Top.Mail.Ru

Подсчитываем электронные дела в номенклатуре дел

Вопрос
В номенклатуре дел есть не только дело с бумажными оригиналами приказов по основной деятельности, но и дела с электронными проектами этих документов, а также электронными копиями уже подписанных приказов (сканы в pdf-формате). Какое количество томов (частей) электронных проектов бумажных документов должно быть отражено в конце года в графе 3 номенклатуры дел? Одно электронное дело? Или же графу 3 в этом месте можно оставить пустой? Аналогичный вопрос про электронные копии.
Отвечает

В конце текущего года или в начале следующего календарного года заполнить графу 3 номенклатуры дел необходимо полностью. А как иначе вы сможете подсчитать количество заведенных дел и оформить две раздельные итоговые записи к номенклатуре дел за год о количестве и категориях заведенных дел в бумажной и в электронной форме?

Электронные документы независимо от их объема включаются в 1 электронное дело без разделения на тома и объем сформированных электронных дел указывается в Мб (на основании п. 1.1.1.6 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД/ М., 2018; далее – Методические рекомендации по применению Правил 2015 года), а также Приложения № 16 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199)).

Как можно заполнить графу 3, см. в Примере 1. Рекомендуем сразу за делом с оригиналами документов помещать дело с их копиями, а потом – с проектами.

Пример 1. Бумажные оригиналы, электроные копии и проекты приказов в номенклатуре дел

Электронные дела, формируемые в информационных системах или на рабочих станциях сотрудников, включаются в номенклатуру дел и учитываются на общих основаниях. Поэтому в ежегодной итоговой записи к номенклатуре дел мы ранее рекомендовали в перечислении категорий документов по срокам хранения учитывать форму их представления, как в Примере 2.

Пример 2. Итоговая запись к номенклатуре дел с учетом формы представления документов и дел

Но в настоящее время для учета электронных дел в п. 1.1.1.6 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 года определено, что для учета электронных дел составляется отдельная итоговая запись, в которой должно быть указано количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) и их объем в Мб.

В определении объема электронных дел может помочь ИТ-отдел, который заинтересован в соблюдении сроков хранения информации на серверах, своевременном уничтожении резервных копий и системных протоколов, освобождении информационного пространства на серверах для локализации вновь создаваемых электронных документов. И на итоговой записи о категориях и количестве заведенных электронных дел можно оформить подпись начальника ИТ-отдела, поскольку при хранении электронных документов в условной архивной части информационной системы ответственность за их хранение и обеспечение сохранности несет руководитель подразделения ИТ-технологий (п. 2.1.3.5 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 года).

Раздельный подсчет дел, заведенных в бумажной и электронной форме, можно оформить как в Примерах 3 и 4. Для электронных дел в итоговой записи рекомендуем указывать количество дел (у каждого электронного дела формируется всегда 1 том независимо от его объема), а потом через косую черту объем в Мб (см. Пример 4).

Пример 3. Итоговая запись к номенклатуре дел о делах, заведенных в бумажной форме

Пример 4. Итоговая запись к номенклатуре дел о делах, заведенных в электронной форме

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Законопроект о замещающем сканировании

Технология замещающего сканирования предполагает изготовление электронных копий с бумажных подлинников с последующим уничтожением «бумаги» и продолжением хранения только электронных копий на правах полноценных дубликатов. Соответствующий законопроект № 1173189-7 был внесен в Госдуму РФ более 2 лет назад. Какие проблемы выявились при его доработке? Кто «за» и кто «против»? Как уже сейчас выглядит практика замещающей оцифровки в России и за рубежом. Чего нам ждать далее?

Работа с электронными документами в вопросах и ответах

Государственный архив Российской Федерации принимает электронные документы долговременного хранения? Можно ли приказы по основной деятельности и протокол о назначении генерального директора переводить в электронный вид? Как потом представлять эти документы по запросу? Какие документы по охране труда можно перевести в электронный вид? В каком формате должны оформляться электронные подлинники актов по форме КС-2? Можно ли включать в СЭД документы ДСП? Как вскоре изменится регулирование этого вопроса? Может ли организация сама выдавать работникам усиленные электронные подписи?

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации»: постоянно или временно?

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации» – к документам постоянного или временного хранения? В какой строке итоговой записи к номенклатуре дел их учитывать? Когда и в какую опись включать при подготовке к передаче в архив? Разбираемся, что сказано об этом в законе об архивном деле, действующем Перечне документов со сроками хранения 2019 года и в только что вступивших в силу архивных Правилах 2023 года. В результате делаем выводы, как действовать организациям и архивным учреждениям.

Фонд пользования с электронными копиями писем

Возник вопрос о заголовке дела с электронными документами. Секретариат централизованно обрабатывает и регистрирует всю-всю исходящую и входящую переписку организации. Понимаем, что это не совсем правильно, что входящее письмо и ответ на него должны остаться в деле у исполнителя с тематическим заголовком по номенклатуре дел – такие электронные дела действительно формируются в структурных подразделениях. Однако ведь секретариат регистрирует каждое исходящее письмо и переводит его в электронный вид после присвоения регистрационного номера.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы