Сначала рассказываем, зачем нужны «умные» бланки служебных документов, которые можно создать при помощи шаблонов документов в MS Word версии 2010 и 2016: можно закрепить зоны расположения реквизитов; задать им форматирование; заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; защитить от редактирования неизменные реквизиты и от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; задать правильную нумерацию страниц, включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемых в СЭД. Потом начинаем показывать, как создать такой «умный» бланк документа в Word – даем иллюстрированную пошаговую инструкцию (в этом номере журнала читайте ее начало, в следующем – окончание).

Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов существенно не изменились за последние 10 лет, а информационные технологии постоянно развиваются. Это позволяет оптимизировать работу с документами, включая их подготовку и оформление.

В данной статье мы рассмотрим, как с помощью последних версий MS Word можно создать «умные» бланки в целях повышения качества документов и сокращения трудозатрат исполнителей.

Чем удобен «умный» бланк

Большинство понимает под бланком лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации и виде документа 1.

При этом в практике часто встречаются бланки, где указаны только постоянные данные. То есть на них не задано форматирование и не определены зоны для остальных реквизитов, которые оформляют исполнители. При использовании таких бланков исполнителям приходится разбираться, в какой последовательности указать данные в реквизите, где его расположить и как отформатировать. А это неудобно и трудоемко.

Но можно разработать иные бланки, на которых быстро и легко создаются документы без «вспоминания» правил по оформлению реквизитов.

Сначала рассмотрим, что можно включить в «умный» бланк документа, а потом разберем, как это сделать в MS Word:

1. Можно определить зоны для реквизитов, оформляемых исполнителем. Задать для каждой зоны требуемое форматирование: вид и размер шрифта, способ выравнивания текста, размер межстрочного интервала. Это сможет задать разработчик бланка, а исполнители потом не будут тратить драгоценное время на форматирование.

2. Для реквизитов, оформляемых исполнителем, использовать поля и экспресс-блоки. Это позволит исполнителю выбирать вариант оформления реквизита прямо внутри бланка и получить подсказки по оформлению.

Поля и экспресс-блоки – это особые объекты MS Word.

Преимущество полей заключается в том, что...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).

Сколько подлинников письма подписывать?

Скажите, пожалуйста, а сколько подлинников исходящих писем подписывать? Знаю, что кто-то практикует подписание двух экземпляров, при этом один из них визовый, а второй – для отправки адресату. Понятно, что при наличии СЭД этот вопрос может отпасть, т.к. визы собираются в электронном виде, но при бумажном документообороте и визы надо собрать, и адресату бумажное письмо отправить, и у себя оставить письмо с визами. Можно, конечно, в Инструкции написать, что: — если оригинал адресату отправляется в бумажном виде, то печатаются и подписываются 2 экземпляра, на одном из которых собираются визы; — а если в электронном виде отправляется письмо, то этого не нужно. Но не слишком ли это запутанно? Поэтому, как лучше делать – сколько подлинников исходящих писем подписывать, чтобы: — визы были сохранены, и известно, кто подписал, — знали текст письма – что мы написали адресату и — с учетом частично электронной и частично бумажной переписки в организации?

Можно ли изымать пустые графы при заполнении форм документов, утвержденных нормативными правовыми актами?

Архивные Правила 2015 года являются нормативным правовым актом (НПА). Из форм, предусмотренных НПА, можно изымать графы из таблицы, как советует автор статьи? В сноске графы 4 (номер описи) акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, сказано следующее: «При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются», но не изымаются, как советует автор. Если делать сводный акт так, как советует автор статьи, он уже не будет соответствовать установленной Правилами форме. Тогда на чем основывает свои рекомендации автор статьи?

Как и где оформить отметку о приложении к письму?

Ставится ли отметка о приложении, если документ направляется с сопроводительным письмом о направлении документов? Интересует вопрос, необходима ли отметка на сопроводительном письме и на направляемом документе: 1. Если это проект документа, подписанный с нашей стороны, и мы ждем, чтобы его контрагент тоже подписал (договор, акт и т.д.); 2. Если это справка, отчет и т.п., которые сами по себе являются независимыми документами и направляются для рассмотрения контрагенту.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Что изменилось в ГОСТ Р 7.0.97-2016 по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003

Воспользуйтесь готовым анализом изменений в оформлении организационно-распорядительных документов: какие реквизиты появились, какие упразднили, что поменялось в правилах оформления оставшихся (там достаточно много корректировок). Так вам будет легче оценить, какие нововведения следует внести в правила составления документов вашей организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступает в силу 1 июля 2018 года. Поясним, что в нем только что изменилось по сравнению с первоначальной редакцией, утвержденной еще в декабре 2016 года.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.