Как установить режим коммерческой тайны для определенного состава информации и документов? Как обязать работников его соблюдать? Издание инструкции по конфиденциальному делопроизводству – не единственное, что потребуется сделать. Мы даем полный алгоритм действий из 10 шагов. При этом отмечаем, какие упущения могут свести остальную тщательно проделанную работу на нет и позволят нарушителям избежать ответственности.
Любые сведения, образующиеся в ходе работы компании, она вправе отнести к охраняемым законом, для которых может быть установлен режим коммерческой тайны. Целесообразно его устанавливать в отношении информации, которая имеет коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам (ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», далее – Закон № 98-ФЗ).
Коммерческая информация – это сведения финансового и делового характера. А коммерческая тайна – это специально установленный законодательством правовой режим, при правильном применении которого государство встает на защиту коммерческой информации компании.
Разработка нормативных документов, необходимых для установления режима, производится комиссией из представителей разных подразделений. Ведущую роль играют служба безопасности компании, служба делопроизводства и IT-подразделение, кадровая служба.
Правильное применение режима коммерческой тайны поможет компании защитить конфиденциальную информацию от недобросовестных конкурентов и собственных работников. Рассмотрим подробнее меры, которые должны быть приняты для установления режима коммерческой тайны.
Шаг 1. Закрепляем перечень информации, составляющей коммерческую тайну
Для начала работодатель обязан установить Перечень информации, составляющей коммерческую тайну. Здесь следует учитывать существующие ограничения. Так, режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении данных, указанных в ст. 5 Закона № 98-ФЗ. Это сведения:
- содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;
- содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
- о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности и т.д.;
- о численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, о наличии свободных рабочих мест;
- о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;
- о нарушениях законодательства РФ и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
- о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица.
К коммерческой тайне не могут быть отнесены и сведения, перечисленные в постановлении Правительства РСФСР от 05.12.1991 № 35:
- учредительные документы;
- документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью;
- сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности;
- документы о платежеспособности;
- сведения о численности работающих, их составе, заработной плате, условиях работы, наличии свободных рабочих мест;
- документы об уплате налогов и обязательных платежей;
- сведения о соблюдении правил охраны труда;
- сведения о соблюдении установленных норм охраны окружающей среды;
- сведения о нарушении антимонопольного законодательства;
- сведения о реализации продукции, причинившей вред здоровью населения.
Иные нормативные правовые акты также могут вносить ограничительные меры. Например, коммерческой тайной нельзя назвать бухгалтерскую (финансовую) отчетность (ч. 11 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Образец перечня информации, составляющей коммерческую тайну организации, приведен в Примере 1.
Пример 1. Фрагмент перечня информации, составляющей коммерческую тайну
