Top.Mail.Ru
Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Существуют ли требования относительно оформления гарантийных писем?

Назначение

Оговоримся сразу – что такое «гарантийное письмо», вы не найдете ни в одном законе. Вместе с тем этот тип документов очень глубоко вошел в деловой оборот и стал частью предпринимательской культуры. Что же это такое? Как правило, суть этого документа определяют через его название. Оно содержит некие гарантии, то есть подтверждение обязанности осуществить определенные действия. Такие действия всегда связаны с принятием или выполнением неких гражданско-правовых обязательств.

Вместе с тем с точки зрения действующего законодательства «гарантийные письма» не равны «гарантиям». В соответствии со ст. 368 ГК РФ одно лицо может выдать другому независимую гарантию выплатить определенную денежную сумму при выполнении условий, поименованных в гарантии. Обычно такие гарантии выдают банки в качестве обеспечения выполнения условий договора, заключенного между сторонами. Как мы видим, независимая гарантия выдается в отношении третьего лица и исполняется лицом, не участвующим в основном обязательстве (договоре).

В отличие от гарантий, гарантийные письма пишутся организацией в отношении собственных действий и опосредуют обязательства между автором такого письма и его адресатом. Причем гарантировать совершение некоего действия в этом случае может только должник – то лицо, которое и должно осуществить исполнение (оплатить, передать товар, выполнить работы и т.п.). Такие уверения со стороны должника могут даваться как при наличии договора, так и в его отсутствие. Причем они могут быть выданы как до заключения договора (просьба отгрузить товар с обещанием его оплатить), так и после заключения (обещание оплатить позднее срока, определенного в договоре).

Правовой статус документа будет сильно отличаться в зависимости от фактических обстоятельств и порождать разные правовые последствия.

Если договор еще не подписан, то гарантийное письмо может выступать как оферта1 или предложение делать оферту. То есть оно будет рассматриваться как часть письменного договора, заключенного в т.ч. путем обмена документами.

Пример 1

Компания А направляет компании Б письмо, в котором просит отгрузить 100 единиц продукции по цене 100 рублей за штуку и гарантирует оплату в течении 3 рабочих дней после получения уведомления об отгрузке. Компания Б письмом сообщает дату отгрузки.

Два этих документа в совокупности составят договор, заключенный в письменной форме путем обмена документами. При этом и письмо организации А, и письмо организации Б могут рассматриваться как гарантийные письма, поскольку в каждом из них содержится подтверждение взятых на себя обязательств:

  • для компании А – обязательства оплатить отгрузку определенного объема товаров по определенной цене;
  • а для компании Б – обязательство осуществить такую отгрузку.

Отметим, что для возникновения правовых последствий наличие ответного письма не обязательно. Компания Б может осуществить отгрузку «по письму компании А». Факт отгрузки (конклюдентное действие) и будет акцептом, его оформляют отгрузочные документы (которые можно назвать «второй письменной частью договора»). Но в любом случае обязанность оплатить отгруженный товар у компании А возникнет.

Если между сторонами уже есть договор, то гарантийное письмо может выступать как предложение о его изменении или даже как дополнительное соглашение, изменяющее его условия (дополнительные соглашения тоже могут быть заключены путем обмена документами).

Пример 2

Компания А заключила с компанией Б договор на поставку 100 единиц запасных частей. Однако потом выясняется, что нужен дополнительный объем. Соответственно, компания А пишет гарантийное письмо с просьбой о дополнительной отгрузке еще 100 единиц, обещая оплатить их по той же цене и в тот же срок. Компания Б отгружает сразу 200 единиц.

В этой ситуации гарантийное письмо выступает как документ, содержащий новые условия договора, по сути это оферта (предложение) заключить дополнительное соглашение, которая в случае ее акцепта (принятия) становится сделкой.

Еще одним распространенным типом гарантийных писем является просьба об отсрочке исполнения. Обычно это относится к денежным обязательствам и просрочкам в платеже. Такие письма просто информируют контрагента о порядке исполнения должником своих обязательств.

Пример 3

Ключевой фрагмент текста письма может быть сформулирован так: «В связи со сбоями в логистических цепочках доставка товара будет осуществлена позднее срока, установленного в заключенном нами договоре от 28.09.2022 № 123. Мы делаем все возможное, чтобы просрочка была минимальной, но в любом случае гарантируем доставку товара не позднее 31.11.2022».

Таким образом, базовое отличие гарантийных писем от иных – это правовые последствия. Гарантийные письма могут закреплять или изменять гражданско-правовые обязательства, выступать частью комплекса действий, направленных на такие изменения.

Юридическое значение гарантийного письма прежде всего состоит в официальном признании его автором наличия определенного обязательства (погасить задолженность, отгрузить товар и пр.). Поэтому в случае спора ранее полученное от другой стороны гарантийное письмо часто представляют в суд в качестве письменного доказательства конкретной задолженности, обязанности совершить определенные действия и т.п. Об этом необходимо помнить, принимая решение о выдаче гарантийного письма и о его содержании, чтобы ненароком не подтвердить несуществующее обязательство.

Как оформить

На гарантийное письмо распространяются все те же базовые требования по оформлению, которые предъявляются к обычным служебным письмам. Какие же дополнительные требования возникают при оформлении такого специфического документа?

Самое основное – это требование к подписанту. Поскольку документ выступает частью сделки, то и полномочия на его подписание есть только у лиц, полномочных на заключение договоров. Гарантийные письма должны подписываться генеральным директором (или иным лицом на основании доверенности). Неуполномоченные лица ничего гарантировать от имени организации не могут, а значит, несмотря на название, подписанные такими лицами письма гарантийными не станут. В этом отношении гарантийные письма ничем не отличаются от договоров, заключаемых организацией.

Так же как они не отличаются и в части требований к подписанию со стороны главного бухгалтера и проставлению печати на документе. Вообще, подпись главного бухгалтера на таких письмах – это откровенные отголоски советской системы учета, впоследствии частично имплементированные в российскую практику. В СССР и ранней России, по сути, действовала система «двух ключей»2 в отношении финансовых обязательств, бухгалтерского и налогового учета. Наиболее полное отражение эта практика нашла в «Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»3. В абз. 3 п. 14 этого документа написано: «Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению... Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту». Однако данный документ может применяться к текущим отношениям только в части, не противоречащей более позднему законодательству4.

Текущая же редакция Закона о бухгалтерском учете5 для действительности всех типов денежных и расчетных документов, относящихся к бухгалтерскому учету, требует наличия подписи «лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события»6. При этом ни о какой действительности самих обязательств речь не идет. Что называется, «почувствуйте разницу». Поскольку само гарантийное письмо по общему правилу не является первичным документом бухгалтерского7 и налогового учета, а лицом, оформляющим сделку от имени организации, выступает генеральный директор (или иной человек, уполномоченный выданной им доверенностью либо так же действующий на основании учредительных документов), то необходимости подписи главбуха в гарантийном письме нет (по крайней мере, по общим правилам действующего законодательства).

Теоретически организация может на своем уровне регламентировать необходимость второй подписи главбуха на документах о заключении крупных сделок. Но практически для этого обычно используют другой механизм – одобрение таких сделок органами управления организации (общим собранием, советом директоров, единственным участником – как видите, это опять же не главбух).

Печать – во многом еще один рудимент родом из СССР: если на подписи стоит печать, значит, документ «прямо самый настоящий». Тот факт, что с «диким капитализмом» пришла возможность делать печати по оттиску практически на каждом углу, в расчеты изначально как-то не принимался. Но потом советскую привычку к этим синим «штампикам» стали выдавливать из делового оборота. Законодатель и судебная практика долго и старательно внушали предпринимателям мысль о первичности подписи над печатью.

В части же проставления печати на гарантийных письмах мы можем смело ориентироваться на заверение оттиском печати подписей на их «старших братьях» – договорах. Как нам указывает абз. 4 п. 1 ст. 160 ГК РФ, печать не является обязательным атрибутом договора. При этом стороны вправе установить дополнительные требования к документам, в т.ч. определить, что проставление печати является обязательным в их отношениях. Сделать это можно:

  • в отдельном рамочном соглашении (и тогда печать станет обязательной для любой переписки между партнерами) либо
  • в конкретном заключенном сторонами договоре (и тогда печать станет обязательной при обмене документами, касающимися именно этой сделки).

Итак, мы объяснили, почему с юридической точки зрения подпись главбуха и оттиск печати обычно не являются необходимыми атрибутами гарантийного письма (Пример 4). Но есть еще человеческая психология – для пущей убедительности данные атрибуты можно и добавить (как в Примере 5). Смотрите по ситуации.

Важное требование к оформлению – гарантийное письмо должно содержать все необходимые реквизиты для полноценной идентификации его автора. То есть на бланке должно быть достаточно информации, позволяющей однозначно определить организацию.

Наименование с организационно-правовой формой указывать необходимо, но уникальными они не являются. Например, ООО «Прогрес» в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) в сентябре 2022 года нашлось аж 63 штуки по всей России (см. Рисунок 1), из них больше десятка – в Москве.

Рисунок 1. Поиск организаций в ЕГРЮЛ на сайте ФНС России по наименованию и организационно-правовой форме

К активно используемым уникальным идентификаторам относятся:

  • ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика),
  • ОГРН (основной государственный регистрационный номер).

Адрес организации тоже сложно считать надежным идентификатором, особенно если он оформлен без соблюдения текущих требований налоговых органов (указывать адрес вплоть до помещения, в котором расположен офис) по ранее действовавшим требованиям (вплоть до дома).

Отметим, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 дает исчерпывающие и достаточные требования к оформлению бланков писем организации, в т.ч. относительно реквизита 08 «справочные данные об организации». Если ваши гарантийные письма будут оформлены в соответствии с требованиями данного стандарта, вы не ошибетесь.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

5.8. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

Еще одним аспектом идентификации отправителя является обратный адрес, с которого осуществляется направление корреспонденции.

Это не важно для обычного (бумажного) почтового отправления, поскольку адресат получит оригинал документа с «живой подписью», а значит, и идентификация будет возможна вплоть до графологической экспертизы. Точно так же вопрос обратного адреса не встает при наличии квалифицированной электронной подписи отправителя, в этом случае достоверность документа «подтверждает» удостоверяющий центр.

А вот если осуществляется обмен обычными электронными письмами и «гарантийка» прикрепляется к электронному письму в виде графического образа (скан) или содержится в самом тексте письма, здесь уже необходима «привязка» электронного адреса к официальному адресу организации-автора или ее полномочного представителя. Обычно этот вопрос решается путем указания официальных электронных адресов партнеров в тексте договора. В случае отсутствия такого в договоре можно использовать адрес электронной почты, указанный для переписки на официальном сайте организации. Тут важно, чтобы автор направил гарантийное письмо со своего официального адреса на официальный адрес получателя (если в дальнейшем возникнут споры и разбирательства в суде, это может пригодиться).

Текст письма должен быть максимально корректен в своих формулировках. Обычно это делается с помощью опорных смысловых терминов (слов-«меток») – «оплату произведем», «гарантируем отгрузку до 11 ноября 2022 г.» и т.п. Нужно четко понимать, что гарантийным письмо делает не бланк, на котором оно исполнено, и не заголовок письма. Гарантийным письмо становится тогда, когда в его тексте содержится конкретное обязательство исполнить определенные действия. Поэтому такие письма предпочитают четкие, максимально информативные формулировки. Идеальным будет использование в письме слова «гарантируем» с последующим перечислением конкретных действий и работ с указанием срока: «гарантируем оплатить до...», «гарантируем окончание работ не позднее...» и т.п. (см. Пример 4).

Использования оборотов «мы хотели бы...» или «мы стремимся...» стоит избегать, поскольку они допускают условные толкования и содержат не гарантии, а более абстрактные намерения. Но, например, вежливая связка с конкретными числами и датами: «Мы хотели бы заказать у вас 3 штуки... Просим отгрузить нам не позднее 20 октября 2022 г., оплату проведем в течение 3 дней с даты получения документов, подтверждающих отгрузку товара, по цене... рублей за штуку, включая НДС», – на самом деле содержит указание на готовность заключить договор поставки конкретного товара по определенной цене при зафиксированном сроке поставки. Это чистой воды оферта (предложение заключить сделку), за которой может последовать ее одобрение адресатом письма (акцепт), а может и не последовать.

На самом деле вариантов формулирования текста очень много. В Примере 4 мы показали классическое гарантийное письмо, автор которого однозначно обязуется осуществить определенные действия.

Фрагмент документа

Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

5.18. ...В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

  • от первого лица множественного числа («просим направить...», «представляем на рассмотрение...»);
  • от третьего лица единственного числа («министерство не возражает...», «общество считает возможным...»);
  • от первого лица единственного числа («считаю необходимым...», «предлагаю рассмотреть...»), если письмо оформлено на должностном бланке...

Общие правила оформления служебных писем рекомендуют формулировать заголовок в виде ответа на вопрос «о чем?» (как в Примере 4). Но на практике еще распространен вариант, когда разновидность документа «Гарантийное письмо» указывается посередине листа над текстом, чтобы это сразу было видно (как в Примере 5).

Пример 4. Гарантийное письмо (с необходимой подписью уполномоченного лица)

Пример 5. Гарантийное письмо (с добавлением к необходимой подписи уполномоченного лица (руководителя организации) факультативных реквизитов: подписи главбуха и печати, а также явного указания разновидности письма в виде заголовка к тексту)

Сноски 7

  1. Прим. ред.: Сделка может быть заключена сторонами без оформления единого документа под названием договор. Одна сторона может сделать предложение заключить сделку – оферту (например, письмом), а вторая сторона может согласиться заключить сделку – совершить акцепт (например, написав об этом ответное письмо или фактически осуществив действия, предложенные офертой: отгрузить товар или др.). Подробнее об этом см. на стр. 50–51 в № 10’ 2022 нашего журнала в статье «Счет-договор и счет-оферта: зачем составлять, как оформить». Вернуться назад
  2. Правило, по которому решение считается принятым и надлежащим образом оформленным только при наличии на документе подтверждающих подписей двух (или более) полномочных лиц. В рамках текущего законодательства принцип реализован в возможности для юридического лица иметь более чем одного сотрудника, выступающего в качестве единоличного исполнительного органа (абз. 3 п. 1 ст. 53 ГК РФ). Вернуться назад
  3. Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации». Вернуться назад
  4. См., например, информацию Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”». Вернуться назад
  5. Прим. ред.: При этом норма абз. 3 п. 3 ст. 7 ранее действовавшего Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» о том, что «Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению», утратила силу с 01.01.2013 (дата, когда вступил в силу ныне действующий Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», здесь и далее именуемый Закон о бухгалтерском учете). Вернуться назад
  6. Пункт 7 ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Вернуться назад
  7. Прим. ред.: В письме Минфина России от 25.07.2019 № 07-01-09/55572 обращено внимание на то, что Законом о бухгалтерском учете установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа, но не установлены конкретные виды документов, которые должны применяться в качестве первичных учетных документов для оформления фактов хозяйственной жизни. Формы таких документов определяет руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. А это значит, что если гарантийное письмо содержит все необходимые реквизиты первичного учетного документа и при этом его форма утверждена в организации в установленном порядке, то для целей бухгалтерского учета оно признается первичным учетным документом. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание! Стартовала скидка
на 1-е полугодие 2023 г.

Успейте воспользоваться!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Бланк письма для переписки с иностранцами

Мы составляем исходящие письма на иностранном (английском) языке, в т.ч. гарантийные письма. У нашей организации утвержден отдельный бланк для писем на английском языке, отдельный бланк на русском, а не на двух языках одновременно, как говорится в п. 6.8 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Существуют ли требования относительно оформления таких писем, ведь в наших ЛНА они отдельно не закреплены? Как верно указать дату письма на «иностранном» бланке: April 28, 2022 вместо 28.04.2022?

Счет-договор и счет-оферта: зачем составлять, как оформить

Счет-договор и счет-оферта позволяют соблюсти золотую середину между необходимостью согласовать существенные условия сделки и компактностью, простотой, скоростью оформления документа. Объясняем, в каких ситуациях их лучше использовать, каковы риски. Приводим образцы оформления счета-договора на поставку товара и счета-оферты на оказание услуг.

В какое дело подшивать письмо-оферту или акцепт?

Если договор заключен путем обмена письмами (оферта и акцепт), то в какое дело их подшивать: в дело с договорами или в дело с перепиской? Как подшивать эти документы, наверное вместе – копию своего исходящего письма и оригинал полученного?

Как повысить качество подготовки исходящих писем

Делопроизводство – это еще и управление людьми, которые работают с документами. Тут теории из учебников будет мало, важен жизненный опыт, которым и делится автор: зачем стоит затевать борьбу за повышение качества исходящих писем, проекты которых готовят исполнители из разных подразделений; с чего надо начинать и какие приемы по преодолению сопротивления среды вам помогут. Как можно работать «пряником» (обеспечить исполнителям «сервисное обслуживание») и как «кнутом» (кого начинать считать нарушителем, какую отчетность представлять руководителям подразделений и первому лицу организации).

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Счет-договор и счет-оферта: зачем составлять, как оформить

Счет-договор и счет-оферта позволяют соблюсти золотую середину между необходимостью согласовать существенные условия сделки и компактностью, простотой, скоростью оформления документа. Объясняем, в каких ситуациях их лучше использовать, каковы риски. Приводим образцы оформления счета-договора на поставку товара и счета-оферты на оказание услуг.

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.