Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Относительно оформления документа, направляемого сразу в несколько адресов, есть пояснения в ГОСТ Р 7.0.97-2016:

Откуда появился этот «водораздел» – что более 4 адресатов на документе не указывается? Когда унифицировали оформление управленческих документов и предложили использовать для адресата правый верхний угол, то экспертным путем определили, что если адресатов будет более 4, то текст документа начнется ниже, чем с середины страницы, и вообще отправлять корреспонденцию по списку с большим количеством адресатов в самом письме просто неудобно. Потому эта цифра условная.

Может быть, ваша организация ведет переписку только с однородными организациями, которых указывает обобщенно или у них короткие названия. В этом случае места в правом верхнем углу будет достаточно, чтобы указать не только 4, но и 5, и 6 адресатов, не делая список рассылки.

А может быть наоборот, должности корреспондентов состоят из нескольких строк, и даже указание 3 адресатов уже займет существенную часть высоты листа формата А4.

Как видите, 6 адресатов в Примере 1 заняли меньше места, чем 3 адресата в Примере 2.

Рекомендуем провести анализ адресования в вашей организации и выбрать приемлемый вариант количества адресатов на одном письме без составления указателя (списка) рассылки письма. Обычно все-таки придерживаются общего правила и в Инструкции по делопроизводству «границу проводят» на 4 адресатах, как максимуме, который можно конкретно оформить в верхнем правом углу письма (согласно процитированному п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Гораздо реже «границу проводят» по количеству строк, которые не должен превысить этот реквизит.

Обратите внимание: подлинники документов нужны для документирования не всех процессов, иногда достаточно простой или заверенной копии:

• подлинник – первый или единственный экземпляр документа;
• копия – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа¹.

Варианты оформления письма, направляемого нескольким адресатам (до 4 включительно)

Рассмотрим теперь основные варианты адресования письма одного содержания нескольким корреспондентам.

Первый вариант: подлинник письма может быть направлен только одному адресату, а остальным – его копии для сведения (по аналогии с электронной перепиской, когда в поле «Копия» перечисляем дополнительных адресатов). В этом случае:

• в верхнем правом углу перечисляются все адресаты (если их до 4 штук), первым указывается тот, кому направляется подлинник;
• слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не пишется (согласно п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016);
• подписывается только 1 экземпляр², он направляется первому адресату, а в организации остается в деле визовый экземпляр, как называют его на практике, но собственно это заверенная копия письма (см. Пример 15). Хотя есть организации, которые после того, как сняли копию с подписанного письма, не заверяют ее и оставляют в деле простую копию. Это неправильно. В данном случае у документа отсутствует юридическая сила. Но и делать 2-й подписанный экземпляр, где проставлены визы, тоже неверно, ведь подлинник – это первый или единственный экземпляр документа;
•  второму и последующим адресатам направляются копии просто для сведения.

Однако, по мнению автора, это неудобно и может вносить путаницу. Второй или третий адресат, получив копию документа вместо подлинника, может не понять дальнейший процесс работы с документом, так как не знают тонкостей отправки таких писем в делопроизводстве. И решить, что копия ему направлена не просто для сведения, а как инициативный документ, на который необходимо давать ответ. Тем более что об отправке «только для сведения» ничто в документе им не говорит.

Некоторые организации все-таки пишут слово «копия» перед вторым адресатом или перед каждым адресатом кроме первого, чтобы показать, что это «для сведения». Но ведь ГОСТ Р 7.0.97-2016 прямо запрещает этот вариант.

Поэтому предложим несколько иной. На практике некоторые компании изготавливают и проставляют штамп «Для сведения» между первым и последующими адресатами. Таким образом, изначально письмо печатается по стандарту, а дополнительные пояснения добавляются штампом.

Обращение, как этикетную формулу вежливости, в этом случае в письме можете вовсе не указывать или обратиться только к первому адресату (кому направлен подлинник). Ведь остальным письмо направляется для сведения.

Регистрируется такое письмо:

• за одним регистрационным номером
• с одним первым адресатом (о направлении копий для сведения другим организациям можно написать текстовый комментарий в РКК данного документа в СЭД).

Второй вариант, когда адресатов не более 4 и каждому направляется подлинник (подписанный документ). На него каждый адресат должен дать ответ. В этом случае (см. Примеры 4–6):

• в реквизите «адресат» каждого экземпляра письма пишется только один из адресатов – тот, кому направляется этот экземпляр. А в тексте письма (не в адресате!) указывается, каким еще адресатам оно направлено, если это принципиально важно и нужно знать;
• подписывается письмо каждому адресату (т.е. отправляются только подлинники);
• создается 1 визовый экземпляр, который останется организации-отправителю (для всех отправляемых экземпляров указанного письма визовый экземпляр один). На визовом экземпляре письма в месте размещения реквизита «адресат» указываются все адресаты (до 4). И здесь присутствуют 2 варианта удостоверения визового экземпляра:
  • он не подписывается, а только заверяется копия (с точки зрения теории делопроизводства это правильно);
  • но на практике бывает, что визовый экземпляр и подписывают, руководствуясь тем, что это не совсем те же копии документов, они отличаются адресной частью;
• регистрируем все письма с одинаковым текстом под одним регистрационным индексом, т.к. у нас остался визовый экземпляр, на который будут приходить ответы от всех адресатов.
  Но если необходимо, чтобы ответ от конкретного адресата присоединялся к его экземпляру письма-запроса, то тут могут возникнуть технические сложности, если в СЭД установлен счетчик, который автоматически присваивает очередной регистрационный номер документу в рамках его документопотока. Тогда нужно рассматривать такие письма как самостоятельные документы, не связанные между собой.
  Однако если ваша СЭД имеет возможность присваивать нескольким экземплярам письма одинаковый номер, например с добавлением цифры экземпляра после косой черты, то в дальнейшем получится отслеживать переписку с каждым адресатом.
  Еще один вариант, если необходимо сравнение ответов на одну и ту же тему разных адресатов, то можно создать несколько писем с разными номерами и адресатами, связав эти документы перекрестными ссылками;
• этикетную формулу вежливости в начале текста для каждого адресата можно будет оформить свою собственную (например, на первом экземпляре будем обращаться к уважаемому Ивану Ивановичу, а на втором – к Петру Петровичу).

Этот вариант письма часто путают с ситуацией, когда письмо хоть и с одним текстом, но направляется разным адресатам так, чтобы они этого не знали (по крайней мере, нет цели информировать об этом). Лучше такие письма подготовить как независимые документы, зарегистрировать их за разными исходящими номерами. В организации остаются визовые экземпляры всех этих писем (заверенные копии). И далее работа с каждым конкретным документом-ответом будет вестись самостоятельно – без агрегирования всей информации в одном месте.

Направляем письмо 5 и более адресатам

Все предыдущие варианты касались отправки письма с одинаковым текстом не более, чем 4 адресатам. А если их больше? В этом случае:

• должностным лицом подписывается только 1 экземпляр – подлинник. На нем проставляются визы и он остается в организации (см. Пример 7);
• к нему прикладывается указатель (список) рассылки;
• адресатам рассылаются копии подписанного должностным лицом подлинника письма. Рассылка письма осуществляется по указателю (списку) рассылки, подготовленному исполнителем письма. Указатель рассылки прикладывается к каждой копии письма, чтобы в организации – получателе письма могли проверить, есть ли их организация в списке рассылки.

Как правильно оформить такой вариант адресования? На подлиннике письма, которое направляется нескольким выборочным адресатам в виде копий (с одинаковым текстом, без подлинной подписи на отправляемых экземплярах), адресат указывается обобщенно, ниже адресата пишется «по списку» или «согласно указателю рассылки», «по списку рассылки» и т.п. (так как регламентировано в Инструкции по делопроизводству организации). Однако в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендациях по его применению фигурирует только один вариант: «по списку».

Список рассылки оформляется на бумажном носителе, распечатывается на отдельном листе формата А4 (см. Пример 9). Ответственность за перечень адресатов в списке рассылки несет руководитель подразделения – разработчика документа. Список рассылки формируется в дело вместе с визовым экземпляром документа.

Список может составляться по унифицированной форме, разработанной в организации. Обычно в табличной форме указываются:

• название и почтовый адрес каждой организации (если осуществляется рассылка документов в бумажном виде) или
• Ф.И.О. и адрес электронной почты каждого корреспондента (если рассылаются электронные документы или электронные образы бумажных документов).

Но на практике, если головная организация рассылает письмо своим подведомственным организациям, филиалам, дочерним обществам, то список рассылки письма обычно не прикладывается к направляемому письму – получается, что верят друг другу на слово.

Если в организации часто направляются письма постоянным корреспондентам, то можно составить и утвердить список (указатель) рассылки постоянных корреспондентов, где указать их адреса (Пример 10). А в Инструкции по делопроизводству написать, что если к письму не прикладывается список рассылки, то оно направляется постоянным корреспондентам, указанным в утвержденном списке.

Если письмо направляется не выборочно, а всем однородным организациям, то в адресате письма указывается их обобщенное наименование:

• организаций в именительном падеже (Пример 11) или
• должностей в дательном падеже (Пример 12),

а список рассылки не составляется и не указывается в адресате.

Ответственный в организации за отправку документов рассылает данное письмо всем указанным однородным адресатам (например, всем органам исполнительной власти города или всем подведомственным / дочерним обществам, филиалам и пр.).

Документ может направляться более чем в 4 адреса и совершенно разнородным организациям. Обычно такой вид адресования выбирают для рекламных писем. В этом случае:

• должностным лицом подписывается только 1 экземпляр – подлинник. На нем проставляются визы и он остается в организации;
• адресатам рассылаются копии подписанного должностным лицом подлинника письма;
• адресат указывается обобщенно;
• рассылка письма осуществляется по указателю (списку) рассылки, подготовленному исполнителем письма, но сам список рассылки можно не прикладывать к основному рассылаемому документу и не указывать про список в адресате, потому что:
  • либо письмо носит информационный характер,
  • либо у получателей не вызывает интереса дополнительная информация о том, кому еще направлен документ, т.к. это никак не отражается на их деятельности. Показывать ли всем организациям-получателям список рассылки, решает исполнитель, основываясь на цели письма (поэтому возможны оба варианта оформления адресата – как в Примере 13 и как в Примере 14).

Как заверить копию

Получается, что в ряде случаев мы заверяем копию письма, чтобы оставить ее в организации-авторе (т.н. визовый экземпляр), а в ряде случаев направляем копию в стороннюю организацию.

Правила оформления отметки о заверении копии прописаны в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016³. Если копия остается в организации – авторе подлинника, то такая отметка содержит меньше обязательных атрибутов (Пример 15), чем при заверении копии, выходящей во внешнюю среду организации (Пример 16).

Порой визовый экземпляр и копии, направляемые для сведения, не заверяют. Такие варианты встречаются, но это ошибочная практика для визового варианта.