«Вы» или «вы», «я» или «мы» в тексте письма

Грамотно составленное и правильно оформленное деловое письмо – важная составляющая обеспечения эффективного взаимодействия между организациями. Безусловно, от качественной подготовки документа зависит не только достижение конечного результата, но и общее впечатление, которое оно произведет на получателя. В определенной степени его можно рассматривать как элемент делового имиджа организации, что диктует необходимость тщательно подходить к использованию языковых оборотов и оценивать риски их неправильного толкования противоположной стороной.

В данной статье рассмотрим некоторые аспекты употребления местоимения «вы» в деловой переписке. Объективно данный вопрос не является сложным, однако практика изобилует многочисленными примерами путаницы, которая возникает при составлении писем различного назначения.Отталкиваться будем от основного правила:

• «Вы» с заглавной буквы используется при обращении к лицу в единственном числе,
• а «вы» со строчной буквы – при обращении к группе лиц.

При всей, казалось бы, очевидности практика показывает, что так пишут далеко не всегда. Многолетний опыт работы с различными документами дает основания автору констатировать следующее:

• это четкое разделение часто стирается и местоимение «Вы» стараются писать с заглавной буквы, руководствуясь принципом «на всякий случай, чтобы никого не обидеть»;
• еще одна крайность – использовать в тексте это местоимение везде, где только возможно.

Несмотря на то что письмо подписывается конкретным человеком, его текст следует излагать от 1-го лица множественного числа: <мы> «просим», «предлагаем», «направляем на рассмотрение» и т.п. Ведь подписант выступает от имени всей организации. Поэтому <я> «прошу», «предлагаю» неуместно. Менее популярный вариант – излагать текст от 3-го лица...