Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».
Сначала рассмотрим современные варианты создания в системе электронного документооборота (СЭД) внутренних и исходящих документов организации. А потом покажем, как она может «заглатывать» входящие документы, созданные другими организациями-авторами.
В любом случае для каждого документа в СЭД сначала формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК) – этот термин, пришедший из эпохи бумажного делопроизводства, разработчики программного обеспечения все чаще подменяют схожим понятием электронная карточка (ЭК) документа. Однако в среде управляющих документами аббревиатура ЭК давно закрепилась за экспертной комиссией. Эти тонкости важно понимать и заказчикам, и разработчикам / внедренцам СЭД, чтобы общаться на одном языке. Знание подобных нюансов поможет при подготовке руководств пользователей, регламентов и инструкций.
Создание в СЭД собственных документов
Для распространенных видов документов службы делопроизводства, как правило, разрабатывают шаблоны. Это помогает избежать ошибок в оформлении документов и ускорить работу исполнителей с ними. Иногда отдельный шаблон готовят для каждой разновидности (подвида или тематики) документа и в него сразу закладывают образец текста.
Например, в организации могут быть спроектированы шаблоны нескольких разновидностей писем: сопроводительного письма, информационного письма, письма-напоминания, письма-требования, письма-подтверждения, коммерческого предложения и др. Шаблоны документов обычно разрабатываются в MS Word и «вкладываются» в СЭД в виде вордовских файлов, в которых есть и постоянная, и переменная информация (на Рисунке 2 переменная информация выделена «маркером»). На Рисунке 1 показан фрагмент РКК в СЭД «1С:Документооборот» (см. отметки «1» и «2»).
Возможно и автозаполнение шаблона документа данными из предварительно заполненных полей РКК. Например, из РКК в документ могут быть перенесены заголовок, адресат, подписант, исполнитель и содержимое других полей.
Кроме того, у пользователей обычно есть возможность и загрузить с диска компьютера или сервера любой файл документа, созданный не по шаблону (см. «1» и «3» на Рисунке 1).
Исходящие письма могут иметь приложения, детализирующие основной документ. Обычно файлы приложений загружаются с диска компьютера или сервера. Прикрепленные к РКК файлы основного документа и его приложения будут различаться.
Далее в РКК фиксируется дальнейшая работа с документом. Документы на бумажных носителях после подписания подлежат сканированию. Скан-образ бумажного документа помещается в карточку документа.
Рисунок 1. Фрагмент РКК в СЭД «1С:Документооборот» – первый шаг создания документа
Рисунок 2. Шаблон исходящего письма с выделенной переменной информацией
Обратите внимание, если вы создали проект документа и включили его в СЭД, но не подписали электронной подписью (ЭП), то он так и останется электронным проектом, а не электронным оригиналом документа.
Если документ подписывается простой ЭП, то фактически СЭД просто запоминает подписанта (идентифицируя его по логину и паролю) и действия, которые он совершил с документом. Такая простая ЭП будет признаваться только внутри доверенной среды (СЭД), но не во внешней среде.
Поэтому полноценный электронный оригинал документа подписывается все-таки усиленной ЭП, т.е. с использованием криптографического ключа.
Как подписать документ электронной подписью? Могут быть подписаны как документы, так и файлы (каждый в отдельности). Главное условие – в профиле пользователя системы должен быть задан сертификат ЭП.
Для самого подписания обычно в СЭД требуется нажать несколько кнопок в карточке документа (на Рисунке 3 показано, что сначала надо нажать на файл правой кнопкой мыши, выбрать команду «ЭП и шифрование», потом «Подписать»; после этого на вкладке «ЭП» появится отметка в разделе «Файлы» о подписании этого файла электронной подписью). ЭП подлежит проверке, ее целостность нарушается при редактировании подписанного файла. Визуализация ЭП (графический штамп ЭП) располагается в файле в той зоне, которая определена в общих настройках СЭД.
Если в РКК несколько файлов, то каждый файл подписывается отдельно. Хотя файлы приложений можно объединить в единый комплект, подписав ЭП только его. Такой защищенный ЭП контейнер по сути является одним файлом, но может содержать любое количество файлов внутри. То есть можно подписать каждый файл в отдельности, а можно объединить их в комплект и подписать сразу файл комплекта.
Из-за дороговизны получения усиленной ЭП в удостоверяющих центрах работодатели использовали данный инструмент скорее как исключение, и большинство документов подписывались простой ЭП в СЭД. Но начало бесплатной выдачи усиленных ЭП юрлицам и тот энтузиазм, с которым Правительство РФ внедряет информационные технологии, вполне возможно, в скором будущем изменят эту ситуацию.
Рисунок 3. Илюстрация работы с ЭП
Эти приемы используют для создания с нуля большинства документов (как исходящих, например, писем, см. Рисунок 4, так и внутренних, например, приказов, распоряжений, протоколов, актов, заявок, служебных записок и др., см. Рисунок 5). А вот входящие документы в СЭД «заглатываются» том виде, в котором они подготовлены другой организацией, потому приемы работы с ними иные.
Рисунок 4. РКК исходящего письма в СЭД «1С:Документооборот»
Рисунок 5. РКК приказа в СЭД «1С:Документооборот»
Заведение в свою СЭД документов, созданных в других организациях
Сначала разберем действия пользователя СЭД в случае поступления документа на бумажном носителе. Заполнение реквизитов в РКК при регистрации входящего документа гарантирует быстрый и удобный поиск документа по диапазону дат, корреспондентам, краткому содержанию и многим другим реквизитам. Тем не менее, чтобы сотрудники могли ознакомиться с содержанием документа, к карточке прикрепляются электронные образы (скан-образы) бумажного документа и приложений к нему.
Электронные образы могут попасть в СЭД двумя способами:
- при помощи сканирования бумажных документов;
- при помощи загрузки полученных электронных образов бумажных документов, поступивших по электронной почте или через другие каналы связи.
Зачастую организации просят контрагентов для оперативности присылать бумажные документы и приложения к ним еще и в виде электронных образов, чтобы избежать временных затрат на сканирование. Но не всегда это возможно. Если поток бумажной корреспонденции невелик, создание электронных копий и «помещение» их в СЭД не вызывает сложностей. Если же объем велик и на его обработку уходит много времени, имеет смысл организовать потоковое сканирование.
Пример 1. Использование штрихкодов для потокового сканирования и загрузки документов в СЭД
Организация ежедневно получает огромный объем писем, которые нужно завести в СЭД. Ответственный за это сотрудник регистрирует карточку каждого входящего документа, далее его задача – пометить 1-й лист каждого документа штрихкодом (его можно распечатать на специальном принтере и приклеить на документ или распечатать штрихкод на чистой странице и положить ее поверх документа). После этого сотрудник загружает стопку документов в потоковый сканер, запускает процесс нажатием одной кнопки и уходит на обед :) Тем временем идет сканирование документов и прикрепление электронных образов при помощи штрихкодов к карточкам – такая технология реализована в нашей СЭД «1С:Документооборот». Сканирование происходит прямо из СЭД, никакие другие вспомогательные программы не используются.
Отсканированный документ вкладывается в ранее созданную РКК. Если документ многостраничный (в т.ч. могут быть несколько листов приложений к основному документу), то все листы от одного штрихкода до следующего штрихкода СЭД распознает как единый документ и подкрепит их в одну РКК. За счет применения такой технологии затраты времени сокращаются примерно в 3 раза.
Следует учесть, что есть документы, которые не подлежат сканированию, например, с грифом ДСП, содержащие персональные данные, приложения объемом свыше определенного количества листов, неформатные документы. Мы рекомендуем организациям оговаривать эти особенности в специальном разделе своей Инструкции по делопроизводству или в Регламенте работы СЭД.
Некоторые СЭД умеют распознавать отсканированные файлы и переводить их в текстовый формат (см. Рисунок 6) для того, чтобы потом можно было проводить в СЭД полнотекстовый поиск (т.е. по всему содержимому отсканированных документов, а не только по их отдельным реквизитам, заведенным в РКК).
Рисунок 6. Скан-копия входящего документа (уже со штрихкодом) и распознанный текст
Ведь зачастую пользователь знает, о чем идет речь в искомом документе (название мероприятия, топографические наименования, тема и т.д.), но не имеет о нем той информации, что зафиксирована в РКК (наименование автора документа, его вид, номер, дата создания и др.). В таком случае найти документ поможет данная технология.
Обычно распознавание текста производится не силами самой СЭД, а отдельной специализированной программой. Какие-то системы используют импортную программу Adobe FineReader, на которую нужно покупать лицензию. В «1С: Документообороте» для этих целей используется свободно распространяемый отечественный программный продукт CuneiForm – это отдельная программа, установка которой возможна непосредственно из СЭД. На рынке есть и другие программы.
Надо учитывать, что хотя для СЭД выбираются наилучшие решения из имеющихся на рынке, ошибки при распознавании текста все-таки возможны. Происходит это из-за плохого качества самих сканов. Сканы могут быть нечеткими, в низком разрешении, на них могут быть полосы и пятна, лист может быть отсканирован с наклоном и шрифт для программы распознавания станет нечитабельным.
Электронные документы могут поступить в организацию по различным каналам:
- по электронной почте;
- по ЭДО, в т.ч. через модуль 1С-ЭДО;
- по федеральной информационной системе МЭДО, межведомственным информационным системам МСЭД, МосЭДО и др.
Электронные документы, поступившие по электронной почте или через внешние информационные системы, являются для СЭД такими же учетными единицами, как и все другие документы. Для них тоже формируется РКК, в которую «вкладывается» готовый файл либо комплект файлов (если документ с приложениями, если он подписан усиленной ЭП и т.п.). См. Рисунок 7.
Рисунок 7. РКК с файлами, защищенными ЭП
В организациях весьма востребован учет первичной бухгалтерской документации (акты, счета, товарные накладные). При работе с такими документами постоянно возникают 2 проблемы:
- существенные затраты времени на поиск документов;
- существенные затраты времени на ручной ввод документов в информационную систему.
Недавно в «1С:Документооборот» появились новые опции для устранения этих сложностей, но они работают при применении решения «1С:Бухгалтерия КОРП 3.0» и только для определенных форм документов.
Если обычно пользователь:
- сканирует бумажный документ,
- заполняет поля в РКК,
- прикрепляет электронный образ к РКК.
То по новой технологии он:
- кладет бумажный документ в сканер и
- запускает функцию, которая потом сама запускает сканирование, распознавание документа, в т.ч. типовых реквизитов, и помещает их в соответствующие поля РКК. Сотруднику остается только проконтролировать результат.
Правда, подобное распознавание пока возможно только для наиболее распространенной типовой бухгалтерской документации, т.к. в таких унифицированных формах все реквизиты обычно находятся на одних и тех же местах. Именно за счет этого и возможно распознавание и быстрое занесение данных в СЭД.
Несмотря на то что уже несколько лет организации могут сами конструировать формы своих бухгалтерских документов, большинство продолжает использовать общефедеральные унифицированные формы, в лучшем случае добавляя какое-то свое специфическое поле, но не «перекраивают» документ полностью. Поэтому визуальный контроль человека за результатом работы СЭД все-таки нужен и важен. Например, среди накладных может попасться какая-нибудь особо оригинальная «штучка» и невозможно предугадать, как ее распознает «техника» и что занесет в СЭД.
Все СЭД на рынке постоянно стараются усилить свои возможности. Часто какой-то крупный пользователь реализует удобную для себя доработку СЭД, а потом наиболее удачные решения постепенно перетекают в «коробочную» стандартную версию СЭД.
