Top.Mail.Ru

Как заставить исполнителей правильно оформлять письма

Автор описала методы, при помощи которых даже самых упорствующих исполнителей удалось обучить правильному оформлению служебных писем. Про обучающие семинары, шаблоны документов в Word, краткие памятки с примерами знают все. Вашей коллеге удалось реализовать и более оригинальные методы, чтобы «достучаться» до исполнителей в подведомственных организациях, грамотно подключив к решению этой задачи административный ресурс. Вы тоже можете воспользоваться этими приемами.

Исполнитель, подготовивший проект документа, отвечает не только за содержание и стиль изложения, но и за правильность оформления реквизитов. И не надо перекладывать эту ответственность с его плеч на свои!

За время работы в должности начальника отдела делопроизводства приходилось часто сталкиваться с такой проблемой, как ошибки в оформлении документов. Очень сложно переучивать людей, которые привыкли к тому или иному оформлению (например, позаимствовав его с предыдущего места работы или на автомате делая по-старому, хотя правила уже изменились).

В частности, было сложно переучивать людей, когда вышел новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 1  по оформлению организационно-распорядительных документов, который сменил ГОСТ Р 6.30-2003 2 . Национальный стандарт рекомендован к использованию, следовательно, не обязателен, поэтому и правила оформления документов у каждой организации свои. Не скрою, что предыдущий стандарт нам нравился гораздо больше. Тем не менее необходимо опираться в своей деятельности на обновленные правила, и мы внесли в свою Инструкцию по делопроизводству изменения в соответствии с новым ГОСТом. И вот тут начался процесс внедрения новых требований составления документов. В большинстве случаев исполнители путались в оформлении писем, потому что это тот вид документов, который исполнители составляли чаще всего. А нам не хотелось «терять лицо» во внешней среде.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

На каком растоянии от края документа должна быть эмблема?

Не могли бы вы разъяснить, почему расстояние от верхнего поля реквизита 01 до верхнего края листа 3 мм? Ведь в ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 говорится, что верхнее поле бланка должно быть не менее 20 мм, а эмблема должна располагаться на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Отсюда становится непонятным, если эмблему поместить в поле реквизита 01, высота которого, как показано в данной схеме, составляет 17 мм, то расстояние до верхнего края будет 3 мм, что в свою очередь противоречит требованию ГОСТ, о котором я указал в начале комментария.

«Библиотека знаний»: как создать и использовать (часть 2)

Создание малобюджетных систем обучения, библиотек или баз знаний – один из заметных трендов не только в крупных корпорациях, но и среднем и малом бизнесе. Во 2-й части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы продолжим говорить о том, чем можно наполнять базу знаний: о бланках и шаблонах документов и презентаций, заготовках для организации командировок, полезных видеороликах, о скриптах (алгоритмах общения с готовыми фразами), записях телефонных разговоров, чек-листах и памятках. Предлагаем полезные программы и интернет-ресурсы, которые вам могут пригодиться.

Централизованный или децентрализованный способ ведения делопроизводства – что выбрать и как организовать?

Какие факторы влияют на выбор способа ведения делопроизводства в организации (централизованного службой ДОУ, децентрализованного силами подразделений и смешанного). Как при смешаной форме можно поделить ответственность между подразделениями за выполнение основных видов работ с разными документами. Особенно детально описали технологию получения входящих документов одним подразделением и их регистрацию другим (алгоритм действий при разных условиях, фиксация факта передачи между подразделениями, оформление отметки на документе о его поступлении в организацию и более позднее присвоение входящего номера). И как все это регламентировать.

Место реквизитов на листе и отступы между ними

Как размещать реквизиты на листе при оформлении электронных документов в текстовом редакторе? Понятно, что в этом случае нужно руководствоваться схемами расположения реквизитов по ГОСТ Р 7.0.97-2016. Судя по всему, на практике для удобства используются позиции табулятора, которые указаны в Методических рекомендациях к предыдущему ГОСТ Р 6.30-2003. Почему-то в рекомендациях к новому ГОСТ эта информация отсутствует. Вопросы: — есть ли действующий документ, в котором закреплены эти позиции табулятора, выраженные не в печатных знаках, а в сантиметрах? — и как определить, сколько интервалов нужно отступить между определенными реквизитами?

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

Правила оформления даты в документах

ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?