Распространенные ошибки в оформлении служебных писем

Зачем все это?

Идея написать эту статью возникла во время подготовки Инструкции по делопроизводству для вуза, в котором работаю. Но если за оформление исходящих служебных писем ответственны работники нашей организации, то входящие письма приходится принимать в работу «как есть». И вот здесь зачастую образуется перечень проблем: от неразборчиво написанного от руки номера документа до невозможности оперативно связаться с организацией-автором (из-за отсутствия номера телефона и сайта в бланке) и с исполнителем, который не указан в письме. Не то чтобы я ранее не замечал этого «безобразия» при оформлении и обработке документов, но мысль сказать об этом публично возникла впервые.

Что для меня «красивое» письмо? Если по-простому, то это когда каждый реквизит на своем месте и правильно оформлен, когда текст понятен. Заметьте, речь идет не только про всем известный ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», это нечто большее для меня. Здесь готов говорить про этику и эстетику в делопроизводстве.

Давайте представим, что будет, если все замечания по оформлению письма собрать в одном месте? Будет ли это иметь для кого-то значение? Юристы говорят: «На правовые отношения неправильное оформление документа не влияет и судья не на “красоту” смотрит, а на его содержание». Тогда получается, что правильно составленный по ГОСТ Р 7.0.97-2016 документ нужен только делопроизводителям? Но даже если это так, то позволю себе в этой статье перечислить все раздражающие меня моменты (некоторые из которых не отражены в стандартах). При проведении обучения как раз показываю слушателям неправильные и правильные варианты оформления реквизитов, чтобы они почувствовали разницу, и при этом подытоживаю: «Письмо – это лицо организации! Вот как вы подготовите его, так я о вас (вашей организации) и подумаю».

Правила тоже меняются

Правила оформления письма, конечно, менялись со временем. «Глубоко копать» не станем – хватит и десятка лет, за это время российский стандарт по оформлению организационно-распорядительных документов претерпел изменения единожды:

• сейчас действует ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который при утверждении планировали ввести с 01.07.2017. Но был замечен ряд ошибок, в результате данный стандарт вступил в силу лишь через год – 01.07.2018 с Изменением № 1;
• до него (с 01.07.2003 по 30.06.2018) действовал ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Знание внесенных изменений позволяет понять, какие варианты оформления считались правильными еще недавно и отличать:

• совершенно неприемлемые «варварские» вещи
• от нецелесообразных, которые уже усовершенствовались, хотя некоторые люди об этом еще не знают и оформляют документы «по старинке».

«Красивое» и «некрасивое» письмо

Думаю, вы слышали выражение «Красота – признак здоровья». К письмам его тоже можно применить в значении «красивое» = правильно оформленное письмо – это признак деловой культуры организации и ее исполнителя, подготовившего документ.

В Примерах 1 и 2 покажу «некрасивое» и «красивое» письма, а потом разберу имеющиеся ошибки. Причем вариант из Примера 1 – это реально поступившее в нашу организацию письмо (наименование компании, Ф.И.О. и контактные данные изменены, но оформление реквизитов и формулировки текста сохранены). В Примере 2 показано, каким красивым оно могло бы быть. Одинаковыми цифрами отмечены одни и те же реквизиты в неправильном оформлении (в Примере 1) и в исправленном варианте (в Примере 2).

Данные об организации – авторе письма в Примере 1:

• отсутствует сокращенное наименование организации по уставу, если таковое имеется. Заметьте, что указывать нужно лишь сокращение уникального наименования (которое обычно идет в кавычках), а не организационно-правовой формы. То есть после «Общество с ограниченной ответственностью “Искусственный интеллект”» писать в...