Идея написать эту статью возникла во время подготовки Инструкции по делопроизводству для вуза, в котором работаю. Но если за оформление исходящих служебных писем ответственны работники нашей организации, то входящие письма приходится принимать в работу «как есть». И вот здесь зачастую образуется перечень проблем: от неразборчиво написанного от руки номера документа до невозможности оперативно связаться с организацией-автором (из-за отсутствия номера телефона и сайта в бланке) и с исполнителем, который не указан в письме. Не то чтобы я ранее не замечал этого «безобразия» при оформлении и обработке документов, но мысль сказать об этом публично возникла впервые.
Что для меня «красивое» письмо? Если по-простому, то это когда каждый реквизит на своем месте и правильно оформлен, когда текст понятен. Заметьте, речь идет не только про всем известный ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», это нечто большее для меня. Здесь готов говорить про этику и эстетику в делопроизводстве.
Давайте представим, что будет, если все замечания по оформлению письма собрать в одном месте? Будет ли это иметь для кого-то значение? Юристы говорят: «На правовые отношения неправильное оформление документа не влияет и судья не на “красоту” смотрит, а на его содержание». Тогда получается, что правильно составленный по ГОСТ Р 7.0.97-2016 документ нужен только делопроизводителям? Но даже если это так, то позволю себе в этой статье перечислить все раздражающие меня моменты (некоторые из которых не отражены в стандартах). При проведении обучения как раз показываю слушателям неправильные и правильные варианты оформления реквизитов, чтобы они почувствовали разницу, и при этом подытоживаю: «Письмо – это лицо организации! Вот как вы подготовите его, так я о вас (вашей организации) и подумаю».
Правила оформления письма, конечно, менялись со временем. «Глубоко копать» не станем – хватит и десятка лет, за это время российский стандарт по оформлению организационно-распорядительных документов претерпел изменения единожды:
Знание внесенных изменений позволяет понять, какие варианты оформления считались правильными еще недавно и отличать:
Думаю, вы слышали выражение «Красота – признак здоровья». К письмам его тоже можно применить в значении «красивое» = правильно оформленное письмо – это признак деловой культуры организации и ее исполнителя, подготовившего документ.
В Примерах 1 и 2 покажу «некрасивое» и «красивое» письма, а потом разберу имеющиеся ошибки. Причем вариант из Примера 1 – это реально поступившее в нашу организацию письмо (наименование компании, Ф.И.О. и контактные данные изменены, но оформление реквизитов и формулировки текста сохранены). В Примере 2 показано, каким красивым оно могло бы быть. Одинаковыми цифрами отмечены одни и те же реквизиты в неправильном оформлении (в Примере 1) и в исправленном варианте (в Примере 2).
Данные об организации – авторе письма в Примере 1:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Подскажите, в бланке письма организации вместо реквизитов электронной почты и адреса сайта организации в сети «Интернет» можно ли указать QR-код? В ГОСТе нет упоминаний о QR.
Если руководитель организации делегирует своим замам (или иным сотрудникам) право утверждения локальных нормативных актов и подписания приказов, то каким документом это должно быть оформлено? Лучше ЛНА, а подойдет ли для этого приказ либо доверенность? Почему приказа о назначении на должность и должностной инструкции будет недостаточно? Нужно ли оформлять доверенность для наделения должностного лица правом ведения переписки от имени компании? Поводом для данной статьи стали вопросы нашего читателя.
Как в нормативной базе формулируются требования к работе с гибридными делами. Для каких организаций они обязательны. Какие возможны варианты отражения в номенклатуре гибридных дел с перепиской (показываем примеры). Как потом вносить данные по ним в итоговую запись номенклатуры и описи дел. Как можно с бумажными оригиналами приказов передавать в архив в качестве фонда пользования их РКК из СЭД с вложенными сканами этих приказов. Как такие РКК можно отразить в номенклатуре дел. Сначала мы показываем, по какой логике желательно выстроить работу в любой СЭД с точки зрения современных правил делопроизводства. А потом – какой функционал вам поможет создавать гибридные дела в конкретной СЭД «1С:Документооборот», о которой нас спросил подписчик. Его вопросы и стали поводом для этой статьи.
Как соблюсти золотую середину в употреблении местоимения «вы» с большой и маленькой буквы в тексте служебного письма? От какого лица его излагать? Попутно разбираем и другие распространенные ошибки – все это делаем на примерах нескольких писем: в крупную организацию о направлении документов с просьбой обратной связи; в вышестоящую организацию о выполнении поручения; письма, адресованного нескольким организациям.
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,
Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
