Отметка о приложении в сопроводительном письме

По правилам делопроизводства, установленным в нашей стране, документ, не имеющий адресной части (адресата), мы не можем просто вложить в конверт и отправить без объяснений. Ведь иначе делопроизводитель организации-получателя не сможет проверить правильность его адресования и количество листов, экземпляров, – он просто про них не узнает. Некоторые скажут, что адресат можно посмотреть на конверте. Но из-за технической ошибки или невнимательности того, кто отправлял документ, может произойти так, что на конверте адрес указан один, а вложенный документ предназначен другой организации , находящейся по другому адресу. Или при пересылке документа одна страница не была отправлена, просто открепилась, потерялась и пр.

Аналогичная технология отправки материальных ценностей предусмотрена на почте – в посылку или бандероль вкладывается реестр вложений. Реквизит «отметка о приложении», оформляемый на сопроводительном письме, это своего рода «реестр вложений», по которому проверяется количество и перечень отправляемых документов.

Итак, для отправки документов, не имеющих адресной части (счет-фактура, программа, договор, акт, протокол и др.), необходимо составить сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо и приложение к нему связаны между собой только необходимостью пересылки документов (технологией обработки).

Как действовать в конкретных ситуациях

Образец письма и правильное местоположение в нем отметки о приложении см. в Примере 17. Далее рассмотрим правила оформления в сопроводительном письме сведений о пересылаемых документах.

Направляемый документ назван в тексте письма

Если вид (название) документа, который направляем, указан в тексте сопроводительного письма, то в реквизите «отметка о приложении» его название уже не упоминаем, а указываем только количество листов и экземпляров документа.

Направляемый документ не назван в тексте письма

Если вид (название) документа, который направляем, не указан в тексте сопроводительного письма, то в реквизите «отметка о приложении» его название уже указываем полностью, чтобы получатель смог проверить, тот ли документ ему был направлен, указываем количество листов и экземпляров приложения.

Приложений несколько

Если необходимо направить несколько приложений, то даже если вы упоминали их в тексте сопроводительного письма, все равно перечисляем их в отдельном реквизите «отметка о приложении», чтобы получателю было понятно не только, что вы направляете, но и какое количество листов у каждого документа.

Обратите внимание: даже если перечисляем несколько документов, слово «Приложение» пишем в единственном числе.

Количество листов зафиксировано в самом приложении

Если необходимо направить документ, который уже прошит, сброшюрован и на нем уже указано количество листов, то не нужно еще раз писать количество листов в отметке о приложении. Тот, кто принимает документацию, не будет пересчитывать количество листов.

Например, обычно архивные дела содержат листы-заверители дела с указанием количества листов, в журналах количество листов зафиксировано на последней странице, а в прошитых документах есть надпись:

Приложение к приложению

Направляемый с сопроводительным письмом документ может иметь собственное приложение.

Допустим, мы пересылаем договор, в котором сказано: «Результаты работ предоставляются в виде отчетов. Отдельные этапы работ оформляются в виде актов (приложение 1)». Таким образом, договор имеет приложение. В этом случае в сопроводительном письме отметка о приложении будет выглядеть следующим образом:

В бумажном письме сообщаем о направлении электронного документа

Порой необходимо отправить электронный документ, но сообщить об отправке письмом на бумажном носителе. В этом случае необходимо подготовить сопроводительное письмо на бланке для писем организации, структурного подразделения или должностного лица. Такое письмо необязательно должно быть подписано руководителем организации. Это может сделать и руководитель структурного подразделения, в т.ч. службы ДОУ, на бланке организации, если у него есть доверенность на право подписи от имени организации.

В Примере 7 отражена ситуация направления электронного документа по электронной почте, а в Примере 8 – когда он записан на съемный носитель информации и приложен к бумажному сопроводительному письму.

Если направляемый электронный документ назван в тексте письма, то дублировать эти сведения в отметке о приложении не надо (Пример 8). Если же в тексте электронный документ не назван, то обязательно делаем это в отметке о приложении (так, как показано в Примере 9).

Большое количество приложений

При большом количестве приложений их, как правило, не перечисляют в сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме. Возможный вариант показан в Примере 10. Опись подписывается составителем и датируется.

Какое число приложений считать большим, каждая организация определяет самостоятельно.

В сопроводительном письме делается следующая отметка, которая включает количество листов описи, т.к. опись в данном случае выступает тоже как приложение:

Конфиденциальное приложение

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие конфиденциальную информацию (коммерческая тайна, персональные данные и др.), отметка о приложении оформляется обычным образом:

Однако в этом случае сопроводительное письмо тоже будет иметь отметку «Коммерческая тайна» (ее вариант показан в Примере 13), если данное письмо будет регистрироваться и храниться вместе с протоколом. Но обычно на сопроводительном письме в правом верхнем углу ставится отметка, которая позволяет разделять при получении место хранения сопроводительного письма и основного документа – см. Пример 14.

Пересылается копия или дубликат

Если необходимо направить не подлинник документа, а его дубликат или копию, об этом обязательно сообщается в отметке о приложении. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 данный вариант оформления приложения отсутствует, но на практике это делают следующим образом:

Приложение направляется не всем адресатам сопроводительного документа

Письмо одного содержания может направляться нескольким адресатам, а вот приложение могут направлять не во все указанные в документе адреса. В этом случае отметку о приложении оформляют следующим образом:

Однако на практике применяется и другой вариант, который, по мнению автора статьи, является более удобным при обработке отправляемых документов (см. «!» в Примере 17).

Распространенные варианты оформления, не соответствующие ГОСТу

Проведя анализ оформления приложений к сопроводительным письмам в министерствах, иных органах государственной власти, акционерных обществах и других организациях, было выявлено, что существует большое разнообразие оформления данного реквизита:

• слово «Приложение»:
  • пишут с абзацным отступом либо от левого края документа;
  • пишут с абзацным отступом и подчеркивают;
  • пишут полужирным шрифтом;
  • при перечислении нескольких приложений кто-то пишет во множественном числе «Приложения», а кто-то в единственном, как и полагается по ГОСТ Р 7.0.97-2016;
• не все отделяют отметку о приложении увеличенным интервалом от текста письма;
• в Инструкциях по делопроизводству многих организаций написано, что количество экземпляров документа можно не указывать, если отправляется 1 экземпляр. Но такого варианта в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусмотрено, отметка должна иметь единообразное оформление. Если в следующей редакции ГОСТа данный практический опыт будет учтен, то, возможно, в отметке будет отсутствовать запись о единственном экземпляре документа.

Какие правила и где закреплены

Кто же прав? Как правильно оформить данный реквизит и собственно приложение к тексту?

Правила оформления реквизитов управленческих документов, в т.ч. реквизита «отметка о приложении», предусмотрены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Более подробно с оформлением данного реквизита можно ознакомиться в Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (разработаны ВНИИДАД).

Общие правила оформления данного реквизита следующие:

• отметка о приложении – это отдельный реквизит, такой же, как текст или подпись. Поэтому для того, чтобы показать, что мы оформляем отдельный реквизит (и это уже не текст документа), отступаем от текста на количество интервалов, большее, чем применяем для основного текста. Например, если текст напечатан через 1,5 межстрочных интервала, то от текста до отметки о приложении надо отступить 2-3 межстрочных интервала³;
• реквизит «отметка о приложении» включает слово «Приложение», которое оформляется от левого поля документа, пишется с прописной буквы и всегда в единственном числе (обратите внимание на Примеры 3 и 17), после слова ставится двоеточие;
• наименование единственного приложения после двоеточия надо писать с маленькой буквы (как в Примерах 5–8, 11, 12, 15 и 16). Исключение составляют:
  • документы, которые даже в середине предложения принято писать с заглавной буквы (Пример 2);
  • когда мы нумеруем несколько приложений к одному сопроводительному письму (Примеры 3 и 17), то после номера ставится точка, а после нее документ начинаем писать с заглавной буквы и в конце (после указания количества экземпляров) ставим точку;
• количество листов и количество экземпляров прилагаемого документа оформляется арабской цифрой (1, 2, 3 и т.д.);
• слово «листов» пишем сокращенно «л.», слово «экземпляров» сокращаем до «экз.». Это важно, т.к. при обработке документа делопроизводитель ориентируется именно на такое оформление, чтобы взглядом сразу выхватить из текста эти сведения.

Сразу отметим, что оформление данного реквизита не повлияет на юридическую силу документа, и он может оформляться по правилам, установленным в Инструкции по делопроизводству конкретной организации: можете подчеркивать, выделять жирным шрифтом, оформлять с абзацем и пр. Тем не менее такое большое разнообразие в оформлении данного реквизита говорит о том, что требования ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• либо игнорируются организациями, для которых данный ГОСТ носит обязательный характер (государственные органы и органы местного самоуправления);
• либо не изучаются специалистами по делопроизводству остальных организаций, т.к. им не понятно назначение унификации и стандартизации управленческих документов.

А ведь разнообразие в оформлении документов различных организаций ведет не только к замедлению документооборота, но и вызывает трудности у исполнителей, которые вынуждены каждый раз при переходе из одной организации в другую изучать новые правила оформления документов.

В следующей статье покажем вам оформление приложений, когда основной документ и приложение связаны содержанием.