Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов существенно не изменились за последние 10 лет, а информационные технологии постоянно развиваются. Это позволяет оптимизировать работу с документами, включая их подготовку и оформление.
В данной статье мы рассмотрим, как с помощью последних версий MS Word можно создать «умные» бланки в целях повышения качества документов и сокращения трудозатрат исполнителей.
Большинство понимает под бланком лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации и виде документа 1.
При этом в практике часто встречаются бланки, где указаны только постоянные данные. То есть на них не задано форматирование и не определены зоны для остальных реквизитов, которые оформляют исполнители. При использовании таких бланков исполнителям приходится разбираться, в какой последовательности указать данные в реквизите, где его расположить и как отформатировать. А это неудобно и трудоемко.
Но можно разработать иные бланки, на которых быстро и легко создаются документы без «вспоминания» правил по оформлению реквизитов.
Сначала рассмотрим, что можно включить в «умный» бланк документа, а потом разберем, как это сделать в MS Word:
1. Можно определить зоны для реквизитов, оформляемых исполнителем. Задать для каждой зоны требуемое форматирование: вид и размер шрифта, способ выравнивания текста, размер межстрочного интервала. Это сможет задать разработчик бланка, а исполнители потом не будут тратить драгоценное время на форматирование.
2. Для реквизитов, оформляемых исполнителем, использовать поля и экспресс-блоки. Это позволит исполнителю выбирать вариант оформления реквизита прямо внутри бланка и получить подсказки по оформлению.
Поля и экспресс-блоки – это особые объекты MS Word.
Преимущество полей заключается в том,...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Показываем, как выполняется автоматическая проверка текста документа (как подчеркиваются ошибки и как можно управлять этим процессом). Если вы станете обращать внимание на выделение ошибок в Word, то сможете их исправлять, и тогда ваши документы станут грамотнее. Можно выполнить проверку текста на правила и русского, и иностранных языков: доступны не только английский и немецкий, но и более редкие языки – азербайджанский, арабские и многие другие.
Является ли обязательным (какой документ-основание) проставление от руки номера и даты исходящего письма? В ГОСТ Р 7.0.97-2016 отсутствуют прямые указания к написанию номера и даты именно от руки.
Есть ли требования / указания на хранение копий входящих писем в бумажном виде? В каком нормативном документе можно найти подтверждение этому, сроки? По оригиналам входящих писем вопросов не возникает, но сейчас распечатываем и копии входящих (которые поступают по электронной почте, оригиналы не поступают) и храним, хотя при этом они есть в СЭД. Есть ли смысл их дополнительно печатать и хранить в бумаге? Ведь увеличивается объем текущего бумажного архива.
Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Воспользуйтесь готовым анализом изменений в оформлении организационно-распорядительных документов: какие реквизиты появились, какие упразднили, что поменялось в правилах оформления оставшихся (там достаточно много корректировок). Так вам будет легче оценить, какие нововведения следует внести в правила составления документов вашей организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступает в силу 1 июля 2018 года. Поясним, что в нем только что изменилось по сравнению с первоначальной редакцией, утвержденной еще в декабре 2016 года.
Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.
