Как заставить исполнителей правильно оформлять письма

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 6 / 2021

Юлия Ступакова

начальник отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Федерального агентства связи

Автор описала методы, при помощи которых даже самых упорствующих исполнителей удалось обучить правильному оформлению служебных писем. Про обучающие семинары, шаблоны документов в Word, краткие памятки с примерами знают все. Вашей коллеге удалось реализовать и более оригинальные методы, чтобы «достучаться» до исполнителей в подведомственных организациях, грамотно подключив к решению этой задачи административный ресурс. Вы тоже можете воспользоваться этими приемами.

Исполнитель, подготовивший проект документа, отвечает не только за содержание и стиль изложения, но и за правильность оформления реквизитов. И не надо перекладывать эту ответственность с его плеч на свои!

За время работы в должности начальника отдела делопроизводства приходилось часто сталкиваться с такой проблемой, как ошибки в оформлении документов. Очень сложно переучивать людей, которые привыкли к тому или иному оформлению (например, позаимствовав его с предыдущего места работы или на автомате делая по-старому, хотя правила уже изменились).

В частности, было сложно переучивать людей, когда вышел новый ГОСТ Р 7.0.97-2016¹ по оформлению организационно-распорядительных документов, который сменил ГОСТ Р 6.30-2003² . Национальный стандарт рекомендован к использованию, следовательно, не обязателен, поэтому и правила оформления документов у каждой организации свои. Не скрою, что предыдущий стандарт нам нравился гораздо больше. Тем не менее необходимо опираться в своей деятельности на обновленные правила, и мы внесли в свою Инструкцию по делопроизводству изменения в соответствии с новым ГОСТом. И вот тут начался процесс внедрения новых требований составления документов. В большинстве случаев исполнители путались в оформлении писем, потому что это тот вид документов, который исполнители составляли чаще всего. А нам не хотелось «терять лицо» во внешней среде.