Сначала рассказываем, зачем нужны «умные» бланки служебных документов, которые можно создать при помощи шаблонов документов в MS Word версии 2010 и 2016: можно закрепить зоны расположения реквизитов; задать им форматирование; заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; защитить от редактирования неизменные реквизиты и от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; задать правильную нумерацию страниц, включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемых в СЭД.
Потом начинаем показывать, как создать такой «умный» бланк документа в Word – даем иллюстрированную пошаговую инструкцию (в этом номере журнала читайте ее начало, в следующем – окончание).
Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов существенно не изменились за последние 10 лет, а информационные технологии постоянно развиваются. Это позволяет оптимизировать работу с документами, включая их подготовку и оформление.
В данной статье мы рассмотрим, как с помощью последних версий MS Word можно создать «умные» бланки в целях повышения качества документов и сокращения трудозатрат исполнителей.
Чем удобен «умный» бланк
Большинство понимает под бланком лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации и виде документа 1.
При этом в практике часто встречаются бланки, где указаны только постоянные данные. То есть на них не задано форматирование и не определены зоны для остальных реквизитов, которые оформляют исполнители. При использовании таких бланков исполнителям приходится разбираться, в какой последовательности указать данные в реквизите, где его расположить и как отформатировать. А это неудобно и трудоемко.
Но можно разработать иные бланки, на которых быстро и легко создаются документы без «вспоминания» правил по оформлению реквизитов.
Сначала рассмотрим, что можно включить в «умный» бланк документа, а потом разберем, как это сделать в MS Word:
1. Можно определить зоны для реквизитов, оформляемых исполнителем. Задать для каждой зоны требуемое форматирование: вид и размер шрифта, способ выравнивания текста, размер межстрочного интервала. Это сможет задать разработчик бланка, а исполнители потом не будут тратить драгоценное время на форматирование.
2. Для реквизитов, оформляемых исполнителем, использовать поля и экспресс-блоки. Это позволит исполнителю выбирать вариант оформления реквизита прямо внутри бланка и получить подсказки по оформлению.
Поля и экспресс-блоки – это особые объекты MS Word.
Преимущество полей заключается в...
