Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив № 06 / 2024
  3. Ответы на вопросы

В каком формате хранить файл архивного электронного документа?

1
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 06 / 2024
Вопрос
В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?
Отвечает
Наталья Храмцовская
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО

Разработчики совершенно правильно поступают. Выполнять требование подп. «a» п. 141 архивных Правил (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77) просто опасно! Фактически оно противоречит требованиям ряда законов, имеющих большую юридическую силу. С моей точки зрения, даже если нормативный документ требует от вас прыгнуть с 16-го этажа и лететь, не нужно пытаться это cделать, если только вы не профессиональный каскадер :)

Фрагмент документа

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)

Вы видите начало этого ответа. Выберите свой вариант доступа

Купить этот ответ
за 525 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

От линейного текста к структурированным данным: подготовка распорядительных документов в СЭД

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2026
Информационные технологии

Какие данные можно ввести в карточку создания документа в СЭД, какими справочниками при этом пользоваться, чтобы на выходе получить и готовый распорядительный документ, и методику работы с ним в СЭД (согласующих лиц; подписание; рассылку на ознакомление; заполнение сведений, необходимых для контроля исполнения выданных поручений). Идея хорошая, но трудности при ее реализации все-таки возникли. Объясняем, как их можно обойти. Наградой для вас станет: а) уменьшение числа ошибок в оформлении документов и в сведениях о них в СЭД; б) сокращение трудозатрат у исполнителей на создание документов, а у службы делопроизводства – на их нормоконтроль.

Наталья Ковальчук
руководитель управления делами российского технического университета

Как оформить передачу на ответственное хранение результатов опытно-конструкторских работ

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2026
Права и обязанности

Что такое «ответственное хранение» результатов опытно-конструкторских работ с юридической точки зрения? Чем рискует владелец документов, который оставляет их на хранение (как правило, разработчику, который может продолжить их совершенствовать и таким образом уничтожить первоначальный вариант или даже утверждать, что новый вариант принадлежит уже разработчику; возможны и иные проблемы, которые видны в примерах из судебной практики)? Показываем, как нивелировать эти проблемы путем включения важных положений в договор ответственного хранения, акт приема-передачи имущества или сохранную расписку. Кроме образцов этих документов приводим еще акт осмотра и проверки имущества в период хранения, акт возврата имущества.

Любовь Исаева
доктор юридических наук, профессор, полковник полиции в отставке

Хранение в организации электронных документов, созданных в личном кабинете сайта ведомства или банка

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2026
Современное делопроизводство

Что остается компании, если документ создается ею в личном кабинете на сайте другой организации (например, отчеты для ведомств с постоянным сроком хранения или договор обслуживания банка, срок хранения которого может оказаться гораздо больше 5 лет с даты создания)? Объясняем, как получить выгрузку из чужой системы архивного пакета файлов, который включает не только подписанный документ и УКЭП, а еще квитанцию и метку доверенного времени – именно они обеспечат юридическую силу подписанного документа даже после истечения срока действия сертификата УКЭП, что важно для архивного хранения. Показываем, как отражать в номенклатуре дела с такими электронными «выгрузками» и их бумажными копиями. Примеры оформления заверительной надписи на бумажной копии: если пакет файлов документа организация сохраняет (в СХЭД или на обособленном носителе в архиве или структурном подразделении) и если не сохраняет его.

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Автоматизация деятельности коллегиальных органов: опыт системообразующего банка

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2026
Информационные технологии

Какие коллегиальные органы создаются в банках. Какие требования к организации их работы предъявляет Кодекс корпоративного управления (одобрен Советом директоров Банка России 21.03.2014) – вам стоит их учитывать. Какой функционал необходим системе документирования деятельности коллегиальных органов. Каких «болезненных» нюансов стоит избегать (например, нельзя позволять оставлять комментарии к варианту голосования «за», чтобы в результате их прочтения не получилось «я согласен, но скорее против»; что учесть при заочном голосовании и др.). Что стоит предусмотреть при разработке мобильного приложения (для защиты информации и корректной работы пользователей, в т.ч. офлайн в самолете). Как систему для коллегиальных органов интегрировать с СЭД и календарем на личных устройствах членов коллегиальных органов – какую информацию транслировать при подготовке заседания, составлении протокола и выдаче поручений на исполнение. Что важно подписывать усиленной квалифицированной ЭП, а где оптимальнее применять простые ЭП. Как заверять бумажные копии электронных протоколов. Показываем пример оформления протокола заседания коллегиального органа.

Павел Казанцев
руководитель проектов электронного документооборота

Оформляем акты на уничтожение документов

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2017
Оформление документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Правила деловой переписки по электронной почте

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2020
Оформление документов

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Елена Игнатьева
член НАСПЭ, консультант по этикету, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель «Smart and Talented»

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2023
Архивное дело

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Ольга Ударова
заведующий отделом документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
Анна Бороздина
заместитель заведующего отделом документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Как загрузить документы в СЭД

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2021
Современное делопроизводство

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Лариса Иванова
ведущий эксперт по документообороту отдела разработки программ документооборота фирмы «1С»
Руслан Кудабаев
руководитель направления 1С отдела продаж и внедрения систем электронного документооборота компании СофтЭксперт

Раздел не найден.