Top.Mail.Ru

Распространенные ошибки в оформлении служебных писем

Разбираем самые распространенные ошибки при оформлении бланка письма, адресата, подписи, отметок об исполнителе и о приложении, заголовка и самого текста письма (например, как указывать должность, ученую степень и звание, фамилию и инициалы, наименование организации, что нельзя «разлучать» по разным строкам текста, как писать даты и различные периоды времени, как использовать знаки №, §, %, кавычки и др.). На примерах показываем, что является явной ошибкой (с точки зрения ГОСТ Р 7.0.97-2016, правил русского языка), что опасно с точки зрения здравого смысла, а что – просто устаревший вариант оформления.

Зачем все это?

Идея написать эту статью возникла во время подготовки Инструкции по делопроизводству для вуза, в котором работаю. Но если за оформление исходящих служебных писем ответственны работники нашей организации, то входящие письма приходится принимать в работу «как есть». И вот здесь зачастую образуется перечень проблем: от неразборчиво написанного от руки номера документа до невозможности оперативно связаться с организацией-автором (из-за отсутствия номера телефона и сайта в бланке) и с исполнителем, который не указан в письме. Не то чтобы я ранее не замечал этого «безобразия» при оформлении и обработке документов, но мысль сказать об этом публично возникла впервые.

Что для меня «красивое» письмо? Если по-простому, то это когда каждый реквизит на своем месте и правильно оформлен, когда текст понятен. Заметьте, речь идет не только про всем известный ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», это нечто большее для меня. Здесь готов говорить про этику и эстетику в делопроизводстве.

Давайте представим, что будет, если все замечания по оформлению письма собрать в одном месте? Будет ли это иметь для кого-то значение? Юристы говорят: «На правовые отношения неправильное оформление документа не влияет и судья не на “красоту” смотрит, а на его содержание». Тогда получается, что правильно составленный по ГОСТ Р 7.0.97-2016 документ нужен только делопроизводителям? Но даже если это так, то позволю себе в этой статье перечислить все раздражающие меня моменты (некоторые из которых не отражены в стандартах). При проведении обучения как раз показываю слушателям неправильные и правильные варианты оформления реквизитов, чтобы они почувствовали разницу, и при этом подытоживаю: «Письмо – это лицо организации! Вот как вы подготовите его, так я о вас (вашей организации) и подумаю».

Правила тоже меняются

Правила оформления письма, конечно, менялись со временем. «Глубоко копать» не станем – хватит и десятка лет, за это время российский стандарт по оформлению организационно-распорядительных документов претерпел изменения единожды:

  • сейчас действует ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который при утверждении планировали ввести с 01.07.2017. Но был замечен ряд ошибок, в результате данный стандарт вступил в силу лишь через год – 01.07.2018 с Изменением № 1;
  • до него (с 01.07.2003 по 30.06.2018) действовал ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Знание внесенных изменений позволяет понять, какие варианты оформления считались правильными еще недавно и отличать:

  • совершенно неприемлемые «варварские» вещи
  • от нецелесообразных, которые уже усовершенствовались, хотя некоторые люди об этом еще не знают и оформляют документы «по старинке».

«Красивое» и «некрасивое» письмо

Думаю, вы слышали выражение «Красота – признак здоровья». К письмам его тоже можно применить в значении «красивое» = правильно оформленное письмо – это признак деловой культуры организации и ее исполнителя, подготовившего документ.

В Примерах 1 и 2 покажу «некрасивое» и «красивое» письма, а потом разберу имеющиеся ошибки. Причем вариант из Примера 1 – это реально поступившее в нашу организацию письмо (наименование компании, Ф.И.О. и контактные данные изменены, но оформление реквизитов и формулировки текста сохранены). В Примере 2 показано, каким красивым оно могло бы быть. Одинаковыми цифрами отмечены одни и те же реквизиты в неправильном оформлении (в Примере 1) и в исправленном варианте (в Примере 2).

Данные об организации – авторе письма в Примере 1:

  • отсутствует сокращенное наименование организации по уставу, если таковое имеется. Заметьте, что указывать нужно лишь сокращение уникального наименования (которое обычно идет в кавычках), а не организационно-правовой формы. То есть после «Общество с ограниченной ответственностью “Искусственный интеллект”» писать...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Числительные в текстах документов

Как правильно указывать денежные суммы в договоре (цифрами и словами; с включением НДС и когда сумма НДС не облагается). Как употреблять количественные и порядковые числительные в текстах документов в различных ситуациях (все показываем на примерах). Как правильно писать сокращения, знак «%», указывать диапазон значений, номер телефона и др.

Дела с перепиской в вопросах и ответах

Надо ли подписывать исходящий документ в 2 оригинальных экземплярах, чтобы 1 отправить, а другой подшить в наше дело? Или можно подписать 1 оригинал и его отправить, а в свое дело подшить копию? Тогда как ее оформить? Ответное письмо необходимо формировать в дело следом за инициативным письмом. Но что делать, когда цепочка переписки гораздо длиннее? По каким критериям формировать переписку в разные дела, как при этом формулировать заголовки? Как определить сроки хранения дел с перепиской? Когда приложения к письму следует подшивать следом за самим письмом в дело с перепиской? И когда поступать иначе?

Процедура подачи документов в арбитражный суд

Показываем алгоритм действий при подаче документов в суд 3 способами: нарочным (при личной явке), по почте, в электронном виде через систему «Мой Арбитр». Объясняем, как заверить копии представляемых в суд документов, даем примеры ходатайств о приобщении материалов к делу (арбитражного суда и суда общей юрисдикции; от имени физлица и организации). Поясняем, как их подписать от имени организации в бумажном и электронном виде, как оформить доверенность на представителя. В каком случае сотрудник суда поставит на ваш экземпляр документа отметку о приеме.

Сопроводительное письмо: особенности оформления

Когда лучше использовать глагол «высылаем», а когда «представляем» или «направляем». Когда в тексте местоимение «Вы» и его производные стоит писать с заглавной буквы, а когда со строчной. Как оформить отметку о наличии приложений. Как правильно адресовать письмо. Как указать исполнителя, с которым можно связаться, если возникнут вопросы. Какие даты могут быть оформлены на письме для фиксации этапов коммуникации. Показываем примеры оформления отдельных реквизитов для разных ситуаций и целых сопроводительных писем.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).