«Новый» реквизит в ГОСТ Р 7.0.97-2016 – гриф ограничения доступа к документу

Расскажем, как этот реквизит появлялся, исчезал и возвращался. Какие виды тайн и вариации его оформления в законодательстве существуют. Какая коллизия и упущения есть в нормативной базе, как не повторить ошибок, допущенных в примерах ГОСТ Р 7.0.97-2016. Нужно ли ставить гриф ограничения доступа не только на подписанных документах, но и на черновиках, проектах и сопроводительных документах. Почему важно указывать номер экземпляра. Как нанести гриф на электронный документ. Может ли организация завести себе свой оригинальный вид тайны.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) летом 2018 г. сменил старый ГОСТ Р 6.30-2003. В новом стандарте появился реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу», в предыдущем его не было.

Применение стандарта – для кого добровольно, а для кого и нет

В соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Закон № 162-ФЗ) 1 стандартизация в Российской Федерации базируется на нескольких принципах, одним из которых является добровольность применения документов по стандартизации, другой принцип – обязательность применения документов по стандартизации действует только в отношении определенных объектов:

  • оборонной продукции (товаров, работ, услуг) по государственному оборонному заказу;
  • продукции, используемой в целях защиты сведений, составляющих государственную тайну или относимых к охраняемой в соответствии с законодательством РФ иной информации ограниченного доступа;
  • продукции, сведения о которой составляют государственную тайну;
  • продукции, для которой устанавливаются требования, связанные с обеспечением безопасности в области использования атомной энергии, а также связанных с такой продукцией иных объектов и процессов.

Получается, что не всегда ГОСТ носят рекомендательный характер.

Но если кто-то из читателей скажет, что применять в своей работе данный ГОСТ совсем не обязательно, то он будет неправ. Ведь иных правил оформления организационно-распорядительных документов (далее – ОРД) для негосударственных организаций у нас нет, а руководствоваться все-таки чем-то надо (не изобретать же каждому свой велосипед). Чтобы легализовать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 к оформлению ОРД именно в вашей компании и сделать их обязательными, необходимо издать внутренний документ организации, в котором эти правила и закрепить.

Заметим, что государственные организации обязаны следовать Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44. В ее основу легли требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Значит, для таких организаций обязательность применения правил, перекочевавших из стандарта в Примерную инструкцию, налицо!

Новый ли реквизит?

В ГОСТ Р 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец» реквизит «гриф ограничения доступа к документу» был указан и соответственно были установлены правила его оформления. Он предусматривался и последующими стандартами об оформлении организационно-распорядительных документов: ГОСТ Р 6.38-90 2 и ГОСТ Р 6.30-97 3.

Однако данный реквизит не был включен в ГОСТ Р 6.30-2003 4. Из него просто исключили некоторые положения и правила, которые регулировались законодательством РФ. Поскольку выполнение требований федеральных законов является обязательным, то и в ГОСТ Р 6.30-2003, который носил рекомендательный характер, данный реквизит просто не попал. Вот такая логика.

Отсутствие указанного реквизита в ГОСТ Р 6.30-2003 вовсе не означало, что его не надо было использовать. Подтверждением тому является его присутствие в терминологическом ГОСТ Р 7.0.8-2013 5.

Основная функция реквизита «гриф ограничения доступа к документу» заключается в ограничении доступа к «особым» документам. Здесь уместно вспомнить положения Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – Закон № 149-ФЗ) об обязанностях обладателя информации:

1) соблюдать права и законные интересы иных лиц;

2) принимать меры по защите информации;

3) ограничивать доступ к информации, если такая обязанность установлена федеральными законами.

Именно реквизит «гриф ограничения доступа к документу» и помогает обладателю информации выполнять возложенные на него законодательством РФ обязанности – он является важным элементом защиты документированной информации. Наверно, поэтому данный реквизит вернули в ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении ОРД. Но хорошо, что этот стандарт устанавливает рекомендуемые требования... и далее объясним почему.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Согласие работника на обработку персональных данных: ответы на 7 главных вопросов

Даем ответы на самые распространенные вопросы. Всегда ли необходимо согласие работника на обработку персональных данных? Оказывается, что нет. Что должно содержать в себе письменное согласие на обработку персональных данных? Чем грозит неоформление или неправильное оформление согласия? За каждого ли работника, у которого не взято согласие, работодателя могут оштрафовать на 75 000 рублей? Требуется ли согласие на обработку персональных данных, содержащихся в резюме соискателя? Можно ли включить согласие в текст заключаемого трудового договора? Как работодатель может воспрепятствовать работнику отказаться дать или отозвать согласие на обработку персональных данных?

Вступили в силу новые Правила хранения НТД

Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.

Что относится к персональным данным

Перечисляем сведения о человеке, которые проверяющие и суды точно относят к персональным данным (Ф.И.О., полный адрес проживания и др.), а также те, по которым однозначной позиции не сформировано, поэтому их на всякий случай тоже стоит включать в согласие на обработку персональных данных и обезличивать при выдаче копий документов (телефон, образование и др.). Примечательно, что паспортные данные отнесены к персональным данным, а ИНН – нет, фотографии – отнесены, а видеосъемка – не всегда. Объясняем, какие сетевые данные (IP-адрес, файлы cookie и др.), сведения о зарплате и условиях работы, состоянии здоровья уже стали признаваться персональными данными. Раскрываем тенденции последнего времени, которые диктуются борьбой с COVID-19 и развитием интернет-технологий.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Что изменилось в ГОСТ Р 7.0.97-2016 по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003

Воспользуйтесь готовым анализом изменений в оформлении организационно-распорядительных документов: какие реквизиты появились, какие упразднили, что поменялось в правилах оформления оставшихся (там достаточно много корректировок). Так вам будет легче оценить, какие нововведения следует внести в правила составления документов вашей организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступает в силу 1 июля 2018 года. Поясним, что в нем только что изменилось по сравнению с первоначальной редакцией, утвержденной еще в декабре 2016 года.

Вступили в силу новые Правила хранения НТД

Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.