 и 4. Для электронных дел в итоговой записи рекомендуем указывать количество дел (у каждого электронного дела формируется всегда 1 том независимо от его объема), а потом через косую черту объем в Мб (см. Пример 4).

Пример 3. Итоговая запись к номенклатуре дел о делах, заведенных в бумажной форме

Пример 4. Итоговая запись к номенклатуре дел о делах, заведенных в электронной форме

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Формат электронной договорной документации утвердила ФНС России

ФНС России весной 2022 г. утвердила формат для электронных договорных документов. Он обязателен? Каких видов документов это касается? Чем удобен и чем опасен формат PDF/A-3, выбранный налоговиками для файла обмена? Что должно быть внутри? Какой электронной подписью подписывать? Чему отдается приоритет в случае выявления расхождений?

Переход на безбумажный документооборот: анализ свежей нормативной базы и технологических решений

Обзор того, как обстоят дела с реформой применения электронных подписей и машиночитаемыми доверенностями, с электронным кадровым документооборотом и долгосрочным хранением (свыше 15 лет) юридически значимых электронных документов. Какие необходимые для этого нормативные документы и ИТ-решения недавно вышли, и чего пока не хватает. Что можно делать уже сейчас.

Когда нет возможности отправить письмо, подписанное ЭП

Если у внешней компании или у клиента с нашей компанией нет электронного документооборота, то как правильно заверять письма на бумаге? Если письма подписаны квалифицированной электронной подписью с нашей стороны для отправки внешним корреспондентам?

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?