Top.Mail.Ru

Отметка о приложении в сопроводительном письме

Объясняем, какие документы надо пересылать с сопроводительным письмом. Показываем на примерах, как оформить отметку о приложении в различных ситуациях: если приложение названо и если не названо в тексте письма, если их несколько, если приложение к письму имеет собственное приложение, когда не надо указывать количество листов, если электронный документ пересылается по электронной почте или на съемном носителе, если приложение содержит конфиденциальную информацию, если оно направляется не всем адресатам письма, как оформить опись приложений и др. нюансы.

По правилам делопроизводства, установленным в нашей стране, документ, не имеющий адресной части (адресата), мы не можем просто вложить в конверт и отправить без объяснений. Ведь иначе делопроизводитель организации-получателя не сможет проверить правильность его адресования и количество листов, экземпляров, – он просто про них не узнает. Некоторые скажут, что адресат можно посмотреть на конверте. Но из-за технической ошибки или невнимательности того, кто отправлял документ, может произойти так, что на конверте адрес указан один, а вложенный документ предназначен другой организации , находящейся по другому адресу. Или при пересылке документа одна страница не была отправлена, просто открепилась, потерялась и пр.

Аналогичная технология отправки материальных ценностей предусмотрена на почте – в посылку или бандероль вкладывается реестр вложений. Реквизит «отметка о приложении», оформляемый на сопроводительном письме, это своего рода «реестр вложений», по которому проверяется количество и перечень отправляемых документов.

Итак, для отправки документов, не имеющих адресной части (счет-фактура, программа, договор, акт, протокол и др.), необходимо составить сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо и приложение к нему связаны между собой только необходимостью пересылки документов (технологией обработки).

Как действовать в конкретных ситуациях

Образец письма и правильное местоположение в нем отметки о приложении см. в Примере 17. Далее рассмотрим правила оформления в сопроводительном письме сведений о пересылаемых документах.

Направляемый документ назван в тексте письма

Если вид (название) документа, который направляем, указан в тексте сопроводительного письма, то в реквизите «отметка о приложении» его название уже не упоминаем, а указываем только количество листов и экземпляров документа.

Пример 1. Направляемый документ назван в тексте сопроводительного письма

Направляемый документ не назван в тексте письма

Если вид (название) документа, который направляем, не указан в тексте сопроводительного письма, то в реквизите «отметка о приложении» его название уже указываем полностью, чтобы получатель смог проверить, тот ли документ ему был направлен, указываем количество листов и экземпляров приложения.

Пример 2. Направляемый документ не назван в тексте сопроводительного письма

Приложений несколько

Если необходимо направить несколько приложений, то даже если вы упоминали их в тексте сопроводительного письма, все равно перечисляем их в отдельном реквизите «отметка о приложении», чтобы получателю было понятно не только, что вы направляете, но и какое количество листов у каждого документа.

Обратите внимание: даже если перечисляем несколько документов, слово «Приложение» пишем в единственном числе.

Пример 3. У сопроводительного письма несколько приложений

Количество листов зафиксировано в самом приложении

Если необходимо направить документ, который уже прошит, сброшюрован и на нем уже указано количество листов, то не нужно еще раз писать количество листов в отметке о приложении. Тот, кто принимает документацию, не будет пересчитывать количество листов.

Например, обычно архивные дела содержат листы-заверители дела с указанием количества листов, в журналах количество листов зафиксировано на последней странице, а в прошитых документах есть надпись:

Пример 4. Заверительная надпись на сшиве многостраничного документа либо нескольких документов

Пример 5. Отражение в сопроводительном письме приложения с фиксированным количеством листов

Приложение к приложению

Направляемый с сопроводительным письмом документ может иметь собственное приложение.

Допустим, мы пересылаем договор, в котором сказано: «Результаты работ предоставляются в виде отчетов. Отдельные этапы работ оформляются в виде актов (приложение 1)». Таким образом, договор имеет приложение. В этом случае в сопроводительном письме отметка о приложении будет выглядеть следующим образом:

Пример 6. Отметка о приложении, которое имеет собственные приложения

В бумажном письме сообщаем о направлении электронного документа

Порой необходимо отправить электронный документ, но сообщить об отправке письмом на бумажном носителе. В этом случае необходимо подготовить сопроводительное письмо на бланке для писем организации, структурного подразделения или должностного лица. Такое письмо необязательно должно быть подписано руководителем организации. Это может сделать и руководитель структурного подразделения, в т.ч. службы ДОУ, на бланке организации, если у него есть доверенность на право подписи от имени организации.

В Примере 7 отражена ситуация направления электронного документа по электронной почте, а в Примере 8 – когда он записан на съемный носитель информации и приложен к бумажному сопроводительному письму.

Пример 7. Фрагмент бумажного письма о направлении электронного документа по электронной почте

Пример 8. Фрагмент бумажного письма о направлении документа на электронном носителе информации

Если направляемый электронный документ назван в тексте письма, то дублировать эти сведения в отметке о приложении не надо (Пример 8). Если же в тексте электронный документ не назван, то обязательно делаем это в отметке о приложении (так, как показано в Примере 9).

Пример 9. В отметке о приложении указываем наименование и объем электронного документа, записанного на CD

Большое количество приложений

При большом количестве приложений их, как правило, не перечисляют в сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме. Возможный вариант показан в Примере 10. Опись подписывается составителем и датируется.

Какое число приложений считать большим, каждая организация определяет самостоятельно.

Пример 10. Опись приложений

В сопроводительном письме делается следующая отметка, которая включает количество листов описи, т.к. опись в данном случае выступает тоже как приложение:

Пример 11. В отметке о приложении сопроводительного письма указываем опись приложений

Конфиденциальное приложение

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие конфиденциальную информацию (коммерческая тайна, персональные данные и др.), отметка о приложении оформляется обычным образом:

Пример 12. Отметка о приложении, содержащем конфиденциальную информацию

Однако в этом случае сопроводительное письмо тоже будет иметь отметку «Коммерческая тайна» (ее вариант показан в Примере 13), если данное письмо будет регистрироваться и храниться вместе с протоколом. Но обычно на сопроводительном письме в правом верхнем углу ставится отметка, которая позволяет разделять при получении место хранения сопроводительного письма и основного документа – см. Пример 14.

Пример 13. Гриф ограничения доступа «Коммерческая тайна» (удовлетворяет требованиям и ГОСТ Р 7.0.97-20161, и Закона о коммерческой тайне2) на пересылаемом конфиденциальном документе

Пример 14. Гриф ограничения доступа «Коммерческая тайна» на сопроводительном письме «с факультативным вступлением в силу»

Пересылается копия или дубликат

Если необходимо направить не подлинник документа, а его дубликат или копию, об этом обязательно сообщается в отметке о приложении. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 данный вариант оформления приложения отсутствует, но на практике это делают следующим образом:

Пример 15. В отметке о приложении отражают направление копии / дубликата (если это не подлинник документа)

Приложение направляется не всем адресатам сопроводительного документа

Письмо одного содержания может направляться нескольким адресатам, а вот приложение могут направлять не во все указанные в документе адреса. В этом случае отметку о приложении оформляют следующим образом:

Пример 16. В отметке отражают направление приложения не всем адресатам

Однако на практике применяется и другой вариант, который, по мнению автора статьи, является более удобным при обработке отправляемых документов (см. «!» в Примере 17).

Пример 17. Сопроводительное письмо (с направлением приложения одному из указанных адресатов)

Распространенные варианты оформления, не соответствующие ГОСТу

Проведя анализ оформления приложений к сопроводительным письмам в министерствах, иных органах государственной власти, акционерных обществах и других организациях, было выявлено, что существует большое разнообразие оформления данного реквизита:

  • слово «Приложение»:
    • пишут с абзацным отступом либо от левого края документа;
    • пишут с абзацным отступом и подчеркивают;
    • пишут полужирным шрифтом;
    • при перечислении нескольких приложений кто-то пишет во множественном числе «Приложения», а кто-то в единственном, как и полагается по ГОСТ Р 7.0.97-2016;
  • не все отделяют отметку о приложении увеличенным интервалом от текста письма;
  • в Инструкциях по делопроизводству многих организаций написано, что количество экземпляров документа можно не указывать, если отправляется 1 экземпляр. Но такого варианта в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусмотрено, отметка должна иметь единообразное оформление. Если в следующей редакции ГОСТа данный практический опыт будет учтен, то, возможно, в отметке будет отсутствовать запись о единственном экземпляре документа.

Какие правила и где закреплены

Кто же прав? Как правильно оформить данный реквизит и собственно приложение к тексту?

Правила оформления реквизитов управленческих документов, в т.ч. реквизита «отметка о приложении», предусмотрены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Более подробно с оформлением данного реквизита можно ознакомиться в Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (разработаны ВНИИДАД).

Общие правила оформления данного реквизита следующие:

  • отметка о приложении – это отдельный реквизит, такой же, как текст или подпись. Поэтому для того, чтобы показать, что мы оформляем отдельный реквизит (и это уже не текст документа), отступаем от текста на количество интервалов, большее, чем применяем для основного текста. Например, если текст напечатан через 1,5 межстрочных интервала, то от текста до отметки о приложении надо отступить 2-3 межстрочных интервала3;
  • реквизит «отметка о приложении» включает слово «Приложение», которое оформляется от левого поля документа, пишется с прописной буквы и всегда в единственном числе (обратите внимание на Примеры 3 и 17), после слова ставится двоеточие;
  • наименование единственного приложения после двоеточия надо писать с маленькой буквы (как в Примерах 5–8, 11, 12, 15 и 16). Исключение составляют:
    • документы, которые даже в середине предложения принято писать с заглавной буквы (Пример 2);
    • когда мы нумеруем несколько приложений к одному сопроводительному письму (Примеры 3 и 17), то после номера ставится точка, а после нее документ начинаем писать с заглавной буквы и в конце (после указания количества экземпляров) ставим точку;
  • количество листов и количество экземпляров прилагаемого документа оформляется арабской цифрой (1, 2, 3 и т.д.);
  • слово «листов» пишем сокращенно «л.», слово «экземпляров» сокращаем до «экз.». Это важно, т.к. при обработке документа делопроизводитель ориентируется именно на такое оформление, чтобы взглядом сразу выхватить из текста эти сведения.

Сразу отметим, что оформление данного реквизита не повлияет на юридическую силу документа, и он может оформляться по правилам, установленным в Инструкции по делопроизводству конкретной организации: можете подчеркивать, выделять жирным шрифтом, оформлять с абзацем и пр. Тем не менее такое большое разнообразие в оформлении данного реквизита говорит о том, что требования ГОСТ Р 7.0.97-2016:

  • либо игнорируются организациями, для которых данный ГОСТ носит обязательный характер (государственные органы и органы местного самоуправления);
  • либо не изучаются специалистами по делопроизводству остальных организаций, т.к. им не понятно назначение унификации и стандартизации управленческих документов.

А ведь разнообразие в оформлении документов различных организаций ведет не только к замедлению документооборота, но и вызывает трудности у исполнителей, которые вынуждены каждый раз при переходе из одной организации в другую изучать новые правила оформления документов.

В следующей статье покажем вам оформление приложений, когда основной документ и приложение связаны содержанием.

Сноски 3

  1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Вернуться назад
  2. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Вернуться назад
  3. Прим. ред.: текст документа мы обычно печатаем через 1 или 1,5 межстрочных интервала, но при этом отметку о приложении лучше оформлять через 1 межстрочный интервал – этот вариант показан в Примере 17. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Где и сколько хранить учетную политику?

Если учетная политика составлена на 2022 год, но данный документ является приложением к приказу от 2021 года, в дело какого года в итоге его подшивать: —  в дело 2021 года подшивается только приказ, а приложение к нему – в дело 2022 года? —  или приказ и приложение к нему формируются вместе в дело 2021 года?

Виды документов для внутренних коммуникаций Корпорации

В этом году в нашей Корпорации планируется реорганизация путем присоединения нескольких Обществ и их Филиалов. В ходе проведения анализа выяснилось, что одно присоединяемое Общество для ведения внутренней переписки со своими Филиалами использует «Корпоративное письмо», а не «Служебную записку», такой вид переписки закреплен в номенклатуре дел Общества и его филиалов. Введение нового вида документа для осуществления внутренней переписки было создано в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений. Преимуществом процесса обработки «Корпоративных писем» также является однократность их регистрации, ведение отдельных журналов регистрации и организация контроля исполнения поручений. Кроме того, в дочерних обществах, которые в будущем также планируют присоединить к нашей Корпорации, связь с Филиалами поддерживается посредством «Служебных записок». В целях организации документооборота в объединенной компании на единой платформе встал вопрос о способе поддержания внутренних коммуникаций. Прошу оказать методическую помощь и дать рекомендации для принятия управленческого решения по организации внутренней переписки между Корпорацией и Филиалами.

Оформление приложений, связанных содержанием с основным документом

Показываем, как отобразить наличие приложений в основном документе и отметку в верхнем правом углу на самом приложении: общие правила, а также особенности приказов, протоколов и договоров; когда приложение у основного документа единственное и когда их несколько; как в многостраничных приложениях нумеровать страницы, оформлять титульный лист, как сшивать; чем отличается оформление утверждаемого приложения от приложения справочно-информационного характера; как оформить приложение к утвержденному приказом организационному документу, т.е. приложение к приложению (всего в статье показано 25 примеров оформления).

Примеры существенного сокращения времени обработки документов

Делимся опытом, как на 2 крупных предприятиях смогли на 70% сократить время обработки входящей корреспонденции и на 30% трудозатраты на переписку между обществами внутри Группы компаний. Это стало возможным благодаря радикальному изменению привычных технологий и выходу на альтернативные методы работы.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Оформляем приложения к договорам: сложные случаи

Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?

Когда в письме и служебной записке использовать уважительную «этикетную рамку»?

С вопросами к вам обращаются сотрудники отдела документационного обеспечения Аппарата Главы администрации города: 1. Нужно ли в деловом письме отделять вступительное слово «Уважаемый...» от текста самого письма? И чем это регламентировано? Ведь это не самостоятельный реквизит и по ГОСТ 7.0.97- 2016 его не надо отделять 2-4 межстрочным интервалом. 2. В служебной или докладной записке нужно (или можно) применять этикетную рамку или вступительное слово «Уважаемый...»? Или это категорически не рекомендуется. Чем это регламентировано? Информация нам необходима для проведения семинара на тему «Оформление служебных писем» в Аппарате Главы администрации города. Руководство требует единообразия и однозначности в оформлении документов.